Was ist Enterprise-Content-Management? Leitfaden für ECM

Enterprise Content Management (ECM) ist eine Strategie zum Erstellen und Organisieren verschiedener Arten von Inhalten, die im Laufe der Jahre immer beliebter geworden ist. Tatsächlich hat sich der Markt für Enterprise Content Management seit 2017 mehr als verdoppelt – von 31,66 Milliarden US-Dollar auf 67,14 Milliarden US-Dollar.

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Inhalte erstellt, die Sie mit Ihren Mitarbeitern, Stakeholdern, Teamleitern, der C-Suite, Kunden und anderen teilen können, kann Enterprise Content Management eine großartige Lösung sein.

In diesem Leitfaden werden wir mehr darüber sprechen, was ECM ist, die wichtigsten Vorteile seiner Verwendung, die fünf wichtigsten Komponenten und mehr.

Was ist Enterprise-Content-Management? Leitfaden für ECM:

Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Enterprise Content Management, kurz ECM, ist eine Strategie, die viele große Unternehmen anwenden, um alle fünf Komponenten zu verwalten: Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Erhaltung und Bereitstellung wichtiger Inhalte für die erforderlichen Parteien. (Mehr zu diesen Komponenten in Kürze.)

ECM umfasst die verschiedenen Prozesse und Tools, die für diese Komponenten erforderlich sind, und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen mit dem Fluss der Inhalte im gesamten Unternehmen Schritt halten kann – und dass nichts Wesentliches verloren geht.

Ihre ECM-Lösungen konzentrieren sich in der Regel auf interne Inhalte wie Berichte, Schulungsunterlagen und jede andere Art von Tabellenkalkulation, PDF, Word-Dokument usw.

Es kann auch sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen enthalten. Strukturierte Informationen beziehen sich auf Dokumentationen, Daten und andere Informationen, die in einem standardisierteren Format vorliegen, wie Excel-Dateien oder SQL-Datenbanken. Unstrukturierte Informationen hingegen haben kein standardisiertes oder strukturiertes Format und können in allen möglichen Formen und Größen vorliegen.

Warum ist Enterprise Content Management wichtig?

ECM ist im Laufe der Jahre viel verbreiteter und wichtiger geworden, da Datenschutzverletzungen zugenommen haben und Regierungen Schritte unternommen haben, um so viele Informationen wie möglich für die Bürger privat zu halten.

Aber darüber hinaus ist ECM wichtig, weil es dabei hilft, die Tausenden von Streudokumenten zu speichern und zu verwalten, die Unternehmen sonst haben könnten. Verlassen Sie sich nicht auf E-Mails und unsichere Speicher, um diese Kundenverträge und Mitarbeiterdateien zu speichern.

Investieren Sie stattdessen in eine ECM-Software, die Ihnen hilft, wichtige Dateien zu speichern, sie in flexiblen Ordnern für einen einfachen Zugriff zu organisieren und vertrauliche Informationen sicher aufzubewahren.

Die wichtigsten Vorteile von Enterprise Content Management

Warum sollte Ihr Unternehmen sonst Zeit und Geld in Enterprise Content Management investieren? Es gibt eine Reihe von Vorteilen zu berücksichtigen.

Organisieren Sie wichtige Dokumentation

Ihr ECM-System wird wahrscheinlich eine Reihe interner Dokumente enthalten, die dazu beitragen, alle wichtigen Inhalte an einem Ort zu halten. Dadurch erhält Ihr Unternehmen eine sogenannte „Single Source of Truth“, die sicherstellt, dass keine Duplikate, Fehler und losen Dokumente (insbesondere mit sensiblen Informationen) irgendwo im Unternehmen herumfliegen, außer im ECM-Speicher.

Reduzieren Sie Sicherheits- und Compliance-Risiken

ECM-Tools können sicherstellen, dass Ihre Inhalte in einem sicheren Repository gespeichert werden, sodass nur Personen mit Zugriff die benötigte Dokumentation durchsuchen und finden können. Dies kann dazu beitragen, potenzielle Sicherheits- und Compliance-Probleme zu verringern, indem sichergestellt wird, dass nur diejenigen, die die Dokumentation benötigen, darauf zugreifen können.

Erleichtern Sie das Auffinden von Inhalten

Mit einfachen Suchwerkzeugen und der Gewissheit, dass alle benötigten Inhalte an einem sicheren Ort gespeichert werden, ist es viel einfacher, nach Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Dateien, Verträgen usw. heutige Aufgaben.

Effizienz erhöhen

ECM-Systeme können manuelle Aufgaben reduzieren und Ihr Content-Management automatisieren. Es macht es Ihren Mitarbeitern auch leichter, das zu finden, was sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, und vermeidet gleichzeitig redundante Arbeiten wie das erneute Erstellen verlorener Dokumente, was die allgemeine Produktivität und Effizienz verbessert.

Enterprise-Content-Management-Elemente

Richtiges Enterprise Content Management kann in fünf Hauptkomponenten unterteilt werden. Ihre ECM-Strategie sollte jedes dieser Elemente enthalten, um sicherzustellen, dass nichts zwischen die Ritzen fällt.

Erfassung

Bei dieser ersten Komponente, capture , geht es darum, vorhandene Dokumentation zu erfassen oder zu sammeln, um sie in Ihr neues ECM-System zu integrieren.Sie müssen alle Papierdokumente in elektronische Formate konvertieren, vorhandene elektronische Dateien importieren und eine Liste aller vorhandenen Dokumentationen erstellen, die in Ihrem ECM-Speicher vorhanden sein müssen.

Dies könnte Dokumentation beinhalten wie:

• Verträge
• Rechnungen und Bestellungen
• Lebensläufe und Bewerbungen
• Mitarbeiterakten
• Forschungsberichte
• Vorschläge

Die Digitalisierung all dieser Dokumente in einem zentralen Repository kann dazu beitragen, organisatorische Prozesse zu verbessern und die Geschäftsinhalte noch einfacher auffindbar zu machen.

Verwalten

Die nächste Komponente istmanage , und hier wird ein umfassendes Enterprise-Content-Management-Softwaresystem ins Spiel kommen. Die Schnittstelle des von Ihnen gewählten ECM-Tools muss es Teammitgliedern ermöglichen, die auf verschiedene Dokumente zugreifen müssen, um einfach nach und zu suchen finde sie.

Zu den Merkmalen der Verwaltungskomponente sollten Dokumentenverwaltung, kollaborative Systeme, Verwaltung von Webinhalten und Verwaltung von Transaktionsaufzeichnungen gehören.

Speichern

Die dritte Komponente ist store .Ihr ECM-Tool sollte über eine Speicheroption verfügen, die Ihre digitalen Dateien für Sie bereithält. Aber darüber hinaus sollten Sie in der Lage sein:

• Legen Sie Parameter fest, wer auf Dateien zugreifen kann
• Verwenden Sie flexible Ordnerstrukturen, um Ihre Dateien zu organisieren
• Sichern Sie sich häufig ändernde Informationen
• Lassen Sie Benutzer Änderungen an Dokumenten und Tabellenkalkulationen vornehmen

Bewahren

Die vierte Komponente, „konservieren “, bezieht sich auf das Aufbewahren von sich selten ändernden Informationen über die Datensatzverwaltung.Dies kann auch als Archivverwaltung bezeichnet werden – im Wesentlichen archiviert Ihr ECM-System Dokumente, auf die Sie nicht oft zugreifen, um Platz für Dateien zu sparen, auf die Sie regelmäßig zugreifen und die Sie regelmäßig aktualisieren.

Diese aufbewahrten Dateien können weiterhin verwendet werden, aber dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihrer sich selten ändernden Dokumentation konform bleiben.

Liefern

Die letzte Komponente istliefern .Diese Komponente stellt sicher, dass jeder, der Zugriff auf Dokumente in Ihrem ECM-System benötigt, diese auch erhält. Dies können Teammitglieder oder Kunden sein – aber der Lieferaspekt stellt sicher, dass sie immer in die richtigen Hände geraten.

So implementieren Sie ein Enterprise-Content-Management-System

Sind Sie bereit, Ihr eigenes ECM-System zu implementieren? Lassen Sie uns diese sechs wichtigen Schritte durchgehen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Starten Sie mit Enterprise Content Management

Halten Sie Ihr Unternehmen durch Enterprise Content Management organisiert. Finden Sie das richtige ECM-Tool für Ihr Unternehmen und erfahren Sie mehr über andere Unternehmenssoftware, die die Effizienz in Ihrer gesamten Organisation steigern kann.