15 kostenlose PMO-Vorlagen für Excel und Word

Ein PMO oder Projektmanagementbüro kann eine interne Abteilung oder eine externe Gruppe oder Agentur sein, die die Standards für das Projektmanagement eines Unternehmens definiert und aufrechterhält. Es gibt drei Arten; unterstützend, kontrollierend und anweisend, und jeder hat unterschiedliche Grade der Beteiligung. Alle drei können jedoch PMO-Vorlagen verwenden, um Projektprogramme und Portfolios zu unterstützen.

ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, die dynamischer ist als statische PMO-Vorlagen, aber wenn Sie nicht bereit für ein Upgrade sind, finden Sie auf unserer Website zahlreiche kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word. Wir haben 15 kostenlose Vorlagen zusammengestellt, die für ein PMO geeignet sind. Diese Vorlagen decken alles ab, von Gantt-Diagrammen, Projektplanung, Ressourcenzuweisung, Statusberichten zu Projektdaten und vielem mehr.

1. PMO-Gantt-Diagrammvorlage

Das Gantt-Diagramm ist eines der wichtigsten Werkzeuge für Projektmanager. Es bietet einen Überblick über das gesamte Projekt auf einer Zeitleiste und enthält Aufgaben, Meilensteine, Zeitpläne und mehr. Das Projektmanagement-Büro kann unsere kostenlose Gantt-Diagrammvorlage für Excel verwenden, um sich einen Überblick über ein Projekt zu verschaffen, oder sie als Fahrplan verwenden, um mehrere Projekte an einem Ort zu verfolgen und Ressourcen zuzuweisen, wann und wo sie benötigt werden.

Die Gantt-Diagrammvorlage ist in zwei Abschnitte unterteilt. Auf der linken Seite befindet sich eine normale Tabelle, in der Sie die Aufgaben oder Projekte hinzufügen können, die Sie betreuen. Daneben befinden sich Spalten zum Erfassen des Start- und Enddatums. Schließlich gibt es eine Spalte für die Dauer der Aufgabe oder des Projekts. Sobald Sie diese Informationen ausgefüllt haben, wird die farbcodierte Zeitleiste auf der rechten Seite automatisch ausgefüllt und ermöglicht es Ihnen, die Aufgaben, Phasen und Projekte an einem Ort zu sehen.

2. PMO-Projekt-Dashboard-Vorlage

PMOs benötigen einen umfassenden Überblick über die Projekte, die sie betreuen. Sie benötigen Metriken, die ihnen helfen, den Verlauf dieser Projekte aufzuzeichnen und zu wissen, wann Änderungen erforderlich sind, um alles auf Kurs zu halten. Unsere kostenlose PMO-Projekt-Dashboard-Vorlage für Excel besteht aus leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen, die ihnen diese Daten auf einen Blick liefern.

Sie benötigen Echtzeitdaten, um bessere Entscheidungen zu treffen, oder Sie könnten aufgrund ungenauer Daten handeln. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware mit Portfolio-Dashboards, die Echtzeitdaten erfassen, die keine zeitaufwändige Konfiguration oder manuelle Eingabe wie bei PMO-Vorlagen erfordern. Stattdessen erhalten Sie schnell und zuverlässig Daten über den Zustand Ihrer Projekte, Aufgaben, Fortschritt, Zeit, Kosten und Arbeitsbelastung, wann immer Sie sie brauchen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

3. Vorlage für die PMO-Kosten-Nutzen-Analyse

Es gibt bestimmte Projekte, die es wert sind, weiterverfolgt zu werden, während andere in einer Geldgrube enden werden. Ein PMO hilft Unternehmen bei der Auswahl von Projekten, die ihnen einen Mehrwert für ihre Investition bieten. Dazu können sie unsere kostenlose PMO-Kosten-Nutzen-Analyse-Vorlage für Excel verwenden.

Eine Kosten-Nutzen-Analyse wird verwendet, um zu vergleichen, was Sie für ein Projekt zu zahlen erwarten, und was Sie sich in Bezug auf die Möglichkeiten erhoffen. Dazu addieren Sie einen Dollarbetrag zu all Ihren quantitativen Kosten und quantitativen Vorteilen. Von dort aus ist es leicht zu sehen, ob Sie eine Rendite für Ihre Investition erhalten.

4. PMO-Projektpriorisierungsmatrix-Vorlage

Eine Sache, die ein PMO tut, ist die Bereitstellung von Anleitungen. Diese Anleitung und dieser Einblick können Ihnen dabei helfen, wie Sie Projekte verwalten, aber auch, ob sich diese Projekte überhaupt lohnen. Ein Tool, das dabei hilft, solche Entscheidungen zu treffen, ist unsere kostenlose Projektpriorisierungsmatrix-Vorlage für Excel.

Der Prozess ist täuschend einfach, aber es ist eine effektive Möglichkeit, Ihre Projekte zu priorisieren. Die Matrix ist in vier Abschnitte unterteilt. Oben gibt es zwei Spalten, eine für jetzt und die andere für später. Die linke Seite hat zwei Zeilen, eine für entscheidend und die andere für nicht entscheidend. Je nachdem, wo Sie das Projekt platzieren, kann es sofort ein Muss, für die nahe Zukunft geplant, delegiert, gelöscht oder verschoben werden. Sie können dies auch für Aufgaben oder alles, was Sie priorisieren müssen, verwenden.

5. PMO-Projektbudgetvorlage

Geld entscheidet immer über Entscheidungen, wenn es um die Überwachung von Projekten geht. Unternehmen haben begrenzte Kosten und möchten nicht ständig ein Budget aktualisieren, weil es mehr Mittel erfordert. Die Verwendung unserer kostenlosen PMO-Projektbudgetvorlage für Excel kann Ihnen dabei helfen, Budgets genau zu prognostizieren und zu hohe Ausgaben für Projekte zu vermeiden.

Mit einem Projekt sind so viele Kosten verbunden, dass unsere kostenlose Vorlage Ihnen dabei hilft, sie alle zu erfassen. Die Vorlage selbst ist anpassbar. Wenn Sie also etwas nicht benötigen oder hinzufügen möchten, können Sie dies ganz einfach tun. Unsere Vorlage enthält Felder für Arbeitskosten, Beratungsgebühren, Rohstoffe, Softwarelizenzen, Reisen, Nebenkosten, Büroräume und -ausstattung und vieles mehr. Erhalten Sie genaue Schätzungen der Projektkosten, bevor Sie das Projekt ausführen.

6. Stakeholder-Analysevorlage für PMOs

Wenn Sie PMOs als Dienstleister betrachten, ist klar, dass sie Stakeholder haben. Bei einem Projektmanagementbüro können diese Stakeholder Führungskräfte, Projektmanager, Funktionsmanager und sogar Teammitglieder umfassen. Alle werden ihre spezifischen Erwartungen haben. Mit unserer kostenlosen Stakeholder-Analysevorlage für Excel können Sie sie alle identifizieren und verwalten.

Diese PMO-Vorlage beginnt mit grundlegenden Stakeholder-Informationen. Das heißt, Sie listen alle Stakeholder und ihre Projekte auf. Dann können Sie ihre Beziehung zu diesen Projekten hinzufügen, unabhängig davon, ob sie über Fachkenntnisse verfügen oder Entscheidungsträger sind. Sie können auch definieren, wie Sie mit ihnen kommunizieren. Schließlich gibt es ein Dropdown-Menü, um ihre Verpflichtung zu definieren, von C für die Verpflichtungsstufe und R für die erforderliche Verpflichtungsstufe.

7. PMO-Zeiterfassungsvorlage

Die Möglichkeit, die Zeit über einen bestimmten Zeitraum zu verfolgen, trägt dazu bei, dass das Projekt planmäßig voranschreitet. Dies ist ein wesentliches Ressourcenmanagement-Tool sowie Teil der Gehaltsabrechnung. Daher möchte das PMO Zugriff auf Arbeitszeittabellen haben, um den Fortschritt zu verfolgen. Sie können unsere kostenlose Arbeitszeittabellenvorlage für Excel verwenden.

Das erste, was Sie mit unserer kostenlosen Vorlage tun, definiert einen Zeitrahmen für den Stundenzettel. Als nächstes können Sie die Startzeit, den Beginn und das Ende des Mittagessens und die Endzeit für den Tag jeder Person hinzufügen. Es gibt eine Spalte, in der Sie reguläre Stunden, Überstunden und dann die Gesamtarbeitszeit hinzufügen können. Jetzt haben Sie einen Überblick über Ihre Kosten.

8. Kommunikationsplanvorlage für PMOs

Alle Aktivitäten, die Teil des Projektmanagements eines Unternehmens sind, durchlaufen das PMO. Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses. Wenn Dinge nicht klar formuliert und richtig verteilt werden, treten Probleme auf, die sich auf das Endergebnis auswirken können. Deshalb ist unsere kostenlose Kommunikationsplanvorlage für Word so wichtig.

Diese PMO-Vorlage hilft Ihnen, die Vision und Ziele für das Projekt, Programm oder Portfolio sowie deren Ziele und Zeitrahmen zu definieren. Es gibt auch Orte, an denen das Kommunikationspersonal hinzugefügt werden kann und welche Tools es verwenden wird. Dann können Sie zeigen, wie Sie die Effektivität Ihres Kommunikationsplans messen, um sicherzustellen, dass er das tut, was Sie wollen.

9. Projektplanvorlage für PMOs

PMOs verbessern das Projektmanagement, indem sie Prozesse standardisieren und die Effizienz steigern. Das heißt, sie erstellen und pflegen Dokumentation, Nachverfolgung und Schulung. Aber sie planen auch. Hier kommt unsere kostenlose Projektplanvorlage für PMOs ins Spiel.

Diese PMO-Vorlage enthält alles, was Sie für ein PMO benötigen. Es gibt einen Ort, an dem Sie den Umfang des Projekts, Programms oder Portfolios definieren können, einschließlich Meilensteine, Phasen und Aufgaben. Sie können auch Ihren Aufwand und Ressourcenbedarf hinzufügen. Planen Sie dann den Plan, einschließlich Aufgabenabhängigkeiten, Projektannahmen und -beschränkungen, Budget, Risikoprotokoll, Änderungsverwaltungsprozess und vieles mehr.

10. PMO-Projektverfolgungsvorlage

PMOs überwachen die Projekte, die sie beaufsichtigen. Sie müssen ihren Fortschritt verfolgen, um sicherzustellen, dass sie planmäßig ablaufen. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Ressourcen möglicherweise neu zugewiesen werden, um alles wieder in Gang zu bringen. Unsere kostenlose PMO-Projektverfolgungsvorlage für Excel dient als Aufgabenverwaltungssystem, um Aufgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Arbeit pünktlich erledigt wird.

Mit der Projektverfolgungsvorlage können Sie einzelne Projekte oder Programme und Portfolios verfolgen. Zuerst listen Sie den Aufgabennamen oder Projektnamen und eine kurze Beschreibung auf. Wenn Aufgabenabhängigkeiten vorhanden sind, fügen Sie sie der nächsten Spalte hinzu. Es gibt Platz, um hinzuzufügen, wem die Aufgabe zugewiesen ist, oder den Projektmanager. Notieren Sie nun die Priorität, das Startdatum, das geplante Enddatum und das tatsächliche Enddatum. Schließlich gibt es ein Pulldown-Menü, um den Status zu erfassen.

11. Anforderungserfassungsvorlage für PMOs

Der Zweck der Anforderungserfassung besteht darin, das PMO durch das gesamte Projekt zu führen, von der Initiierung bis zur Lieferung. Anforderungen sind eine Bedingung oder Fähigkeiten, die Stakeholder benötigen, um ein Problem zu lösen oder ein Ziel zu erreichen. Mit unserer kostenlosen Anforderungserfassungsvorlage für PMOs können Sie alles an einem Ort sammeln.

Alles, was Sie brauchen, um das Projekt zu verstehen, finden Sie auf den Seiten dieses Word-Dokuments, einschließlich des Projektplans, einer Beschreibung des Projektzwecks, des Umfangs und eines Zeitplans mit Meilensteinen, Abhängigkeiten und so weiter. Die Ziele und Objekte werden ebenso definiert wie die Einschränkungen und Beschränkungen und wie sie gelöst werden können.

12. Vorlage für Risikoprotokolle für PMOs

Risiken sind immer etwas, das PMOs verfolgen. Ob es sich um ein gutes oder ein schlechtes Risiko handelt, je früher es erkannt und behandelt wird, desto besser. Unsere kostenlose Vorlage für Risikoprotokolle für PMOs bietet Ihnen ein Tool, mit dem Sie sich auf Risiken vorbereiten und einen Plan zur Lösung erstellen können, wenn es sich als Problem erweist.

Beginnen Sie mit der Beschreibung des Risikos und seiner Auswirkungen. Fügen Sie dann hinzu, wie Sie auf das Risiko reagieren werden, wenn es tatsächlich zu einem Problem wird. Um Ihre Antwort zu unterstützen, fügen Sie die Risikostufe hinzu, z. B. hoch, mittel oder niedrig. Jetzt wissen Sie, wie Sie das Risiko priorisieren, wenn es zu einem Problem wird. Es gibt auch einen Ort, an dem Sie den Projektmanager oder das Teammitglied hinzufügen können, das dieses Risiko trägt und dafür verantwortlich ist, es zu identifizieren und die Reaktion darauf zu leiten.

13. PMO-Änderungsprotokollvorlage

Änderungen werden passieren, und das PMO ist da, um sicherzustellen, dass sie sich nicht negativ auf das Projekt auswirken. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung unserer kostenlosen PMO-Änderungsprotokollvorlage für Excel. Es ist Teil eines größeren, effektiven Änderungsmanagementplans, der hilft, die Änderung zu kontrollieren, indem er sie von dem Moment an, an dem sie identifiziert wird, bis zu ihrer Lösung verfolgt.

Diese Tabelle bietet Ihnen einen Ort, an dem Sie alles, was Sie über die Änderung in Ihrem Projekt wissen müssen, ablegen können, um es zu verwalten. Beachten Sie, wenn die Änderung zum ersten Mal beobachtet wird, wem im Projektteam sie gehört, was bedeutet, dass sie die Bemühungen zur Lösung leiten wird, und Sie können auch die Priorität und den Status dieser Änderung hinzufügen.

14. PMO-Änderungsanforderungsvorlage

Bevor Sie eine Änderung vornehmen oder darauf reagieren, müssen Sie entscheiden, ob sich dies lohnt. Es gibt Änderungen, wie z. B. schlechtes Wetter oder Geräteausfall, die behandelt werden müssen. Aber meistens kommen Änderungen von Eigentümern und anderen Interessengruppen. Unser kostenloses PMO-Änderungsantragsformular für Word bietet Ihnen einen Ort, an dem sich alle darauf einigen können, was zu tun ist.

Sie können das Änderungsanforderungsformular so anpassen, dass es so viele oder so wenige Details enthält, wie Sie möchten. Wir haben Platz für eine kurze Beschreibung und die Auswirkung auf das Projekt eingefügt. Das Formular enthält genügend Informationen, damit Projektmanager mit dem PMO zusammenarbeiten können, um zu entscheiden, ob sich die Änderung lohnt, und wenn ja, wie, oder keine Maßnahmen ergreifen.

15. Vorlage für Projektstatusberichte für PMOs

Die Berichterstattung ist der Schlüssel zur PMO-Arbeit. Beispielsweise liefert ein Statusbericht wichtige Projektdaten, die darüber informieren, wie ein PMO das Projektmanagement dieses Projekts leiten wird. Mit unserer kostenlosen Vorlage für Projektstatusberichte für PMOs können Sie unter anderem den Zustand und den Fortschritt des Projekts innerhalb eines bestimmten Zeitraums aufzeichnen.

Der Statusbericht enthält eine Zusammenfassung der wichtigsten Errungenschaften, der in diesem Zeitraum abgeschlossenen Arbeiten, der geplanten Arbeiten, die im Rahmen des Projektumfangs noch anstehen, der erreichten Meilensteine ​​und der zu erbringenden Leistungen. Es gibt auch einen Ort zum Auflisten von Aktionselementen für das, was als nächstes kommen muss. Andere Dinge, die überprüft werden, sind Budget, Zeitplan, Qualität, Risiken, Probleme und Hindernisse.

Wie ProjectManager PMOs hilft

Das sind viele Vorlagen. Und obwohl kostenlos kostenlos ist, gibt es immer einen Preis. PMO-Vorlagen sind statisch und Sie müssen die ganze Arbeit erledigen. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, die Aufgabenmanagement-, Risikomanagement- und Ressourcenmanagementfunktionen bereitstellt, um PMOs dabei zu helfen, ihre Projekte, Programme und Portfolios in Echtzeit zu steuern. Es verfügt über Automatisierung und Updates, sodass Sie immer die aktuellsten Informationen sehen.

Verwalten Sie Ressourcen mit Roadmaps

PMOs beaufsichtigen viele Projekte gleichzeitig. Sie müssen angeben, wer wann welche Ressourcen benötigt. Dazu benötigen sie mehr, als PMO-Vorlagen bieten können. Unsere Projektmanagement-Software gibt Ihnen einen Überblick über alle Ihre Projekte auf einem Bildschirm. Sehen Sie sie von Anfang bis Ende auf einer visuellen Zeitleiste, einschließlich Metriken wie dem geplanten Aufwand, dem tatsächlichen Aufwand und mehr. Sie können jedes Projekt öffnen, die Roadmap drucken und die Spalte einfach bearbeiten und anpassen, um das anzuzeigen, was Sie möchten.

Halten Sie Teams mit Workload-Diagrammen im Gleichgewicht

Teams sind Ihre wertvollste Ressource. Sie können ihre Zeit für Aufgaben mit unseren sicheren Stundenzetteln verfolgen, aber unsere Arbeitsbelastungsansicht geht bei der Bereitstellung von Ressourcenmanagement noch weiter. Verwenden Sie es, um den Fortschritt und die Arbeitsbelastung projektübergreifend effizient zu verfolgen. Sie können die Gesamtstunden anzeigen und Aufgaben neu zuweisen, um die Arbeitsbelastung auszugleichen und alle produktiv zu halten.

PMOs können auch von benutzerdefinierten Berichten profitieren, einschließlich Status- und Portfolioberichten und vielem mehr. Alle können gefiltert werden, um sich auf das zu konzentrieren, was Sie sehen möchten, und dann einfach geteilt werden. Es gibt auch eine Portfolioansicht, in der Sie Projekte gruppieren und Fortschritt, Projektmanager, Teammitglieder, Status und vieles mehr anzeigen können.

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