Eine Kurzanleitung zu Aktionselementen und Aktionselementlisten

Höchstwahrscheinlich haben Sie ein Aktionselement erstellt, ohne es zu merken. Wenn Sie jemals eine To-Do-Liste geschrieben haben, haben Sie sich eine Reihe von Aktionspunkten erstellt – Besorgungen zu erledigen, Hausarbeiten zu erledigen, Personen zu kontaktieren usw.

Die Verwaltung von Großprojekten ist ein viel komplizierterer Prozess und erfordert ein ausgeklügeltes System zum Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Aktionselementen.

Was sind Aktionselemente?

Aktionselemente sind diskrete, umsetzbare Aufgaben, die als „Sprungbrett“ zu einem komplexeren Ziel dienen. Das Erstellen einer Liste mit Aktionselementen ist der beste Weg, um diese Jobs zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.

Aktionselemente können viele Formen annehmen, von Aktivitäten, die abgeschlossen werden müssen, bis hin zu Ereignissen, die stattfinden müssen. Ihr charakteristisches Merkmal ist jedoch, dass jedes abgeschlossene Element zum Abschluss einer größeren Aufgabe führt. Diese Elemente müssen prägnant sein und werden im Allgemeinen von einer einzelnen Person ausgefüllt. Auch wenn sie einfach erscheinen mögen, ist das Erstellen einer Liste von Aktionselementen komplizierter, als Sie vielleicht erwarten. Schlecht erstellte Direktiven können ein ganzes Projekt verlangsamen oder sogar zum Totalausfall führen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die besten Möglichkeiten zu verstehen, sie zu erstellen und zu verwenden, um Ihr Projekt voranzutreiben.

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Wer erstellt Aktionselemente?

Manager und Teamleiter sind im Allgemeinen für das Erstellen und Zuweisen von Aktionselementen verantwortlich. Personen in diesen Rollen legen Aufgaben fest und unterteilen sie in Listen, die Teammitglieder abschließen und „abhaken“ können. Es ist die Aufgabe des Managers zu wissen, wer an welchem ​​Aktionspunkt arbeiten soll und wofür mehrere Teammitglieder erforderlich sind.

Aktionselemente sind bei der Arbeit an komplexen Aufgaben in einer Teamumgebung von entscheidender Bedeutung, da sie Teammitglieder davon abhalten, sich gegenseitig auf die Zehen zu treten und unnötige Arbeit zu leisten.

Der Zweck einer Aktionselementliste

Eine fortlaufende Aktionsliste ist eine gute Möglichkeit, die Verantwortlichkeiten aller während des Projekts zu verfolgen. Dies erleichtert es, Antworten auf mögliche Fragen zu finden, die Sie in Zukunft haben könnten. Eine Aktionsliste zeigt genau, was während eines Projekts richtig und was falsch gelaufen ist, sowie wie viel Aufwand und Ressourcen bestimmte Aufgaben erforderten.

Dinge, die beim Erstellen einer Aktionselementliste zu berücksichtigen sind

Es gibt fünf Details, die Sie immer angeben sollten, um sicherzustellen, dass der Artikel verstanden wird und nachverfolgt werden kann:

• Der Name der Aufgabe
• Die wichtigen Termine – Entstehung, geplante Fertigstellung, tatsächliche Fertigstellung
• Die Beschreibung des Aktionselements
• Die Risiken oder Probleme, auf die Sie achten müssen
• Wem wird das Aktionselement gehören

Beispiele für Aktionselemente

Stellen Sie sich ein Meeting vor, in dem ein Projekt geplant und eine Aufgabenliste besprochen wird. Diese Aufgaben müssen abgeschlossen sein, bevor das Projekt voranschreiten kann. Um diese abstrakten Aufgaben besser handhabbar zu machen, wird der Projektmanager sie in verschiedene Aktionselemente aufteilen.

Diese sind für Teammitglieder einfacher zu erfassen und auszuführen und für Projektmanager einfacher zu verfolgen. Hier sind ein paar Beispiele:

• Planen Sie ein Meeting für einen festgelegten Zeitpunkt und ein festgelegtes Datum
• Senden einer Anfrage an einen Drittanbieter
• Kontaktaufnahme mit einem Stakeholder, um einen Anruf zu vereinbaren
• Einreichen eines Arbeitsauftrags
• Erstellen einer Grafik

Elemente eines Aktionselements

Befolgen Sie festgelegte Kriterien zum Erstellen von Aktionselementen, um alle erforderlichen Informationen in einer für jeden verständlichen Weise aufzunehmen. Dieser Prozess ist nicht kompliziert, aber es gibt wichtige Elemente, die Sie beachten sollten:

Titel und Sendungsnummer

Dies ist der Name des Aktionselements – seine einfachste Beschreibung. Halten Sie den Titel kurz, da Sie eine Beschreibung schreiben und dort auf die Details eingehen werden. Es ist ratsam, jedem Artikel eine Sendungsverfolgungsnummer zuzuweisen. Dies vereinfacht die Verfolgung und Berichterstattung darüber, insbesondere wenn Sie sich mit vielen Aktionselementen gleichzeitig befassen.

Prioritätsstufe

Weisen Sie beim Umgang mit mehreren Aktionspunkten jedem eine Priorität zu, um zu wissen, worauf Sie sich zuerst konzentrieren müssen. Nicht alle müssen notwendigerweise in der Reihenfolge ausgefüllt werden, in der sie zugewiesen wurden. Einige werden natürlich dringlicher sein als andere.

Erstellungsdatum und voraussichtliche Fertigstellung

Beim Erstellen von Aktionselementen sind drei Daten zu beachten: Erstellungsdatum, voraussichtliches Fertigstellungsdatum und eventuelles Fertigstellungsdatum. Beachten Sie, dass nicht alle abgeschlossen werden und einige stattdessen „gelöst“ werden können. Dies sind Dinge, die auf dem Weg unnötig geworden sind und nicht abgeschlossen werden müssen.

Schöpfer und Zessionar

Geben Sie an, wer das Aktionselement erstellt und wem es zugewiesen wurde. Dies macht es für alle Beteiligten einfacher zu wissen, an wen sie Fragen richten können. Im Wesentlichen ist dies eine Möglichkeit, die Kommunikation zu beschleunigen.

Beschreibung

Die Beschreibung sollte den Titel erweitern. Denken Sie daran, dass dies immer noch eine einfache Beschreibung sein sollte – eine Zusammenfassung, keine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Im Allgemeinen bestehen Beschreibungen von Aktionselementen nur aus ein oder zwei Sätzen.

Erweiterte Beschreibung

Hier können Sie weitere relevante Details angeben, die der Beauftragte zur Ausführung der Aufgabe benötigt. Je nach Aktionselement ist dies möglicherweise nicht erforderlich.

Best Practices für die Pflege einer Aktionselementliste

Wenn Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie einige Best Practices beachten:

Beginnen Sie mit einem Verb

Wenn Aktionselemente als Substantive geschrieben werden, sind sie wahrscheinlich zu weit gefasst. Dies kann zu Verwirrung führen. Wenn Sie beispielsweise ein Aktionselement „Korrekturlesen von Investoren-E-Mails“ im Vergleich zu „Investoren-E-Mails“ benennen, erhalten Sie eine klarere Vorstellung davon, was genau getan werden muss.

Sei präzise

Aktionselemente sollten die Dinge einfacher und nicht komplizierter machen. Wenn sie zu „wortreich“ sind oder unnötige Details enthalten, können sie den Zuständigen verwirren und die Arbeit verlangsamen. Weniger ist mehr.

Schreiben Sie so, dass es jeder verstehen kann

Aktionselemente werden für denjenigen, der sie erstellt hat, immer sinnvoll sein, aber überlegen Sie, ob sie für einen Erstleser genauso sinnvoll sind. Der Beauftragte sollte genau wissen, was zu tun ist.

Behalten Sie Ressourcen im Auge

Berücksichtigen Sie beim Erstellen eines Aktionselements die erforderlichen Ressourcen wie Budget, Arbeit und Zeit. Diese Ressourcen können sich darauf auswirken, wem Sie sie zuweisen und welchen anderen Elementen Sie sie zuweisen.

Erwarten Sie resultierende Aktionselemente

Der erfolgreiche Abschluss eines Jobs kann die Tür zu einem anderen öffnen. Wenn Sie diese zusätzlichen Jobs im Voraus antizipieren, sind Sie einen Schritt voraus.

Was ist Action Item Tracking?

Nach dem Schreiben von Aktionselementen beginnen Ausführung und Nachverfolgung. Während diese bearbeitet werden, sollten Sie deren Fortschritt verfolgen und aufzeichnen, um fundierte Entscheidungen und Strategien treffen zu können. Wenn es richtig gemacht wird, sollte das Tracking aufzeigen, wo Aufgabenmanagement-Strategien in Zukunft optimiert werden können.

Nachverfolgung von Aktionselementen ist der Prozess der Überwachung eines Aktionselements von Anfang bis Ende und das Aufzeichnen der Informationen. Auf diese Informationen kann leicht zurückgegriffen werden und sie können sogar zukünftige Entscheidungen beeinflussen.

Die Nachverfolgung ist besonders wichtig, nachdem ein Projekt abgeschlossen ist. Ohne sie werden nützliche Informationen darüber, wie ein Aktionselement gehandhabt wurde, im Wesentlichen verschwendet. Idealerweise werden diese Informationen gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt verwendet.

Verwenden Sie einen Aktionselement-Tracker

Ein Action-Item-Tracker ermöglicht es Projektmanagern, Action-Items aufzuzeichnen und zu aktualisieren. Traditionell waren dies einfache Tabellenkalkulationen. Jetzt bieten die besten Tracker eine höhere Funktionalität und ermöglichen die Zusammenarbeit im Team.

Die richtige Formatierung einer Aktionselementliste ist der Schlüssel, um die Daten für die Zukunft zu organisieren. Es wird höchstwahrscheinlich neue Augen geben, die sich diese Listen ansehen, und sie müssen verstehen, was sie sehen. Dies bedeutet, dass die Formatierung konsistent bleibt und in jeder Liste der gleiche Datensatz enthalten ist, unabhängig vom Projekt.

Warum sollten Sie eine Vorlage verwenden?

Aktionselemente sind ein fester Bestandteil des Aufgabenmanagements. Sie sind etwas, das Teamleiter während der gesamten Lebensdauer eines Projekts erstellen und verwenden. Aus diesem Grund sollten Ihre Listen gleich formatiert sein und die gleichen Informationen enthalten. Diese Konsistenz reduziert Verwirrung und verbessert die Ergebnisse.

Als Beauftragter sollten Sie genau wissen, was von Ihnen erwartet wird, unabhängig davon, was Ihnen zugewiesen wurde oder wer es zugewiesen hat. Eine Aktionselementvorlage stellt sicher, dass alle benötigten Informationen in einem für Sie verständlichen Format vorhanden sind.

Unsere Aktionselementvorlage stellt sicher, dass Sie alle erforderlichen Details angeben und die Listen jedes Mal auf die gleiche Weise formatieren. Dadurch müssen Sie keine wertvolle Zeit damit verschwenden, sich erneut in ein neues Format einzuarbeiten. Sie haben die Informationen, die Sie benötigen, und Sie wissen, wo Sie sie finden können.

Kombinieren Sie diese Vorlage für noch bessere Ergebnisse mit einer leistungsstarken Projektmanagementsoftware mit Projektverfolgungs- und Berichterstellungstools.

So verwenden Sie die Aktionselemente-Vorlage mit ProjectManager

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Listen Sie Aktionselemente in verschiedenen Projektansichten auf

Eine einfache Tabellenkalkulation kann die Arbeit erledigen, aber ihre statische Natur kann begrenzt sein. Mit unserer Software ordnen Sie alle Ihre Aktionspunkte in einem Gantt-Diagramm, einer Aufgabenliste oder einem Kanban-Board an. In jeder Projektansicht können Sie ganz einfach Aktionspunkte zuweisen und den Fortschritt vom Konzept bis zur Fertigstellung verfolgen.

Verfolgen Sie den Status von Aktionselementen auf dem Dashboard

Um den Fortschritt und die Leistung des Beauftragten zu verfolgen, können Sie das Echtzeit-Dashboard verwenden, das Echtzeitdaten von jedem Ihrer Teammitglieder einspeist und in Grafiken und Diagramme umwandelt, die Metriken wie Zeit, Abweichung und mehr anzeigen.

Arbeiten Sie mit Ihrem Team mit Cloud-basierter Software zusammen

Mit unserer kollaborativen Plattform können Teammitglieder zusammenarbeiten und die Arbeit effektiver angehen. Benutzer können Dateien und Bilder anhängen, Personen kommentieren und markieren, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind.

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