10 kostenlose Stakeholder-Management-Vorlagen für Excel und Word

Veröffentlicht: 2023-01-06

Stakeholder sind alle, die ein berechtigtes Interesse an dem Projekt haben. Sie können intern wie Projektmanager, Teams, Eigentümer oder Investoren oder extern wie Kunden, Kunden oder Lieferanten sein. In jedem Projekt kann es viele Stakeholder geben, und deren Verwaltung erfordert Stakeholder-Management-Vorlagen.

ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, mit der Sie Projekte und Stakeholder verwalten können. Wenn Sie noch nicht bereit für eine kostenlose Testversion der Software sind, bieten wir auch Dutzende kostenloser Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word an, die Ihnen in jeder Phase Ihres Projekts helfen können. Hier sind einige kostenlose Vorlagen für das Stakeholder-Management.

1. Stakeholder-Analyse-Vorlage

In jedem Projekt kann es viele Stakeholder geben, aber Ihre Aufgabe als Projektmanager ist es, sie zu identifizieren. Jeder Stakeholder kann unterschiedliche Interessen haben oder diese Interessen können sich im Laufe des Projekts weiterentwickeln. Die Verwendung unserer kostenlosen Stakeholder-Analysevorlage für Excel hilft Ihnen, einen effektiven Kommunikationsplan für Stakeholder zu entwickeln, um sie angemessen zu informieren.

Die kostenlose Stakeholder-Analysevorlage von ProjectManager

Es gibt Felder, um grundlegende Stakeholder-Informationen zu erfassen, einschließlich Titel, Kontaktinformationen und Einfluss oder Macht über das Projekt. Dann können Sie jeden Stakeholder so einordnen, wie er in Bezug auf das Projekt steht, und seine Priorität angeben, ob er über Fachwissen verfügt und ob er Entscheidungsträger ist. Dann können Sie das Engagement jedes Stakeholders für das Projekt bewerten und besser verwalten.

2. Vorlage für den Projektstatusbericht

Stakeholder müssen während des gesamten Projekts auf dem Laufenden bleiben. Je nach Stakeholder können sich jedoch dieser Informationsstand und die Häufigkeit, mit der sie aktualisiert werden, ändern. Egal, ob sie Details oder nur einen Überblick benötigen, Projektmanager müssen immer noch regelmäßig berichten. Die Verwendung unserer kostenlosen Projektstatusberichtsvorlage für Excel ist ein großartiges Tool, um einen Zeitraum im Projekt zu erfassen.

Das Problem bei einer statischen Vorlage besteht darin, dass sie manuell aktualisiert werden muss und die Informationen nicht angepasst werden können, um die Anliegen der einzelnen Beteiligten widerzuspiegeln. Im Gegensatz zu statischen Tools ist ProjectManager ein Online-Tool, das Echtzeitdaten liefert, die gefiltert werden können, um nur die für jeden Stakeholder relevanten Informationen anzuzeigen. Sie können nicht nur einen Statusbericht mit nur einem Tastendruck erstellen, sondern auch Berichte über Varianz, Portfolio und mehr. Alle Berichte erfassen Echtzeitdaten, sodass sie genau sind und problemlos in einer Vielzahl von Formaten geteilt werden können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Statusberichtsfilter von ProjectManager — ProjectManager verfügt über Berichtstools, die angepasst und einfach gemeinsam genutzt werden können. Mehr erfahren

3. Stakeholder-Map-Vorlage

Wenn Sie nach einem visuellen Tool suchen, mit dem Sie Ihre Stakeholder identifizieren und grafisch darstellen können, müssen Sie unsere kostenlose Stakeholder-Map-Vorlage für Excel herunterladen. Sie können die Stakeholder-Map verwenden, um Ihre Entscheidungsfindung im Umgang mit Stakeholdern zu informieren. Es ist wichtig, einen tragfähigen Plan für die Kommunikation mit den Interessengruppen zu erstellen.

Die kostenlose Stakeholder-Map-Vorlage von ProjectManager

Die Stakeholder-Map-Vorlage hilft Ihnen zu bestimmen, wer was wissen möchte, wann er es wissen muss und wie er seine Updates am liebsten erhält. Diese Stakeholder-Karte hat vier Kategorien für das Management Ihrer Stakeholder: eng verwalten, zufrieden bleiben, informiert bleiben und überwachen. Platzieren Sie jeden Stakeholder, den Sie identifizieren, im richtigen Feld und verwenden Sie eine Farbcodierung, um zu zeigen, ob er das Projekt unterstützt, neutral oder kritisch sieht.

4. Business Case-Vorlage

Da die Beteiligten ein berechtigtes Interesse an dem Projekt haben, sind die Kosten, die mit der Durchführung des Projekts verbunden sind, eines der Dinge, über die sie sich am meisten Sorgen machen. Sie wollen wissen, ob sich die Investitionskosten lohnen. Zeigen Sie ihnen dies mit unserer kostenlosen Business Case-Vorlage für Word, die Projektziele, Kosten und Nutzen zusammenfasst.

Die kostenlose Business Case-Vorlage von ProjectManager

Der Business Case ist eine wichtige Due-Diligence-Prüfung für Stakeholder, indem er beweist, dass ihre Investition in das Projekt von Vorteil ist. Sie können eine Zusammenfassung, das Leitbild für das Projekt und das endgültige Ergebnis lesen, das erstellt wird. Es gibt einen Ort, an dem die Projektziele und wie sie erreicht werden, die finanzielle Bewertung und die Markteinschätzung und mehr gezeigt werden. Es wird dazu beitragen, die Zustimmung der Interessengruppen zu erhalten.

5. Kosten-Nutzen-Analyse-Vorlage

Eine weitere kostenlose Vorlage, die Stakeholdern beweisen kann, dass das Projekt ihre Investition wert ist, ist unsere kostenlose Kosten-Nutzen-Analysevorlage für Excel. Es hilft Ihnen, sich die Zahlen anzusehen und festzustellen, ob das Geld, das Sie in das Projekt stecken, die Ergebnisse wert ist.

Die kostenlose Kosten-Nutzen-Analysevorlage von ProjectManager

Eine Vorlage für eine Kosten-Nutzen-Analyse tut dies, indem sie einen Dollarbetrag zu den Kosten und Nutzen des Projekts hinzufügt. Indem Sie den Nutzen von den Kosten abziehen, können Sie sehen, wie hoch der Gewinn für das Projekt ist. Dies kann ein finanzieller Gewinn sein, aber es kann auch bestimmen, ob die Geschäftsziele und -ziele die Kosten wert sind. Diese Informationen können dabei helfen, Stakeholder für das Projekt zu gewinnen.

6. RACI-Matrix

Es ist natürlich wichtig, die Rollen und Verantwortlichkeiten Ihres Projektteams zu identifizieren und zu definieren, aber oft vernachlässigen Projektmanager dieselbe Übung im Umgang mit Projektbeteiligten. Danach ist Ihr Projektteam nur einer von wahrscheinlich vielen Projektbeteiligten. Mit unserer kostenlosen RACI-Matrixvorlage für Excel können Sie alle am Projekt Beteiligten, einschließlich der Stakeholder, kategorisieren.

Die kostenlose RACI-Matrixvorlage von ProjectManager

RACI steht für verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert. In unserer kostenlosen Vorlage listen Sie alle Stakeholder (oder das gesamte Projektteam) auf der linken Seite auf, während über dem Diagramm ihr Titel steht. Tragen Sie im entsprechenden Feld ein, ob sie verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert oder informiert sind. Jetzt haben Sie ein Dokument, das alle im Team anleitet, einschließlich der Beteiligten, die unterschiedlich stark in das Projekt eingebunden sind und Einfluss darauf haben.

7. Anforderungserfassungsvorlage

Stakeholder möchten wissen, welche Probleme durch das Projekt gelöst werden, wie es sein Ziel erreichen will, welche Bedingungen oder Kapazitäten erfüllt werden müssen und mehr. All dies wird in unserer kostenlosen Anforderungserfassungsvorlage für Word behandelt. Dies ist ein wichtiges Dokument für Stakeholder und erfasst wichtige Informationen über das Projekt an einem Ort.

Die kostenlose Vorlage zum Sammeln von Anforderungen von ProjectManager In der kostenlosen Vorlage wird viel abgedeckt. Es listet die Projektanforderungen auf, von Benutzer, Funktion und System bis hin zu Software, Schnittstelle, Workflow, Änderungen und Risiken. Dies ist eher eine High-Level-Ansicht, die für die meisten Stakeholder geeignet ist und vermeidet, ins Unkraut zu geraten. Es gibt sogar einen Abschnitt, in dem alle das Dokument unterzeichnen können, um sicherzustellen, dass sie informiert und einverstanden sind.

8. Team-Charter-Vorlage

Teammitglieder sind Stakeholder, wenn auch nicht die einzigen in einem Projekt. Die kostenlose Teamcharter-Vorlage für Word konzentriert sich hauptsächlich auf sie, ist aber eine weitere wichtige Vorlage für das Stakeholder-Management. Es erklärt, wie das Team in den größeren Kontext des Projekts passt, wie z. B. die Projektbeteiligten.

Die kostenlose Teamcharter-Vorlage von ProjectManager Außerdem listet die kostenlose Charta alle am Projekt Beteiligten auf und bietet Kontaktinformationen. Es gibt einen Abschnitt, in dem der Hintergrund des Projekts, seine Mission und Zielsetzung, das Budget und die Ressourcen sowie der vom Team verwendete Entscheidungsprozess beschrieben werden. Es gibt Informationen zu Umfang, Leistungsbeurteilungen, Aktivitäten und Meilensteinen und vieles mehr. Es ist ein großartiges Werkzeug, um zu kommunizieren und alle an Bord des Projekts zu bringen.

9. Kommunikationsplanvorlage

Apropos Kommunikation: Sie brauchen einen Kommunikationsplan, um Ihr Projektteam mit Informationen zu versorgen. Die Verwendung unserer kostenlosen Kommunikationsplanvorlage für Word hilft Ihnen dabei, Ziele zu definieren und Kommunikationsaktualisierungen mit Stakeholdern zu planen. Es ist eine der wichtigeren Stakeholder-Management-Vorlagen, da ein gut informierter Stakeholder einfacher zu verwalten ist und weniger wahrscheinlich in das Projekt eingreift.

Die kostenlose Kommunikationsplanvorlage von ProjectManager

Neben den Zielen hilft Ihnen die Vorlage für den Kommunikationsplan zu definieren, wie Sie diese Ziele erreichen, in welchem Zeitrahmen und mit welchen Metriken Sie Ihren Erfolg messen können. Sie werden die Personalausstattung und die Tools ermitteln, die mit der Verbreitung von Informationen verbunden sind, und ihre Wirksamkeit überprüfen. Sobald Sie einen Plan haben, kann er sich ändern, um relevant und effektiv zu bleiben.

10. Organigramm-Vorlage

Es mag zwar nicht wie eine Vorlage für das Management wichtiger Stakeholder erscheinen, aber durch die Kenntnis der organisatorischen Zusammensetzung eines Unternehmens oder Projekts weiß jeder in der Organisation oder im Projektteam, wem sie Bericht erstatten. Nutzen Sie unsere kostenlose Organigramm-Vorlage für Excel. Es ist ein Flussdiagramm, das die hierarchische interne Struktur einer Organisation oder eines Projekts zeigt.

Die kostenlose Organigrammvorlage von ProjectManager

Dieses Dokument ist eine leicht verständliche Darstellung der Befehlskette. Während kleinere Organisationen wie Startups oder Projekte das Tool möglicherweise nicht benötigen, wird diese Stakeholder-Management-Vorlage umso wichtiger, je größer und komplexer die Organisation oder das Projekt ist. Es ist zwingend erforderlich, dass jeder weiß, wem er Bericht erstattet und wer die Befugnisse hat, und genau das veranschaulicht diese Vorlage.

ProjectManager hilft beim Stakeholder-Management

Sobald Sie unsere kostenlosen Stakeholder-Management-Vorlagen heruntergeladen und verwendet haben, werden Sie schnell feststellen, dass sie Sie nur so weit bringen können. Schließlich müssen Vorlagen häufig manuell eingegeben und aktualisiert werden, sie sind nicht kollaborativ und vom Rest Ihrer Projektmanagement-Tools isoliert. ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, mit der Sie Ihr Stakeholder-Management in Echtzeit planen, verwalten und nachverfolgen können.

Teilen Sie Projektpläne mit Stakeholdern

Projekte brauchen Pläne, aber Pläne funktionieren nicht ohne Ihre Stakeholder. Das Erstellen eines Zeitplans in unseren robusten Gantt-Diagrammen ermöglicht es Ihnen, die Stakeholder in Ihrem Projektteam zu verwalten, ihre Aufgaben zu organisieren, Abhängigkeiten zu verknüpfen, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden, und sie Aufgaben zuzuweisen, die Sie in Echtzeit verfolgen können. Der Projektplan kann einfach mit dem Projektteam und den Beteiligten geteilt werden, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Überwachen Sie Fortschritt und Leistung in Echtzeit

Sobald Sie eine Baseline für das Gantt festgelegt haben, können Sie Ihren geplanten Aufwand mit Ihrem tatsächlichen Aufwand vergleichen. Dies hilft Ihnen nicht nur, Ihren Zeitplan und Ihr Budget einzuhalten, sondern auch die Beteiligten möchten über diese wertvollen Daten auf dem Laufenden gehalten werden. Das Echtzeit-Dashboard erfordert keine Einrichtung wie bei einfachen Tools und verfolgt alles von der Arbeitsbelastung bis zu Kosten und Zeit in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen. Es ist eine großartige Möglichkeit, jederzeit einen Überblick über das Projekt auf hoher Ebene zu erhalten.

Projektmanager können Ressourcenverwaltungsfunktionen verwenden, um ihre Teams produktiv zu halten. Die Verfügbarkeit kann im Voraus festgelegt werden, um die Planung zu vereinfachen, und unser farbcodiertes Arbeitsbelastungsdiagramm hilft Ihnen, die Zuteilung Ihres Teams zu sehen. Sie können dann ihre Arbeitsbelastung aus dem Diagramm ausgleichen, damit sie ausgelastet bleiben. Sie sind nicht überlastet und die Beteiligten freuen sich über die Produktivität.