Eventmanagement: Eine Kurzanleitung

Ein Event zu haben ist wie die Durchführung eines Projekts. Es hat einen Plan, der von einem Team mit einer Frist ausgeführt wird, wobei das letzte Ergebnis die Veranstaltung ist. Genau wie ein Projekt ist Eventmanagement die Art und Weise, wie Sie sicherstellen, dass alles für Ihre Stakeholder nahtlos zusammenläuft.

Eventmanagement kann alles sein, von einer Geburtstagsfeier für Ihr Kind bis hin zu einer Geschäftstagung und allem dazwischen. Sie können es persönlich, virtuell oder eine Mischung aus beidem tun. Wie auch immer Sie sich für die Ausrichtung Ihrer Veranstaltung entscheiden, das Eventmanagement trägt zum Erfolg bei.

Was ist Eventmanagement?

Eventmanagement ist der Prozess der Erstellung eines Events. Es umfasst jeden Aspekt der Veranstaltung, von der Idee bis zur Planung, Durchführung und Wartung der Veranstaltung. Es kann sogar nach Abschluss des Ereignisses fortgesetzt werden, wenn eine Strategie nach dem Ereignis erforderlich ist.

Eventmanagement beginnt mit einem Eventmanager, ein Thema, auf das wir gleich eingehen werden. Sie leiten den Plan ein und entscheiden über das Wesentliche, z. B. wann und wo die Veranstaltung stattfinden soll. Sie entwickeln gegebenenfalls auch ein Thema und beaufsichtigen die Veranstaltung, um sicherzustellen, dass sie wie geplant abläuft.

Der Veranstaltungsplan kann eine Vielzahl von Disziplinen wie Beschaffungsdesign, Regulierungsprüfungen und Vor-Ort-Management sowie weitere Details umfassen. Alles wird im Plan beschrieben. Es sollte gründlich sein und die Aktivitäten koordinieren, damit alles richtig abläuft.

Sie könnten eine Tabellenkalkulation verwenden, um Ihr Veranstaltungsmanagement zu organisieren, aber eine Projektmanagement-Software macht die Arbeit viel einfacher. ProjectManager ist eine Online-Software, die einfach geteilt werden kann. Es ist eine großartige kollaborative Plattform, um alle Beteiligten vom Veranstaltungsplaner bis zu den Anbietern miteinander zu verbinden. Unser Online-Gantt-Diagramm hilft Ihnen, Aufgaben zu organisieren, abhängige zu verknüpfen, um Verzögerungen zu vermeiden, und sogar eine Basislinie festzulegen. Das bedeutet, dass Sie den geplanten und den tatsächlichen Aufwand in Echtzeit verfolgen können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Eventmanagement vs. Eventplanung

Bevor wir tiefer eintauchen, ist es wichtig zu verstehen, dass Eventmanagement und Eventplanung zwar ähnlich sind, aber nicht dasselbe. Der allgemeine Unterschied besteht darin, dass Veranstaltungsplaner diejenigen sind, die die Vision für die Veranstaltung haben. Sie arbeiten auch an den Vorplänen.

Eventmanager hingegen sind diejenigen, die die Ausführung überwachen. Sie fügen Details zum Plan hinzu und stellen sicher, dass er korrekt ausgeführt wird.

Wie Sie sehen können, gibt es Überschneidungen. Der Eventmanager und ein Eventplaner arbeiten oft Hand in Hand oder manchmal füllt eine Person beide Rollen aus, je nach Größe und Art der geplanten Veranstaltung.

Der Eventmanager ist beispielsweise derjenige, der normalerweise die Reservierungen vornimmt, sich mit den Anbietern abstimmt, das Personal einstellt und verwaltet und während der Veranstaltung vor Ort ist. Der Veranstaltungsplaner wählt das Thema und das Konzept aus, wählt den Veranstaltungsort aus, plant das Menü und arrangiert Unterhaltung oder Redner.

Arten von Ereignissen

Wie bereits erwähnt, kann Eventmanagement auf jede Veranstaltung angewendet werden. Sie müssen einen Kindergeburtstag planen oder sich mit einem möglichen Zusammenbruch auseinandersetzen. Bei professionellen Veranstaltungen ist der Einsatz ebenso hoch.

Menschen, die an Veranstaltungen teilnehmen, denken nicht an die Planung und den Aufwand, die in die Schaffung eines großartigen Erlebnisses gesteckt wurden. Sie äußern jedoch ihre Einwände, wenn etwas schief geht. Das willst du nicht.

Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um die verschiedenen professionellen Veranstaltungen zu definieren, da diese finanzielle Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben können, unabhängig davon, ob Sie die Veranstaltung produzieren oder durchführen. Eine positive Erfahrung baut Marken auf, hilft beim Networking und kann den Umsatz ankurbeln. Eine schlechte kann zu verlorenen Kunden und einem getrübten Ruf der Marke führen.

1. Firmenveranstaltungen

Eine Firmenveranstaltung wird von einem Unternehmen oder einer Organisation durchgeführt und für die Mitarbeiter oder die Kunden veranstaltet. Es kann auch Fachveranstaltungen geben, an denen viele Unternehmen, Mitarbeiter und Kunden teilnehmen. Firmenveranstaltungen reichen von formell bis informell und können für Teambuilding, Konferenzen, Rekrutierung, Produkteinführungen usw. konzipiert werden.

2. Private Veranstaltungen

Eine private Veranstaltung kann eine Geburtstagsfeier oder eine Veranstaltung für Erwachsene sein. In Bezug auf berufliche Veranstaltungen kann eine private auch geschäftlich sein. Der Unterschied zwischen dieser und der Firmenveranstaltung besteht darin, dass nur diejenigen teilnehmen können, die zu der privaten Veranstaltung eingeladen sind, im Gegensatz zu einer öffentlichen Veranstaltung wie einem Kurs oder Workshop, die für jedermann offen ist.

3. Persönlich

Eine persönliche Veranstaltung findet in einem physischen Raum statt und die Personen, die daran teilnehmen, sind physisch dort. Die meisten Veranstaltungen im Laufe der Geschichte fanden persönlich statt, aber mit dem Aufkommen des Internets und der Entwicklung des Streamings gibt es jetzt natürlich mehr Möglichkeiten, wie wir weiter unten besprechen werden.

4. Online

Virtuelle Veranstaltungen werden immer beliebter, da die Technologie diese Veranstaltungen für die Teilnehmer nahtlos macht. Sie können auch helfen, teure Reise-, Hotel- und Verpflegungskosten zu vermeiden. In Bezug auf das Eventmanagement ist der Prozess im Wesentlichen derselbe. Die meisten Menschen bevorzugen jedoch den persönlichen Kontakt, insbesondere wenn sie geschäftlich tätig sind. Es gibt auch Hybridmodelle, die jedem die Wahl lassen, ob er persönlich oder online teilnehmen möchte.

Verwandt: Kostenlose Veranstaltungsplanvorlage für Excel

Event-Management-Rollen

Wie bei jedem Projekt setzt sich das Eventmanagement aus verschiedenen Personen und Fähigkeiten zusammen, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft. Wir haben kurz über einen Eventmanager gesprochen, aber das ist eine so wichtige Rolle, dass sie mehr Details verdient.

Neben dem Eventmanager schauen wir uns an, wie sich ein Eventdirektor in die Gesamtstruktur des Eventmanagements einfügt. Wir werden uns die Rollen und Verantwortlichkeiten für beide ansehen und einige der Fähigkeiten beschreiben, die jeder benötigt, um in seinem Job erfolgreich zu sein.

Event Manager

Ein Eventmanager erledigt die schwere Arbeit im Eventmanagement. Wie der Name schon sagt, sind sie die Leute, die die Veranstaltung leiten. Das bedeutet, dass sie den Plan ausführen und die Veranstaltung während des Geschehens verwalten, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet abläuft. Wie wir erklärt haben, können der Eventmanager und der Eventplaner leicht unterschiedlich sein oder sich die Verantwortung teilen. Wir entschieden uns, uns die Rolle eines Eventmanagers anzusehen, die beide Positionen überbrückt.

Rolle & Verantwortlichkeiten

Eventmanager helfen beim Brainstorming des Veranstaltungskonzepts und bei der Umsetzung des Veranstaltungsplans. In dieser Funktion kümmern sie sich um die Budgetierung der Veranstaltung und alle damit verbundenen Abrechnungen. Das heißt, sie arbeiten auch mit Anbietern zusammen und verhandeln Verträge und Sponsoring-Deals. Sie kümmern sich um die Logistik, halten die Beteiligten auf dem Laufenden, holen die erforderlichen Genehmigungen ein und kümmern sich um die Berichterstattung nach der Veranstaltung.

Fähigkeiten

Ein Eventmanager sollte entweder einen Abschluss in Public Relations, Kommunikation oder Hospitality haben, obwohl sich auch Projektmanagement als nützlich erweisen könnte (und PM-Erfahrung ein Muss). Sie brauchen hervorragende Kommunikations- und Marketingfähigkeiten. Ein Eventmanager sollte eine starke Führungskraft, organisiert und in der Lage sein, Multitasking zu betreiben. Es ist wichtig, Zeitmanagementfähigkeiten zu haben und das Risikomanagement zu verstehen, sowie zu wissen, wie man eine Vielzahl von Software verwendet. Zwischenmenschliche Fähigkeiten und Konfliktlösung sind ebenfalls ein Plus.

Event-Direktor

Ein Event Director ist für die Planung und Durchführung einer Veranstaltung verantwortlich, jedoch auf einer höheren Ebene als der Event Manager, der sich mehr mit dem Tagesgeschäft befasst. Während der Eventmanager in die Ideenfindung und Planung eingebunden werden kann, hat der Eventdirektor das letzte Wort. Sie können für Einzelpersonen bis hin zu Unternehmen, gemeinnützigen Organisationen und Regierungsbehörden arbeiten.

Rolle & Verantwortlichkeiten

Der Veranstaltungsleiter ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass das Veranstaltungspersonal geschult ist und seine Verantwortlichkeiten versteht. Sie kommunizieren während des gesamten Planungsprozesses mit dem Veranstaltungsteam, um eine erfolgreiche Veranstaltung durchzuführen. Dazu gehört auch sicherzustellen, dass Verkäufer, Caterer und andere Dienstleister engagiert und angemessen eingeplant sind. Sie beaufsichtigen Marketinginitiativen und alle Event-Promotions, um sicherzustellen, dass sie das richtige Publikum ansprechen.

Fähigkeiten

Ein Event Director sollte einen Abschluss in Hotellerie, Eventmanagement oder einem verwandten Bereich wie Projektmanagement haben. Kurse in Hospitality Management, Eventplanung, Unternehmensführung, Marketing und Vertrieb sind ebenfalls hilfreich. Zertifizierungen sind gut, um zu zeigen, dass sie sachkundig und qualifiziert sind. Darüber hinaus müssen sie Führungsqualitäten zeigen, über klare Kommunikationsfähigkeiten verfügen, gut organisiert sein und Marketing und Budgetierung verstehen.

ProjectManager hilft beim Event-Management

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagement-Software mit den Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Veranstaltung zu verwalten. Wie bereits erwähnt, kann das Gantt-Diagramm Ihre Aktivitäten organisieren, egal ob es sich um eine kleine oder große Veranstaltung handelt. Aber das Gantt-Diagramm ist nur eine unserer Multi-Projekt-Ansichten.

Planen Sie Ihre Veranstaltungen in Online-Kalendern

Auch wenn Sie Ihre Veranstaltung im Gantt organisieren, müssen Sie nur zur Kalenderansicht wechseln, um Ihre Aktivitäten im Kalenderformat anzuzeigen. Das bedeutet, dass Sie Start- und Enddaten Ihrer Arbeit auf einen Blick sehen. Bringen Sie Ihr Team an Bord und teilen Sie den Plan. Sie können die Listenansicht oder Kanban-Tafeln verwenden, wenn sie dies bevorzugen. Teilen Sie Nur-Ansicht-Pässe mit Anbietern und sie erhalten Transparenz, ohne etwas Wichtiges ändern zu können.

Behalten Sie die Arbeitszeiten mit Stundenzetteln im Auge

Sobald Ihr Team an Bord ist, können Sie seine Verfügbarkeit mit unseren Ressourcenverwaltungsfunktionen einrichten. So ist bei der Zuweisung von Aufgaben leicht zu erkennen, wann sie PTO oder Urlaub haben. Sie können dann unsere sicheren Arbeitszeittabellen verwenden, um die Bezahlung zu optimieren und die Zeit zu verfolgen, die sie benötigen, um ihre Arbeit in Echtzeit zu erledigen. Wenn sie ins Hintertreffen geraten, können Sie auf diese Weise Ressourcen neu zuweisen und schnell wieder auf Kurs kommen.

Echtzeitdaten helfen Ihnen nicht nur, bessere Entscheidungen zu treffen, sondern ermöglichen Ihrem Team auch, zusammenzuarbeiten und besser zusammenzuarbeiten. Sie können Dateien teilen, kommentieren und andere markieren, die der Aufgabe nicht zugewiesen sind, damit sie bei Bedarf helfen können. Fügen Sie dazu unser Echtzeit-Dashboard hinzu, das Ihnen einen Überblick über das Projekt und anpassbare Berichte gibt, die tiefer in die Daten eintauchen und bei der Berichterstattung nach der Veranstaltung helfen, und Sie haben einen starken Verbündeten im Veranstaltungsmanagement.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, mit der Sie Ihre Arbeit in Echtzeit planen, terminieren und nachverfolgen können. Unsere kollaborative Plattform verbindet Teams, Anbieter und Interessengruppen, damit sie alle mit einer Quelle der Wahrheit auf dem Laufenden bleiben können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.