15 kostenlose IT-Projektmanagement-Vorlagen für Excel, Word und mehr

IT-Projekte sind einzigartig. IT-Teams planen Hardware- und Softwareinstallationen, Upgrades und Rollouts, und die von ihnen verwendeten Tools sind spezifisch für die Arbeit mit Infrastruktur, Informationssystemen und Computern. Diese Vorlagen für das IT-Projektmanagement sind unerlässlich, um diese Aufgaben ordnungsgemäß zu erledigen.

ProjectManager verfügt über Dutzende kostenloser Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die IT-Manager benötigen, wenn sie an Webentwicklung, Softwareentwicklung, Entwicklung mobiler Apps, Netzwerkkonfiguration und vielem mehr arbeiten. Probieren Sie diese 15 kostenlosen IT-Projektmanagement-Vorlagen noch heute aus.

1. IT-Projektplanvorlage

IT-Projektmanager sind für viele verschiedene Arten von Projekten verantwortlich, von der Entwicklung neuer Systeme bis hin zum Upgrade alter Unternehmensanwendungen. Aber eines haben alle IT-Projekte gemeinsam: Sie beginnen mit einem IT-Plan. Mit unserer kostenlosen IT-Projektplanvorlage können IT-Projektmanager Aufgaben, Kosten und Ressourcen mit geplanten Fristen und Leistungen organisieren.

Die Verwendung einer Vorlage für das IT-Projektmanagement spart Ihnen Zeit und hilft Ihnen, ein Projekt effizienter zu starten, was zu einem erfolgreicheren Ergebnis führt. Sie können nicht nur herausfinden, was Sie tun werden, sondern Sie können die Vorlage für den IT-Projektplan auch mit Ihrem Team teilen, um sie auf dieselbe Seite zu bringen.

2. Gantt-Diagrammvorlage

Wenn Sie einen IT-Plan oder einen anderen Plan für diese Angelegenheit erstellen, ist das Gantt-Diagramm das Werkzeug der Wahl. Es ist aus gutem Grund ein bewährtes Werkzeug; Gantt-Diagramme erstellen eine visuelle Zeitleiste, in der alle Ihre Projektaufgaben geplant sind. Sie können Zeit, Kosten und Ressourcen verwalten. Das Erstellen eines Gantt-Diagramms in Mircosoft Word oder Microsoft Excel ist frustrierend, besonders wenn es bereits eines gibt, das Sie verwenden können, wenn Sie unsere kostenlose Gantt-Diagrammvorlage für Excel herunterladen.

3. Vorlage für IT-Risikobewertung

IT-Projekte sind nicht anders als jede andere Art von Projekt, da sie voller Risiken sind. Das IT-Risiko bringt eine zusätzliche Belastung mit sich, da die meisten Unternehmen unabhängig davon, was sie tun, verlangen, dass ihre IT-Systeme funktionieren. Wenn etwas ausfällt oder in irgendeiner Weise beeinträchtigt wird, kann dies zu erheblichen finanziellen Verlusten oder Schlimmerem führen. Aus diesem Grund ist unsere kostenlose Excel-Vorlage für die IT-Risikobewertung so wichtig.

Die Struktur jedes Risikobewertungsinstruments hat gemeinsame Elemente. Unsere listet das Risiko numerisch auf, was es leicht nachvollziehbar macht, und beschreibt das Risiko und das Kontrollumfeld. Es sammelt Daten, definiert aber auch die zu ergreifenden Maßnahmen, wenn die Probleme tatsächlich auftreten, damit Sie das Risiko mindern können. Es gibt auch einen Rechner, um die Wahrscheinlichkeit des Risikoeintritts und, wenn ja, welche Auswirkungen es haben wird, zu notieren.

4. Aktionsplanvorlage

Ob Sie auf Risiken reagieren oder einfach nur ein IT-Projekt planen, Sie brauchen eine Strategie. Unsere kostenlose Aktionsplanvorlage für Excel ist ein Dokument, das die Schritte beschreibt, die Sie unternehmen sollten, um diese Strategie zu erreichen. IT-Projektmanager können diese IT-Projektmanagement-Vorlage verwenden, um zu visualisieren, wie die Strategie in umsetzbare Schritte umgewandelt werden kann, die in Unteraufgaben oder Aktionselemente unterteilt werden können.

IT-Projektmanager können die kostenlose Vorlage während der Planungsphase des Projekts verwenden. Es skizziert Ziele, Aktionsschritte, Aufgaben und einen Zeitplan und kann bei Bedarf geschäftliche, strategische und korrigierende Maßnahmen ansprechen. Es ist ein vielseitiges Werkzeug. Wie auch immer Sie ihn verwenden, ein Aktionsplan bietet einen Rahmen, der Ihnen hilft, pragmatisch zu denken und sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Aufgaben übersehen.

5. Budgetvorlage für IT-Projekte

Durch eine genaue Zählung der Kosten Ihres IT-Projekts stellen Sie sicher, dass Sie über die Mittel verfügen, um die Arbeit ordnungsgemäß durchzuführen. Dazu gehört alles von Ihrem Team, Ihrer Ausrüstung und mehr. Es sind viele Kosten zu verfolgen, weshalb IT-Projektmanager unsere kostenlose Projektbudgetvorlage für Excel herunterladen können.

Es hilft Ihnen nicht nur, ein genaueres Budget zu erstellen, sondern hilft Ihnen auch, Ihre Kosten während der Durchführung des Projekts zu überwachen. Die Vorlage für das IT-Projektmanagement erfasst Arbeits-, Berater- und Softwarelizenzkosten, um nur einige zu nennen. Aber auch wiederkehrende Kosten wie Telefonrechnungen, Büroräume und Gerätekosten werden erfasst. Denken Sie daran, Sie erstellen nicht nur ein Budget, sondern einen Kostenkontrollmechanismus.

6. Checkliste für die Wartung des IT-Servers

Wenn der Server ausfällt, steht der Ärger vor der Tür. Um dies zu vermeiden, planen Sie die Wartung ein. Es gibt viele Dinge zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, weshalb wir empfehlen, unsere kostenlose Serverwartungs-Checkliste für Excel herunterzuladen. Diese kostenlose Vorlage für das IT-Projektmanagement hilft Ihnen dabei, gründliche Arbeit zu leisten.

Die Verwendung der Vorlage ist einfach. Auf der linken Seite befinden sich eine Vielzahl von Aufgaben, die für die Serverwartung üblich sind, wie z. B. Updates, Sicherheit, Backups, Überwachung, Wartung des Dateisystems und mehr. Auf der rechten Seite befindet sich ein Raster, in dem Sie diese Aufgaben als täglich, wöchentlich, monatlich oder gelegentlich planen können. Die Vorlage ist anpassbar, sodass Sie hinzufügen oder entfernen können, was Sie möchten, damit sie Ihre Verantwortlichkeiten besser widerspiegelt.

7. Dashboard-Vorlage

Die Überwachung von IT-Systemen ist der Schlüssel zum reibungslosen Betrieb von Software und Hardware. Durch eine Übersicht auf hoher Ebene ist es möglich, nicht nur Fortschritt und Leistung zu verfolgen, sondern auch Anomalien zu erkennen, die auf Probleme hinweisen könnten, die angegangen werden müssen, bevor sie zu Problemen werden. Nutzen Sie unsere kostenlose Dashboard-Vorlage für Excel und verfolgen Sie diese Daten auf einen Blick.

Verwenden Sie diese Vorlage für das IT-Projektmanagement, um Keep-Performance-Indikatoren (KPIs) wie Aufgaben, Arbeitsbelastung, Aufgabenlänge und Kosten zu verfolgen. Die farbenfrohen Balkendiagramme und Diagramme machen es einfach, die Daten schnell zu verdauen, und bieten IT-Projektmanagern die Perspektive, die sie benötigen, um wertvolle Einblicke zu erhalten, die als Grundlage für eine bessere Entscheidungsfindung dienen.

8. Vorlage für das IT-Risikoregister

Jeder IT-Projektmanager weiß, dass Risiken immer um die Ecke lauern. Das ist nur ein Teil des Projektmanagements. Die Planung dafür ist auch Teil des Projektmanagements. Unsere kostenlose Excel-Vorlage für Risikoregister gibt Ihnen die Tools an die Hand, um Risiken in Ihren IT-Projekten zu planen und zu mindern. Dieses Tool ermöglicht es IT-Projektmanagern, eine Strategie auszuarbeiten, die ihnen hilft, auf Risiken zu reagieren und sie zu lösen oder auszunutzen, wenn sie in ihrem Projekt auftreten.

Diese Vorlage für das IT-Projektmanagement nummeriert Risiken, damit sie leicht nachverfolgt werden können. Sie können auch das Risiko, seine Auswirkungen und Ihre Reaktion beschreiben, wenn es zu einem Problem im IT-Projekt wird. Es gibt auch eine Spalte, in der das Risiko von hoch nach niedrig eingestuft werden kann, was bei der Priorisierung hilft. Schließlich können Sie einen Eigentümer zuweisen, der für die Identifizierung und Minderung des Risikos verantwortlich ist.

9. Vorlage zur Nachverfolgung von IT-Problemen

Probleme sind Probleme. Unabhängig davon, ob es sich um Risiken handelt, die Sie geplant haben, oder um etwas, das aus heiterem Himmel kommt, können sie Ihr IT-Projekt ins Abseits lenken. Wenn ein Problem auftritt, müssen Sie in der Lage sein, es schnell zu identifizieren und zu lösen, bevor es sich auf die Zeit, den Umfang oder die Kosten Ihres Projekts auswirkt. Genau dafür wurde unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Problemverfolgung entwickelt.

Verwenden Sie die kostenlose Vorlage für das IT-Projektmanagement, um alle Probleme zu erfassen, die in Ihrem Projekt auftreten. Dies ist der erste Schritt bei der Entwicklung eines Aktionsplans zur Lösung des Problems. Es gibt eine Spalte, in der das Problem und seine Auswirkungen beschrieben werden. Dann können Sie die Priorität, das Datum der Identifizierung und die Verantwortung für die Beantwortung hinzufügen. Es gibt auch Platz, um die Abteilung hinzuzufügen, die das Problem bearbeitet, seinen Status (offen oder geschlossen) und sogar einen Ort, an dem Notizen hinzugefügt werden können.

10. IT-Änderungsprotokollvorlage

Ein weiteres Risiko oder Problem ist die Veränderung. Diese Änderung kann in einem IT-Projekt aufgrund von Geräteausfällen, menschlichem Versagen, höherer Gewalt wie einem Stromausfall oder Anfragen von Stakeholdern auftreten, um nur einige zu nennen. Was auch immer der Grund ist, Änderungen in einem Projekt können sich auf Ihren Zeitplan, Ihr Budget und mehr auswirken. Um sie zu verwalten, laden Sie unsere kostenlose Änderungsprotokollvorlage für Excel herunter.

Alles, was Sie zum Sammeln und Verwalten von Wechselgeld benötigen, ist im Dokument enthalten. Von den Namen des Projekts und des Projektleiters bis hin zur Änderungsnummer und Art der Änderungsanforderung ist alles enthalten. Es gibt auch ein Datum, an dem die Änderung angefordert oder durchgeführt wurde, sowie eine Beschreibung der Änderung und ihres Status. Sie können es auch zuweisen, eine Priorität hinzufügen und bestimmen, wann es voraussichtlich gelöst wird, seine Auswirkungen verstehen und die Aktionsschritte skizzieren, mit denen es gelöst wird.

11. DSGVO-Compliance-Checkliste

Jeder in der IT kennt die Bedeutung der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Obwohl es spezifisch für die Europäische Union (EU) ist, ist jedes Technologieunternehmen, das personenbezogene Daten sammelt und verarbeitet und in der EU präsent ist, gesetzlich verpflichtet, dieses Gesetz einzuhalten. Unsere kostenlose Checklistenvorlage zur Einhaltung der DSGVO erleichtert die Verwaltung dieses Prozesses.

Unsere IT-Projektmanagement-Vorlage enthält Spalten, um die Aufgaben zu sammeln, die erforderlich sind, um gesetzeskonform zu bleiben. Es weist jeder dieser Aufgaben Eigentümer zu, um sicherzustellen, dass sie rechtzeitig und gründlich erledigt werden. Es gibt auch einen Ort, an dem Sie eine Frist hinzufügen können, und Sie können jeder Aufgabe nach Bedarf sogar Ressourcen zuweisen. Dann haken Sie sie einfach ab, während Sie die Liste durchgehen. Es ist eine einfache Möglichkeit, eine gesetzliche Anforderung zu verwalten.

12. Vorlage für eine Anforderungsverfolgbarkeitsmatrix

IT-Projekte haben Anforderungen, was bedeutet, dass sie richtig gemacht werden müssen, sonst leidet das Projekt. Um dies zu gewährleisten, verwenden Sie unsere kostenlose Anforderungs-Verfolgbarkeitsmatrix-Vorlage für Excel. Dazu listet es all diese Projektanforderungen auf und zeigt, wie sie über den Lebenszyklus des Projekts verfolgt werden können. So kann nichts Kritisches übersehen werden.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie diese Vorlage für das IT-Projektmanagement Sie bei der Verwaltung Ihrer Projektanforderungen unterstützt. Es ist großartig für die Qualitätssicherung (QA) und um zu verstehen, was getestet werden muss, um sicherzustellen, dass es die Projektanforderungen erfüllt. IT-Projektmanager können dieses Dokument auch verwenden, um ihnen dabei zu helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, anstatt instinktiv zu handeln.

13. Vorlage für eine Matrix zur Priorisierung von IT-Projekten

Nicht alle IT-Projektmanager können sich den Luxus leisten, ihre ganze Aufmerksamkeit auf ein Projekt zu richten. Sie sind oft für ein Portfolio von Aufgaben verantwortlich und stellen sicher, dass sie ihre Ressourcen klug auf diese Gruppe verteilen. Unsere kostenlose Projektpriorisierungsmatrix-Vorlage ermöglicht es Ihnen, alle Ihre IT-Projekte einzusehen und objektive Entscheidungen darüber zu treffen, welche Projekte wann Aufmerksamkeit erfordern.

Diese Eisenhower-Matrix ist in vier Quadranten unterteilt. Oben gibt es zwei Spalten: eine für jetzt und die andere für später. Auf der linken Seite gibt es zwei Zeilen: entscheidend und nicht entscheidend. Jetzt können Sie Ihre Projekte in einem der vier Quadrate platzieren, um zu wissen, was sofort erledigt werden muss, was für die neue Zukunft geplant werden kann, was delegiert werden kann und was gelöscht oder verschoben werden kann.

14. Vorlage für den Implementierungsplan

Jedes IT-Projekt beginnt als eine Idee, die durch einen Plan kodifiziert ist, aber es muss durch einen Implementierungsplan oder die Schritte, die erforderlich sind, um diesen Plan zu verwirklichen und sein Ergebnis zu produzieren, verwirklicht werden. Es mag überflüssig klingen, einen Plan zur Ausführung eines Plans zu haben, aber jeder, der mit Projektmanagement vertraut ist, weiß, dass Sie mit unserer kostenlosen Excel-Vorlage für Implementierungspläne diese Ideen in umsetzbare Schritte organisieren.

Die Vorlage für das IT-Projektmanagement ist in drei verschiedene Teile unterteilt. Erstens gibt es die Projektstrategie, die sich auf Prozesse und Maßnahmen zur Umsetzung dieser Strategie bezieht. Dann gibt es noch die Zeitleiste, die die geplanten und tatsächlichen Start- und Enddaten für die Aufgaben sowie die geplanten Stunden für die Aufgabe anzeigt. Schließlich gibt es die Ressourcen, um diese Aufgaben auszuführen, einschließlich Materialien und Kosten. Wenn Sie all dies festgelegt haben, können Sie Ihren Plan erfolgreich umsetzen.

15. Anforderungserfassungsvorlage

Am Anfang der Planungsphase steht die Kenntnis der Anforderungen an ein IT-Projekt. Sie werden in einem Dokument gesammelt, wo unsere kostenlose Anforderungserfassungsvorlage für Word ins Spiel kommt. Diese Vorlage für das IT-Projektmanagement fungiert auch als Kommunikationstool, das die Anforderungen des Benutzers mit dem Entwickler verbindet.

Aber es sind nicht nur Benutzeranforderungen, die gesammelt werden; Es gibt auch Geschäfts- und Systemanforderungen, die in dem Dokument erfasst sind. Die Anforderungen sind in sieben Unterabschnitte unterteilt: Benutzer-, Funktions- und Systemanforderungen, Software und Benutzeroberflächen, Workflow-Aktivitäten sowie Änderungs- und Risikomanagement. Es gibt auch eine skizzierte technische Architektur auf hohem Niveau sowie Wartung und Support. Es gibt sogar Tests und Bewertungen, wie z. B. Ziele, Artefakte, Benutzer und Aufgaben.

ProjectManager hilft beim IT-Projektmanagement

Wie Ihnen jeder IT-Projektmanager bestätigen wird, sind Vorlagen statische Dokumente. Sie können ein Schritt zurück sein, nicht vorwärts, wenn es um das Management eines Projekts geht. Was Sie brauchen, ist eine Projektmanagement-Software wie ProjectManager. Unsere Online-Software liefert Echtzeitdaten für eine bessere Entscheidungsfindung. Was unsere Software auch Vorlagen überlegen macht, ist, dass Sie eine Vielzahl von Tools verwenden können, die alle dieselben aktualisierten Daten verwenden.

Verwenden Sie mehrere Projektansichten

Nicht alle Projektwerkzeuge sind gleich. Das Gantt-Diagramm ist ideal für die Terminplanung, aber Kanban-Tafeln visualisieren und steuern Arbeitsabläufe, während Sie Sprints planen und ausführen oder Ihren Rückstand verwalten. Teams ziehen es möglicherweise vor, unsere robuste Aufgabenliste zu verwenden, die auch dieselben Echtzeitdaten wie die anderen Tools, wie z. B. die Blatt- und Kalenderansicht, nutzt. Das heißt, Sie können mit dem gewünschten Tool arbeiten und bleiben mit den aktuellsten Projektinformationen auf dem Laufenden.

Erfassen Sie Echtzeitdaten

Alle im Team mit denselben Live-Daten arbeiten zu lassen, ist der Schlüssel zur Produktivität, aber es ist nicht alles. IT-Projektmanager benötigen außerdem jederzeit einen Überblick über das Projekt auf hoher Ebene. Unser Echtzeit-Dashboard tut genau das. Es erfasst Live-Daten und fasst diese Zahlen zusammen, um Metriken zu Zeit, Kosten und mehr in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen anzuzeigen. Das Beste daran ist, dass keine Einrichtung erforderlich ist. Es ist Plug-and-Play.

Berichte führen Sie tiefer in die Daten, passen die Ergebnisse an, um genau das zu zeigen, was Sie sehen möchten, und machen es einfach, sie mit Stakeholdern zu teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten. Es gibt auch Ressourcenmanagement-Tools, die die Arbeitsbelastung ausgleichen, Risikomanagement-Tools, die Probleme verfolgen, und Aufgabenmanagement-Tools, die die Zusammenarbeit und Produktivität von Teams gewährleisten.

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