Benötigte Stunden für CRM: Ist CRM-Software ein Zeitdieb oder Zeitersparnis?

Bis zu 69 % der CRM-Implementierung scheitern, weil nicht genügend Planung und Aufwand in den Prozess fließen.

Zeit ist eine knappe Ressource für kleine Unternehmen, und die Verwendung eines neuen CRM kann beängstigend erscheinen.

• Wie lange dauert die Einrichtung einer neuen CRM-Software?
• Wird das CRM meinen Teams mehr Arbeit bescheren, wenn es einmal eingerichtet ist?
• Wird es ewig dauern, den Umgang mit dem neuen System zu erlernen?
• Wie viel von meinem Tag muss ich mit der Verwaltung meines CRM verbringen?

Wer hat die Zeit? Es mag zu überwältigend oder zeitaufwändig erscheinen.

Aber machen Sie es beim ersten Mal richtig, und es wird sich lohnen. Sie sparen später Hunderte von Stunden.

Wenn Sie nicht die Zeit und Mühe für die Implementierung aufwenden, wird Ihre CRM-Software Ihnen später keine Zeit sparen können.

In diesem Artikel behandeln wir:

• Wie lange es dauert, ein CRM einzurichten
• Warum „CRM zu viel Zeit in Anspruch nimmt“ ist ein Mythos
• Wie ein CRM Ihnen jede Woche Stunden einsparen kann

Die Uhr tickt – los geht’s!

Wie lange dauert die Einrichtung eines CRM?

Die CRM-Einrichtung kann zwischen einer Woche und einem Jahr dauern. Die CRM-Einrichtungszeit hängt davon ab, wie viele Daten Sie aus Ihrem bestehenden CRM migrieren müssen, wie groß Ihr Team ist, wer Zugriff auf Ihr CRM benötigt und wie kompliziert Ihre CRM-Automatisierung sein soll.

Einige CRM-Plattformen wie ActiveCampaign migrieren Ihre CRM-Daten kostenlos – das bedeutet eine schnelle Einrichtung für Sie!

Ein Jahr klingt nach einer langen Zeit. Und es ist!

Aber wenn Sie jetzt Abstriche machen, könnten Sie später in eine schwierige Situation geraten:

• Ihre Vertriebs- und Marketingberichte sind ungenau
• Ihre Leads fallen durch das Raster
• Sie verschwenden Zeit damit, nach Informationen zu suchen, die Ihnen zur Verfügung stehen sollten

Wie können Sie also herausfinden, wie lange die Einrichtung eines CRM für Ihr Unternehmen dauern wird?

Der CRM-Implementierungsprozess besteht aus 5 Schritten:

1. Finden Sie heraus, was Sie von Ihrem CRM benötigen
2. Bereinigen Sie Ihre Daten
3. Migrieren Sie Ihre Daten in Ihr CRM
4. Richten Sie Automatisierungen und Integrationen ein
5. Schulen Sie Ihr Team

Wie lange jeder Schritt dauert, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab, darunter:

• Wie organisiert und sauber Ihre aktuellen Daten sind
• Die Anzahl der an der Umsetzung beteiligten Akteure
• Unternehmensgröße und Anzahl der CRM-Benutzer
• Die Anzahl der Kontakte und Automatisierungen, die Sie übertragen müssen
• Die Anzahl der Integrationen, die Sie einrichten müssen
• Ob Sie derzeit über Namenskonventionen, Taxonomie und Datenprozesse verfügen oder nicht

Lassen Sie uns auf jeden Schritt genauer eingehen.

(Kurzer Hinweis: Die angegebenen Zeitschätzungen sind genau das – Schätzungen. Jeder Schritt, der Ihre Daten betrifft, kann viel länger dauern, wenn Sie auf Datenverarbeitungs- oder Qualitätsprobleme stoßen.)

Schritt 1: Finden Sie heraus, was Sie von Ihrem CRM benötigen

Welche Lücken soll Ihre CRM-Software füllen? Das könnte so aussehen:

• Ihr Marketingteam weiß nicht, welche Arten von Interessenten es ansprechen soll
• Ihr Vertriebsteam verfügt nicht über die Informationen und Tools, die es benötigt, um Leads aus dem Marketing zu konvertieren
• Es dauert ewig, bis Leads geschlossen werden – oder bleiben immer an der gleichen Stelle in Ihrem Verkaufszyklus stehen
• Kunden wandern bereits nach wenigen Monaten ab
• Marketing, Vertrieb und Kundensupport arbeiten in Silos ohne klare Kommunikation

Unter Berücksichtigung dieser Lücken können Sie eine Feature-Wunschliste erstellen und Ihre CRM-Ziele festlegen.

Wenn Sie nicht wissen, was Sie von CRM erwarten, holen Sie Ihre Stakeholder in einen Raum.

Zu diesen Stakeholdern sollte das Management gehören von:

• Verkauf
• Marketing
• Kundendienst

Mit welchen Problemen befasst sich jedes Team? Am Ende des Meetings sollten Sie eine Liste mit Dingen haben, bei denen Sie Ihr CRM unterstützen möchten.

Jetzt sind Sie bereit, CRM-Software mit Funktionen zu finden, die diese Probleme lösen.

Geschätzte Zeit für Ihre CRM-Bedarfsanalyse: Zwei bis vier Wochen.

Schritt 2: Bereinigen Sie Ihre Daten

Vertriebs- und Marketingabteilungen verlieren etwa 550 Stunden pro Jahr aufgrund schlechter Daten.

Lassen Sie sich das nicht passieren – bereinigen Sie Ihre Daten, bevor sie in Ihr CRM gelangen!

So technisch „Datenbereinigung“ auch klingen mag, es bedeutet eigentlich nur:

• Stellen Sie jetzt sicher, dass Ihre Daten korrekt und organisiert sind
• Sie müssen sich später nicht mit ungenauen oder fehlenden Daten herumschlagen

Wenn Sie ein brandneues Unternehmen sind, wird dies überhaupt nicht lange dauern. Da Sie nicht viele Daten zu bereinigen haben, finden Sie heraus, welche Art von Daten Sie über CRM sammeln möchten. Was möchten Sie über Ihre Kontakte und deren Interaktionen mit Ihrem Unternehmen wissen?

Wenn Sie eine ganze Reihe von Daten zu bereinigen haben, ist es an der Zeit, eine Bestandsaufnahme zu machen:

• Wo Sie Daten speichern
• Wie Daten in Ihr System gelangen
• Wie genau Ihre Daten sind

So überprüfen Sie Ihre Daten:

• Suchen und sammeln Sie alle Ihre Kundeninformationen
• Organisieren Sie die Informationen nach Ihren Bedürfnissen
• Priorisieren Sie die Kundeninformationen nach Wert für Ihr Unternehmen
• Entfernen Sie alle doppelten und falschen Informationen
• Fügen Sie alle fehlenden Informationen hinzu
• Schaffen Sie ein einheitliches System zur Dateneingabe
• Wiederholen Sie den Auditprozess mindestens einmal jährlich

Geschätzte Zeit für die Bereinigung Ihrer Daten: 1 Woche bis zu einem Jahr – je mehr Daten Sie haben, desto länger dauert die Bereinigung.

Durch die Migration sauberer Daten in Ihr neues CRM-System können Sie später Hunderte von Stunden mit chaotischen (ungenauen) Daten verbringen.

Wussten Sie, dass OutKast in diesem Song über die Bereinigung ihrer Daten singt? So frisch und so sauber, sauber. (über Tenor)

Schritt 3: Migrieren Sie Ihre Daten in Ihr CRM

Einige CRM-Anbieter helfen Ihnen bei der Migration Ihrer Daten – oder erledigen dies sogar für Sie. ActiveCampaign bietet Migrationsdienste an, die Ihnen helfen, alles, was Sie brauchen, in Ihr neues CRM zu bekommen:

• Abonnentenlisten
• Kontaktinformationen
• Stichworte
• Benutzerdefinierte Felder
• Marketing-Automatisierungen
• E-Mail-Kampagnen
• E-Mail-Vorlagen
• Anmeldeformulare
• Automatisierungs-Workflows

Apropos benutzerdefinierte Felder, verwenden Sie sie! Sie sorgen dafür, dass Ihre Daten in Ihrem neuen CRM organisiert und zugänglich sind. Organisiert zu bleiben hält die Dinge schnell voran (ein Thema, das Sie wahrscheinlich schon bemerkt haben).

Benutzerdefinierte Felder erleichtern (und beschleunigen) Ihren Vertriebs- und Marketingteams die Anpassung an neue CRM-Software. Die Verwendung der gleichen Namenskonventionen und Feldnamen, die Ihr Team gewohnt ist, sorgt für einen reibungsloseren Übergang, egal ob Sie neu bei CRM sind oder von einer veralteten Plattform migrieren.

Geschätzte Zeit für die Migration Ihrer Daten: Eine manuelle Migration kann zwischen einem und drei Monaten dauern. Migrationsdienste können bis zu einem Monat dauern. Je mehr Daten Sie haben, desto länger dauert dies.

Schritt 4: Richten Sie Automatisierungen und Integrationen ein

Jedes CRM-System verfügt über unterschiedliche Integrationsmöglichkeiten. Stellen Sie für einen möglichst reibungslosen Übergang sicher, dass Ihre neue CRM-Software mit Ihren anderen Vertriebs- und Marketing-Tools zusammenarbeitet. Oft beinhaltet dies die Integration jedes Tools in Ihr CRM.

Wie lange jede dieser Integrationen dauert, hängt davon ab, welche Art von Integration Sie benötigen: direkt/nativ, Drittanbieter oder benutzerdefiniert.

Direkte/native Integrationen nehmen am wenigsten Zeit in Anspruch. Diese Verbindungen wurden von dem Unternehmen vorgefertigt, das Ihr CRM oder andere Tools erstellt hat. Sie können diese Integrationen in Ihrem CRM verwenden, oft nur durch Verknüpfen Ihrer Konten.

Die App-Bibliothek von ActiveCampaign enthält über 250 Apps, die es einfach machen, die Tools, die Sie lieben, neben dem Deals CRM zu verwenden.

Integrationen von Drittanbietern verbinden zwei Tools über Middleware.

Integrationen von Drittanbietern wie Zapier überbrücken die Lücke zwischen zwei Anwendungen, die sonst nicht kommunizieren könnten.

Diese nehmen etwas mehr Zeit in Anspruch als direkte Integrationen – Sie müssen der Middleware mitteilen, was sie mit den Informationen tun soll, die sie von jeder Plattform erhält – aber ein Großteil der Backend-Arbeit wird bereits für Sie erledigt.

Benutzerdefinierte API-Integrationen nehmen die meiste Zeit in Anspruch. Sie brauchen jemanden, der diese Integration basierend auf seinem technischen Wissen sowohl über Ihre CRM-Software als auch über das Tool, in das Sie integrieren möchten, von Grund auf neu erstellen kann.

Nehmen Sie sich neben der Einrichtung von Integrationen jetzt die Zeit, um zu automatisieren, wie Ihr CRM Daten teilt und empfängt. Wenn Sie dies im Voraus tun, können Sie später bis zu 23 % Ihres Tages sparen.

Indem Sie die Art und Weise automatisieren, wie Ihr CRM Daten aufzeichnet und teilt, können Sie sehen, wie Ihre Kontakte:

• Engagieren Sie sich mit Ihrem Marketing
• Bewegen Sie sich durch den Verkaufszyklus
• Konvertieren (oder nicht) in Kunden
• Interagieren Sie mit Ihrem Kundensupport-Team
• Viel mehr!

Geschätzte Zeit für native oder Drittanbieter-Integrationen: Eine Stunde bis einige Tage. Je mehr Integrationen Sie benötigen, desto länger dauert dies.

Geschätzte Zeit für benutzerdefinierte Integrationen: Eine Woche bis einige Monate , je nachdem, wie komplex die Integration zu erstellen ist.

Schritt 5: Schulen Sie Ihr Team

55 % der Vertriebsmitarbeiter halten Benutzerfreundlichkeit für das wichtigste CRM-Feature. Und wenn sie sie nicht benutzerfreundlich finden, werden sie sie einfach nicht verwenden: 79 % der chancenbezogenen Daten, die von Vertriebsmitarbeitern gesammelt werden, werden nie in ihre CRM-Software eingegeben.

Warum? Sind CRMs wirklich so schwer zu bedienen? Nun, einige von ihnen sind es. Aber was einen noch größeren Unterschied macht, ist das CRM-Training. Geben Sie Ihren Vertriebs- und Marketingteams ausreichend Zeit und Ressourcen, um sich damit vertraut zu machen, wie sie die neue Software speziell für ihre Rollen verwenden werden.

Die Vermittlung von Best Practices im Vorfeld erleichtert die Lernkurve und spart Zeit für Vertriebs- und Marketingteams, die das CRM-System täglich verwenden.

Bevor Sie mit der Verwendung des neuen CRM beginnen, überlegen Sie sich, wie Sie mit Folgendem umgehen werden:

• Regeln der Namensgebung
• Taxonomie
• Doppelte Daten
• Fehlende Daten
• Unbekannte Datenszenarien

Erstellen Sie Dokumentationen und Benutzerhandbücher für Ihre neue Software. Wenn Ihre CRM-Software Einzelschulungen oder Sprechstunden anbietet, nutzen Sie diese Ressourcen.

Geschätzte Zeit für die Schulung Ihres Teams: Ein halber Tag bis ein Tag pro Mitarbeiter.

Mythos: Die Nutzung von CRM-Software nimmt zu viel Zeit in Anspruch

Sie können die beste und effizienteste CRM-Software der Welt wählen – aber wenn Ihr Team sie nicht verwendet, ist das Zeit- und Geldverschwendung.

Die größte Beschwerde von Vertriebsteams gegen CRM? Die Dateneingabe nimmt zu viel Zeit in Anspruch.

Aber wenn Sie Ihr CRM richtig einrichten, ist die Verwendung einfach:

• Wenn Sie über saubere Daten und klare Prozesse für die Datenformatierung und Pflege von Kontaktinformationen verfügen, bleibt alles organisiert und im Handumdrehen leicht zu finden
• Wenn Sie Ihr Vertriebsteam schulen und ihm die Ressourcen zur Verfügung stellen, die es benötigt, um die CRM-Software effizient zu nutzen, erhalten Sie seine Zustimmung und es fühlt sich sicher, das Tool zu verwenden
• Wenn Sie CRM zu einem Teil der täglichen Routine machen, indem Sie es in jeden Verkaufs- und Marketingprozess einbauen, wird die Verwendung zur zweiten Natur

Pop-Quiz: Welche Option braucht weniger Zeit?

A: Kundendaten manuell in eine Tabelle eingeben
B: Ihr CRM zieht es automatisch in die Deal-Info

A: Eine To-do-Liste schreiben
B: Empfangen automatischer Aufgabenzuweisungen

A: E-Mail an jeden Kontakt manuell
B: Versenden von automatischen Follow-ups und Pflegekampagnen

A: Schätzen, ob ein Lead qualifiziert ist
B: Verwendung eines automatischen Lead-Scoring-Systems, das das Rätselraten beseitigt

A: Kritzeln Sie Notizen von jedem Verkaufsgespräch, damit Ihr Kundendienstteam sie später entziffern kann
B: Eingabe von Notizen in eine zentrale Datenbank, die allen zur Verfügung steht

Wenn Sie alle oben genannten Punkte mit B beantwortet haben, haben Sie Recht! Es ist kein Zufall, dass Sie Ihr CRM-System für jede dieser Zeitersparnisse nutzen können.

CRM-Apps können die Vertriebsproduktivität um bis zu 34 % steigern. Die Lernkurve kann steil sein – obwohl ein strategischer Implementierungsprozess sie abmildert – aber die Ergebnisse sind es mehr als wert und können Ihrem Vertriebsteam jede Menge Zeit sparen.

Betrachten Sie diesen CRM-Mythos als gesprengt! (über GIPHY)

Wie CRM Ihnen jede Woche Stunden sparen kann

Hier sind 5 Möglichkeiten, wie Sie mit Ihrem CRM jede Woche Stunden sparen können, sodass sich die Zeit, die Sie für die Implementierung aufwenden, mehr als lohnt.

Stellen Sie sicher, dass jeder die Informationen hat, die er benötigt

Ein CRM verfolgt alle Kontaktinformationen und Interaktionen innerhalb jedes Geschäfts – Sie müssen nicht mehr vor einem Verkaufsgespräch herumlaufen, um herauszufinden, wer was über jeden Lead weiß.

Die Einführung universeller Standards für die CRM-Dateneingabe trägt auch zur Verbesserung der Prozesse innerhalb von Teams bei. Die Einführung von CRM erhöht die Qualität der Kommunikation zwischen Vertriebsmitarbeitern und Managern um 56,9 % – was bedeutet, dass weniger Zeit für Missverständnisse und mehr Zeit für den Verkauf aufgewendet wird.

Nehmen Sie die geschäftige Arbeit von Ihrem Teller

Mit dem richtigen CRM-System müssen Vertriebsleiter ihren Teams keine Aufgaben manuell zuweisen (oder sie nörgeln, um sie zu erledigen). Richten Sie Vertriebsautomatisierungen ein, die automatisch Aufgaben zuweisen, um einen Kontakt zu verfolgen oder einen Lead in eine neue Phase zu verschieben.

Wenn der Geschäftswert eines Leads 500 US-Dollar übersteigt, weist diese Automatisierung dem Geschäftsinhaber die Aufgabe zu, den Kunden anzurufen – es ist kein Eingreifen des Managers erforderlich.

Sie können Aufgabenzuweisungen basierend auf Folgendem auslösen:

• Kontaktverhalten
• Führende Punktzahl
• Dealwert

Ihr CRM kann Ihren Vertriebsteams auch viel Zeit sparen, indem es die Lead-Verteilung automatisiert. Kein Streit mehr um Leads oder Streit darüber, wer als nächstes in der Round-Robin-Tabelle steht. Weisen Sie Leads automatisch verschiedenen Verkäufern zu, basierend auf:

• Gebiet
• Führende Punktzahl
• Dealwert
• Industrie
• Und mehr!

Dieses Video ist "Automatisieren Sie das!" ein Segment von „Growth Decoded“, einer Show, die die Beziehung zwischen dem Kundenerlebnis und dem Unternehmenswachstum untersucht – ein Thema nach dem anderen. Hier anmelden und keine Folge verpassen!

Erhalten Sie „steckengebliebene“ Leads, um in Bewegung zu bleiben

Ein CRM verfolgt Ihren gesamten Verkaufsprozess an einem Ort. Auf diese Weise erhalten Sie einen Überblick über Ihren Verkaufszyklus aus der Vogelperspektive, sodass Sie genau feststellen können, in welchen Bereichen Hilfe benötigt wird.

Mit dem Deals-CRM von ActiveCampaign können Sie Ihre gesamte Verkaufspipeline anzeigen, Geschäfte von einer Phase in eine andere verschieben, einzelnen Kontakten E-Mails senden, jede Interaktion mit einem Kontakt verfolgen und vieles mehr.

Führen Sie Verkaufsleistungsberichte aus, um herauszufinden, wo Geschäfte ins Stocken geraten. Diese Berichte helfen dabei, herauszufinden, welche Pipelines, Phasen oder sogar Vertriebsmitarbeiter die Dinge aufhalten. Je früher Sie herausfinden, was repariert werden muss, desto schneller können Sie es beheben.

Erstellen Sie Kampagnen, die jede Nachricht persönlich machen

Ein CRM mit Marketingautomatisierung macht es einfach, jede Kommunikation mit Ihren Kontakten zu personalisieren, ohne Stunden damit zu verbringen, die perfekte E-Mail zu erstellen. In ActiveCampaign erleichtern gespeicherte Antworten das Erstellen und Personalisieren all der verschiedenen Arten von Einzelnachrichten, die Sie am häufigsten senden.

Mit der Funktion „Gespeicherte Antworten“ von ActiveCampaign können Sie Ihren am häufigsten gesendeten E-Mails eine persönliche Note hinzufügen.

Zum Beispiel verwendet Dawn Manske ActiveCampaign, um die Freiwilligen-Pipeline für ihr soziales Unternehmen Made for Freedom zu personalisieren. So sieht ihre Pipeline aus:

1. Potenzielle Freiwillige melden sich auf einer Zielseite an
2. ActiveCampaign sendet dem potenziellen Freiwilligen automatisch eine E-Mail mit verfügbaren Optionen
3. Dawn verfolgt den Fall mit personalisierten gespeicherten Antworten, die auf den Interessen des Freiwilligen basieren
4. Abhängig von der Antwort des Freiwilligen kann Dawn mit einem Telefonanruf nachfassen
5. Dawn gibt alle relevanten Informationen in das CRM von ActiveCampaign ein, um sie später zu verwenden

Dawn nutzt die ActiveCampaign-Automatisierung, um ihr Freiwilligennetzwerk auf der ganzen Welt aufzubauen. Lesen Sie hier mehr darüber, wie das E-Commerce-Geschäft von Dawn zur Bekämpfung des Menschenhandels beiträgt.

Priorisieren Sie qualifiziertere Leads, um Geschäfte schneller abzuschließen

Ihre CRM-Software sammelt Kundeninformationen, anhand derer ermittelt werden kann, was einen Lead qualifiziert.

Verwenden Sie Lead-Scoring und Gewinnwahrscheinlichkeit, um herauszufinden, welche Leads Ihr Vertriebsteam priorisieren, welche pflegen und welche allein lassen sollte, um sich selbst zu schließen.

Dieses Video ist "Automatisieren Sie das!" ein Segment von „Growth Decoded“ – einer Show, die die Beziehung zwischen Kundenerlebnis und Unternehmenswachstum untersucht – ein Thema nach dem anderen. Hier anmelden und keine Folge verpassen!

Die Fotografin Heather Read spart 10 Stunden pro Woche, indem sie sich nur auf qualifizierte Leads konzentriert und nicht auf das, was sie „Zombie-Leads“ nennt. Sie verwendet ActiveCampaign-Automatisierungen, um Leads zu gewinnen, die sich für einen Inhaltsdownload entscheiden, und automatisiert dann Follow-up-E-Mails, um noch mehr Zeit zu sparen.

Indem sie sich nur auf qualifizierte Leads konzentriert, erhält Heather die zuvor für Zombie-Leads aufgewendete Zeit zurück. Lesen Sie hier mehr darüber, wie Heather die Lead-Generierung automatisiert.

Nehmen Sie sich jetzt Zeit für die CRM-Einrichtung, sparen Sie später Zeit

Jetzt wissen Sie, wie viel ein CRM Ihnen Zeit sparen und Ihr Leben erleichtern kann. Aber zuerst müssen Sie bereit sein, sich die Zeit zu nehmen, Ihr CRM-System einzurichten.

Wenn Ihr Unternehmen brandneu ist, dauert dies nicht länger als ein paar Wochen. Wenn Sie eine Menge Daten haben, kann es bis zu einem Jahr dauern. In jedem Fall zahlt sich die Zeitersparnis auf der ganzen Linie zehnfach aus.

Mit Ball meinen wir enge Deals. Viele Angebote. (über Tenor)