So schreiben Sie eine E-Mail zur Nachverfolgung einer Veranstaltung, die zu Ergebnissen führt

Glückwunsch! Ihre Veranstaltung war ein großer Erfolg, es haben mehr Leute Tickets gekauft als erwartet. Am Tombolatisch herrschte reges Treiben und alle gingen mit einem breiten Lächeln.

Das ist alles ein Lob wert – aber Sie sind noch nicht fertig! Einige Veranstalter werden argumentieren, dass die anschließende Dankes-E-Mail, die nach der großen Veranstaltung verschickt wird, noch wichtiger ist als die Veranstaltung selbst.

Als ich in gemeinnützigen Organisationen arbeitete, wusste ich, dass ich dem Marketingplan nach der Veranstaltung eine E-Mail zur Nachverfolgung der Veranstaltung hinzufügen musste. Und das gilt für jede Art von Veranstaltung, vom Klassentreffen bis zur privaten Weinprobe. Alle Branchen profitieren davon, Veranstaltungen für potenzielle und bestehende Kunden abzuhalten, und E-Mails, die nach dem großen Tag verschickt werden, können den Schwung aufrechterhalten.​

Im Rahmen der Nachverfolgung müssen Sie E-Mails von allen Teilnehmern der Veranstaltung sammeln. Wenn Sie Tickets online verkauft haben, haben Sie dies möglicherweise automatisch in Ihren Prozess integriert. Aber wenn Sie das nicht getan haben – oder wenn einige Leute mehr als ein Ticket gekauft und Freunde mitgebracht haben oder es sich um eine Veranstaltung handelte, für die keine Tickets erforderlich waren – sollten Sie einen Prozess zum Sammeln von E-Mails während der Veranstaltung selbst erstellen.

Sie können E-Mail-Adressen auf jede Art und Weise sammeln, die für die Veranstaltung selbstverständlich ist, aber ich habe es immer vorgezogen, diese wichtige Aufgabe beim Check-in zu erledigen. Wenn Sie die Teilnehmer an einem Informationstisch begrüßen, wird es nicht lange dauern, eine E-Mail-Adresse aufzuschreiben und sie aufzufordern, nach einer Folgenachricht mit den Dingen zu suchen, die sie wissen möchten. Wenn es sich um eine virtuelle oder hybride Veranstaltung handelt, ist das auch in Ordnung. Sie können eine E-Mail anfordern, um einen Link oder eine Rückmeldung zur Veranstaltung zu erhalten.

Sobald Sie die E-Mail-Adressen erhalten haben, fügen Sie die Kontakte Ihrem E-Mail-Marketing-Konto hinzu. Versuchen Sie, eine Tabelle zu erstellen und sie von dort aus automatisch hinzuzufügen. Dies zu beherrschen ist eines der Dinge, die Sie zuerst tun sollten, wenn Sie lernen, wie man E-Mail-Marketing betreibt. Erwägen Sie, diesen E-Mail-Stapel in eine eigene Gruppe zu segmentieren, damit Sie später personalisierte E-Mails an die Veranstaltungsteilnehmer senden können.

Es ist wichtig, bei Veranstaltungen E-Mail-Adressen zu sammeln, um eine E-Mail mit messbaren Ergebnissen zu erstellen, die den Erfolg Ihrer Veranstaltung über Monate – oder sogar länger – verlängern kann.

Die Bedeutung von Folge-E-Mails

Die Bedeutung einer E-Mail zur Nachverfolgung einer Veranstaltung kann kaum genug betont werden. Das ist, weil:

• Mit diesen Nachrichten beginnen Sie eine Beziehung zu neuen Menschen, die gerade erst anfangen, etwas über Ihre Organisation, Branche oder Ihr Unternehmen zu erfahren.
• Sie können sie über die gute Arbeit informieren, die Ihr Team jeden Tag leistet.
• Sie können den Teilnehmern dafür danken, dass sie einen Teil ihres Tages mit Ihnen verbracht haben.
• Sie können mitteilen, wie viel Geld gesammelt wurde, wie viele Personen teilgenommen haben und andere messbare Merkmale Ihres Erfolgs angeben.
• Es ist eine Gelegenheit, sie dazu zu bringen, sich den Termin für andere bevorstehende Veranstaltungen vorzumerken, die möglicherweise ähnlich sind.
• Sie können auch andere Möglichkeiten angeben, wie sie sich engagieren können, einschließlich der Bedürfnisse von Freiwilligen oder Ausschüssen.

Wenn es richtig gemacht wird, ist eine Dankes-E-Mail eine natürliche und bequeme Möglichkeit, Menschen, die an einer Veranstaltung teilgenommen haben, Ihre Arbeit näher zu bringen. Sie bauen Beziehungen zu Menschen auf, von denen Sie wissen, dass sie wirklich mehr wissen möchten, und sie werden sich über die Nachricht freuen.

Während jeder Event-E-Mail-Kampagne trägt diese Folgenachricht dazu bei, Ihren Return on Investment der Veranstaltung zu verbessern und die Leser über die Werte, Programme, Gruppen, Produkte oder Ziele aufzuklären, die die Veranstaltung unterstützt. Und wenn Sie es nicht senden, erhalten Sie möglicherweise keine weitere Chance, diese neue Verbindung zu stärken.

Schlüsselelemente einer effektiven Event-Follow-up-E-Mail

Stellen Sie beim Verfassen einer Event-Nachfass-E-Mail sicher, dass der Empfänger versteht, warum Sie sie senden, und sich darüber freut, sie in seinem Posteingang zu finden. Um dies zu erreichen, beziehen Sie diese wesentlichen Elemente ein.

Personalisieren Sie die Begrüßung

Denken Sie beim Schreiben dieser E-Mail daran, dass sie an Hunderte oder sogar Tausende von Menschen gesendet wird. Der Empfänger sieht jedoch nur die an ihn gesendete Nachricht. Das Hinzufügen einer personalisierten Begrüßung unterstreicht das Gefühl, dass diese E-Mail nur für sie gesendet wurde.

Personalisierung ist eines der wichtigsten Dinge in jedem Leitfaden, der Ihnen zeigt, wie Sie effektive Event-Marketing-E-Mails erstellen. Denn diese Strategie bietet eine seltene Gelegenheit, direkt mit der Person in Kontakt zu treten, die die E-Mail erhält.

Wenn Sie eine E-Mail-Marketingplattform wie Constant Contact nutzen, kann diese persönliche Note automatisiert werden, indem eine dynamische Eingabeaufforderung hinzugefügt wird, die den Vornamen des Kontakts direkt in die gesendete E-Mail einfügt. Sie können diese Technik sogar in der E-Mail-Betreffzeile ausprobieren, um möglicherweise Ihre Öffnungsrate zu steigern.

Drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus

Zuallererst müssen Sie sich bei den Veranstaltungsteilnehmern bedanken, die die E-Mail erhalten haben, dass sie zu Ihrer Veranstaltung gekommen sind. Denn ohne all die Menschen, die dafür gesorgt haben, wäre die Veranstaltung kein Erfolg geworden!

Dies sollte ein vom Versenden eines „Danke für Ihre Spende“-Briefs getrennter Prozess sein, der normalerweise per Post verschickt wird und ggf. Informationen zum Steuerabzug enthält. Diese E-Mail nach der Veranstaltung sollte eine allgemeine Dankbarkeit für die Unterstützung des Empfängers zum Ausdruck bringen.

Fassen Sie die Veranstaltung noch einmal zusammen

Als nächstes teilen Sie dem Leser mit, wie die Veranstaltung insgesamt verlaufen ist. Teilen Sie mit, wie viele Leute teilgenommen haben, wie viel gesammelt wurde, wenn das ein Ziel war, eine allgemeine Erklärung für den Spaß, den man hatte, und alle anderen allgemeinen Informationen, die ihnen zeigen, dass sie Teil einer größeren Aktion sind.

Wenn Sie eine Fotogalerie auf einer Social-Media-Seite haben, möchten Sie möglicherweise einen Link und die Aufforderung einfügen, Ihnen auf Ihren sozialen Plattformen zu folgen. Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich selbst auf den Bildern zu markieren, damit ihre Freunde sehen können, wie viel Spaß sie bei der Unterstützung Ihres Anliegens hatten.

Stellen Sie wertvolle Inhalte bereit

Überlegen Sie, was der Empfänger der Folge-E-Mail zur Veranstaltung wissen möchte. Wenn die Veranstaltung ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Kampagne unterstützt hat, teilen Sie uns mit, welchen Nutzen dies für die Gemeinschaft hat. Wenn Sie einen privaten Verkostungs- oder Mixologiekurs angeboten haben, teilen Sie die Rezepte mit. Wenn es sich um eine Networking-Veranstaltung handelte, bieten Sie einen Ort zum Austausch von Kontaktinformationen an. Fügen Sie hilfreiche Ressourcen oder sogar einen interessanten Blog-Beitrag hinzu, den der Leser zu schätzen wissen wird.

Überlegen Sie immer, ob Sie relevante Inhalte versenden. Lassen Sie den Leser aus Ihrer Botschaft etwas Wertvolles hervorgehen, das ihm zeigt, dass Sie sich um ihn kümmern und eine stärkere Beziehung aufbauen möchten. Der Schlüssel zu großartigen E-Mail-Inhalten liegt nicht immer darin, um Unterstützung zu bitten, sondern darin, Unterstützung bereitzustellen.

Tipps zum Schreiben einer ansprechenden Folge-E-Mail

Ich habe erlebt, dass Event-Vermarkter und Mitglieder des Vertriebsteams meiner Organisation, die keine Autoren waren, stundenlang darum kämpften, eine einzige E-Mail zu verfassen. So viel Zeit müssen Sie nicht verschwenden! Befolgen Sie diese Tipps und lassen Sie sich von diesen Beispielen für Folge-E-Mails inspirieren, diesen wichtigen Prozess nicht zu sehr zu überdenken oder zu überstürzen.

Halten Sie es prägnant und klar

Erstens muss diese Folge-E-Mail zur Veranstaltung nicht zu lang sein. Tatsächlich ist es besser, es einfach zu halten, als zu versuchen, alles auf einmal hinzuzufügen. Denken Sie daran: Nachdem Sie ihre E-Mail-Adresse erhalten und diese Beziehung aufgebaut haben, können Sie ihnen E-Newsletter, neue Blogbeiträge und Einladungen zur nächsten Veranstaltung senden. Bleib bei der Sache. Es wird einfacher zu schreiben sein – und es wird noch mehr geschätzt.

Fügen Sie Personalisierung hinzu

So wie Sie eine persönliche Begrüßung hinzufügen sollten, können Sie auch andere Personalisierungen in die E-Mail einbinden. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die ursprüngliche Liste der E-Mail-Adressen weiter zu segmentieren.

Beispielsweise möchten Sie Ihren Freiwilligen die Folge-E-Mail zur Veranstaltung schicken und ihnen einen besonderen Dank für ihre harte Arbeit aussprechen – das würde nicht auf jemanden zutreffen, der einfach nur dabei ist. Wenn Sie Ihre Liste der Freiwilligen für die Veranstaltung in einem separaten E-Mail-Segment auf Ihrer E-Mail-Marketing-Plattform aufbewahren, können Sie die E-Mail ganz einfach mit einer personalisierten Notiz nur für sie bearbeiten.

Verwenden Sie überzeugende Betreffzeilen für Folge-E-Mails

Ohne in Clickbait-Territorium mit mehreren Ausrufezeichen und Großbuchstaben abzudriften, sollten Sie eine spannende E-Mail-Betreffzeile einfügen, die die Aufmerksamkeit des Lesers erregt. Denken Sie daran, dass diese wenigen Wörter manchmal das Einzige sind, was der Empfänger sieht, wenn die E-Mail in seinem Posteingang landet.

Wählen Sie Ihre Betreffzeile sorgfältig aus. Gute E-Mail-Betreffzeilen wecken die Neugier, regen zum Handeln an und vermitteln ein Gefühl der Exklusivität. Geben Sie ihnen das Gefühl, so wichtig zu sein, dass Sie diese Neuigkeiten mit ihnen teilen müssen.

Integrieren Sie visuelle Elemente

Mit E-Mail-Vorlagen können Sie ganz einfach visuelle Elemente in Ihre E-Mail nach der Veranstaltung integrieren. Sie können Fotos von Teilnehmern oder Veranstaltungsaktivitäten hinzufügen oder ein Widget oder einen Link zu einem kurzen Video vom großen Tag einfügen. Und vergessen Sie nicht, das Logo Ihrer Organisation beizufügen!

Beispiele für E-Mail-Folgenachrichten zu Veranstaltungen

Bevor Sie Ihre Follow-up-E-Mail zur Veranstaltung verfassen, entscheiden Sie, welche Erkenntnisse Sie Ihren Lesern vermitteln möchten. Vielleicht möchten Sie sich einfach bei ihnen bedanken oder ihnen mitteilen, dass Ihnen ihre Verbesserungsvorschläge für das nächste Jahr am Herzen liegen. Dieses Brainstorming erleichtert Ihnen die Entscheidung, welchem ​​Beispiel Sie folgen möchten.

Dankes-E-Mail mit Veranstaltungshighlights

Einige E-Mails nach der Veranstaltung drücken nur Dankbarkeit aus und teilen die Höhepunkte des großen Tages mit – das reicht! Wenn es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelte, ist dies eine großartige Möglichkeit, den Teilnehmern einen umfassenderen Überblick über den Umfang der Aktivitäten zu geben.

Exklusives Content-Angebot

Geben Sie ihnen eine Lagniappe (lan-ˈyap), ein Cajun-Wort, das sich auf die kleine zusätzliche Überraschung als Dankeschön am Ende einer Transaktion bezieht. Veranstaltungsteilnehmer denken vielleicht, dass der Spaß, den sie hatten, vorbei ist, aber Sie können ihn verlängern, indem Sie in der Folge-E-Mail zur Veranstaltung exklusive Inhalte anbieten. Sie können ihnen zum Beispiel bei der Tischreservierung oder dem Ticketkauf für zukünftige Veranstaltungen den Vortritt lassen.

Umfrage- und Feedback-Anfrage

Wenn Sie planen, im nächsten Jahr die gleiche Veranstaltung abzuhalten, können Sie Ihre Kapitalrendite hervorragend steigern, indem Sie Teilnehmer, Freiwillige und Interessengruppen dazu befragen, welche Verbesserungen sie sich bei der Veranstaltung wünschen. Sie werden vielleicht von einigen Vorschlägen überrascht sein – und vielleicht gewinnen Sie auch neue Freiwillige.

Personalisiertes Angebot basierend auf den Interessen der Teilnehmer

Wenn Sie E-Mail-Adressen sammeln, möchten Sie möglicherweise eine kurze Umfrage erstellen, in der Veranstaltungsteilnehmer nach ihren Interessen befragt werden. Anschließend können Sie Ihre E-Mail-Listen nach diesen verschiedenen Interessen segmentieren und personalisierte E-Mails mit Angeboten oder zusätzlichen Ressourcen senden, die für sie von Interesse sind.

Vielleicht waren sie beispielsweise daran interessiert, an einer Networking-Veranstaltung teilzunehmen, und Sie können ihnen eine kostenlose Getränkekarte nur für den Besuch einer früheren Veranstaltung schenken.

Best Practices für erfolgreiche Event-Folge-E-Mails

Es gibt viele Best Practices für das E-Mail-Marketing, wie zum Beispiel sicherzustellen, dass die Personen, die Ihre E-Mails erhalten, wissen, wofür sie sich angemeldet haben. Das haben Sie mit Ihren Gesprächen am Check-in-Tisch abgedeckt. Hier sind einige weitere Tipps, die Vermarkter verwenden, um Ergebnisse aus Event-Folge-E-Mails zu erzielen.

Nutzen Sie Aktualität

Warten Sie nicht zu lange! Planen Sie Ihre E-Mail für höchstens drei Tage nach der Veranstaltung ein. Stellen Sie sicher, dass es ihnen noch frisch im Gedächtnis ist.

Segmentieren Sie Ihre Zielgruppe

Die Arbeit, die Sie leisten, um die verschiedenen Segmente Ihrer Veranstaltungsteilnehmer in Ihren E-Mail-Listen zu trennen, wird sich auszahlen, wenn Sie in der Lage sind, die richtige Nachricht an die richtigen Personen zu senden. Nehmen Sie sich die Zeit, dies zu tun, auch nach einem großen Ereignis.

Automatisieren Sie Ihren Folgeprozess

Eine Möglichkeit, Zeit zu sparen, besteht darin, den gesamten Prozess zu automatisieren. Segmentierte Tabellen können sofort in eine E-Mail-Marketing-Software hochgeladen werden. Personalisierte Grüße können automatisch hinzugefügt werden. Sie können sogar eine Reihe von E-Mails Tage im Voraus planen.

Ergebnisse messen und verfolgen

Ganz gleich, ob es sich um eine persönliche oder virtuelle Spendenaktion handelt, Sie möchten wissen, wie sich Ihre Investition auszahlt. Dies gilt auch für Ihre E-Mail-Kampagne nach der Veranstaltung. Verfolgen Sie die Kennzahlen, beispielsweise die Rate, mit der Personen auf Links in der Nachricht klicken. So erkennen Sie, wie Sie sich beim nächsten Mal verbessern können.

Bieten Sie kontinuierliches Engagement

Schließlich sollten Sie nicht mit nur einer E-Mail aufhören. Planen Sie eine regelmäßige E-Mail-Kommunikation mit diesen Veranstaltungsteilnehmern ein, um sie über die neuesten Nachrichten der Organisation und Termine für neue Veranstaltungen auf dem Laufenden zu halten. Denken Sie daran, dass die Entwicklung von Beziehungen – die zu neuen Spenden, Unterstützung und Freiwilligen führen – Zeit und Mühe erfordern kann.

Steigern Sie die Ergebnisse durch effektive Folge-E-Mails

Jetzt verfügen Sie über die Grundlagen zum Verfassen einer ansprechenden und effektiven Folge-E-Mail für Ihre nächste Veranstaltung. Sie sind bereit, E-Mail-Adressen zu sammeln, sie in gezielte Listen zu segmentieren und relevante Informationen hinzuzufügen, die jeder schätzen wird.

Durchsuchen Sie im nächsten Schritt die E-Mail-Vorlagen in Ihrer E-Mail-Marketing-Software nach einem Design, das Ihnen gefällt. Wenn Sie die E-Mail im Voraus entwerfen können und wissen, wo Sie Veranstaltungsfotos oder -videos hinzufügen möchten, können Sie mit dem Schreiben eines Entwurfs der Nachricht beginnen. So sind Sie immer einen Schritt voraus, wenn das Event endet und es Zeit ist, auf „Senden“ zu klicken.