So schreiben Sie eine überzeugende Zusammenfassung + 5 Beispiele aus der Praxis

Eine Zusammenfassung ist eine abgespeckte Version eines längeren Dokuments – das Oberhaupt der Geschäftswelt. Zusammenfassungen begleiten Berichtsdokumente oft, obwohl es andere Kontexte gibt, in denen Sie eine brauchen könnten (z. B. Pressemitteilungen).

Obwohl alle Zusammenfassungen Highlights einer erfolgreichen Idee, Präsentation oder eines Gedankens darstellen, erfordert es Fingerspitzengefühl und ein wenig Strategie, um eine überzeugende Zusammenfassung zu schreiben – eine Zusammenfassung, die von der ersten Zeile an Interesse und Unterstützung gewinnt.

Im Folgenden beschreiben wir detailliert, wie man eine Zusammenfassung schreibt, einschließlich der Bestimmung, welche Teile weggelassen und welche behalten werden sollen.

Wann sollte man eine Zusammenfassung verwenden?

Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Publikums und überlegen Sie, welche Informationen für es am wichtigsten sind. Wenn Sie eine Zusammenfassung für eine Pressemitteilung schreiben, sollten sich die Informationen auf Ihre Marke und einige Unterscheidungsmerkmale konzentrieren, die beweisen, dass sich die Menschen dafür interessieren sollten, was Ihre Marke tut. Wenn Sie einen jährlichen Aktionärsbericht schreiben, sollten Sie sich weniger darauf konzentrieren, Ihr Unternehmen zu beschreiben, als vielmehr darauf, wie profitabel Ihr Unternehmen war und voraussichtlich sein wird.

Das Wichtigste, woran Sie hier denken sollten, ist, sich auf Ihr Publikum zu konzentrieren – halten Sie sich nicht mit dem Namen Ihres Berichts oder Ihrer Zusammenfassung auf. Denken Sie darüber nach, wer es eigentlich liest.

Daher sollten Sie verschiedene Formate für das Schreiben einer Zusammenfassung in Betracht ziehen. Während Sie es sicherlich in eine PDF-Datei einfügen können, können Sie es auch mit anderen Formaten besser scanbar und verdaulich machen. Vielleicht erstellen Sie eine begleitende Grafik oder verwenden Folien, wenn Sie sie persönlich einem Publikum präsentieren. Zur einfachen Verteilung möchten Sie Ihre Zusammenfassung vielleicht auch irgendwo auf Ihrer Website veröffentlichen.

So schreiben Sie eine wirkungsvolle Zusammenfassung

Es gibt keinen einheitlichen Ansatz für das Schreiben einer effektiven Zusammenfassung, da es immer vom Kontext abhängt und für wen Sie sie schreiben. Die wichtigsten und überzeugendsten Informationen ändern sich je nach Szenario.

Die Zusammenfassung eines Vorschlags liest sich ganz anders als die eines rückwärtsgerichteten Berichts.

Ersteres mag überzeugender und zukunftsgerichteter sein, während letzteres einige der Erfolge und Gewinne hervorheben wird, die das Publikum im nachfolgenden Bericht erwarten kann. Stellen Sie beim Schreiben Ihrer Zusammenfassung sicher, dass Sie die folgenden Fragen beantworten (wie viele Sätze oder Absätze Sie jedem widmen, hängt von Ihrer Zielgruppe ab):

• Wer ist Ihre Marke?
• Worum geht es in folgendem Text?
• Warum sollte es Ihr Publikum interessieren?
• Auf welche Highlights dürfen die Leser gespannt sein?

In Bezug auf die Länge sollten Sie Ihre Zusammenfassung auf ein bis vier Absätze beschränken. Auch dies ist kontextabhängig. Eine Zusammenfassung für einen Businessplan wird beispielsweise detaillierter sein als die Zusammenfassung, die einer Pressemitteilung beigefügt ist.

Die Bearbeitung ist ein wesentlicher Schritt bei der Erstellung einer Zusammenfassung. Sie könnten sogar in Betracht ziehen, einen professionellen Autor einzustellen, der dies für Sie erledigt. Wenn Sie dafür nicht die Zeit oder das Budget haben, sollten Sie Ihren Entwurf der Zusammenfassung an ein vertrauenswürdiges Teammitglied senden. Informieren Sie sie unbedingt über den Zweck der Zusammenfassung und darüber, wer sie lesen wird.

Sie können Ihre Zusammenfassung oder Vorlage je nach Kontext auch umfunktionieren und wiederverwenden. Schreiben Sie eine generische Zusammenfassung, die Sie für Dinge wie Jahresberichte, Pressemitteilungen und Onboarding-Dokumente verwenden können. Sie können diese Zusammenfassung dann für spezifischere Zwecke wie Finanzberichte oder neue Produktvorschläge überarbeiten.

Denken Sie daran, dass Ihre Zusammenfassung die Weichen für alles stellen sollte, was als Nächstes kommt. Die Zusammenfassung ist der erste Eindruck für Ihr Publikum, also denken Sie darüber nach, wie dieser Eindruck sein soll, und gestalten Sie dann Ihre Zusammenfassung darum herum.

Beispiele für Executive Summary

Investor-Relations-Seite der FIG

Die Gesundheitsbekleidungs- und Lifestyle-Marke FIG hat auf ihrer Investor-Relations-Seite einen so genannten „Unternehmensüberblick“, der als Zusammenfassung dient. Der Unternehmensüberblick beschreibt die Marke FIGS und hebt einige ihrer größten Verkaufsargumente hervor: größte DTC-Plattform für Gesundheitsbekleidung; Form und Funktion; und Erschwinglichkeit.

FIG verwendet diese Unterscheidungsmerkmale, um die Stärke seiner Community zu veranschaulichen, was ein positives Zeichen für langfristige Rentabilität und Wachstum ist – zwei wichtige Dinge, nach denen Investoren suchen.

Allbirds Nachhaltigkeitsbericht

Allbirds verwendet auch eine Zusammenfassung, um sein missionsorientiertes Unternehmen zu beschreiben. Nachhaltigkeit ist ein Hauptmerkmal der Marke Allbirds, und der Nachhaltigkeitsbericht wird von Verbrauchern und Investoren gelesen, die an den Umweltauswirkungen des Unternehmens interessiert sind. Daher verwendet es die Zusammenfassung für seinen Nachhaltigkeitsbericht 2020, um die umweltbewussten Initiativen des Unternehmens hervorzuheben.

Nicht nur das, Allbirds wirft einen subtilen Blick auf seine Konkurrenten und stellt fest, wie die Schuhindustrie zu Umweltschäden beiträgt. Allbirds achtet darauf, dass es seine zertifizierte B Corporation auf nachhaltige Weise betreibt, da es weiß, dass das Publikum wahrscheinlich in dieses Thema investiert ist.

Liebe deine Melone Pressemitteilung

Love Your Melon hat eine generische, vorgefertigte Zusammenfassung, die in Pressemitteilungen wie dieser verwendet wird. Diese Zusammenfassung ist für ein breiteres Publikum bestimmt und wurde wahrscheinlich für viele verschiedene Zwecke wiederverwendet.

Hier trägt die Zusammenfassung den Titel „About Love Your Melon“ und beschreibt die Mission der Marke zur Bekämpfung von Kinderkrebs. Love Your Melon enthält auch spezifische Metriken – immer ideal für Überzeugungszwecke, insbesondere weil Zahlen nicht lügen – und wirbt mit 215.000 geschenkten Hüten für Kinder und Spenden in Höhe von 8,3 Millionen US-Dollar. Darüber hinaus bietet die Zusammenfassung einen Call-to-Action (CTA) für die Leser, um mehr über die Marke in den sozialen Medien zu erfahren.

LSTN-Auswirkungsbericht

LSTN Sound Co. ist eine weitere Marke, die sich der sozialen Verantwortung von Unternehmen (CSR) verschrieben hat. Als solches veröffentlicht sie einen jährlichen Wirkungsbericht. Obwohl es an sich keine dedizierte Zusammenfassung gibt, gibt es am Anfang des Berichts Abschnitte, die diese Rolle erfüllen. Der Bericht beginnt mit einer Beschreibung der Marke und ihrer Mission.

Als nächstes sehen wir einen einzelnen Satz, der das Leitbild der Marke darstellt.

Und schließlich gibt es noch ein Empfehlungsschreiben von Mitgründerin Bridget Hilton.

Man könnte argumentieren, dass diese „Zusammenfassung“ zu lang ist, aber sie ist in drei verschiedene Abschnitte unterteilt, von denen jeder seine eigene Seite und visuelle Behandlung hat. In manchen Fällen funktionieren längere Zusammenfassungen – besonders wenn sie mit anderen Elementen Ihrer Marke kombiniert werden.

Cotopaxi-Auswirkungsbericht

Cotopaxi, eine weitere CSR-orientierte Marke, veröffentlicht ebenfalls einen jährlichen Wirkungsbericht, in dem die Beiträge aufgeführt sind, die sie zu sozialen und nachhaltigen Zielen geleistet hat. Das Folgende erscheint als Zusammenfassung – mit dem Titel „Überblick“ – in seinem Bericht für 2020:

Die Zusammenfassung ist unkompliziert und einfach und konzentriert sich auf die Mission und Prinzipien der Marke sowie die Aktualität der COVID-19-Pandemie. Es bildet die Grundlage für den Rest des Berichts und zeigt den Lesern, dass sie mehr über die neuen internen Grundsätze von Cotopaxi erfahren und wie es sich zur Unterstützung von Teams und Interessenvertretern, die von COVID-19 betroffen sind, an die Spitze stellt.

Sie sind bereit, Ihre Zusammenfassung zu schreiben

Ihre Zusammenfassung ist mehr als nur eine Einführung in einen Bericht oder ein Dokument. Es dient als Highlight-Film, der Ihr Publikum in seinen Bann zieht. Das Schreiben einer überzeugenden Zusammenfassung erfordert zweifellos einige Versuche, aber wenn Sie den Ratschlägen in diesem Beitrag folgen, sind Sie auf dem besten Weg.