Auftragnehmermanagement: Ein Schlüssel zu erfolgreichen Projekten

Veröffentlicht: 2023-08-17

Bauvorhaben müssen gut orchestriert werden. Es gibt viele Auftragnehmer, die an verschiedenen Aspekten des Gesamtprojekts arbeiten. Beim Auftragnehmermanagement handelt es sich um einen Prozess zur Verwaltung der Auftragnehmer und zur Sicherstellung, dass sie das tun, was sie tun müssen, wann sie es tun müssen und dass sie die Qualitätsstandards einhalten.

Was ist ein Auftragnehmer?

Im allgemeinsten Sinne des Wortes ist ein Auftragnehmer jemand, der einen Vertrag unterzeichnet hat, der ihn rechtlich an bestimmte Arbeiten, einschließlich Arbeitskräfte und Materialien, bindet. Ein Auftragnehmer ist in der Regel selbstständig und freiberuflich tätig, gewissermaßen für den Grundstückseigentümer oder Generalunternehmer.

Die Verwaltung externer Auftragnehmer wird durch den Einsatz von Projektmanagement-Software erleichtert. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, die Auftragnehmer in Echtzeit mit Generalunternehmern, Grundstückseigentümern, Architekten, Ingenieuren und Subunternehmern verbindet. Unsere Software verfügt über mehrere Projektansichten, sodass jeder an den Tools arbeiten kann, die am besten geeignet sind. Sie können dann Dateien austauschen, auf Aufgabenebene Kommentare abgeben und vieles mehr und so einen virtuellen Arbeitsplatz schaffen, der das Büro, die Baustelle und jeden anderen Ort, an dem gearbeitet wird, verbindet. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

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Was ist Auftragnehmermanagement?

Beim Auftragnehmermanagement handelt es sich um einen Prozess, der bei Projekten zum Einsatz kommt, bei denen einige oder viele der Arbeitnehmer vertraglich angestellt sind und nicht Angestellte eines Unternehmens. Das Ziel des Auftragnehmermanagements besteht darin, die Arbeit der Auftragnehmer zu planen, zu verwalten und zu verfolgen, um sicherzustellen, dass sie Meilensteine im Zeitplan erreichen und das Projektbudget einhalten und gleichzeitig sichere Arbeitsbedingungen aufrechterhalten und qualitativ hochwertige Arbeit liefern.

Auftragnehmer-Management-Prozess

Um die Ziele des Auftragnehmermanagements zu erreichen, müssen bestimmte Schritte befolgt werden. Hier ist eine Liste des Prozesses für das Auftragnehmermanagement.

1. Verwenden Sie einen Projektstrukturplan, um Ihre Projektaufgaben zu identifizieren

Bei einem Projektstrukturplan handelt es sich um ein hierarchisches Baumdiagramm, in dem der endgültige Liefergegenstand oben steht und alle Liefergegenstände, die zu diesem Zweig führen, darunter. Sobald Sie alle Ergebnisse Ihres Projekts identifiziert haben, können Sie diese in Aufgaben aufteilen.

2. Bestimmen Sie, welche Aufgaben Ihr Team nicht erledigen kann

Jede Aufgabe hat ein Startdatum und ein Enddatum, das ihrer Dauer entspricht. Dies ist der Beginn eines Zeitplans für die Projektarbeit. Dann möchten Sie herausfinden, welche Aufgaben von welchem Teammitglied erledigt werden können, und ihnen diese Aufgaben zuweisen.

3. Erstellen Sie eine Leistungsbeschreibung

Als nächstes erstellen Sie eine Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW), ein rechtsverbindliches Dokument, das alle Arbeiten definiert, die im Rahmen des Projekts durchgeführt werden müssen. Dazu gehören Aktivitäten, Ergebnisse und ein Zeitplan. Es handelt sich um ein sehr detailliertes Dokument, das die Weichen für das gesamte kommende Projekt stellt.

4. Wählen Sie die richtige Art von Servicevertrag für Ihr Projekt

Es ist Zeit, Verträge mit Ihren Auftragnehmern abzuschließen. Es gibt mehrere Arten von Verträgen, die unten aufgeführt sind, damit Sie feststellen können, welcher für Ihren Job der richtige ist.

Festpreis- oder Festumfangsvertrag: Bei diesem Vertrag verpflichtet sich ein Anbieter oder Auftragnehmer zu einem festgelegten Geldbetrag für das Projekt mit definierten Leistungen.
Zeit- und Materialvertrag: Bei einem Zeit- und Materialvertrag stellt der Auftragnehmer dem Kunden die Materialkosten zuzüglich eines festen Stundensatzes für die Arbeit in Rechnung.
Vertrag über professionelle Dienstleistungen, der nicht überschritten werden darf: Dieser Vertrag ermöglicht es dem Auftragnehmer, einen bestimmten Stundensatz bis zu einem festgelegten Limit zu ändern. Dies ist ideal für Auftragnehmer, die sicher sind, dass sie die Arbeit erledigen können, ohne das Limit zu überschreiten.
Vertrag auf Honorarbasis: Der Auftragnehmer führt entweder monatlich eine festgelegte Menge an Arbeiten aus oder verpflichtet sich zu einer festgelegten Anzahl von Stunden für die Arbeit, für die der Kunde einen festen Betrag für die vereinbarte Zeit aufwendet.
Managed Services Professional Services-Verträge: Hierbei handelt es sich um einen laufenden Vertrag, der projektbasiert sein kann und sich in der Regel auf ein bestimmtes Problem bezieht.

5. Schreiben Sie einen Servicevertrag, um eine Vereinbarung mit Auftragnehmern abzuschließen

Grundsätzlich sollte ein Servicevertrag Folgendes umfassen:

Kontaktinformationen: Name und Adresse aller Beteiligten.
Arbeitsumfang: Der Arbeitsumfang beschreibt alle zu erledigenden Arbeiten.
Compliance- und Versicherungsanforderungen: Alle regulatorischen oder Code-Anforderungen, denen die Arbeit entsprechen muss.
Zahlungsbedingungen: Wie die Zahlung erfolgt.
Zeitplan: Dauer und Frist für die Fertigstellung.
Entschädigungsbedingungen: Rechtsverbindliche Verpflichtung einer Partei, die andere für etwaige Verluste oder Schäden zu entschädigen.
Garantien: Versprechen, fehlerhafte Arbeiten zu reparieren oder zu ersetzen.
Streitbeilegung und Rechtsbehelfe: Wenn es einen Konflikt zwischen den Parteien gibt, wird hier festgelegt, wie dieser gelöst werden soll.
Allgemeine Geschäftsbedingungen: Regelung der Vertragsbeziehung zwischen den Parteien.

6. Verfolgen Sie die Leistung von Auftragnehmern

Um sicherzustellen, dass die Arbeiten wie vereinbart ausgeführt werden, sollten Zeit, Umfang und Kosten der Arbeiten regelmäßig überwacht werden. Wenn es Probleme gibt, können diese behoben werden, um die Arbeit auf Kurs zu halten. Letztendlich garantiert dies nicht nur die pünktliche Lieferung zum vereinbarten Preis, sondern auch, dass die Arbeit den Qualitätsstandards entspricht.

3 Hauptvorteile der Beauftragung von Auftragnehmern

Manche Auftragnehmer sind teuer und die Beziehung zwischen dem Auftragnehmer und der Person, die sie beauftragt, kann schwierig sein. Es wird jedoch immer empfohlen, Arbeiten, insbesondere Bauarbeiten, von lizenzierten Auftragnehmern ausführen zu lassen. Zum einen verfügen sie über eine Haftpflichtversicherung und eine Arbeitsunfallversicherung, um alle Parteien im Falle eines Unfalls zu schützen. Aber das ist nur ein Grund.

Auftragnehmer verfügen über spezielle Fähigkeiten

Auftragnehmer sind Experten für eine ganz bestimmte Fähigkeit, die für verschiedene Aspekte von Bauprojekten erforderlich ist. Nur sehr wenige Bauarbeiter sind in der Lage, alles von Klempnerarbeiten über Elektrizität bis hin zu Dachdeckerarbeiten zu erledigen, und das möchten Sie auch nicht. Stellen Sie am besten diejenigen ein, die ihr Fachgebiet in- und auswendig kennen.

Die Beauftragung von Auftragnehmern ist kosteneffizient

Die Beauftragung eines Auftragnehmers mag zunächst teuer erscheinen, bis man sie mit der Beauftragung eines Angestellten mit der Ausführung dieser Arbeit vergleicht. Ein Angestellter muss geschult werden, mit der Tätigkeit sind Zusatzleistungen verbunden und das Unternehmen muss Steuern zahlen. Abgesehen davon sind Sie möglicherweise immer noch nicht in der Lage, jemanden einzustellen, der über die Erfahrung und Fähigkeiten eines Auftragnehmers verfügt, der sich auf diese eine Tätigkeit konzentriert.

Auftragnehmer benötigen keine Schulung

Wir haben bereits erwähnt, dass ein Angestellter eine Schulung absolvieren muss, aber wenn Sie beispielsweise einen Dachdecker oder jemanden zum Zementgießen benötigen, müssen Sie ihn speziell für diesen Job ausbilden. Das bedeutet viel Zeit außerhalb der Baustelle und selbst nach der Schulung sind ihre Fähigkeiten so spezifisch, dass sie nichts anderes tun können. Beauftragen Sie besser einen Auftragnehmer und sparen Sie Zeit, Geld und Mühe.

Video: Tipps zum Auftragnehmermanagement

Jennifer Bridges, PMP, gibt ihre praktischen Tipps, wie Projektmanager Auftragnehmer bei ihren Projekten verwalten können.

Jennifer warnte davor, dass ein „wir gegen sie “ -Umfeld mit Auftragnehmern am Projekt ein Zeichen dafür ist, dass Ihr Projekt aus dem Gleichgewicht geraten ist und aus der Bahn geraten könnte. Ihre Auftragnehmer müssen als wesentlicher Bestandteil des Projekts betrachtet werden und Sie müssen Wege zur Zusammenarbeit zum Wohle des Projekts fördern.

Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus den Auftragnehmern ziehen, insbesondere wenn es sich um externe Auftragnehmer handelt. Sie notierte die sieben Tipps, die ihr bei der Verwaltung von Auftragnehmern helfen:

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