Ihr Leitfaden, um sich für den PPC-Erfolg zu organisieren

Hallo PPC-Helden! Wenn 2018 näher rückt, werden Ihre Feeds möglicherweise von Neujahrsvorsätzen überschwemmt. Ich halte mich zwar eher davon fern, große Vorsätze zu machen, aber ich denke gerne über mein vergangenes Jahr nach und bereite mich auf Veränderungen vor, die ich für eine erfolgreiche Zukunft planen möchte. In diesem Jahr ist es meine oberste Priorität, in der für mich neuen Landschaft des PPC-Managements organisiert zu bleiben. Als ich meine Liste erstellt habe, habe ich einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt, den ich gerne mit Ihnen teilen möchte. Meine Strategien fielen in vier Kategorien – Organisation meines Raums, meiner Zeit, meiner Ressourcen und meiner Arbeitsbelastung.

Deinen Raum organisieren

1. Stellen Sie sicher, dass Sie immer über die benötigten Werkzeuge verfügen.

Halten Sie einen organisierten Raum für eine Fülle von Stiften, Papier, Notizbüchern usw. bereit. Auf diese Weise müssen Sie nie spontan anrufen, um im Büro nach zusätzlichen Stiften oder Papier zu suchen.

2. Nutzen Sie Ihre physischen Vermögenswerte.

Ich bin ein visueller Lerner und eines der beliebtesten Tools ist eine gedruckte Kopie des Monatskalenders, in der meine Fälligkeitsdaten und Erinnerungen hervorgehoben sind. Wenn Sie visuell motiviert sind, empfehle ich Ihnen, eine Liste der Dinge zu erstellen, auf die Sie am häufigsten Bezug nehmen, und eine physische Kopie an Ihrem Schreibtisch aufzubewahren!

3. Kategorisieren und beschriften Sie diese Assets.

Ich schlage separate Bereiche für Ihre Notizen, Listen und Erinnerungen vor, je nachdem, welche Kategorien für Sie sinnvoll sind. Bei einer Agentur kann dies zum Beispiel die physische Organisation nach Kunden/Konto sein.

4. Entrümpeln Sie regelmäßig.

Gehen Sie einmal am Tag oder einmal in der Woche alles durch, was Sie auf Ihrem Schreibtisch haben, und entscheiden Sie, ob Sie es ablegen oder wegwerfen müssen. Ein sauberer Raum gibt Ihnen einen Neuanfang und fügt einem sonst oft chaotischen Zeitplan Rituale hinzu.

5. Platzieren Sie physische Erinnerungen dort, wo Sie sie sehen können.

Post-its eignen sich hervorragend für schnelle Notizen, die kurzfristig relevant sind, insbesondere wenn Sie telefonieren oder sich mitten in einem Gespräch befinden. Kleben Sie sie irgendwo auf Ihren Schreibtisch, den Sie häufig ansehen. Vermeide es, sie länger als ein paar Stunden aufzubewahren, und trage deine Erinnerungen nach Möglichkeit in deinen Kalender oder deine To-Do-Liste ein.

6. Geben Sie ihm eine persönliche Note.

Schließlich sollte sich Ihr Raum nicht unpersönlich und wenig einladend anfühlen! Passen Sie jeden der oben genannten Vorschläge an Ihre Vorlieben an und bringen Sie Dinge in Ihren Arbeitsbereich, mit denen Sie sich glücklich und wohl fühlen. Dekorieren Sie Ihren Raum mit Fotos, Kunst oder was auch immer den Raum einzigartig macht.

Organisieren Sie Ihre Zeit

1. Nutzen Sie den Anfang und das Ende Ihres Tages.

Wenn ich meinen Morgen starte, mache ich einen „Morgen-Check-in“. Dazu gehört das Überprüfen von E-Mails, das Planen der Aufgaben, die ich an diesem Tag durchführen möchte, und das Sammeln aller Ressourcen, die ich für die Besprechungen oder die Arbeitsbelastung des Tages benötige. Dann packe ich diese Sachen für den Morgen weg und mache mich an die Arbeit.

2. Nutzen Sie Ihren Kalender und Ihre Erinnerungen.

Ihr Kalender ist nicht nur ein Planungstool für Besprechungen. Ich nutze meinen Kalender hauptsächlich als Zeitblockier- und Benachrichtigungstool. Jede Aufgabe, die ich bei meinem morgendlichen Check-in für den Tag erledige, bekommt einen geplanten Termin in meinem Kalender (auf privat gesetzt, damit nur ich sie sehen kann) und alle Fristen, die in der nächsten Woche anstehen (oder Monat) zwei geplante Erinnerungen erhalten – eine für zwei Tage vor Ablauf der Frist und eine am Fälligkeitsdatum selbst.

3. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben.

Dies ist auch Teil meiner Morgenroutine, kann aber auch passieren, wenn Aufgaben ankommen. Ich verwende ein sehr einfaches 3-Buchstaben-Priorisierungssystem. „H“ für hoch, „M“ für mittel und „L“ für niedrig. Ich bestimme die Aufgabenpriorität subjektiv, aber es gibt quantitativere Methoden.

4. Vermeiden Sie Back-to-Back-Meetings.

Während manchmal aufeinanderfolgende Meetings unvermeidlich sind, denke ich, dass es wichtig ist, sich vor und nach den Meetings Zeit für die Vorbereitung und Bearbeitung zu nehmen. Nach jedem Meeting habe ich gerne mindestens 10 Minuten Zeit, um meine Notizen zu organisieren, meine Kalendererinnerungen an Termine zu setzen und die sich aus dem Gespräch ergebenden To-Dos zu notieren.

5. Unterbrechen Sie die Arbeit von [Kunden] nicht.

Der hilfreichste Tipp, den mir je ein Kollege gegeben hat, war, einen bestimmten Wochentag nur einem Kunden oder Projekt zu widmen. Während ich an einem Dienstag möglicherweise an mehreren anderen Aufgaben arbeite, erhalte ich ein Gefühl der Fertigstellung und eine ganzheitliche Vorstellung von den Fortschritten, die ich im Konto mache, wenn ich den Dienstag hauptsächlich der Arbeit der Woche für Kunde A widme.

6. Legen Sie Zeitlimits fest.

Einige Aufgaben verursachen mehr Kopfkratzen als andere. Wenn ich weiß, dass ich bei einer Aufgabe im Kundenkonto regelmäßig in der Datenanalyse-Lähmung stecke, dann plane ich nicht mehr als die Zeit ein, die meiner Meinung nach für die Aufgabe benötigt wird, wenn ich effizient arbeite. Dies ermöglicht mir, mehr an einem Tag zu erledigen, und gibt mir die Möglichkeit, später bei Bedarf einen neuen Blick auf die Aufgabe zu werfen.

Organisieren Sie Ihre Ressourcen

1. Halten Sie Ihren Computer-Desktop und Ihre Dateien universell organisiert.

Ich benenne meine Dateien sofort mit dieser Namenskonvention: Date_Client_Account_Task. Am Ende des Tages verschiebe ich jede dieser Dateien, die sich in meinem Download-Ordner oder auf meinem Desktop befinden, in einen gut organisierten Client-Ordner.

2. Erstellen Sie eine laufende Liste mit Kontoänderungen und abgeschlossenen Elementen.

Ich führe ein Word-Dokument mit einer Masterliste aller Änderungen, die ich an jedem meiner Konten an einem bestimmten Datum vorgenommen habe. Dies ist ein großartiges Nachschlagewerk, wenn Sie jemals fragen sollten, wann die Arbeit abgeschlossen wurde.

3. Zeichnen Sie Ihre Notizen aus der gesamten [Client]-Kommunikation auf.

Übertragen Sie ebenso Ihre Notizen aus Anrufen oder Besprechungen immer in ein Masterdokument, das Sie digital speichern können. Ich liebe Stift- und Papiernotizen, aber ich stelle sie konsequent digital für zukünftige Referenzen und Berichte zusammen.

4. Organisieren Sie Ihren Posteingang.

Hanapin verwendet Google Mail, und ich stelle ständig ein, dass meine E-Mails automatisch gekennzeichnet und kategorisiert werden. Ich habe einen Ordner für jeden meiner Kunden, Plattformen usw. Sie können herumspielen und ein System entwickeln, das für Sie funktioniert, aber ein organisierter Posteingang ist ein weiteres großartiges Nachschlagewerk, wenn Ihre anderen Notizen nicht ganz so robust sind wie Sie brauchen.

Organisieren Sie Ihre Arbeitsbelastung

1. Erstellen Sie eine To-Do-Liste und bewahren Sie sie an einem Ort auf.

Es gibt viele kostenlose Apps und Websites für Aufgabenmanagement und To-Do-Tracking, und als ich bei Hanapin anfing, habe ich versucht, sie alle zu nutzen. Ich fand, dass es für mich die beste Option war, nur eine digitale To-Do-Liste zu führen, egal wie einfach das Format war. Ich verwende eine sehr einfache Tabelle mit Spalten für den Kunden, die Aufgabe, die Frist und den Status.

2. Checklisten lohnen sich!

Eine To-Do-Liste in einem Format, das es erlaubt, Dinge als „erledigt“ zu markieren oder ein Kästchen anzukreuzen, ist tatsächlich psychologisch befriedigend und kann Ihre Produktivität steigern. Ich schreibe meine Checklisten gerne jeden Tag von meiner To-Do-Liste auf Papier – ich teile To-Dos in kleinere Aufgaben auf, die ich physisch mit Stift und Papier abhaken kann, wenn ich sie erledige.

3. Planen (und führen Sie eine Liste von) wiederkehrenden Aufgaben.

Führen Sie eine PPC-Aufgabenliste und planen Sie die Aufgaben, die Sie regelmäßig erledigen müssen. Zum Beispiel plane ich meine SQRs in meinem Kalender als wiederkehrendes Ereignis für jedes meiner Konten. Hier ist eine PPC-Aufgabenliste von ppchero, die Sie als Referenz verwenden können.

4. Rechenschaftspflicht ist notwendig.

Bei Hanapin führen viele von uns ein Statusdokument, das wir mit unserem Team und/oder unseren Kunden teilen, um uns für die Arbeit verantwortlich zu machen, von der wir sagen, dass wir sie tun werden und wann wir sie tun werden. Ein solides Rechenschaftssystem hält Sie in Schach und stellt sicher, dass alle Parteien über die benötigten Informationen auf dem Laufenden sind.

5. Automatisieren Sie, wo immer möglich.

Es gibt so viele Tools zur Automatisierung von Aufgaben, die Ihnen im Laufe der Woche jede Menge Zeit sparen können. Automatisierung ist nicht immer die Lösung, aber da diese Ressourcen immer ausgefeilter werden, gibt es viele Aufgaben, die keine manuelle Berührung erfordern.

Einpacken

Die Implementierung solider organisatorischer Gewohnheiten in Ihren täglichen Arbeitsprozess ist für den Erfolg in dieser Branche entscheidend, da es so viele bewegliche Teile gibt, die Sie im Auge behalten müssen. Dies ist eine lange Liste, die noch weiter aufgeschlüsselt werden könnte, aber ich hoffe, es ist ein guter Anfang für diejenigen von uns, die nach Wegen suchen, die unzähligen Teile des PPC-Management-Puzzles im Auge zu behalten!