Ausrüstungsinventar: Eine Kurzanleitung

Alle Unternehmen haben Vermögenswerte, und wenn Sie im Geschäft bleiben wollen, müssen Sie wissen, was diese Vermögenswerte sind. Zu Beginn müssen Sie eine Geräteinventur durchführen und eine Geräteinventarliste erstellen. Das ist nicht so einfach, wie es vielleicht klingt.

Es gibt viele Gegenstände, die Sie in Ihrem Ausrüstungsinventar verfolgen können. Natürlich müssen Sie zunächst eine Ausrüstungsinventarliste erstellen. Wir beginnen jedoch damit, zu definieren, was ein Geräteinventar ist, und zeigen Ihnen, wie Sie eine Geräteinventarliste erstellen, einschließlich einer kostenlosen Vorlage für das Geräteinventar.

Was ist ein Ausrüstungsinventar?

Ausrüstungsinventar ist alles, was ein Unternehmen in seinem Besitz hat. Dies kann von Unternehmen zu Unternehmen und sogar von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich sein. Beispielsweise verfügt ein IT-Team über einen Gerätebestand, der Vermögenswerte wie Desktop-Computer, Laptops, Drucker, Scanner, POS-Systeme, Computerzubehör, Softwareanwendungen usw. umfasst.

Die Hersteller werden eine Ausrüstungsliste haben, die Waren und Materialien sowie Maschinen enthält. Bauunternehmen verfügen wahrscheinlich über schwere Maschinen, sofern sie nicht gemietet werden, sowie über Werkzeuge und andere Handelsartikel. Unabhängig davon, woraus die Vermögenswerte bestehen, sollten sie detailliert aufgelistet und aufgeschlüsselt werden.

Ein Ausrüstungsinventar ist der Schlüssel zu mehr Kontrolle über unser Geschäftsvermögen. Ein vollständiger Ausrüstungsbestand wiederum wird zu einem Vorteil für das Unternehmen. Es bietet einen Puffer zwischen den Anforderungen der Abteilung und der Auftragserfüllung. Die Verwendung von Projektmanagement-Software hilft Ihnen, den Überblick über Ihren Gerätebestand zu behalten.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Ihnen einen zentralen Knotenpunkt für Ihren Gerätebestand und die Möglichkeit bietet, ihn in Echtzeit zu verfolgen. Sammeln Sie Ihren Gerätebestand in unserer Listenansicht und erstellen Sie Berichte über Ihren Gerätebestand, um zu wissen, wann Sie Nachschub benötigen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Was ist eine Geräteinventarliste?

Eine Geräteinventarliste ist eine vollständige Übersicht über die Vermögenswerte einer Organisation. Es ist unerlässlich für Revisions- und Versicherungspolicen und hilfreich bei der Entscheidung, ob Sie Geräte nachliefern oder neu kaufen müssen.

Eine Ausrüstungsinventarliste ist der Schlüssel zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung. Es kann in einer beliebigen Anzahl von Tabellenkalkulationen erstellt werden, von Excel bis Google Sheets oder Numbers, aber es gibt Softwarelösungen, die Ihnen mehr Funktionen bieten als eine statische Tabellenkalkulation.

Wenn Sie kein Tool haben, um eine Ausrüstungsinventarliste zu erstellen, sollten Sie sofort eine erstellen. Es ist kein schwieriges Verfahren, aber es sollte gründlich sein.

So erstellen Sie eine Ausrüstungsinventarliste

Um eine gründliche und nützliche Ausrüstungsinventarliste zu haben, müssen Sie ein System einrichten, um Ihre Assets konsistent zu inventarisieren. Das ist eine Menge Arbeit im Voraus, aber es zahlt sich aus, die Ausrüstungsinventarliste aktualisiert und genau zu haben.

Sie sollten zunächst genau wissen, was Sie haben, einschließlich Marke und Modell usw., wie und wo die Assets verwendet werden und wie Sie den Ausrüstungsbestand am besten nutzen. Dazu gehört, was Sie brauchen und was Sie tun können, um mehr Leben aus Ihrem Gerätebestand herauszuholen.

Auch diese Ausrüstungsinventarliste sollte alle Ihre Vermögenswerte enthalten. Nutzen Sie Ihre Teammitglieder als Ressourcen, um sicherzustellen, dass Sie alles abdecken. Wie Sie sehen, muss die Liste detailliert sein. Aber betrachten Sie dies nicht als eins und fertig; Sie müssen die Ausrüstung überprüfen und überarbeiten, wenn sie beschädigt, repariert und ersetzt wird.

1. Sammeln Sie allgemeine Informationen über Ihre Ausrüstung

Sammeln Sie zunächst allgemeine Informationen über Ihre Ausrüstung. Dieser Prozess wird vom Büro- oder Gerätemanager geleitet, und andere Mitarbeiter helfen bei der Aktualisierung. Dieser Prozess sollte so strukturiert sein, dass sichergestellt ist, dass neue Ausrüstung hinzugefügt und alle Änderungen an der Ausrüstung aufgezeichnet werden.

Es ist eine gute Idee, die Ausrüstungsinventarliste mit einer Unterteilung in Kategorien zu beginnen. Jede Kategorie hat Unterregisterkarten, um die Details über die Ausrüstung zu sammeln. Die folgenden Angaben gehören zu jeder gründlichen Inventarliste.

• Seriennummer des Artikels: Dies ist die eindeutige Gerätenummer, Tracking-Nummer oder PIN, je nach Art des aufgelisteten Geräts. Diese Nummern sind wichtig, um Aktualisierungen oder Rückrufe zu verfolgen oder um das Gerät zu identifizieren, wenn es nach einem Diebstahl wiedergefunden wird.
• Artikelbeschreibung: Hier notieren Sie die Marke oder das Modell des Geräts. Sie sollten auch seine Farbe, Markierungen und andere Details beschreiben. All dies hilft, wenn die Ausrüstung gestohlen wird und Sie einen Versicherungsanspruch ausfüllen müssen.
• Zustand: Notieren Sie den Status der Ausrüstung, z. B. ob sie neu, in gutem Zustand, reparaturbedürftig usw. ist. Diese wichtigen Informationen helfen Ihnen zu wissen, wann Sie einen bestimmten Artikel nachbestellen oder ein Gerät reparieren müssen.

2. Geben Sie den Standort Ihrer Ausrüstung an

Ein weiterer Aspekt der Ausrüstungsinventarliste ist, wo sich diese Assets befinden. Kleinere Unternehmen finden dies möglicherweise nicht so nützlich wie globale Konzerne, aber unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist der Standort wichtig. Sie müssen das Asset finden, wenn Sie es verwenden, reparieren, außer Betrieb nehmen usw. möchten. Das heißt, in welcher Schublade es sich befindet oder in welchem ​​​​Nebenbüro.

• Branche : Bei Unternehmen mit Niederlassungen müssen Sie angeben, in welcher Branche sich der Vermögenswert befindet. Dies ist wiederum besonders hilfreich, wenn das Stück gestohlen wird, da es sich auf einen Zielradius einpendelt, in dem das Stück am wahrscheinlichsten gefunden wird.
• Abteilung: Wie bereits erwähnt, sollten Sie, selbst wenn sich Ihr Unternehmen unter einem Dach befindet, den Standort des Vermögenswerts detailliert angeben, damit sein Zustand einfacher nachverfolgt werden kann.

3. Einzelheiten zum Geräteerwerb auflisten

Die Kaufverwaltungsinformationen in Bezug auf jedes Ausrüstungsteil sind auch wichtig, wenn eine Ausrüstungsinventarliste zusammengestellt wird. Diese Details helfen dabei, das Darlehen zu verfolgen, wenn diese Einkäufe auf Kredit getätigt wurden, aber auch die Langlebigkeit des Artikels und wann Sie ihn reparieren oder ersetzen müssen. Im Folgenden sind einige der Gegenstände aufgeführt, die Sie identifizieren und Ihrer Ausrüstungserwerbsliste hinzufügen können.

• Anbieter : Hier haben Sie den Artikel gekauft, egal ob es sich um einen Anbieter, eine Firma, ein Geschäft usw. handelt. Dies ist wichtig, damit Sie wissen, wohin Sie gehen müssen, wenn dieses Gerät ersetzt werden muss.
• Kaufdatum: Zu wissen, wann Sie den Vermögenswert gekauft haben, ist hilfreich, um vorherzusagen, wie lange Sie damit rechnen können, dass er nützlich ist. Das ist der Lebenszyklus der Ausrüstung. Dies ist natürlich auch notwendig, wenn Sie eine Anzeige bei der Polizei oder einen Versicherungsanspruch erstatten.
• Anschaffungswert : Die Kosten der Ausrüstung bestimmen, wie Sie sie pflegen. Die gesamte Ausrüstung ist wertvoll und sollte nicht vernachlässigt werden, aber wenn das Stück teuer ist, kann es zusätzliche Sicherheit erfordern.
• Anzahlung: Wie hoch ist die Anzahlung beim Kauf der Geräte auf Kredit? Dies ist wichtig, da Sie die Ausrüstung über einen bestimmten Zeitraum abbezahlen und der Wert des Artikels davon spricht, wie und wann Sie ihn reparieren oder ersetzen.
• Verbleibende Dienstjahre: Dies zeigt an, wie viel Zeit die Ausrüstung für Ihr Unternehmen wertvoll ist und dass Ihre Teammitglieder sie sicher verwenden können.
• Kreditlaufzeit in Jahren: Wenn Sie das Gerät nicht geleast, sondern für den Kauf einen Kredit aufgenommen haben, erfasst dies die Anzahl der Jahre, die Sie mit Ihrer Bank vereinbart haben, um das Darlehen für das Gerät zurückzuzahlen.
• Kreditzins: Hier notieren Sie den Zinssatz, wie er für Ihren Bankkredit gilt.
• Erwarteter Wert am Ende der Kreditlaufzeit: Wenn Sie Ihr Darlehen abbezahlt haben und die Ausrüstung noch brauchbar ist, sollten Sie herausfinden, wie lange sie noch nutzbar ist. Die meisten Geräte verlieren im Laufe der Zeit an Wert, daher sollten Sie den erwarteten Wert (EV) für jedes Gerät berechnen, wenn es abbezahlt ist.

4. Messen Sie die monatlichen Kosten

Hier berechnen Sie, wie viel Geld Sie jeden Monat für die Ausrüstung bezahlen müssen. Dieses Wissen ist wichtig, um Entscheidungen zu treffen, z. B. ob sich Reparaturen an einem bereits am Ende stehenden Gerät lohnen. Sie können eine schnelle Kosten-Nutzen-Analyse durchführen, um die Situation besser einschätzen zu können.

• Monatliche Betriebskosten: Die Ermittlung der Betriebskosten bedeutet, die Kosten für den Besitz oder die Anmietung der Ausrüstung plus die Kosten für die Wartung plus die Kosten für den Betrieb wie Kraftstoff, Strom usw. zu kennen.
• Monatliche Zahlung: Dies ist, was Sie jeden Monat für ein Gerät bezahlen müssen, egal ob es sich um ein Leasing oder ein Darlehen handelt.

5. Sammeln Sie Abwertungsinformationen

Eine andere zu verfolgende Sache ist die Abschreibung. Mit anderen Worten, die Wertminderung der Ausrüstung im Laufe der Zeit, die auf die Abnutzung durch die Nutzung zurückzuführen ist. Im Folgenden können Sie dies grafisch darstellen.

• Zeitwert: Einfach gesagt, so viel ist das Gerät gerade wert. Mit anderen Worten, es ist der Neupreis des Artikels, abzüglich des Wertverlustes durch Alter, Abnutzung und Abnutzung.
• Jährliche lineare Abschreibung: Dies ist eine Methode, um herauszufinden, wie viel Ausrüstung über ihren Lebenszyklus abgeschrieben wird. Die Idee dahinter ist, dass ein Gerät über einen bestimmten Zeitraum gleichmäßig abgeschrieben wird, bis es keinen Wert mehr hat und verwertet wird.
• Monatliche lineare Abschreibung: Gleich wie jährliche lineare Abschreibung, jedoch über einen kürzeren Zeitraum von nur einem Monat.

Kostenlose Inventarvorlage für Ausrüstung

Das sind eine Menge Daten, die für jedes Gerät gesammelt werden müssen. Sie multiplizieren das dann mit den Vermögenswerten in einem Unternehmen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie zeitaufwändig dieser Prozess ist. Die Verwendung einer Vorlage für eine Gerätebestandsliste ist eine Möglichkeit, den Aufwand zu optimieren. Das Dokument enthält die verschiedenen Aspekte einer Ausrüstungsliste, und alles, was Sie tun müssen, ist, die Lücken auszufüllen. Laden Sie unsere kostenlose Inventarvorlage für Geräte herunter, um loszulegen.

Vorteile von Geräteinventarlisten

Nachdem Sie bis hierher gelesen haben, werden Sie vielleicht die Hände hochwerfen und sagen, dieser Vorgang dauert zu lange, es lohnt sich nicht. Obwohl es viel Arbeit ist, überwiegen die Vorteile bei weitem den Aufwand. Zum einen werden Sie bessere Geschäftsentscheidungen treffen, sobald Sie dieses wichtige Wissen über Ihre Vermögenswerte gesammelt haben. Es hilft, Ihr Ressourcenmanagement zu informieren.

Ausrüstung ist teuer. Eine Gerätebestandsliste ist eine Möglichkeit, diese Kosten zu verstehen. Diese informiert Sie über Kauf- und Wartungsroutinen. Die Geräteinventarliste ist besonders hilfreich für die vorbeugende Wartung. Sie können mehr aus Ihren Anlagen herausholen und die Instandhaltung der Gleise verbessern.

Es ist nicht nur das Ressourcenmanagement, sondern auch das Erstellen von Budgets, die durch Geräteinventarlisten unterstützt werden. Sie können anstehende Anschaffungen und Wartungsarbeiten genauer budgetieren, was bedeutet, dass diese Maschinen online bleiben und Unterbrechungen in Ihrer Produktion vermieden werden. Das erhöht die Effizienz und hält gleichzeitig Ihre Teammitglieder zur Rechenschaft, indem Sie wissen, wer über welche Ausrüstung verfügt.

Projektmanager & Ausrüstungsinventur

Wir haben unsere kostenlose Vorlage für die Bestandsliste für Geräte als Einstiegspunkt für mehr Kontrolle über Ihre Assets eingeführt, aber Vorlagen sind statische Dokumente, und der Gerätebestand ist alles andere als statisch. ProjectManager ist eine Online-Software, mit der Sie Ressourcen in Echtzeit verfolgen können. Jetzt haben Sie die Tools, die Sie benötigen, um zu wissen, wann es Zeit für eine Wartung oder den Austausch alter Geräte ist, ohne dass es zu Verzögerungen in Ihrer Produktion kommt.

Verwalten Sie Ressourcen in interaktiven Gantt-Diagrammen

Es gibt eine Menge Daten im Zusammenhang mit dem Geräteinventar. Mit unseren Gantt-Diagrammen können Sie die Kosten und Ressourcen Ihrer Produktion entweder über ein Projekt oder mehrere Projekte mit der Roadmap-Funktion verfolgen. Wechseln Sie einfach von der Listenansicht, in der Sie Ihre Geräteinventarliste erstellt haben, in das Gantt-Diagramm. Jetzt können Sie Finanzdaten, Fälligkeitsdaten und mehr nachverfolgen. Sobald Sie Ihren Plan abgeschlossen haben, legen Sie eine Baseline fest, um diese Daten zu erfassen. Jetzt können Sie den geplanten versus tatsächlichen Aufwand in Echtzeit verfolgen und kennen immer den aktuellen Stand Ihrer Ressourcen.

Verfolgen Sie Ressourcen mit dem Echtzeit-Dashboard

Sobald Sie eine Baseline festgelegt haben, können Sie Ihre Ressourcen über alle Funktionen unserer Software hinweg verfolgen. Wann immer Sie eine allgemeine Ansicht Ihres Inventars wünschen, verwenden Sie das Echtzeit-Dashboard, um sechs Metriken, einschließlich der Kosten, zu verfolgen. Es ist keine Einrichtung erforderlich wie bei anderen leichten Tools, mit denen Sie das Dashboard konfigurieren müssen. Unser Dashboard ist bereit, wenn Sie es sind.

Wenn Sie mehr Daten benötigen, nutzen Sie unsere Ein-Klick-Berichtsfunktionen. Sie können Berichte über die Arbeitsbelastung, die Kosten, den Status und den Portfoliostatus Ihres Teams und mehr erstellen. Jeder Bericht kann so angepasst werden, dass nur die Informationen angezeigt werden, an denen Sie interessiert sind, und dann einfach mit Stakeholdern geteilt werden. Jetzt haben Sie die Kontrolle über Ihr Inventar, es hat keine Kontrolle über Sie.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, mit der Sie Ihren Gerätebestand in Echtzeit verwalten und verfolgen können. Unsere kollaborative Plattform macht es jeder Abteilung leicht, ihre Ausrüstungsinventarlisten in Echtzeit zu aktualisieren, Dateien auszutauschen und zu kommentieren. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.