So schreiben Sie eine formelle E-Mail, die Ergebnisse erzielt (mit Vorlagen)

Waren Sie schon einmal mitten im Schreiben einer E-Mail und haben sich gefragt, ob Sie zu lässig sind? Egal, ob Sie ein Verkäufer sind, der eine formelle E-Mail verfasst, eine professionelle Anfrage sendet oder mit einem neuen Kunden arbeitet, es gibt ein paar Best Practices, die Sie befolgen sollten, wenn Sie Ergebnisse erzielen möchten.

So schreiben Sie eine formelle E-Mail in 9 Schritten

Befolgen Sie diese neun Schritte, um den richtigen Ton für Ihre nächste formelle E-Mail zu vermitteln, egal ob es sich um Ihre erste Kontaktaufnahme oder ein Follow-up handelt.

1. Denken Sie an Ihre E-Mail-Adresse

Wenn Sie eine formelle E-Mail von Ihrer persönlichen E-Mail-Adresse senden, ist es wichtig sicherzustellen, dass sie professionell aussieht und genau den Ton widerspiegelt, den Sie erreichen möchten.

Wenn Sie immer noch eines von vor Jahren mit unsinnigen Buchstaben, Zufallszahlen, Ihrem Lieblingssportteam oder irgendetwas anderem verwenden, das von einem Mitarbeiter oder Kunden als unprofessionell angesehen werden könnte, ist es Zeit für ein Update. Die beste E-Mail-Adresse zum Versenden formeller E-Mails ist in der Regel eine Kombination aus Ihrem Vor- und Nachnamen.

2. Verwenden Sie die richtigen Schriftarten

Blau ist vielleicht Ihre Lieblingsfarbe, aber das bedeutet nicht, dass es als Textfarbe für eine formelle E-Mail geeignet ist. Auch wenn Sie vielleicht eine bevorzugte Schriftart haben, wenn Sie Freunde und Familie benachrichtigen, halten Sie sich für formelle E-Mails an ablenkungsfreie Stile – Arial, Calibri oder Times New Roman.

Sie möchten, dass Ihre Botschaft ins Auge fällt, nicht die von Ihnen gewählte Schriftart.

3. Wählen Sie Ihre Betreffzeile sorgfältig aus

Kürzer ist besser – bis zu einem gewissen Grad. Laut Kinsta hat die Mehrheit der E-Mail-Betreffzeilen 100 Zeichen oder weniger, aber der optimale Punkt für höhere Öffnungs- und Klickraten liegt zwischen 110 und 140 Zeichen.

Es gibt ein paar Dinge, die Sie beim Schreiben Ihrer Betreffzeile beachten sollten:

• Wer ist Ihr Publikum? Ihre Betreffzeile sieht anders aus, wenn Sie eine formelle E-Mail an einen Marketingmanager senden, als an einen professionellen Kollegen.
• Was interessiert Ihre Leser? Abgesehen von Ihrer E-Mail-Adresse vermittelt die Betreffzeile Ihrer formellen E-Mail Ihrem Leser den ersten Eindruck von Ihnen. Bringen Sie sie dazu, es zu öffnen, indem Sie sich auf das konzentrieren, was ihnen wichtig ist, ob es um Kundenschmerzpunkte oder eine gegenseitige Verbindung geht.

Einer der wichtigsten Aspekte Ihrer Betreffzeile ist, dass sie die Botschaft Ihrer formellen E-Mail genau widerspiegeln muss. Spam-Betreffzeilen sind eine großartige Möglichkeit, Vertrauen und Glaubwürdigkeit zu verlieren.

Benötigen Sie Ideen für Betreffzeilen? Sehen Sie sich diese Best Practices und Beispiele an .

4. Verwenden Sie die richtige Begrüßung

Sobald diese drei Schritte erledigt sind, ist es an der Zeit, eine angemessene formelle E-Mail-Begrüßung auszuwählen. Sparen Sie sich die zwanglosen Begrüßungen wie „Hey“ und „Hallo“ für Ihre Freunde und Familie.

Einige formelle E-Mail-Grüße, die den richtigen Ton treffen, sind:

• Hallo
• Grüße
• Liebling

Wenn Sie eine E-Mail an einen potenziellen Kunden oder Geschäftspartner senden, ist ein formellerer Ton erforderlich. Sie möchten auch immer den Namen Ihres Empfängers angeben. Wenn du es nicht kennst, finde es. Wenn das nicht plausibel ist, können Sie Ihre formelle E-Mail an „Wen es betrifft“ oder „Verkaufsteam“, „Marketingteam“ usw. adressieren, aber diese Begrüßungen sollten niemals Ihre erste Wahl sein.

5. Stellen Sie sich angemessen vor

Der erste Satz Ihrer formellen E-Mail sollte Sie und Ihr Unternehmen kurz vorstellen. Der Empfänger braucht nicht Ihre Lebensgeschichte.

Hier sind einige Tipps, wie Sie sich offiziell per E-Mail vorstellen können:

• Halt dich kurz. Wenn Sie mehr als einen Satz brauchen, um sich vorzustellen, wird der Leser wahrscheinlich den ganzen Absatz überspringen.
• Führen Sie mit einer Frage. „Könnten Sie mehr Web-Traffic gebrauchen? Ich bin John Smith von GenericSEOCompany und möchte helfen.“

Denken Sie daran, dass der Leser wissen möchte, was Sie für ihn tun können; sie sind (noch) nicht so sehr daran interessiert, wer du bist oder warum du tust, was du tust.

6. Schneiden Sie die Flusen ab

Formelle E-Mails sollten immer kurz und prägnant sein. Es ist besser, eine E-Mail mit zwei oder drei Sätzen zu senden, als irrelevante Informationen zu enthalten. Senden Sie Ihre E-Mails auch nicht als einen einzigen großen Textblock – brechen Sie ihn auf, indem Sie kurze Absätze und Aufzählungszeichen verwenden.

Textblöcke erschweren es dem Empfänger, die Hauptpunkte Ihrer formellen E-Mail zu finden. Wenn Sie Ihre E-Mail so formatieren, dass sie viel Leerraum enthält, ist es einfacher, wichtige Informationen zu lesen und zu finden. Es erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, eine Antwort zu erhalten.

7. Beenden Sie es angemessen

Bereit, es abzuschließen? Achte darauf, deine formelle E-Mail angemessen zu beenden.

Belassen Sie wie bei Ihrer Begrüßung die beiläufigen Sätze für die Korrespondenz mit Familie und Freunden. Beenden Sie beispielsweise nicht mit „Danke“, sondern mit dem formelleren „Danke“.

Einige formelle E-Mail-Abschlüsse, die den richtigen Ton treffen, sind:

• Aufrichtig
• Respektvoll
• Mit freundlichen Grüßen
• Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören

Sobald Sie eine gewisse Beziehung zu Ihrem Korrespondenten aufgebaut haben, können Sie ein paar lockerere und lustigere formelle E-Mail-Endungen aufgreifen. Bis dahin halten Sie sich an die oben aufgeführten formellen Schlussphrasen.

8. Vergessen Sie nicht eine professionelle Unterschrift

Die E-Mail-Adresse und die Betreffzeile vermitteln Ihrem Empfänger den ersten Eindruck von Ihnen, und Ihre E-Mail-Signatur hinterlässt den letzten Eindruck.

Eine formelle E-Mail-Signatur sollte Folgendes enthalten:

• Vollständiger Name
• Berufsbezeichnung
• Kontaktinformation
• Links zu Ihren relevanten Social-Media-Profilen

Geben Sie sich nicht mit einer langweiligen, generischen Signatur zufrieden – sehen Sie sich die besten E-Mail-Signaturgeneratoren für geschäftliche und formelle E-Mails an.

9. Korrektur lesen (und nochmals Korrektur lesen)

Sobald Sie Ihre formelle E-Mail gesendet haben, gibt es kein Zurück mehr. Selbst wenn Sie es mehrmals lesen, bevor Sie auf Senden klicken, können einfache Fehler leicht übersehen werden.

Grammarly und Hemingway sind beides kostenlose Tools, mit denen Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler finden können, die Sie möglicherweise übersehen haben.

Die wichtigsten Dinge, die Sie doppelt, dreifach und vierfach überprüfen sollten, sind der Name Ihres Empfängers und sein Firmenname – wenn Sie eine E-Mail öffnen und Ihr Name falsch geschrieben wäre, würden Sie sich überhaupt die Mühe machen, sie zu lesen? Wahrscheinlich nicht. Gleiches gilt für den Firmennamen: Milkshake und Mailshake sind zwei sehr unterschiedliche Dinge.

Formelles E-Mail-Beispiel und Vorlage

Nachdem wir nun die neun Schritte zum Verfassen einer formellen E-Mail behandelt haben, sehen wir uns eine großartige Vorlage an, die Sie für den Anfang verwenden können.

[Betreff]

Hallo [Name] ,

Mein Name ist [vollständiger Name] . Ich wende mich wegen [des Nutzens, den Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung ihnen bringen kann, oder einer Anfrage] an Sie.

[2–3 Sätze, die Ihren in der Einleitung geäußerten Punkt unterstützen. Sie können gegebenenfalls eine Aufzählung der Vorteile hinzufügen].

[Ein konkreter Aufruf zum Handeln: Buchen Sie einen Anruf/eine Demo/ein Treffen/etc.]

Ich freue mich darauf, bald von dir zu hören,

[Ihre E-Mail-Signatur]

Als nächstes nehmen wir diese Vorlage und wenden die neun oben aufgeführten Schritte an, um sie zum Leben zu erwecken.

Möchten Sie Ihre Linkbuilding-Reichweite skalieren?

Hallo Adam,

Mein Name ist John Smith von Mailshake und ich habe kürzlich bemerkt, dass Sie an einer neuen Linkbuilding-Kampagne arbeiten. Ich wollte Sie darüber informieren, wie Mailshake anderen Unternehmen in Ihrer Branche hilft, ihre Reichweite zu vergrößern:

• Senden Sie Hunderte vollständig personalisierter E-Mails in einer Stunde.
• Planen Sie automatische Follow-ups basierend auf wichtigen Kennzahlen wie Öffnungen, Antworten und Klicks.
• Verfolgen Sie die Leistung Ihrer Kampagne ganz einfach mit erweiterten Analysen.

Haben Sie ein paar Minuten Zeit? Planen Sie Ihre personalisierte Demo und sehen Sie, wie wir Ihren Umsatz und Umsatz steigern können.

Ich freue mich darauf, bald von dir zu hören,

John Smith

Kundenbetreuer, Mailshake

(123) 456-1234

Das Schreiben einer formellen E-Mail muss keine Herausforderung sein. Befolgen Sie diese neun Schritte, und Sie sind bereit, professionelle, formelle E-Mails zu versenden, die Ergebnisse erzielen. Wenn Sie die Kunst der E-Mail-Kommunikation beherrschen möchten, sehen Sie sich unsere kostenlose Cold-E-Mail-Meisterklasse an.