Den Ausnahmebericht im Projektmanagement verstehen

Es ist ein Klischee zu sagen, dass Projekte selten wie geplant ablaufen, aber es ist nur ein Klischee, weil es wahr ist. Wenn Projektprobleme auftreten, ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen. Aber woher wissen Sie, welche Maßnahmen zu ergreifen sind? Hier kommt ein Ausnahmebericht ins Spiel, ein Tool, mit dem Sie herausfinden können, wie Sie wieder auf Kurs kommen.

Was ist ein Ausnahmebericht im Projektmanagement und wie verwendet man ihn? Lassen Sie uns den Begriff definieren und seine Verwendung bei der Verwaltung von Projekten erklären, die aus dem Ruder laufen. Wir zeigen Ihnen einige Beispiele für Ausnahmeberichte und wie Projektmanagement-Software Sie im Zeitplan und im Budget halten kann.

Was ist ein Ausnahmebericht?

Ein Ausnahmebericht wird verwendet, um Daten darüber zu sammeln, was in einem Projekt schief läuft. Das heißt, gibt es Ausnahmen bei dem Projekt, die dazu führen, dass es entgleist? Wie alle Berichte ist auch der Ausnahmebericht ein wichtiges Hilfsmittel zum Sammeln von Projektdaten. Was es besonders wichtig macht, ist, dass Sie durch das Sammeln von Informationen darüber, was in einem Projekt nicht richtig läuft, einen Plan entwickeln können, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Was in einem Projekt schief läuft, kann eine Reihe von Dingen sein. Vielleicht weicht Ihre Arbeit von Ihren Erwartungen ab, Sie haben einen in Ihrem Projektplan festgelegten Meilenstein nicht erreicht oder es gibt ein Problem, das Sie aus dem Zeitplan wirft und Sie dazu zwingt, mehr auszugeben, als Sie in Ihrem Budget vorgesehen haben.

Ein Ausnahmebericht muss nicht unbedingt ein Problem erfassen, das Ihr Projekt zum Scheitern bringen wird – diese Probleme können groß oder klein sein und große oder kleine Auswirkungen auf das Projekt oder Geschäft haben. Unabhängig von der Größe hat das Risiko das Potenzial, das Projekt, das Geschäft oder sogar regulatorische Probleme zu beeinträchtigen. Tatsächlich enthüllen Ausnahmeberichte manchmal einfach Leistungsprobleme, Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung und Finanzen oder Probleme bei der Bestandskontrolle.

Ohne die richtigen Projektmanagement-Tools gehen Sie ein furchtbar großes Risiko ein. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagement-Software mit Echtzeit-Dashboards für eine allgemeine Ansicht Ihres Projekts. Es ist keine Einrichtung erforderlich und unser Tool erfasst Live-Daten, berechnet sie und zeigt sie in farbenfrohen Diagrammen an. Sie sehen Daten zu sechs Projektmetriken, die Ihnen helfen, Anomalien zu erkennen, bevor sie den Erfolg Ihres Projekts gefährden. Fangen Sie noch heute kostenlos an.

Warum einen Ausnahmebericht verwenden?

Die Dokumentation ist natürlich in jedem Projekt unerlässlich. Unterlagen und Projektberichte zeigen auf, wer welche Aufgaben auf welche Weise erledigt hat. Indem Sie die Kosten dokumentieren, halten Sie Ihr Team zur Rechenschaft und halten sich an Ihren Zeitplan und Ihr Budget, während Sie die Beteiligten einbeziehen.

Mit einem Ausnahmebericht, der die Fehler in Ihrem Projekt dokumentiert, leisten Sie einen wertvollen Beitrag. Der Ausnahmebericht erfasst detailliert, was schief gelaufen ist, sodass Sie aus Ihren Fehlern lernen und sie später im Projekt oder in zukünftigen Projekten nicht wiederholen können.

Mithilfe eines Ausnahmeberichts können Projekte und Unternehmen Probleme in ihren Prozessen schnell erkennen und beheben, bevor sie zu groß werden, um Schaden anzurichten. Dies geschieht, indem die Prozesse in einem Projekt oder Unternehmen überwacht und auf Anomalien aufmerksam gemacht werden, die darauf hindeuten, dass sich die Dinge in die falsche Richtung bewegen.

Ein Ausnahmebericht kann auch bei der Datenqualität helfen. Gute Daten zu haben ist entscheidend, um wahrscheinlich auf alles zu reagieren, was der Ausnahmebericht findet. Es darf keine Datenlücken, doppelte Daten oder Daten aus alten Berichten geben. Der Ausnahmebericht hilft dem Management zu erfahren, dass etwas mit dem Projekt oder Geschäft nicht stimmt, und er muss genau und rechtzeitig geliefert werden, um das Problem schnell zu beheben.

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Was sollte in einem Ausnahmebericht enthalten sein?

Alle Ausnahmeberichte sollten klar und leicht verständlich sein. Die Daten sollten detailliert beschreiben, was passiert ist und wo die Anomalie aufgetreten ist, z. B. in welcher Phase des Prozesses. Es sollte auch darauf hingewiesen werden, wie sich die Ausnahme auf das Projekt oder Geschäft auswirkt.

Der Ausnahmebericht sollte sich auf den Prozess oder das Ziel konzentrieren, das sein Ziel oder seine Erwartung nicht erreicht hat. Dies hilft sicherzustellen, dass es nicht wieder vorkommt, indem versucht wird, die Ursache des Fehlers zu ermitteln.

Die Häufigkeit einer Ausnahmemeldung variiert je nach Geschäft und Projekt. Sie können täglich, wöchentlich oder monatlich absolviert werden. Wenn die Situation kritisch ist, möchten Sie den Ausnahmebericht wahrscheinlich in Echtzeit ausführen.

Ausnahmeberichte werden meist während der Controlling-Phase eines Projekts erstellt. Es wird aus dem aktuellen Plan und aktuellen Daten zum Projekt abgeleitet, um Probleme, Risiken und Qualität zu erfassen. Ausnahmeberichte werden oft als Word-Dokument oder PDF geliefert, können aber auch persönlich oder per E-Mail erfolgen. Wenn Sie eine Projektmanagement-Software verwenden, kann sie auch über dieses Tool bereitgestellt werden.

Beispiel für Branchen, die Ausnahmeberichte verwenden und in welchen Szenarien

Wir haben über Projektmanagement gesprochen, aber das ist nur eine Branche, die Ausnahmeberichte verwendet. Alle Unternehmen können von Ausnahmeberichten profitieren, da die Daten von ihnen das Unternehmen darauf aufmerksam machen, was nicht gut läuft.

Der Ausnahmebericht ist ein großer Teil des Rechnungswesens und der Finanzen und kann Unternehmen dabei helfen, die Effizienz und Effektivität zu steigern. Verwendung eines Ausnahmeberichts für Kredite und Inkasso zeigt ausstehende Rechnungen an Jedes Unternehmen, das über eine Kreditorenbuchhaltung verfügt, kann Ausnahmeberichte verwenden, um Zahlungsrabatte zu identifizieren, die auslaufen. Diese Rechnungen können zuerst zur Zahlung herangezogen werden, um Rabatte zu nutzen und Geld zu sparen.

Dies gilt auch für den Einkauf, wo Ausnahmeberichte verwendet werden können, um Rechnungen zu identifizieren, die keine Bestellungen enthalten. Dies kann zu Konten mit nicht genehmigten Ausgaben führen, was sich auf Ihre Fähigkeit auswirkt, den Cashflow zu prognostizieren und Probleme mit Ihren internen Kontrollen aufzudecken.

Tatsächlich können Ausnahmeberichte jedem Unternehmen bei seinen Arbeitsabläufen helfen. Es kann verwendet werden, um nicht genehmigte Bestellungen zu finden, die die Produktion verlangsamen können. Verzögerungen bei Lieferantenlieferungen führen nur zu Schneeballeffekten und wirken sich negativ auf Ihre Kunden aus.

Ein Beispiel für einen Ausnahmebericht

Wir haben viel über Ausnahmeberichte gesprochen, ohne uns einen anzusehen. Es gibt viele Online-Vorlagen für Ausnahmeberichte, mit denen Sie eine erstellen können. Sehen wir uns eines von ProjectManagement.com an.

Wie Sie sehen können, gibt es einen Ort, an dem Sie die Projektinformationen wie den Namen, den Projektmanager, das Unternehmen und den untersuchten Zeitraum erfassen können. Darunter befindet sich eine Tabelle, die jeden Abschnitt nummeriert, um ihn zu unterscheiden.

Die erfassten Daten umfassen das gemeldete Datum, den Namen und die Beschreibung des Problems. Es gibt einen Bereich, in dem Sie auflisten können, wer im Team für die Lösung verantwortlich ist, und einen Bereich, in dem Sie vermerken können, ob es gelöst wurde und wie es gelöst wurde.

Es gibt auch Raum für die Auswirkungen, die es auf das Projekt, die Beteiligten und die Kosten haben wird. Die letzte Spalte fügt einen Platz hinzu, an dem Sie bewährte Methoden hinzufügen können, damit dieses Problem in Zukunft nicht mehr auftritt.

Kostenlose Ausnahmeberichtsvorlage

Sie haben vielleicht bemerkt, dass der Ausnahmebericht einem Problembericht sehr ähnlich sieht. Denn zumindest im Projektmanagement haben sie viele Gemeinsamkeiten. Tatsächlich verfügt ProjectManager über unzählige kostenlose Vorlagen für alle Phasen Ihres Projekts, einschließlich einer kostenlosen Vorlage zur Problemverfolgung, die wie ein Ausnahmebericht verwendet werden kann.

Der Issue-Tracker hat ein ähnliches Format wie die obige Ausnahmevorlage. Laden Sie es herunter und Sie können damit Ausnahmen in Ihrem Projekt erfassen und darauf hinarbeiten, diese Probleme in Zukunft zu beseitigen. Sie werden sehen, dass die kostenlose Vorlage zur Problemverfolgung für Excel heruntergeladen werden kann, aber es gibt eine andere Option.

Sie können den Issue-Tracker auch in unserer Software öffnen. Auf diese Weise können Sie Ihre Projektprobleme ohne eine statische Excel-Tabelle verwalten. Stattdessen können Sie aus fünf Projektansichten wählen, die alle gleichzeitig aktualisiert werden. Wenn Sie das Gantt-Diagramm und Ihr Team das Kanban-Board verwenden, arbeiten Sie immer mit den aktuellsten Daten.

Wer erstellt den Ausnahmebericht für ein Projekt?

Wie oben erwähnt, ist der Ausnahmebericht normalerweise Teil der Controlling-Phase im Projektmanagement. Dies ist der Punkt im Projekt, an dem der Projektmanager Probleme im Zusammenhang mit dem Projekt überprüft.

Wenn eines dieser Probleme das Projekt bedroht, muss der Projektmanager einen Ausnahmebericht erstellen. Auf diese Weise kann der Projektmanager mehr Kontext zum Problem erhalten und seine Lösung verwalten. Es hilft auch zu verhindern, dass solche Probleme das Projekt in Zukunft gefährden.

Während das Projektteam an der Reaktion auf die Ergebnisse eines Ausnahmeberichts beteiligt ist, ist der Projektmanager dafür verantwortlich, da er derjenige ist, der das Problem dem Projektausschuss vorstellt. Sie werden auch die Initiative anführen, um darauf zu reagieren, und Optionen und Empfehlungen anbieten.

Wie ProjectManager bei der Ausnahmeberichterstattung hilft

Wir haben bereits erwähnt, wie ProjectManager bei der Ausnahmeberichterstattung mit Echtzeit-Dashboards helfen kann, die Live-Projektdaten erfassen und Benutzern mehrere Projektansichten bieten, um das Problem mit den Tools zu lösen, mit denen sie vertraut sind. Aber das ist nur der Anfang.

Erstellen und verfolgen Sie Ausnahmen auf Kanban-Boards

Eine unserer vielfältigen Projektansichten sind Kanban-Boards, ein agiles Tool, das den Projektablauf visualisiert. Auf unserer kollaborativen Plattform können Teams ihren Rückstand verwalten und gemeinsam Sprints planen, sodass sie Dateien kommentieren und teilen können. Manager erhalten Transparenz in den Prozess und können Ressourcen neu zuweisen, um Engpässe zu vermeiden und die Teams voll auszulasten.

Tauchen Sie mit One-Click-Berichten tiefer in die Daten ein

Das Echtzeit-Dashboard gibt Ihnen einen großartigen Überblick, aber wenn Sie sich auf mehr Details konzentrieren möchten, verwenden Sie unsere Berichte, die auf Knopfdruck generiert werden können. Sie erhalten Statusberichte, Berichte zu Aufgaben, Kosten und vieles mehr. Alle Berichte können gefiltert werden, um genau das zu finden, wonach Sie suchen, und können einfach als PDFs oder Ausdrucke geteilt werden, um Ihren Projektvorstand zu informieren.

ProjectManager hat eine Quelle der Wahrheit, die es allen ermöglicht, immer auf der gleichen Seite zu sein. Als Online-Tool verbindet es Teams, egal ob sie im selben Büro, remote oder sogar in verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Methoden arbeiten – alles in Echtzeit. Das bedeutet genauere Ausnahmeberichte und erfolgreichere Projekte.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die hybride Teams verbindet und die Produktivität steigert. Organisieren Sie Aufgaben, überwachen Sie die Leistung und berichten Sie über den Fortschritt – alles mit einem Tool. Schließen Sie sich Teams in so unterschiedlichen Organisationen wie der NASA, Siemens und Nestle an, die unsere Software einsetzen, um erfolgreich zu sein. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.