10 kostenlose Eventplanungsvorlagen für Excel und Word

Veröffentlicht: 2023-03-08

Die Planung einer Veranstaltung kann von einem Meeting bei der Arbeit bis zu einer Tagung und allem dazwischen reichen. Es ist ein weiteres Projekt, bei dem Sie Zeit, Kosten und Umfang (und nicht zu vergessen die Qualität) verwalten müssen, um eine Frist einzuhalten. Die Verwendung von Planungsvorlagen kann Ihnen helfen, organisiert zu bleiben und Ihr Budget einzuhalten, und sie ermöglichen es Ihnen, die Art von Veranstaltung zu planen und zu erstellen, die ihrem Zweck dient, sei es Networking auf einer Messe oder der Start eines Teambuilding-Workshops.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, mit der Sie Ihre Veranstaltungen planen, verwalten und nachverfolgen können. Wir sind auch die Online-Drehscheibe für alles, was mit Projektmanagement zu tun hat. Sie können wöchentliche Blogs und Leitfäden lesen und kostenlose Veranstaltungsplanungsvorlagen für Excel und Word herunterladen. Wir haben kostenlose Vorlagen für jede Phase eines Projekts. Unten haben wir 10 kostenlose Eventplanungsvorlagen zusammengestellt, die Sie verwenden können, um Ihr nächstes Event vorzuschlagen, zu planen und zu verwalten.

1. Vorlage für Veranstaltungsvorschläge

Jede Veranstaltung beginnt mit einer Idee. Jemand oder eine Organisation möchte eine Veranstaltung veranstalten und veröffentlicht Ausschreibungen (RFPs). So wie Sie für jedes Projekt bieten würden, müssen Sie vorschlagen, warum Sie der beste Auftragnehmer für die Ausführung des Auftrags sind. Diesen potenziellen Kunden zu überzeugen, ist der Punkt, an dem unsere kostenlose Vorlage für Veranstaltungsvorschläge für Word ins Spiel kommt. Sie gibt Ihnen die Möglichkeit, Interessenvertretern zu beweisen, dass Sie das tun können, was sie für eine erfolgreiche Veranstaltung benötigen.

Die kostenlose Vorlage für Veranstaltungsvorschläge von ProjectManager für Word Diese kostenlose Veranstaltungsvorlage ist in anpassbare Abschnitte unterteilt. Sie können Abschnitte hinzufügen oder entfernen, die für Ihren Vorschlag nicht relevant sind, aber wir haben den Veranstaltungsvorschlag auf das Wesentliche reduziert. Sie finden ein Feld zum Ausfüllen des Zwecks der Veranstaltung, ähnlich dem Leitbild. Es gibt auch einen Ort, an dem Sie die Ziele der Veranstaltung definieren können, um zu zeigen, dass Sie verstehen, was der Kunde mit der Veranstaltung erreichen möchte. Weitere Festigung Ihres Fachwissens ist ein Feld für die Zielgruppe, die Sie für die Veranstaltung gewinnen werden, Marketing und Werbeaktionen, Wertversprechen und Kosten. Diese kostenlose Vorlage für Veranstaltungsvorschläge sollte den Deal für Sie besiegeln.

2. Veranstaltungsplanvorlage

Sobald Sie den Auftrag erhalten haben, benötigen Sie eine Veranstaltungsplanvorlage, um zu zeigen, wie die Veranstaltung von Anfang bis Ende ablaufen wird. Unsere kostenlose Excel-Vorlage für Veranstaltungspläne hilft sicherzustellen, dass Sie Fristen einhalten und dies innerhalb des von Ihrem Kunden genehmigten Budgets tun. Nicht anders als jede andere Art von Projektplan identifiziert die kostenlose Event-Planungsvorlage Ressourcen und enthält Phasen, um die Verwaltung zu vereinfachen.

Das Beste ist, dass es die Möglichkeit gibt, die Excel-Tabelle zu überspringen und eine kostenlose Testversion von ProjectManager zu erhalten, einer preisgekrönten Projektmanagement-Software, die viel mehr kann als eine statische Vorlage. Öffnen Sie die Software im Gantt-Diagramm, um Ihre Veranstaltungsaufgaben zu organisieren und Ressourcen und damit verbundene Kosten hinzuzufügen. Sie können sogar Zuweisungen vornehmen, Dateien anhängen und Beschreibungen, Tags, Prioritäten und mehr hinzufügen. Alles, was Sie der Tabelle hinzufügen, wird auf einer visuellen Zeitleiste angezeigt, sodass Sie das Ereignis an einem Ort sehen, Meilensteine hinzufügen und abhängige Aufgaben verknüpfen können, um Verzögerungen zu vermeiden. Legen Sie dann eine Baseline fest, um Ihren geplanten Aufwand mit Ihrem tatsächlichen Aufwand in Echtzeit zu vergleichen, etwas, das Sie mit einer Tabellenkalkulation nicht tun können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Das Gantt-Diagramm des Projektmanagers — Das Gantt-Diagramm von ProjectManager organisiert Ihre Veranstaltung und verfolgt sie in Echtzeit. **Erfahren Sie mehr**

3. Budgetvorlage für Veranstaltungen

Sie haben den Job bekommen und machen einen Plan, aber Sie brauchen ein Veranstaltungsbudget, um zu wissen, was Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Wenn Ihre Finanzprognose nicht stimmt, könnten Sie möglicherweise eine große Geldsumme verlieren. Es könnte ausreichen, um die ganze Veranstaltung für Sie zu einem Verlust zu machen. Um diese Katastrophe zu vermeiden, müssen Sie unsere kostenlose Event-Budgetvorlage für Excel verwenden. Auf diese Weise können Sie die Kosten der Veranstaltung genauer abschätzen, bevor Sie sich dazu verpflichten, damit Sie einen Gewinn erzielen und kein Geld verlieren.

Die kostenlose Projektbudgetvorlage von ProjectManager

Es ist schwer zu wissen, wie viel eine Veranstaltung kosten wird. Es gibt viele Variablen und Sie müssen Risiken berücksichtigen, die sich auf die Kosten der Veranstaltung auswirken können. Mit unserer kostenlosen Budgetvorlage können Sie Kosten erfassen, z. B. für Arbeitskosten, eventuell anfallende Beratergebühren, Rohstoffe und mehr. Natürlich gleicht keine Veranstaltung der anderen. Aus diesem Grund ist unsere kostenlose Vorlage anpassbar. Sie können Dinge wie Marketing und Werbeaktionen oder alles andere, was in der Vorlage fehlen könnte, hinzufügen, um sicherzustellen, dass Sie eine genaue Zahl erhalten. Es gibt sogar Spalten, um Ihr tatsächliches Budget mit Ihrem geplanten Budget zu vergleichen, um den Überblick zu behalten.

4. Event-Marketing-Kalendervorlage

Apropos Marketing, keine Veranstaltung ist erfolgreich ohne eine Marketingkampagne, um die Zielgruppe der Veranstaltung anzuziehen. Das ist einfacher gesagt als getan. Genau wie beim Veranstaltungsplan gibt es Termine, Ressourcen und Kosten. Es spielt keine Rolle, ob Sie an einem E-Mail-Blitz, Direktmailing oder sogar Werbetafeln arbeiten; Es gibt viel zu koordinieren. Unsere kostenlose Event-Marketing-Kalendervorlage für Excel hilft Ihnen, all diese Enten in eine Reihe zu bringen. Dieses vielseitige Tool zeigt Ihnen die Marketingkampagne in einem Monats-, Quartals- oder Jahreskalender. Sie können sehen, wer wofür verantwortlich ist und wann diese Arbeit fällig ist.

Die kostenlose Vorlage für den Marketingkalender von ProjectManager

Das täuschend einfache Design ist sehr wirkungsvoll für das Marketingmanagement. Es ist ein Raster, das gleiche wie das, was Sie in jedem Kalender sehen würden, aber es ermöglicht Ihnen, das Gesamtbild zu betrachten und die Marketingkampagne über den Monat, das Quartal oder das Jahr verteilt zu sehen. Die Vorlage ist in Registerkarten unterteilt, jede mit dem Datum auf der linken Seite und dem Namen der Kampagne. Darauf folgen die mit dieser Kampagne verbundenen Aufgaben, einschließlich einer Beschreibung, eines Fälligkeitsdatums und der Person, die für die Fertigstellung dieser Arbeit verantwortlich ist. Dann können Sie die Kosten für diese Aufgabe hinzufügen, die ein Einzelposten des Gesamtbudgets sind. Es gibt sogar Platz, um die Ziele der Kampagne und die Dauer der gesamten Marketingkampagne hinzuzufügen.

5. Ereignis-Task-Tracker-Vorlage

Wir haben darüber gesprochen, den Job zu bekommen, die Veranstaltung zu planen, das Budget abzuschätzen und sogar die Marketing- und Werbekampagne, die dafür sorgen wird, dass sie gut besucht wird. Worüber wir noch nicht gesprochen haben, ist, wie Sie sicherstellen können, dass Sie auf Kurs bleiben. Dazu müssen Sie den geplanten mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichen. Auf diese Weise können Sie sehen, ob Sie Ihren Veranstaltungsplan einhalten oder hinterherhinken. Sie möchten nicht feststellen, dass Sie hinter dem Zeitplan zurückliegen, wenn es zu spät ist, Maßnahmen zu ergreifen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, wenn Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Verfolgung von Veranstaltungsaufgaben verwenden.

Die kostenlose Vorlage zur Aufgabenverfolgung von ProjectManager

Hier finden Sie alles, was Sie brauchen, um Ihre Aufgaben zu verfolgen. Es gibt einen Ort, an dem Sie den Namen Ihrer Aufgaben auflisten und eine Beschreibung der Arbeit hinzufügen können. Wenn es eine Abhängigkeit gibt, können Sie diese auch auflisten, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden. Fügen Sie dann hinzu, wer in Ihrem Team dieser Aufgabe zugewiesen ist. Es gibt einen Ort, an dem Sie die Priorität der Aufgaben hinzufügen können, um zu wissen, welche zuerst erledigt werden müssen, und die Fälligkeitsdaten, einschließlich Start-, geplante End- und tatsächliche Enddaten. Fügen Sie dann den Aufgabenstatus hinzu, um zu erfahren, ob sie verzögert, angehalten oder abgeschlossen ist.

6. Vorlage für die Ereigniszeitleiste

All dies muss natürlich innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens geschehen. Ereignisse finden über eine bestimmte Zeit, einen Tag oder mehrere Tage statt. Es gibt keinen Spielraum. Zeitgleich mit der Veranstaltung wurden Marketingmaterialien verschickt und daran wird sich nichts ändern. Um diese Veranstaltung pünktlich zu produzieren, müssen Sie mit Bedacht planen. Mit unserer kostenlosen Excel-Vorlage für Ereigniszeitleisten können Sie sicherstellen, dass alles erledigt wird, wenn es erledigt werden muss.

Die kostenlose Projektzeitachsenvorlage von ProjectManager für Excel.

Mit unserer Event-Timeline haben Sie zwei Teile. Auf der linken Seite befindet sich eine ebenfalls vollständig anpassbare Tabelle mit vier Spalten. Dort können Sie die Aufgaben, Startdaten, Enddaten und Dauer auflisten. Auf der rechten Seite befindet sich eine visuelle Zeitleiste, wie ein Gantt-Diagramm, das automatisch die Zeitleiste für Ihr Ereignis füllt. Sie können Phasen unterschiedliche Farben geben, damit sie leicht zu erkennen sind, da Sie an einem Ort einen Überblick über den Veranstaltungsplan erhalten.

7. Kosten-Nutzen-Analyse-Vorlage

Bevor Sie vorschlagen, eine Veranstaltung zu produzieren, müssen Sie wissen, dass sich das Projekt auszahlen wird. Andernfalls sind Sie eine Wohltätigkeitsorganisation und kein Unternehmen (obwohl auch Wohltätigkeitsorganisationen solvent bleiben müssen, um ihre gute Arbeit fortzusetzen). Um festzustellen, ob es sich lohnt, für die Veranstaltung zu bieten, verwenden Sie unsere kostenlose Kosten-Nutzen-Analyse-Vorlage für Excel und prüfen Sie, ob sich die von Ihnen getätigten Ausgaben amortisieren.

Die kostenlose Kosten-Nutzen-Analysevorlage von ProjectManager

Unsere kostenlose Eventplanungsvorlage tut dies, indem sie die quantitativen Kosten wie indirekte, immaterielle und Opportunitäten erfasst und diese auf die Länge Ihres Eventplans ausdehnt. Dann listen Sie die quantitativen Vorteile auf, wie direkte, indirekte, immaterielle und wettbewerbsfähige, die wiederum über den Lebenszyklus des Ereignisses prognostiziert werden. Daraus berechnet die Vorlage die Gesamtkosten und vergleicht diese mit dem Gesamtnutzen, um Ihnen zu helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

8. RACI-Matrix-Vorlage

Wenn Sie geboten und die Veranstaltung gewonnen haben, dann haben Sie bereits eine Kosten-Nutzen-Analyse, einen Plan und einen Zeitplan erstellt. Jetzt müssen Sie Ihr Team zum Laufen bringen und Ihren Kunden auf dem Laufenden halten. Schließlich haben sie ein berechtigtes Interesse an Ihrem Erfolg. Dies erfordert die Identifizierung der Stakeholder und die Definition ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten, einschließlich Ihres Teams, und wie sie sich auf das Projekt und seine Aufgaben beziehen. Dies geschieht mit unserer kostenlosen RACI-Matrix-Vorlage für Excel.

Die kostenlose RACI-Matrixvorlage von ProjectManager

RACI ist ein Akronym für verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert. Unsere kostenlose Event-Planungsvorlage ist eine Tabelle, in der Sie die Projektaufgaben als Zeilen und darüber alle Mitglieder Ihres Teams in jeweils einer eigenen Spalte auflisten können. Dann können Sie neben dem Kästchen, in dem ihr Name auf die Aufgabe zutrifft, vermerken, ob es sich um ein R, A, C oder I handelt. Dies verbessert Ihr Management des Projekts, des Teams und des Kunden erheblich.

9. Stakeholder-Map-Vorlage

Ein weiteres Tool zur Identifizierung der Stakeholder in Ihrem Veranstaltungsprojekt ist unsere kostenlose Stakeholder-Map-Vorlage für Excel. Denken Sie daran, dass Stakeholder jeder aus Ihrem Team und der Zielgruppe für die Veranstaltung und natürlich der Kunde sein können. Die Verwendung dieses visuellen Tools macht es Ihnen leicht, den Einfluss jedes Stakeholders zu sehen und wie er Ihre Arbeit beeinflusst.

Die kostenlose Stakeholder-Map-Vorlage von ProjectManager

Die kostenlose Eventplanungsvorlage ist einfach zu verwenden. Es ist in ein Raster aus vier Quadraten aufgeteilt. Listen Sie zunächst Ihre Stakeholder auf und markieren Sie sie entweder grün, um anzuzeigen, dass sie Befürworter sind, gelb, wenn sie neutral sind, und rot, wenn sie kritisch sind und möglicherweise die Arbeit blockieren können. Fügen Sie dann jedes zum Griff hinzu, der davon abweicht, wie man sie handhabt, zufrieden bleibt, eng handhabt und das Maß ihres Einflusses, von niedrig bis hoch. Dies hilft Ihnen bei der Erstellung eines Stakeholder-Management- und Kommunikationsplans.

10. Arbeitszeittabellenvorlage

Schließlich müssen Sie Ihr Team bei der Arbeit im Auge behalten. Arbeitszeittabellen sind wertvolle Tools, nicht nur für die Gehaltsabrechnung, sondern auch, um die Kosten pro Stunde, Urlaub und Überstunden Ihres Teams im Auge zu behalten. Die Verwendung unserer kostenlosen Arbeitszeittabellenvorlage für Excel kann Ihnen dabei helfen, die Zeit Ihres Teams zu verwalten und gleichzeitig die Stunden im Auge zu behalten.

Die kostenlose Arbeitszeittabellenvorlage von ProjectManager

Die Arbeitszeittabellenvorlage hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu verfolgen. Beginnen Sie mit der Erfassung der persönlichen Daten, wie Name, Abteilung, Stundensatz etc. Definieren Sie dann einen Zeitraum für die Arbeitszeittabelle und erfassen Sie deren Stunden. Addieren Sie die Gesamtarbeitsstunden und Sie können verfolgen, wo sie ihre Aufgaben erledigen und sicherstellen, dass sie schnell und korrekt bezahlt werden.

Verwenden Sie ProjectManager, um eine erfolgreiche Veranstaltung zu liefern

Kostenlose Vorlagen für die Eventplanung sind großartig, aber nur bis zu einem gewissen Punkt. Zum Beispiel muss unsere Arbeitszeittabellenvorlage manuell eingegeben werden und es gibt keine Sicherheit. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit Arbeitszeittabellenfunktionen, die Manager automatisch ausfüllen und ihnen einen Echtzeit-Einblick darüber geben, wie weit sie bei der Erledigung ihrer Aufgaben sind. Aber das ist nur eine Funktion von vielen, die Ihnen helfen, eine hochwertige Veranstaltung für Ihren Kunden zu verwalten und durchzuführen.

Planen Sie Ihre Veranstaltung in einem Gantt-Diagramm

Anstatt eine Veranstaltungsplanungsvorlage, eine Zeitleistenvorlage, ein Veranstaltungsbudget, einen Tracker usw. zu verwenden, organisiert unser Gantt-Diagramm Ihre Aufgaben, Ressourcen und Kosten und verfolgt Ihren Fortschritt in Echtzeit. Sie können alle vier Aufgabenabhängigkeiten verknüpfen und eine Zeitplanbasis festlegen, die es unserer Software ermöglicht, Ihnen Echtzeitdaten zu Ihrem Fortschritt und Ihrer Leistung anzuzeigen. So bleiben Sie auf Kurs und überschreiten das Budget nicht.

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt auf Echtzeit-Dashboards

Es ist einfach, das Gantt zu bearbeiten; Ziehen Sie einfach per Drag-and-Drop, wenn sich die Dinge ändern. Alle Details Ihres Veranstaltungsplans werden entsprechend angepasst. Dann können Sie zu unserem Echtzeit-Dashboard wechseln und sich einen Überblick über alles verschaffen, von Ihrer Zeit, Ihren Kosten bis hin zu Ihrer Arbeitsbelastung und dem Gesamtzustand Ihres Projekts. Sie müssen keine Zeit mit der Konfiguration verschwenden, wie Sie es mit einfachen Tools tun. Es ist bereit, wenn Sie es sind.

Unsere Software hat mehr als Gantt-Diagramme, die eher für Manager geeignet sind. Es gibt Kanban-Tafeln zur Visualisierung des Arbeitsablaufs, Aufgabenlisten und Kalender für Ihre Marketing- und Werbeaktionen. Die verschiedenen Projektansichten arbeiten alle im Einklang, sodass Sie unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden, immer über die aktuellsten Daten verfügen. Alle sind immer auf der gleichen Seite.