Projektdokumentation: 15 wesentliche Projektdokumente

Projektmanager wissen um die Bedeutung der Projektdokumentation. Projektdokumente müssen genau sein und ständig aktualisiert werden, um mit dem Projekt auf dem Laufenden zu bleiben. Die Erstellung und Verwaltung der Projektdokumentation während des gesamten Projektlebenszyklus ist entscheidend für den Projekterfolg, aber wo soll man anfangen?

Dieser Leitfaden definiert, was Projektdokumentation ist und warum sie wichtig ist, und skizziert die 10 wichtigsten Projektdokumente, die Sie immer erstellen sollten, um Ihre Projekte zu planen und auszuführen.

Was ist Projektdokumentation?

Der Begriff Projektdokumentation bezieht sich auf die Projektmanagementdokumente, die während des gesamten Projektlebenszyklus erstellt werden. Diese Dokumente, wie der Projektplan, der Projektzeitplan oder das Projektbudget, definieren Aktivitäten, Verfahren und Richtlinien, die das Projektteam befolgen sollte.

Die Projektdokumentation dient mehreren Zwecken wie Projektplanung, Kostenmanagement oder Risikomanagement. Darüber hinaus gibt es bestimmte Projektdokumente, die in einer bestimmten Projektphase erstellt werden müssen, da sie die Voraussetzungen für den nächsten Schritt schaffen. Beispielsweise muss der Projektmanagementplan erstellt werden, bevor die Projektdurchführungsphase beginnen kann.

Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, Informationen zu organisieren und auszutauschen, die für den Erfolg Ihres Projekts entscheidend sind. ProjectManager ist eine Arbeitsverwaltungssoftware, die über unbegrenzten Dateispeicher verfügt und es einfach macht, Produktdokumentationen mit Ihrem Team und Stakeholdern zu teilen. Alle seine mehreren Projektansichten teilen sich eine Informationsquelle, um alle auf dem gleichen Stand zu halten. Starten Sie kostenlos.

Schauen wir uns an, welche Projektdokumente in jeder Projektphase erstellt werden sollten.

Projektdokumentation nach Projektphase

Projekte variieren in Größe und Komplexität und einige erfordern eine umfassendere Projektdokumentation als andere. Hier ist ein Überblick über einige der Projektdokumente, die normalerweise während des Projektlebenszyklus erstellt werden.

• Projektinitiierung: Projektcharta, Business Case, Tagesordnung für das Kickoff-Meeting des Projekts
• Projektplanung: Projektmanagementplan, Projektstrukturplan, Projektbudget, Projektzeitplan, Änderungsmanagementplan, Scope-Managementplan, Risikomanagementplan
• Projektdurchführung: Projektstatusbericht, Lessons Learned-Vorlage, Arbeitszeittabellen, Änderungsanträge, Änderungsaufträge
• Projektüberwachung und -steuerung: Projektstatusbericht, Lessons Learned-Vorlage, Arbeitszeittabellen
• Projektabschluss: Projektabschlussvorlage, Mängelliste

Nachdem Sie nun eine Vorstellung von der richtigen Projektdokumentation für jede Phase Ihres Projektlebenszyklus haben, lassen Sie uns in einige wichtige Projektmanagementdokumente eintauchen.

Die 15 wichtigsten Projektdokumente, die Sie in Ihre Projektdokumentation aufnehmen sollten

Hier ist eine kurze Beschreibung der wichtigen Projektdokumente und eine entsprechende Projektmanagement-Vorlage für jedes von ihnen. Vergessen Sie nicht, unsere Bibliothek mit kostenlosen Projektmanagementvorlagen zu überprüfen, in der Sie Dutzende von Vorlagen zum Erstellen Ihrer Projektdokumentation finden.

1. Projektplan

Der Projektplan ist das umfassendste aller Projektmanagementdokumente, da er die Projektdokumente zusammenfasst, die während der Projektplanungsphase erstellt werden. Ihr Projektplan sollte beispielsweise Ihr Projektbudget und Ihren Projektzeitplan enthalten.

2. Projektcharta

Der Projektauftrag wird während der Projektinitiierungsphase geschrieben und bildet die Grundlage für den Projektplan. Projektmanager verwenden Projektchartas, um Stakeholdern, Sponsoren und Kunden einen schnellen Überblick über das Projekt zu geben.

3. Geschäftsfall

Genau wie der Projektauftrag ist ein Business Case ein Dokument, das während der Initiierungsphase erstellt wird, um die Projektbeteiligten vom Wert des Projekts zu überzeugen, indem es die potenziellen Vorteile erläutert, die es für ihre Organisation haben könnte.

4. Projektkommunikationsplan

Ein Kommunikationsplan legt alle Richtlinien für die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Projektbeteiligten fest. Es definiert unter anderem die zu verwendenden Kommunikationskanäle, den Kommunikationsplan sowie Rollen und Verantwortlichkeiten, um den Kommunikationsprozess während des gesamten Projektlebenszyklus zu optimieren.

5. Risikoregister

Dieses Dokument ermöglicht es Ihnen, alle potenziellen Projektrisiken zu registrieren und enthält eine kurze Beschreibung ihrer potenziellen Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit. Ein Risikokataster ist ein wichtiges Projektdokument, da es wichtige Informationen für Ihren Risikomanagementplan liefert, der alle Risikomanagementdokumente, Strategien und Richtlinien enthält.

6. Geltungsbereichserklärung

Eine Scope-Anweisung definiert die Aktivitäten, die ausgeführt werden, um ein Projekt abzuschließen. Es wird von Projektmanagern verwendet, um Stakeholdern mitzuteilen, was getan wird und was nicht, damit die Erwartungen von Anfang an klar sind. Es ist Teil des Scope-Managementplans, einem umfassenden Dokument, das die Verfahren und Richtlinien im Zusammenhang mit dem Projektumfang erläutert.

7. Projektbudget

Das Projektbudget ist ein wichtiges Projektmanagementdokument. Um eines zu erstellen, müssen Sie Ihre Projektkosten schätzen, die Arbeit, Materialien, Ausrüstung und alles, was zur Durchführung des Projekts benötigt wird, umfassen.

8. Projektzeitplan

Auf einer grundlegenden Ebene definiert der Projektzeitplan den Zeitplan für die Ausführung aller Projektaufgaben. Es kann auch weitere Details enthalten, wie z. B. die für jede Aufgabe erforderlichen Ressourcen, wer dafür verantwortlich ist, den Float oder Slack Ihres Projekts und den kritischen Pfad. Das Gantt-Diagramm von ProjectManager ist das perfekte Werkzeug zum Erstellen eines detaillierten Projektplans.

9. Projektstatusbericht

Projektstatusberichte sind ein unverzichtbares Projektmanagement-Tool, da sie es Ihnen ermöglichen, den Zustand Ihres Projekts jederzeit zu überprüfen und Daten mit Stakeholdern zu teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten. Statusberichte sind kurz und enthalten nur die relevantesten Informationen.

10. Projektabschlussvorlage

Am Ende der Projektabschlussphase ist es immer notwendig, eine Projektdokumentation zu erstellen. Das liegt daran, dass Projektmanager neben anderen wichtigen Aufgaben Verträge abschließen, ein „Lessons Learned“-Dokument erstellen und die formelle Genehmigung von Stakeholdern einholen müssen. Das alles muss dokumentiert werden, damit nichts durchs Raster fällt.

11. Projektvorschlagsvorlage

Ein Projektvorschlag ist ein Projektmanagementdokument, das einen schnellen Überblick über die wichtigsten Bereiche eines Projekts bietet. Sein Hauptzweck besteht darin, potenzielle Stakeholder während der Initiierungsphase vom Wert des Projekts zu überzeugen. Es sollte ein überzeugendes Dokument sein, das die wichtigsten Vorteile, Ziele und Anforderungen hervorhebt.

12. Projekt-Briefing-Vorlage

Eine Projektbeschreibung ist eine zusammengefasste Version Ihres Projektplans, die sich an ein Publikum wie funktionsübergreifende Teams oder Stakeholder richtet, die nicht in alle Details eines Projektmanagementplans eintauchen müssen, aber dennoch ein Verständnis für das Projekt haben müssen Ziele, Budget, Rollen und Verantwortlichkeiten unter anderen Schlüsselaspekten.

13. Vorlage zum Sammeln von Anforderungen

Projektanforderungen sind die Ziele und Spezifikationen, die von einem Projekt erwartet werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten zufrieden sind. Unsere kostenlose Vorlage zum Sammeln von Anforderungen hilft Ihnen, alle Ihre Projektanforderungen zu dokumentieren.

14. Projektübersichtsvorlage

Eine Projektübersicht ist ein 1-seitiges Dokument, das die kritischsten Aspekte eines Projekts wie Zeitleiste, Meilensteine, Budget, Status und die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder umreißt.

15. Team-Charter-Vorlage

Eine Teamcharta ist ein Projektmanagementdokument, das die Rollen, Verantwortlichkeiten, Leistungen und Ressourcen eines Projektteams aufzeigt. Es hilft Projektmanagern, die Arbeitsbelastung und Ziele jedes Teammitglieds für eine bessere Ressourcenplanung zu verstehen.

Was es wert ist, dokumentiert zu werden

Unabhängig von der Struktur Ihres Unternehmens ist die Fähigkeit, alle Aspekte eines Projekts aufzuzeichnen und zu dokumentieren, für einen erfolgreichen Projektmanager von entscheidender Bedeutung. Mehrere Berichte, Diagramme, Grafiken, Dokumente, Änderungsanforderungen und Statusaktualisierungen müssen während des gesamten Projektlebenszyklus gepflegt werden, und die Dokumentation arbeitet, um die unterschiedlichen Teile eines Projekts zusammenzufügen und zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Ihre Zeit ist jedoch begrenzt, und in den meisten Organisationen ist die Geduld für mühsamen Papierkram ebenfalls begrenzt. Wie können Sie die Effizienz aufrechterhalten und das Projekt effektiv dokumentieren? Berücksichtigen Sie Folgendes, um festzustellen, was es wert ist, dokumentiert zu werden:

• Kundenbezogen alles – Stellen Sie sich vor, ein Kunde hinterfragt plötzlich eine Entscheidung, die vor Monaten getroffen wurde. Der Kunde sagt, dass er sich für eine Richtung entschieden hat, aber Ihr Unternehmen hat sich bei der Implementierung für einen anderen Weg entschieden. Eine übersichtliche Dokumentation von Kundenmeetings, einschließlich Notizen mit Datum, Uhrzeit und Teilnehmern, hilft, Missverständnisse zu beseitigen.
• Rechtliche Vorschriften – Bei bestimmten Projekten müssen Rechtsteams die Dokumentation während des Projekts überprüfen. Bei öffentlichen Projekten kann es Aufsichts- und Überprüfungsprozesse geben, die ein Projekt nach Abschluss analysieren. Kennen Sie die Dokumentationsanforderungen, die Ihre Rechtsabteilung benötigt, bevor Ihr Projekt beginnt. In einer solchen Umgebung ist es riskant, aufzuholen.
• Das richtige Maß an Prozess – Sie möchten zwar nicht so viel vom Plan und Prozess dokumentieren, das Sie eigentlich nicht verarbeiten, aber Sie möchten eine Definition rund um den Projektplan und die Ziele. Lassen Sie sich von Ihrer Organisationsstruktur leiten, wie viele Prozesse zu dokumentieren sind. Wenn Sie beispielsweise versuchen, bei einem Projekt, das eine rechtliche Dokumentation erfordert, prozessfrei zu arbeiten, wird Ihr Projekt nur in Schwierigkeiten geraten. Im Zweifelsfall ist es am besten, zu dokumentieren.
• Änderungen am Projekt – Laufende Projektaktualisierungen müssen unbedingt dokumentiert werden, insbesondere wenn sich die Projektziele verschieben. Idealerweise haben Sie ein Echtzeit-Online-Projektmanagement-Tool, damit Ihre Ressourcen und Aufgabenänderungen live geplant und Probleme erfasst werden, sobald sie auftreten. Größere Auswirkungen auf den Projektplan sollten jedoch versioniert in die Projektdokumentation aufgenommen werden.

Best Practices für die Projektdokumentation

Was sind also die besten Strategien, die Sie anwenden sollten, um Ihre Dokumentation effektiv, effizient und zeitnah zu halten? Um Ihre Dokumentation an Best Practices auszurichten, sollten Sie:

• Nehmen Sie sich Zeit – Nutzen Sie Ihren Kalender! Viele Leute denken, dass Kalender nur zum Planen von Besprechungen da sind. Es ist nicht. Verwenden Sie es, um 2-3-Stunden-Blöcke ununterbrochener Zeit einzuplanen, um ein wichtiges Dokument zusammenzustellen. Anstatt Anrufe entgegenzunehmen oder sich mit einem Kollegen zu unterhalten, nehmen Sie sich die Zeit, um in die Zone des Schreibens zu kommen. Mit konzentrierter Zeit und Aufmerksamkeit können Sie erhebliche Fortschritte erzielen. Planen Sie ebenso jede Woche 10-15-Minuten-Blöcke in Ihrem Kalender ein, um die Dokumentation zu überprüfen und zu aktualisieren.
• Achten Sie auf die richtige Detailgenauigkeit – Das Zusammenstellen von Dokumentationen für Ingenieure unterscheidet sich von Dokumenten, die Sie Führungskräften präsentieren. Ingenieure brauchen Details, die Sie bereitstellen können, während Führungskräfte keine Zeit haben, sich mit Details zu verzetteln. Sie wollen nur Stichpunkte, das Endergebnis und die nächsten Schritte. Es liegt an Ihnen, das richtige Dokumentationsniveau für die richtige Zielgruppe zu bestimmen.
• Verwenden Sie Smart Storage – Ihre Dokumentation muss leicht auffindbar sein. Dokumentation ist nutzlos, wenn sie unter einem Felsen vergraben ist, wo niemand sie finden kann. Dazu gehört sicherzustellen, dass die Infrastruktur vorhanden ist, um online auf die Dokumentation zuzugreifen, und dass die Ordnerstruktur und -hierarchie einfach und intuitiv verständlich sind.
• Mit anderen teilen – Die meisten Menschen hassen es, Dokumentationen zusammenzustellen, lieben es aber, wenn sie für sie verpackt sind. Sie werden angenehm überrascht sein, dass die Leute die Dokumentation tatsächlich lesen! Verwenden Sie Ihre Online-Projektmanagement-Software, um Ihre Dokumente online mit dem Projekt zu speichern, idealerweise in einer kollaborativen, sicheren Umgebung.
• Versionskontrolle und Aktualität – Es ist eine Herausforderung, die Projektdokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Es ist einfach, an den Punkt der ursprünglichen Version zu gelangen, aber es ist mühsam, zurückzugehen und die Dokumentation zu aktualisieren und die Versionskontrolle aufrechtzuerhalten. Die größte Hilfe ist die vorhandene Dokument-Repository-Infrastruktur. Die automatische Versionskontrolle ermöglicht es Ihnen, diesen Prozess zu verwalten, und die Benutzer Ihrer Dokumentation vertrauen immer darauf, dass sie die neueste Version haben.

Wie ProjectManager bei der Projektdokumentation hilft

ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektsoftware, die hybride Teams verbindet und die Zusammenarbeit fördert. Alle Projektdokumente können auf dem Tool gespeichert werden und jeder, der Zugriff auf Dokumente benötigt, hat ihn. Sie können Projektpläne erstellen und vieles mehr, was ProjectManager zur einzigen Software macht, die Sie für den Projekterfolg benötigen.

Erstellen Sie Projektpläne in interaktiven Gantt-Diagrammen

Eines der wichtigsten Projektdokumente ist Ihr Projektplan. Sie können dies mit unserem Gantt-Diagramm erstellen und teilen, das alle Ihre Aufgaben organisiert, Abhängigkeiten verknüpft und Meilensteine ​​darstellt, damit Sie den Zeitplan einhalten können. Es filtert sogar nach dem kritischen Pfad. Unsere Online-Gantt-Diagramme liefern Echtzeitdaten und sind einfach zu teilen, sodass jeder immer mit den aktuellsten Daten arbeitet.

Überwachen Sie Ihr Projekt mit Echtzeit-Dashboards

Ihre Projektdokumentation bildet lediglich die Grundlage für die Durchführung Ihres Projekts. Um diese Pläne einzuhalten, müssen Sie eine Möglichkeit haben, Fortschritt und Leistung in Echtzeit zu überwachen. Unser Live-Dashboard sammelt, berechnet und liefert automatisch Echtzeitmetriken für Zeit, Arbeitsbelastung und mehr. Im Gegensatz zu anderen Tools ist keine Einrichtung erforderlich. Sie sehen, was passiert, während sich das Projekt entfaltet.

Gehen Sie tiefer in die Daten mit One-Click-Berichten

Wenn eine allgemeine Ansicht nicht ausreicht, können Sie Projektberichte auf Knopfdruck generieren. Erhalten Sie mehr Informationen über Ihre Kosten, Fortschritte und mehr. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie sehen möchten. Sie können Berichte an Stakeholder-E-Mails anhängen oder sie für Präsentationen ausdrucken.

ProjectManager ist ein flexibles Tool, mit dem Sie Ihre Projektdokumentation nach Bedarf aktualisieren können, wenn sich Projekte ändern. Jeder wird mit E-Mail-Benachrichtigungen oder In-App-Benachrichtigungen auf dem Laufenden gehalten, sodass es nie Verwirrung darüber gibt, was erwartet wird. Verwenden Sie ein Tool, das Ihren Projektplan, Ihre Ressourcen, Kosten und Ihr Team verwaltet und gleichzeitig die gesamte Projektdokumentation speichert, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein.

Sicher, Dokumentation kann der Fluch Ihres Projekts sein, aber Sie brauchen sie. Es gibt Tools, die Ihnen helfen können, es einfacher, besser und schneller zu machen. Die Online-Software-Suite von ProjectManager ist ein großartiges Werkzeug für die Zusammenarbeit, um Ihre Projektdokumentation zu erstellen und zu speichern, um den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Ihrem Team zu erleichtern. Starten Sie kostenlos.