Der Leitfaden eines Gesundheitsteams zur HIPAA-Compliance in sozialen Medien

Laut Jill Florence, Director of Enterprise Sales bei Sprout Social, wird es kaum Gesundheitsvermarkter geben, die den Wert sozialer Medien für das Gesundheitswesen nicht verstehen.

Florence erklärt: „Soziale Netzwerke sind ein nicht verhandelbarer Teil der Steigerung der Markenbekanntheit und des Aufbaus von Verbindungen zu Patienten, Ärzten und Community-Mitgliedern. Für die Marketingteams an der digitalen Front kann es jedoch eine Herausforderung sein, die Bedenken der Sicherheits- und Datenschutzteams zu überwinden – insbesondere an der Schnittstelle von HIPAA und sozialen Medien.“

Viele Organisationen berichten, dass HIPAA-Compliance-Maßnahmen ihre Strategie behindern, da einige der ansprechendsten Gesundheitsinhalte, die sie erstellen, innovative Studien, Patientenberichte und medizinische Durchbrüche umfassen, die langwierige Genehmigungsprozesse und eine sorgfältige Umsetzung erfordern. In diesem Leitfaden erläutern wir, was Sie wissen müssen, um in den sozialen Medien HIPAA-konform zu bleiben, und stellen Beispiele von Gesundheitsmarken vor, die in den sozialen Medien glänzen – trotz regulatorischer Einschränkungen.

Bitte beachten Sie: Die in diesem Artikel bereitgestellten Informationen stellen keine formelle Rechtsberatung dar und sind auch nicht als solche gedacht. Bitte lesen Sie unseren vollständigen Haftungsausschluss, bevor Sie weiterlesen.

Die Auswirkungen von HIPAA auf Ihre Social-Media-Inhalte

Die HIPAA-Datenschutzgesetze schützen sensible Patientendaten vor der öffentlichen Offenlegung, auch in sozialen Medien. Die HIPAA-Datenschutzregel schützt ausdrücklich die Gesundheitsinformationen von Patienten in Bezug auf die Art und Weise, wie die Daten weitergegeben werden, auch bei Marketing- und Werbemaßnahmen.

Zu den vertraulichen geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) gehören Daten über den früheren, gegenwärtigen oder zukünftigen Gesundheitszustand eines Patienten, die Gesundheitsversorgung des Einzelnen und vergangene, gegenwärtige oder zukünftige Gesundheitszahlungen. Angesichts der Tatsache, dass Social-Media-Plattformen Benutzerinformationen sammeln, Verhalten verfolgen und über eine Lizenz zur Nutzung Ihrer visuellen Ressourcen verfügen, ist es leicht zu verstehen, warum diese Vorschriften bestehen.

Im Zeitalter des Austauschs von Patientenfotos, Erfahrungsberichten und anderen sensiblen Informationen sollten Gesundheitsdienstleister bei der Erstellung von Social-Media-Inhalten äußerste Vorsicht walten lassen. Die HIPAA-Vorschriften schreiben Gesundheitsunternehmen außerdem vor, Kundeninteraktionen in sozialen Medien sorgfältig zu verwalten. Dazu gehört auch, Patienten daran zu hindern, PHI weiterzugeben, und diese gegebenenfalls zu löschen. Die Nichteinhaltung der HIPAA-Vorschriften ist kostspielig – sowohl finanziell als auch für den Ruf Ihrer Marke.

Allerdings wie Katherine Van Allen, Senior Solutions Engineer bei Sprout, betont, überwiegen die Vorteile von Social Media die Risiken. „Social Media sollte Teil der Strategie von Gesundheitsorganisationen sein. Die Menschen, die Sie erreichen müssen, befinden sich in den sozialen Netzwerken – egal, ob es sich um potenzielle Patienten oder Mitarbeiter handelt. Ohne soziale Präsenz sind Sie nicht an wichtigen Gesprächen über Ihr System beteiligt. Von Diskussionen über ein Teammitglied oder einen Standort, Schreibfehlern und rechtlichen Schritten bis hin zur raschen Verbreitung von Fehlinformationen über eine Krankheit oder einen Behandlungsplan. Wenn Sie sich auf das Zuhören in den sozialen Medien konzentrieren, können Sie wichtige Chancenbereiche erkennen.“

So erstellen Sie Markenrichtlinien zur Unterstützung von HIPAA und sozialen Medien

Auch wenn Sie hinsichtlich der HIPAA-Compliance in sozialen Medien immer Ihren Rechtsbeistand und Ihr Compliance-Team konsultieren sollten, finden Sie hier allgemeine Best Practices, die Sie bei der Erstellung Ihrer Markenrichtlinien befolgen sollten.

Erstellen Sie Richtlinien und schulen Sie Ihr Team

Beginnen Sie mit der Beratung Ihrer Rechts- und Compliance-Teams und machen Sie sie zu einem wichtigen Partner bei der Validierung der Rechtmäßigkeit Ihrer Strategie, Kampagnen und Inhalte. Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, um ein Social-Media-Compliance-Protokoll zu entwickeln, das Anweisungen für die Korrespondenz mit Menschen über soziale Medien enthalten sollte.

Machen Sie Ihr Team mit diesem Protokoll vertraut, indem Sie gemeinsam HIPAA-Compliance-Schulungsprogramme erstellen, die Schulungen zu sozialen Medien beinhalten. Betonen Sie in Ihrer Schulung die ordnungsgemäße Nutzung von Kundendaten in sozialen Medien und häufige HIPAA-Verstöße.

Befolgen Sie die Best Practices zur Anonymisierung

Entfernen Sie beim Erstellen neuer Social-Media-Inhalte alle PHI aus Ihren Beiträgen. PHI umfasst Gesundheitsinformationen, die zusammen mit den folgenden Identifikatoren verwendet werden:

• Namen (Vor-, Mittel- und Nachname)
• Geografische Indikatoren, die kleiner als ein Staat sind
• Alle Elemente eines Datums (außer Jahr)
• Telefon- und Faxnummern
• E-mailadressen
• Sozialversicherungsnummern
• Krankenakte, Begünstigter der Krankenversicherung und Kontonummern
• Zertifikats- oder Lizenznummern
• Fahrzeugkennungen
• Geräteattribute
• Mit Patienten verknüpfte URLs und IP-Adressen
• Biometrische Identifikatoren
• Fotos von vollständigen Gesichtern und anderen eindeutigen physischen Identifikatoren
• Alle anderen Nummern oder Codes, die eine Person identifizieren könnten

Zur weiteren Erläuterung: Während der Name eines Patienten in Kombination mit seinen Vitalfunktionen als PHI gilt, gelten die Vitalfunktionen allein nicht als PHI.

Überwachen Sie auf HIPAA-Verstöße

Selbst wenn Sie alle Vorkehrungen treffen, um die Verwendung von PHI in Ihren Inhalten einzuschränken, können Patienten Ihre Compliance gefährden, indem sie selbst personenbezogene Daten weitergeben. Verhindern Sie dies, indem Sie Haftungsausschlüsse zu Ihren Direktnachrichten-Interaktionen und Markenprofilen hinzufügen. Bitten Sie die Patienten, keine personenbezogenen Daten weiterzugeben, und teilen Sie ihnen mit, wohin sie ihre Anfragen leiten sollen.

Wenn ein Patient Sie erwähnen oder Ihnen eine DM schicken und damit Ihre PHI gefährden würde, löschen Sie die Nachricht sofort und leiten Sie ihn an einen geeigneteren Kanal weiter. Florence rät: „Selbst wenn Sie Ihrem Profil oder Ihren DMs einen Haftungsausschluss hinzufügen, werden einige Patienten dennoch ärztlichen Rat einholen. Um dem entgegenzuwirken, nutzen einige Organisationen Chatbots und Triaging-Tools, um sie automatisch auf potenzielle PHI aufmerksam zu machen und auf sensible Inhalte zu reagieren oder diese zu löschen.“

Durch die Verwendung eines Tools wie „Gespeicherte Antworten“ von Sprout Social können Sie mithilfe vorgefertigter Antworten schnell auf Kunden antworten und die Konversation auf einen sicheren Kanal umleiten. Sie können den Chatbot-Builder von Sprout auch verwenden, um soziale Benutzer automatisch an eine E-Mail-Adresse oder einen anderen sicheren Kanal für Gespräche im Zusammenhang mit dem Gesundheitswesen umzuleiten.

Mit dem Smart Inbox von Sprout können Sie mithilfe von Tags und Filtern Nachrichten kennzeichnen, die PHI enthalten, und Workflows erstellen, die diese Nachrichten löschen.

Erstellen Sie einen Prozess für Patientengenehmigungen

Es könnte Fälle geben, in denen Patienten (oder ihre Familien) daran interessiert sind, ihre Geschichten mit Ihrem Publikum zu teilen, wie zum Beispiel dieses entzückende Halloween-TikTok von der neonatologischen Intensivstation der Cleveland Clinic.

Führen Sie einen optimierten und klar dokumentierten Prozess ein, um die schriftliche Einwilligung und die HIPAA-Genehmigung zur Offenlegung der personenbezogenen Daten eines Patienten einzuholen, bevor Sie diese Geschichten, Fotos und/oder Videos weitergeben.

Bleiben Sie über Gesetzesänderungen auf dem Laufenden

Halten Sie sich regelmäßig über Gesetzesänderungen auf Bundes- und Landesebene auf dem Laufenden. Überprüfen Sie regelmäßig Ressourcen wie die Website des US-Gesundheitsministeriums (HHS). Sie können HHS und National Law Review auch in den sozialen Medien verfolgen, um Echtzeit-Updates zu erhalten, einschließlich Fallentscheidungen zu HIPAA-Datenverstößen.

Suchen Sie nach weiteren Ressourcen? Wir haben einen HIPAA-Compliance-Spickzettel für soziale Netzwerke zusammengestellt, der Ihnen dabei helfen kann, konform zu bleiben und gleichzeitig eine effektive und kreative Social-Media-Strategie umzusetzen.

Häufige HIPAA-Verstöße und die Rolle sozialer Medien

Während die HIPAA-Einhaltung im sozialen Bereich komplex ist, sind die monetären Risiken, die Reputationsrisiken und vor allem die Risiken für das Wohlergehen der Patienten zu hoch, um etwas falsch zu machen. Hier sind die häufigsten HIPAA-Verstöße, die Sie vermeiden sollten.

Verbergen Sie Patientendaten vor aller Augen

Selbst wenn Sie Gesichter, Namen, Daten oder andere offensichtliche Identifikatoren nicht explizit angeben, können einige Situationsdetails die persönlichen Daten eines Patienten preisgeben. Sowohl Florence als auch Van Allen raten dazu, Fotos und Videos vor der Veröffentlichung genau zu prüfen. Stellen Sie sicher, dass sich im Hintergrund Ihrer Medien keine geschützten Informationen befinden.

Van Allen warnt: „Etwas, das so harmlos erscheint wie ein Foto eines Lehrerzimmers, kann ein Verstoß sein.“ Jemand könnte in die Akte eines auf dem Tisch liegenden Patienten hineinzoomen und so seinen Namen oder andere PHI identifizieren.“

Validierung von Gesundheitsinformationen

„Viele Patienten schreiben Gesundheitsmarken Nachrichten, weil sie glauben, dass ihre Botschaft ihre Ärzte erreichen würde – was bedeutet, dass sie vertrauliche PHI in ihre Kontaktaufnahme einbeziehen“, sagt Florence. Wie wir im vorherigen Abschnitt erwähnt haben, ist es wichtig, alle PHI zu löschen, auch wenn der Patient sie unaufgefordert bereitstellt.

Eine entscheidende Nuance, die viele Unternehmen jedoch übersehen, ist, dass Sie auch auf die Validierung von PHI verzichten sollten. Wenn beispielsweise ein Patient Ihren Beitrag kommentiert und offenbart, dass er an einer Krankheit leidet, sollten Sie diese Krankheit in Ihrer Antwort nicht erwähnen. Es könnte sich um einen HIPAA-Verstoß handeln. Hier einige Beispielszenarien:

Beispielhafte Patientennachricht: @Hospital, bei mir wurde kürzlich Diabetes diagnostiziert und ich frage mich, welcher Ihrer Ärzte auf Diabetesbehandlung spezialisiert ist?

Nicht HIPAA-konform: @Patient, wir wissen, dass es schwierig sein kann, sich mit einer neuen Diabetesdiagnose zurechtzufinden, und wir sind hier, um Ihnen zu helfen. Rufen Sie Dr. Smiths Büro direkt an, um einen Beratungstermin zu vereinbaren.

HIPAA-konform: @Patient, wir haben Ihren Kommentar gelöscht, um Ihre Privatsphäre zu schützen. Bitte rufen Sie an oder wenden Sie sich per E-Mail an unser Team, um Hilfe zu erhalten.

Beschränkung der Schulung auf Unternehmenskanäle und bezahltes Personal

Durch die Beschränkung der Schulung auf Unternehmenskanäle und bezahltes Personal schaffen Gesundheitsorganisationen Wissenslücken, die zu schwerwiegenden Folgen führen können. Beispielsweise könnte ein aufgeregter Praktikant ein Selfie mit einem Patienten posten. Oder ein Assistenzstudent könnte versehentlich PHI in einem lustigen TikTok preisgeben.

Gesundheitsorganisationen sollten bedenken, dass HIPAA für alle gilt, die unter der Kontrolle einer versicherten Einrichtung stehen – einschließlich Freiwilliger, Studenten und unbezahltes Personal. Es umfasst auch soziale Profile, die über das Unternehmenskonto hinausgehen, einschließlich der persönlichen Konten von Mitarbeitern.

Was HIPAA für Ihre Social-Media-Anbieter bedeutet

HIPAA-Konformität und Sicherheit sollten bei der Auswahl von Softwareanbietern und Tools oberste Priorität haben. Erwarten Sie bei Ihren Plattformbewertungen, dass Ihre Sicherheits- und Datenschutzteams wachsam hinsichtlich der Art und Weise sind, wie Daten verwendet werden, wenn sie in größere Tech-Stacks integriert werden.

Finden Sie eine Verwaltungslösung mit Berechtigungsstufen und Nachrichtengenehmigungsfunktionen, um sicherzustellen, dass nur verantwortliche Parteien Beiträge veröffentlichen können. Stellen Sie sicher, dass Cybersicherheitsmaßnahmen vorhanden sind, um PHI auf elektronischen Geräten wie Verschlüsselung oder Firewalls zu schützen.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und finden Sie eine Social-Media-Management-Lösung, die bereit ist, ein Business Associate Agreement (BAA) zu unterzeichnen – einen rechtsverbindlichen Vertrag, der die Verantwortlichkeiten jeder Partei in Bezug auf die Einhaltung von PHI und HIPAA festlegt. Florence führt aus: „Sie sollten mit einem Partner wie Sprout Social zusammenarbeiten, der einen BAA unterzeichnen und die Risiken und Verantwortungen mit Ihnen übernehmen kann.“

Gesundheitsmarken, von denen man lernen kann

Diese vier Gesundheitsorganisationen zeigen, dass eine aktive Social-Media-Präsenz auch in regulierten Branchen immer noch möglich und wichtig ist.

Mayo-Klinik

Die Mayo Clinic, das bestplatzierte Krankenhaus des Landes, nutzt soziale Medien, um ihre Arbeitgebermarke aufzubauen. Zum Beispiel, als sie einen Beitrag eines Transplantationsleiters erneut teilten, der einen erfolgreichen Monat feierte. Beachten Sie, dass der Beitrag keine vertraulichen Patienteninformationen preisgibt, sondern sich stattdessen auf die Leistungen und die hohe Qualität des Transplantationsteams konzentriert.

Die Mayo Clinic teilt auch Profile ihrer Freiwilligen, Ärzte und anderen Mitarbeiter, um ihr Unternehmen weiter zu humanisieren, wie zum Beispiel dieses herzerwärmende Video über einen Holocaust-Überlebenden, der zum Freiwilligen wurde.

Das Krankenhaussystem ergänzt diese Beiträge mit allgemeinen Gesundheits- und Lifestyle-Tipps, um seine Follower zu inspirieren und das Wohlbefinden zu fördern, wie in diesem Karussell über die Vorteile täglicher Bewegung.

Cleveland-Klinik

Die Cleveland Clinic, ein führendes akademisches medizinisches Zentrum, bleibt am Puls der aktuellen Gesundheitsthemen und nutzt ihr Fachwissen, um ihre Gemeinde über neue Berichte zur öffentlichen Gesundheit auf dem Laufenden zu halten.

Wie in diesem Reel, in dem sie die Vorteile des neuesten Social-Media-Gesundheitstrends, Kalttauchen oder Kaltduschen, untersuchen. In dem Beitrag erfahren Sie, wie Sie von diesem Trend profitieren und gleichzeitig sicher und gesund bleiben können.

Das medizinische Zentrum teilt außerdem aktuelle, von seiner Organisation erstellte Berichte zur öffentlichen Gesundheit. Normalerweise fassen sie die wichtigsten Ergebnisse des Berichts kurz zusammen und fügen den Link hinzu, damit die Leute mehr lesen können, wie sie es in diesem Beitrag getan haben.

Boston Kinderkrankenhaus

Das Boston Children's Hospital beherbergt das größte krankenhausbasierte pädiatrische Forschungsprogramm der Welt. Die Organisation nutzt ihre sozialen Kanäle, um bahnbrechende Forschung (und die Forscher dahinter) hervorzuheben, wie sie es in diesem Beitrag über einen führenden klinischen Genetiker getan hat, der die Gesundheitsergebnisse von Kindern vorantreibt.

Sie stellen auch die Patienten vor, die von ihren hochmodernen Behandlungen profitieren, indem sie ihre Familien befragen, wie in diesem Beitrag auf Facebook über die Wirksamkeit von Gentests für Kinder mit Epilepsie.

Hymne Blaues Kreuz Blauer Schild

Anthem Blue Cross Blue Shield ist ein vertrauenswürdiger Krankenversicherungsanbieter. Auf sozialen Netzwerken teilen sie aussagekräftige Statistiken über den Mehrwert, den sie ihren Mitgliedern bieten, einschließlich dieses Beitrags über den Return on Investment, den Arbeitgeber durch Investitionen in die Suchtbekämpfung und -unterstützung am Arbeitsplatz erzielen.

Sie teilen auch Auszeichnungen und Akkreditierungen, die ihr Engagement für die Betreuung und Exzellenz ihrer Mitglieder belegen, wie diesen Beitrag über ihre Anerkennung durch NCQA.

Als beliebter Anbieter von Versicherungsplänen erhalten sie auf Social Media viele Anfragen zu den Details ihrer Mitgliedsversicherungen. Ihr Betreuungsteam zeigt, wie man Gespräche von öffentlichen Foren auf geeignetere, sicherere private Kanäle umleitet, wie in dieser Antwort, in der sie ein Mitglied bitten, eine E-Mail an ihr Help Center zu senden.

Navigieren Sie sicher durch HIPAA und soziale Medien

Die HIPAA-Konformität in sozialen Medien ist ein mehrstufiger, fortlaufender Prozess, der eine enge Abstimmung mit Ihren Rechts- und Sicherheitsteams und die Entwicklung abteilungsübergreifender Schulungen erfordert. Durch die Befolgung wichtiger Best Practices zum Schutz von Patientendaten und der Markengesundheit Ihres Unternehmens sind Sie in der Lage, komplexe HIPAA-Protokolle zu meistern und Ihre soziale Präsenz selbstbewusst auszubauen.

Nächste Schritte: Nachdem Sie diesen Artikel gelesen haben, planen Sie ein Treffen mit Ihren Rechts- und Sicherheitsteams ein, um mit der Planung Ihrer organisationsweiten Aufklärungsbemühungen zu beginnen und die Benchmarks für soziale Medien im Gesundheitswesen aufzufrischen, um die Rolle der sozialen Medien in Ihrer Gemeinde besser zu verstehen Engagement-Toolkit.

Haftungsausschluss

Die in diesem Artikel bereitgestellten Informationen stellen keine formelle Rechtsberatung dar und sind auch nicht als solche gedacht. Alle Informationen, Inhalte, Punkte und Materialien dienen allgemeinen Informationszwecken. Die Informationen auf dieser Website stellen möglicherweise nicht die aktuellsten rechtlichen oder sonstigen Informationen dar. Die Einbeziehung der in diesem Artikel bereitgestellten Richtlinien garantiert nicht, dass Ihr rechtliches Risiko verringert wird. Leser dieses Artikels sollten sich an ihre Rechtsabteilung oder ihren Anwalt wenden, um Rat in Bezug auf eine bestimmte Rechtsangelegenheit einzuholen, und davon absehen, auf der Grundlage der Informationen in diesem Artikel zu handeln, ohne zuvor unabhängigen Rechtsrat einzuholen. Durch die Nutzung und den Zugriff auf diesen Artikel oder die auf der Website enthaltenen Links oder Ressourcen entsteht kein Anwalt-Mandanten-Verhältnis zwischen dem Leser, Benutzer oder Browser und etwaigen Mitwirkenden oder beitragenden Anwaltskanzleien. Die von den Mitwirkenden dieses Artikels geäußerten Ansichten sind ihre eigenen und spiegeln nicht die Ansichten von Sprout Social wider. Jegliche Haftung in Bezug auf Maßnahmen, die auf Grundlage des Inhalts dieses Artikels ergriffen oder unterlassen werden, wird hiermit ausdrücklich abgelehnt.