Alles, was Sie über die Ausrichtung einer großen virtuellen Konferenz wissen müssen

Nachdem Ihr Unternehmen genug gewachsen ist, könnten Sie daran interessiert sein, eine virtuelle Konferenz zu veranstalten. Trotzdem kann es herausfordernd sein. Wenn Sie mit einem solchen Unterfangen beauftragt werden, gibt es viele Probleme, denen Sie sich stellen müssen.

Zunächst einmal müssen Sie einen ganzen Tag mit Vorlesungen in eine fesselnde Aktivität verwandeln. Zweitens müssen Sie bestimmen, an welchem ​​Datum Ihre Konferenz die meiste Aufmerksamkeit erhalten kann. Schließlich müssen Sie sich um alle technischen Aspekte kümmern, um Ihren Teilnehmern das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Im Folgenden finden Sie viele wertvolle Tipps zum Umgang mit diesen und einigen anderen Themen.

Gleich erfahren Sie, welche Software Sie am besten verwenden können, warum Sie möglicherweise Übersetzungsdienste benötigen (vielleicht möchten Sie mehr über technische Übersetzungen lesen) oder wie Sie die Interaktionen der Teilnehmer erleichtern können. Lesen Sie weiter und stellen Sie sicher, dass Ihre Konferenz reibungslos verläuft.

Machen Sie Ihre Konferenz zu etwas Besonderem

Wenn Ihre Konferenz keinen einzigartigen Wert bietet, werden nicht viele Personen daran teilnehmen. Was noch schlimmer ist, die Leute, die bei Ihrer Veranstaltung auftauchen, werden ihr keine besondere Aufmerksamkeit schenken, und die Anzahl der Interaktionen der Teilnehmer wird gering sein.

Um diesem Schicksal zu entgehen, müssen Sie Ihr Event aus der Masse herausstechen lassen. Wie es geht? Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Sie vorgehen können.

Kuratieren Sie Ihre Konferenz

Ihre Konferenz zu kuratieren bedeutet, ein bestimmtes Thema dafür zu wählen und sich daran zu halten. Laden Sie nicht alle Referenten ein, deren Interessen nur einen losen Bezug zum jeweiligen Thema haben. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, so viele Spezialisten wie möglich auf einem bestimmten Gebiet zusammenzubringen. So gewinnt Ihre Konferenz an Prestige und hat von Anfang bis Ende einen klar definierten Zweck.

Gestalten Sie die Konferenzumgebung inklusiv

Dieser Punkt scheint das perfekte Gegenargument für den oben erwähnten Ansatz zu sein. Es ist jedoch genau das Gegenteil.

Die Kunst, Ihre Konferenz hervorzuheben, besteht auch darin, ein integratives Umfeld zu schaffen, in dem jeder seine Meinung frei äußern kann. Wenn Sie möchten, dass mehr Personen an Ihrer Online-Veranstaltung teilnehmen, vermeiden Sie den Fehler, die Vertreter nur einer Organisation einzuladen.

Wenn Sie Teilnehmer mit unterschiedlichen Kulturen und Hintergründen, aber auch mit unterschiedlichen Meinungen zusammenbringen, werden ihre Interaktionen interessanter. Darüber hinaus erwirbt sich Ihr Unternehmen den Ruf einer fairen Plattform, auf der jeder die Möglichkeit hat, sich sinnvoll mit der anderen Seite auszutauschen.

Halten Sie Diskussionen konstruktiv

Dieser Punkt bindet die beiden vorherigen nahtlos zusammen. Wenn Sie Experten mit unterschiedlichem Hintergrund bekommen, kann die Atmosphäre manchmal etwas angespannt sein. Um unangenehme Zwischenfälle zu vermeiden, lassen Sie die Diskussion immer von jemandem moderieren.

Indem Sie alle Ihre Sitzungen konstruktiv gestalten, zeigen Sie Ihre Professionalität und beweisen, dass Ihnen das Thema am Herzen liegt. Darüber hinaus kann es Ihnen helfen, positive und dauerhafte Beziehungen zu anderen Unternehmen aufzubauen und Ihren Ruf zu stärken.

Planen Sie Ihre virtuelle Konferenz

Die Organisation einer großen virtuellen Konferenz erfordert viel Planung. Man muss sich um viele wichtige Dinge kümmern und darauf achten, nichts aus den Augen zu verlieren.

Zunächst müssen Sie entscheiden, welche Art von Konferenz Sie veranstalten möchten. Soll es eine Sammlung von Webinaren werden oder eher so etwas wie ein virtueller Workshop? Die Entscheidung, die Sie hier treffen, wirkt sich auf Ihre anderen Entscheidungen aus. Stellen Sie daher sicher, dass Sie alle Optionen sorgfältig prüfen.

Nachdem Sie wissen, welche Art von Konferenz Sie veranstalten möchten, sollten Sie einen Blick auf den Kalender werfen und einen geeigneten Termin dafür auswählen. Denken Sie daran, Ihre Veranstaltung nicht zu früh zu planen, da Ihre Teilnehmer sonst nicht genug Zeit haben, sich darauf vorzubereiten. Außerdem sollten Sie prüfen, ob etwa zur gleichen Zeit andere Konferenzen geplant sind. In diesem Fall möchten Sie Ihre Konferenz möglicherweise auf einen anderen, weniger wettbewerbsfähigen Termin verschieben.

Kümmert sich um Übersetzung und technischen Support

Wenn Sie vorhaben, eine große virtuelle Konferenz zu veranstalten, benötigen Sie die richtige Software für die Audio- und Videointeraktion, damit Sie während der Veranstaltung Echtzeitpräsentationen halten können. Außerdem ist das Zulassen von Kommentaren und Fragen der Teilnehmer ein weiterer wesentlicher Aspekt, den Sie nicht auslassen dürfen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über genügend Ausrüstung wie Projektoren, Mikrofone, Lautsprecher und Laptops mit installierter Webkonferenzsoftware verfügen. Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie mehrere Sicherungsoptionen haben, falls eine fehlschlägt. Ihre beste Option ist hier, eine Lösung zu finden, die einfach einzurichten und zu verwalten ist.

Vielleicht möchten Sie auch AV-Experten einstellen, die wissen, wie man alle Geräte richtig verwendet. Stellen Sie schließlich sicher, dass alle Standorte über eine schnelle Internetverbindung verfügen und dass Sie mindestens eine technische Person pro 10 Teilnehmer haben.

Es ist auch eine gute Idee, sich nach Übersetzungsdiensten umzusehen und Übersetzer zu finden, die Englisch und Ihre Muttersprache beherrschen. Idealerweise sollten sie englische Muttersprachler sein, die auch die Landessprache beherrschen. Sie übersetzen die Präsentationen und Q&A-Sitzungen in Ihre Muttersprache und helfen, die Kommunikation zwischen Teilnehmern aus verschiedenen Ländern zu erleichtern.

Bleiben Sie natürlich auch während der Sessions am Puls der Zeit. Stellen Sie sicher, dass jeder den Moderator hören kann und alle Teilnehmer die Präsentation sehen können. Wenn etwas nicht stimmt, sollte eine bestimmte Person Ihres technischen Supportteams versuchen, das Problem so schnell wie möglich zu lösen.

Auswahl einer Online-Event-Software

Bei der Auswahl einer Online-Event-Software für Ihr virtuelles Event sollten Sie auf mehrere Dinge achten:

Anzahl der Teilnehmer

Wählen Sie keine Online-Event-Software, die maximal 100 Teilnehmer bewältigen kann, da sie für Ihre Veranstaltung zu klein ist. Die genaue Anzahl variiert je nach Nische und Marketingaufwand, aber mindestens 1000 Personen sollten gleichzeitig an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können. Es gibt Ihnen genug Platz, um Ihr Publikum im Laufe der Zeit zu vergrößern und die Größe Ihrer nächsten Veranstaltung zu erhöhen.

Social-Media-Integration

Sie möchten, dass Ihre Teilnehmer ihre Gedanken und Meinungen zu Ihrer Veranstaltung mit ihren Freunden und Followern auf Social-Media-Plattformen teilen können. Eine ausgezeichnete Online-Event-Software sollte es ihnen leicht machen, indem sie alle notwendigen Tools bereitstellt. Dazu gehören Badges, Chatrooms und Social-Sharing-Buttons.

Preis

Natürlich ist der Preis immer wichtig, wenn Sie nach neuen Tools oder Dienstleistungen suchen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine erschwingliche Option wählen, die alle Ihre Anforderungen erfüllt, aber auch nicht zu viel Geld kostet. Viele Anbieter von Online-Event-Software bieten kostenlose Testversionen an, damit Sie neue Tools testen können, bevor Sie sich entscheiden, welches für Sie am besten geeignet ist.

Fazit

Wie Sie sehen, ist die Ausrichtung einer großen virtuellen Konferenz nicht die einfachste Aufgabe, insbesondere wenn Sie wenig Erfahrung mit der Organisation von Online-Veranstaltungen haben. Nach der Lektüre dieses Artikels sollte einem erfolgreichen Online-Event jedoch nichts mehr im Wege stehen.

Denken Sie daran, dass Sie Ihre Konferenz hervorheben, sich um technische Aspekte kümmern und die beste Online-Event-Software auswählen sollten. Denken Sie also an diese Dinge und stellen Sie sicher, dass sie alle erledigt sind, bevor Sie live gehen.

Bio

Przemyslaw ist ein Content-Autor, dessen Hauptaugenmerk darauf liegt, qualitativ hochwertige Artikel über neue Technologien zu liefern. Seine weiteren Interessensschwerpunkte sind Philosophie und Philologie.