Was ist ein Risikoregister und wie erstellt man eines?

Sie werden nie alle Risikoereignisse vorhersehen können, die in einem Projekt auftreten könnten, aber durch die Verwendung eines Risikoregisters sind Sie darauf vorbereitet, schnell zu reagieren, bevor Projektrisiken zu echten Problemen werden und das gesamte Projekt ins Abseits lenken.

Was ist ein Risikoregister?

Ein Risikoregister ist ein Werkzeug im Risikomanagement und Projektmanagement. Es wird verwendet, um potenzielle Risiken in einem Projekt oder einer Organisation zu identifizieren, manchmal, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu erfüllen, aber hauptsächlich, um potenzielle Probleme im Auge zu behalten, die die beabsichtigten Ergebnisse beeinträchtigen können.

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Während das Risikoregister hauptsächlich während der Durchführung des Projekts verwendet wird, ist es Teil Ihres Risikomanagementplans, der von Projektmanagern während der Projektplanungsphase ernsthaft berücksichtigt werden muss. Es ist keine Zeit zu früh, um über die Risikoanalyse in Ihrem Projekt nachzudenken. Daher ist es für das Risikomanagement unerlässlich, ein Projektrisikoregister zur Hand zu haben.

Sobald Sie Ihr Risikoregister haben, um Risikoereignisse zu identifizieren und zu verfolgen, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, um Maßnahmen zu ergreifen. ProjectManager verfügt über Kanban-Tafeln und Gantt-Diagramme, die den Arbeitsablauf visualisieren, während Ihr Team daran arbeitet, die Risiken zu lösen. Projektmanager erhalten Transparenz in den Risikomanagementprozess und geben ihren Teams die Autonomie, ihren Rückstand zu verwalten und ihre Sprints zu planen. Sehen Sie, wie es Ihr Risikomanagement verbessern kann, indem Sie noch heute unsere kostenlose Testversion nutzen.

Ein Risikoprotokoll zur Verfolgung von Projektrisiken zu haben, sei es durch eine einfache Tabellenkalkulation oder als Teil einer robusteren Projektmanagement-Softwarelösung, ist eine gute Idee, die in jedem Projektplan berücksichtigt werden sollte. Alles ist mit Risiken verbunden, und das gilt doppelt für die Verwaltung eines Projekts mit vielen beweglichen Teilen.

Warum brauchen Sie ein Projektrisikoregister?

Wenn Sie wissen, was Risikomanagement ist, wissen Sie, dass der nächste Schritt zum Risikomanagement darin besteht, strategisch daran zu arbeiten, die potenziellen Probleme zu kontrollieren, die am wahrscheinlichsten auftreten, wenn Sie ein Projekt verwalten. Daher sollten Sie über einen Risikoanalysemechanismus verfügen, um potenzielle Risiken zu erfassen und dann einen Weg zur Risikominderung aufzuzeigen und das Projekt wieder auf Kurs zu bringen, falls diese Risiken Realität werden.

Was gehört in ein Risikoregister?

Risikoregister können je nach Organisation und Projekt variieren. Die meisten Vorlagen für Risikoregister haben jedoch diese häufig verwendeten Elemente gemeinsam:

• Risikoidentifikations-ID: Ein Name oder eine ID-Nummer zur Identifizierung des Risikos.
• Risikobeschreibung: Eine kurze Erläuterung des Risikos.
• Risikostrukturplan: Ein Risikostrukturplan ist ein Diagramm, mit dem Sie alle Ihre Projektrisiken identifizieren und kategorisieren können.
• Risikokategorien: Es gibt viele Risikokategorien, die sich auf ein Projekt auswirken können, z. B. Zeitplan, Budget, technische und externe Risiken.
• Risikoanalyse: Ziel der Risikoanalyse ist es, die Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung eines Risikos zu ermitteln. Sie können entweder eine qualitative Risikoanalyse oder eine quantitative Risikoanalyse durchführen.
• Risikowahrscheinlichkeit: Sie müssen die Wahrscheinlichkeit jedes Risikos abschätzen und einen qualitativen oder quantitativen Wert zuweisen.
• Risikopriorität: Die Risikopriorität wird bestimmt, indem jedem Risiko ein Risiko-Score zugeordnet wird, der sich aus der Multiplikation der Risikoauswirkungs- und Wahrscheinlichkeitswerte ergibt. Wenn Sie qualitative Messungen verwenden, müssen Sie die Risiken mit den größten Auswirkungen und der höchsten Wahrscheinlichkeit priorisieren.
• Risikoreaktion: Jedes Risiko benötigt eine Risikoreaktion, um seine Auswirkungen auf Ihr Projekt zu mindern. Diese Risikoreaktionen werden auch in einem Risikoreaktionsplan dokumentiert.
• Risikoverantwortung: Jedes Risiko muss einem Teammitglied zugewiesen werden, das zum Risikoeigentümer wird. Der Risikoeigentümer ist dafür verantwortlich, die geeignete Reaktion bereitzustellen und zu überwachen.

Risikomanagementprozess

Der erste Schritt im Risikomanagementprozess ist die Risikoidentifikation. Projekte sind natürlich alle unterschiedlich, aber für Organisationen, die Jahr für Jahr ähnliche Projekte durchführen, müssen möglicherweise historische Daten überprüft werden, um gemeinsame Risikokategorien für diese Projekttypen zu identifizieren.

Darüber hinaus können Sie einige Projektrisiken basierend auf Marktkräften (z. B. Angebots- und Nachfragerisiken) oder basierend auf allgemeinen Projektmanagementproblemen oder sogar basierend auf dem Wetter vorhersehen.

Sammeln Sie die Projektrisiken

Das Sammeln der möglichen Risiken, die beim Management eines Projekts auftreten können, erfordert einen systematischen Ansatz, um sicherzustellen, dass Sie so gründlich wie möglich sind. Das Projektrisikoregister ist ein System, das dieses Risiko verfolgen kann, wenn es tatsächlich auftritt, und dann die von Ihnen festgelegten Maßnahmen zur Lösung des Risikos bewertet.

Wenn Sie diese Risiken in einer Risikoprotokolltabelle oder in Ihrer Projektmanagementsoftware registrieren, haben Sie einen Ort, an dem Sie all diese Daten speichern und das spezifische Risikoereignis während des gesamten Projekts verfolgen können, um zu sehen, ob die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen zur Risikobewältigung Abhilfe schaffen Das Risiko funktioniert. Ein Dokument zur Risikoverfolgung hält daher Projektrisiken an der engen Leine, um ihre Auswirkungen zu mindern, damit sie Ihr Projekt nicht ruinieren.

Dokumentieren Sie die Projektrisiken

Die Dokumentation von Projektrisiken durch ein Risikokataster ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Projekts. Es bietet Ihnen einen zentralen Ort, an dem Sie das Risiko identifizieren, seinen Verlauf notieren können – vom ersten Auftreten bis zur endgültigen Lösung – und das Risiko sogar der Person zuordnen, die es identifiziert hat und für das Management verantwortlich ist. Im Risikoprotokoll können Sie die Risikobewertung und die Wahrscheinlichkeit, dass sich das Risiko auf das Projekt auswirkt, und vieles mehr notieren.

Überwachen Sie die Projektrisiken

Wie bereits erwähnt, können Sie Ihren Teammitgliedern in Ihrem Projektrisikoregister Risiken zuweisen. Diese Person ist dann dafür verantwortlich, das Risiko zu überwachen und alle Maßnahmen zur Risikoreaktion zu leiten, die erforderlich sind, um die Auswirkungen dieses Risikoereignisses zu mindern oder es anzugehen, sobald es zu einem Problem wird. Durch die Dokumentation dieses Prozesses in einem Projektrisikoregister verlieren Sie im Laufe eines geschäftigen Projekts weniger den Überblick über Projektrisiken, was bedeutet, dass die Risiken nicht zu echten Problemen werden, die sich negativ auf das Projektbudget oder den Zeitplan auswirken können den Projekterfolg gefährden.

Beheben Sie die Risiken

Wenn das Projektrisiko behoben ist, können Sie es schließlich schließen. Nichts ist besser, als dieses Risiko in Ihrem Risikoprotokoll abzuhaken, da es im Projekt kein Problem mehr darstellt. Auch wenn das Risikoereignis behoben wurde, möchten Sie nicht weiterhin Ressourcen für ein Problem einsetzen, das nicht mehr besteht. Es gibt Ihnen einfach mehr Kontrolle über Ihren Risikomanagementplan und fördert eine bessere Kommunikation mit Ihrem Projektteam und Ihren Stakeholdern.

So erstellen Sie ein Risikoregister

Gehen wir alle Schritte durch, um ein Risikoregister zu erstellen, damit wir dieses Risikomanagement-Tool optimal nutzen können, wenn wir es verwenden.

1. Risikoidentifikation

Bringen Sie das Projektteam zusammen, um potenzielle Risiken zu erörtern. Jedes Teammitglied ist für verschiedene Bereiche des Projekts verantwortlich, also nutzen Sie sein Fachwissen, um potenzielle Projektentgleisungsrisiken zu identifizieren. Sie sollten auch mit Stakeholdern sprechen, um sicherzustellen, dass Sie ihre Bedenken berücksichtigen und auch ihre Risiken verfolgen. Achten Sie darauf, alle Risikokategorien potenzieller Auswirkungen auszuschöpfen, von Marktkräften über Ressourcen bis hin zum Wetter.

2. Projektrisiken beschreiben

Als nächstes möchten Sie das Projektrisiko beschreiben. Versuchen Sie, so gründlich wie möglich zu sein, während Sie die Beschreibung auf das Wesentliche beschränken. Ein zu vages Risiko macht es schwierig, wirklich zu verstehen, ob ein Risiko zu einem echten Problem geworden ist oder nicht. Schreiben Sie beispielsweise nicht „Das Wetter“ für ein wetterabhängiges Risiko. Entscheiden Sie sich lieber für etwas, das sich speziell auf Ihr Projekt bezieht, wie z. B. „Die Monsunzeit in Indien könnte zu Verzögerungen beim Versand von Kupfer führen“.

Da wir Risiken identifizieren und beschreiben, kann Projektmanagement-Software Ihnen helfen, organisiert zu bleiben. Mit der Listenansicht von ProjectManager haben Sie einen zentralen Knotenpunkt für alle Ihre Risiken mit Platz, um sie zu beschreiben, aber auch zu priorisieren, Tags anzupassen und vieles mehr. Im Gegensatz zu leichtgewichtigen To-Do-Apps geben wir Ihnen Echtzeitdaten und unsere Listenansicht zeigt den Prozentsatz der Fertigstellung für jede Liste. Außerdem können Teams Kommentare abgeben, um ihnen zu helfen, besser zusammenzuarbeiten, egal ob sie im Büro, im Außendienst oder zu Hause sind.

3. Risikoauswirkung abschätzen

Schließen Sie alles ein, was das Risiko beeinflussen kann, damit Sie eine starke Strategie entwickeln können, um damit umzugehen. Wenn beispielsweise in Ihrer Branche regional Entlassungen gemunkelt wurden, identifizieren Sie die tatsächlichen Auswirkungen, die sich auf Ihren Projektplan auswirken könnten, wenn es dazu kommt. Zum Beispiel: „Geplante Entlassungen in der südöstlichen Fertigung könnten die Produktionspläne im Juni gefährden. Dies könnte die gesamte Projektausführung um drei Monate verzögern, sofern keine alternativen Produktionsoptionen in Betracht gezogen werden. Dies weist den Risikoverantwortlichen an, potenzielle Optionen für Produktionsstätten außerhalb dieser Region zu untersuchen, sodass ein echter Risikomanagementplan vorhanden ist.

4. Erstellen Sie einen Risikoreaktionsplan

Dies ist die schwerste Aufgabe im Projektrisikoregister, also geben Sie ihm die Zeit und Mühe, die erforderlich sind, um es ordnungsgemäß zu vervollständigen. Sie wollen gründlich sein, aber nicht übertrieben. Halten Sie den Risikoreaktionsplan kurz und prägnant. Recherchieren Sie, damit Sie sofort handeln können, wenn das Risiko im Projekt auftaucht. Dokumentieren Sie alle Reaktionspläne und Umsetzungsstrategien. Wenn dies ein langes Dokument erfordert, fügen Sie einen Link hinzu oder fügen Sie einen Anhang zum Dokument des Risikoreaktionsplans hinzu, um direkt auf die geplante Reaktion zu verweisen.

5. Priorisieren Sie Projektrisiken

Nicht alle Projektrisiken entstehen gleichermaßen. Einige von ihnen haben eine größere Wirkung als andere, also müssen Sie hier entscheiden, welche an die Spitze der Reihe kommen und welche ignoriert werden können, wenn Sie nicht die Zeit und die Ressourcen haben. Hier bestimmen Sie die Risikostufe: hoch, mittel oder niedrig. Auf diese Weise können Sie Ihr Register filtern und dann priorisieren.

6. Risikoverantwortliche definieren

Weisen Sie abschließend jedem Risiko einen Eigentümer zu. Wenn Sie nicht für jedes potenzielle Risiko einen Risikoverantwortlichen haben, wissen Sie möglicherweise nichts davon, bis die Auswirkungen dieses Risikos irreversibel sind.

7. Notizen

Es gibt eine letzte Spalte in Ihrem Risikoregister, in der Sie alle Notizen sammeln können, die nicht in die bereits besprochenen Kategorien passen. Es ist wichtig, einen Ort zu haben, an dem diese Ideen platziert werden können, damit sie nicht in der endlosen Abwanderung eines Projekts verloren gehen.

Verwenden von ProjectManager zum Verfolgen von Risiken

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software mit integrierten Risikoverfolgungsfunktionen, die Ihnen eine einfache Auflistung, Verwaltung und Zusammenarbeit ermöglichen. Sobald Sie ein bestimmtes Risiko ausgewählt haben, gibt es eine einfache und schnelle Möglichkeit, jeden Aspekt des Risikos zu bearbeiten, einschließlich seines Namens, seiner Beschreibung, seiner Zuordnung und seiner Prioritätsstufe. Noch besser, Sie haben die Möglichkeit, Notizen, Dateien, Bilder und andere Anhänge zu diesem spezifischen Projektrisiko hinzuzufügen.

Eine unserer leistungsfähigsten Risikomanagementfunktionen ist unser Echtzeit-Dashboard. Unser Projekt-Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über Ihren Projektstatus und ist ideal, um Risiken frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Diese einzigartige Funktion wird von Projektmanagern auf der ganzen Welt in großen Unternehmen wie Volvo, NASA und Bank of America geschätzt.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware, die ein kollaboratives Tool zur Risikoverfolgung bietet, das Ihnen alle Funktionen bietet, die Sie benötigen, um Risiken zu identifizieren, zu verfolgen und zu lösen, wenn sie zu Problemen in Ihrem Projekt werden. Probieren Sie es selbst aus und sehen Sie, wie es das Risikomanagement und das gesamte Projekt erheblich vereinfachen kann. Nehmen Sie noch heute an unserer kostenlosen 30-Tage-Testversion teil!