Wie funktionieren digitale Signaturen

Wie funktionieren digitale Signaturen ?

Digitale Signaturen sind der Schlüssel zu papierlosen Transaktionen.

Sie werden von allen genutzt – von der Regierung bis zur Wirtschaft.

Neben dem Komfort bieten sie einen weiteren großen Wert – die Sicherheit .

Also, wie digitale Signaturen Arbeit?

In dieser Anleitung führen wir Sie durch den gesamten Prozess.

Aber zuerst…

Was ist eine digitale Signatur ?

Es ist genau das, was Sie denken – ein virtuelles Zeichen zur Überprüfung.

Anstatt jedoch Ihre handschriftliche Unterschrift anzubringen, verwenden Sie einen eindeutig codierten Schlüssel , um ein elektronisches Dokument zu autorisieren .

Dazu benötigen Sie die Hilfe von Anbietern digitaler Online-Signaturen . Sie folgen einem kryptografischen Protokoll namens Public Key Infrastructure ( PKI ). Grundsätzlich verwendet es eine sichere Berechnung zum Schutz von Dateien – Verschlüsselung .

Lassen Sie uns vereinfachen.

Stellen Sie es sich wie Ihren virtuellen Fingerabdruck oder ein Stempelsiegel vor. Es garantiert die Identität, Authentizität und Integrität der von Ihnen gesendeten Datei. Auf diese Weise bleibt Ihre Datei vollständig erhalten, wenn sie den Empfänger erreicht. Es fügt diese zusätzliche Sicherheitsebene hinzu .

Okay, jetzt, da wir das erklärt haben, gehen wir weiter:

Wie funktioniert eine digitale Signatur ?

Es ist ein ziemlich technischer Prozess.

Aber keine Sorge – wir machen es einfach.

Wie funktionieren digitale Signaturen ?

Schon mal was von Kryptowährung gehört ?

Die Technologie dahinter gilt auch für digitale Signaturen.

Das ist Public-Key-Kryptographie.

Hier erstellt ein mathematischer Algorithmus zwei Codes – einen öffentlichen Schlüssel und einen privaten Schlüssel. Diese Paarung ist die Grundlage für den gesamten Signaturprozess, der Ver- und Entschlüsselung umfasst .

Was ist der erste Schritt?

Der digitale Signaturalgorithmus verwendet den privaten Schlüssel , um die zugehörigen Daten zu verschlüsseln. Dies wird als kryptografischer Hash bezeichnet . Anschließend werden die Daten dem Dokument hinzugefügt. Die Beteiligten erhalten sie zusammen mit dem öffentlichen Schlüssel.

Wenn der Empfänger die Datei erhält, verwendet er den öffentlichen Schlüssel, um diese Daten zu entschlüsseln. In diesem Schritt wird auf Empfängerseite ein weiterer Hashwert generiert. Das System vergleicht beide Hashes, um die Authentizität des Dokuments zu überprüfen. Wenn sie übereinstimmen, bedeutet dies, dass die Datei tatsächlich gültig ist.

Dieser gesamte Vorgang wird auch als asymmetrische Kryptographie bezeichnet .

Zum besseren Verständnis hier ein Beispiel:

1. Person A beschließt, eine E-Mail mit ihrem privaten Schlüssel digital zu signieren .
2. Person B erhält die E-Mail sowie eine Kopie des öffentlichen Schlüssels von Person A.
3. Wenn Person B nicht mit dem öffentlichen Schlüssel auf die Datei zugreifen kann, bedeutet dies, dass der Inhalt manipuliert wurde. Daher ist das Signaturschema ungültig.

So funktioniert also eine digitale Signatur .

Jetzt fragen Sie sich wahrscheinlich: „ Wie erstelle ich eine digitale Signatur ?“

Wir zeigen Ihnen wie.

Wie erstelle ich eine digitale Signatur ?

Um eine zu erstellen, benötigen Sie lediglich eine Software für digitale Signaturen .

Dieses Tool bietet die komplette Schnittstelle zur Online- Erstellung digitaler Signaturen . Adobe Sign und SignNow sind einige großartige Beispiele. Diese Plattformen können den Signaturprozess für Sie automatisieren.

Und es sieht so aus:

• Laden Sie Ihre Dokumente hoch
• Einen Schlüssel generieren
• Senden Sie Ihre signierten Dateien
• Verfolgen und überwachen Sie ihren Fortschritt

Alles am selben Ort!

Auch wenn Sie nicht wissen, wie man ein elektronisches Dokument digital signiert , macht es Ihnen die Software leicht.

Also, diese technisch aufgeladenen Schritte, die wir zuvor erwähnt haben – Kryptographie und alles – werden Sie nicht wirklich selbst durchführen. Die oben genannten Tools führen das gesamte Signaturschema aus .

Nun, was digitale Signaturen verwendet?

Anwendungsfälle für digitale Signaturen

Sie haben gerade gelernt, wie Sie eine digitale Signatur erstellen.

Aber wo kann man es anwenden?

Große Industrien verwenden jetzt Lösungen für digitale Online-Signaturen , um ihre Abläufe zu rationalisieren. Dazu gehören:

Finanzen

Im Zeitalter der papierlosen Transaktionen setzt die Finanzbranche heute für alle Arten von elektronischen Dokumenten auf diese Technologie . Einige der häufigsten Formen sind Kredite, Kreditkartenabrechnungen, Versicherungspolicen, Hypotheken und mehr.

Regierung

Ebenso verwenden Regierungsstellen digitale Signaturen, um elektronische Versionen offizieller Dokumente zu veröffentlichen. Gesetze, Budgets, Gesetzentwürfe und Beschlüsse sind nur einige Beispiele. Darüber hinaus wenden sie dieses Schema auch in Bereichen an wie:

• Steuerrückzahlungen
• Business-to-Government (B2G)-Transaktionen
• Öffentliche Aufträge

Auf der anderen Seite können Sie eine digitale Signatur verwenden, um Dokumente zu unterschreiben, die Sie bei der Regierung einreichen.

Unternehmen

Einzelhandelsunternehmen und Start-ups signieren E-Mails und Nachrichten digital , um ihr Kundenerlebnis zu verbessern. Es ist eine moderne Alternative zu traditionellen Mitteln der Marketing- und Vertriebskommunikation.

Gesundheitspflege

Auch die Gesundheitsbranche nutzt diese Technologie zur Verbesserung ihrer internen Kommunikation. Administrative Protokolle, zum Beispiel. Auch medizinische Einrichtungen nutzen es, um sensible Daten zu sichern. Sie wenden es in elektronischen Rezepten, Patientenprofilen, Krankenhauseinweisungen usw. an.

Kryptowährung

Wenn Sie sich mit Kryptowährungen wie Bitcoin beschäftigen , können Sie eine digitale Signatur erstellen , um Ihre Transaktionen zu authentifizieren. Sie können es auch verwenden, um Ihr Eigentum an jeder Art von Kryptowährung zu überprüfen .

Dies sind nur einige der Bereiche, in denen Sie dieses Tool maximieren können.

Um die Sicherheit und Gültigkeit jeder Transaktion zu gewährleisten, müssen alle Lösungen der Public Key Infrastructure ( PKI) folgen .

Was ist eine Public-Key-Infrastruktur ( PKI )?

Wie bereits erwähnt, arbeiten digitale Signaturen mit dem PKI- Protokoll .

Was ist es?

Im Grunde ist es eine Mischung aus Komponenten – sowohl Software als auch Hardware –, die die Sicherheit aller digitalen Signaturtransaktionen gewährleistet. Es beinhaltet:

• Vorschriften
• Systeme
• Dienstleistungen
• Akkreditierte Organisationen

Zusammengenommen spielen diese Faktoren eine entscheidende Rolle bei der Funktionsweise digitaler Signaturen.

Die Hauptanforderung in diesem Protokoll ist dies – jedes Signaturschema muss einen privaten Schlüssel und einen öffentlichen Schlüssel enthalten. Der erste ist exklusiv für den Unterzeichner. Es wird nur verwendet, um ein Dokument digital zu signieren. Letzteres wird in der Zwischenzeit jedem zur Verfügung gestellt, der die digitale Signatur authentifizieren muss.

Darüber hinaus benötigt die PKI weitere wesentliche Komponenten wie die Enrollment-Software und das digitale Zertifikat .

Was ist ein digitales Zertifikat ?

Signaturen können ohne Zertifikat nicht funktionieren.

Also, was ist ein digitales Zertifikat?

Es enthält lediglich den öffentlichen Schlüssel , der für die Signatur verwendet wird. Das elektronische Zertifikat zeigt auch die Identität an, die diesem spezifischen Schlüssel zugeordnet ist.

Beachten Sie, dass diese für einen bestimmten Zeitraum gültig sind. Und was noch wichtiger ist, nur eine branchenweit vertrauenswürdige Zertifizierungsstelle ( CA ) kann sie bereitstellen.

Diese Behörden sind diejenigen, die die Gültigkeit jedes Signaturschemas garantieren . Sie sind Drittparteien, die als Vermittler zwischen allen beteiligten Parteien fungieren.

Daher können sie von Benutzern verlangen, zusätzliche Informationen bereitzustellen, um ihre Identität zu überprüfen. Diese kommen in Form von:

• Persönliche Identifikationsnummer (PIN)
• Passwörter
• Zwei-Faktor-Authentifizierung

und mehr.

Ist eine digitale Signatur nun dasselbe wie ein Zertifikat ?

Nicht wirklich. Hier ist die Unterscheidung:

Digitale Signatur vs. digitales Zertifikat

Um den Unterschied zu verstehen, definieren wir jeden Begriff.

Erstens, was ist eine digitale Signatur?

Es ist ein mathematischer Code , der zwei Schlüssel – einen öffentlichen und einen privaten – verwendet, um Dokumente zu authentifizieren. Es ist wie ein virtueller Fingerabdruck , der den Benutzer einem Dokument zuordnet. Es schützt auch sensible Informationen in Nachrichten durch Verschlüsselung.

Nun, was ist ein digitales Zertifikat?

Es ist ein elektronisches Dokument , das den öffentlichen Schlüssel für die Signatur enthält. Darüber hinaus identifiziert es die am Signaturschema beteiligte Organisation . Mit dem digitalen Zertifikat können Benutzer bestätigen, dass der öffentliche Schlüssel der Person oder Entität gehört, die ihn gesendet hat. Nur eine vertrauenswürdige Zertifizierungsstelle ( CA ) kann dieses Dokument ausstellen.

Im Grunde ist das der Unterschied zwischen digitaler Signatur und digitalem Zertifikat .

Was sind die Vorteile der Verwendung einer digitalen Signatur?

So.

Nachdem Sie gelernt haben, wie man eine digitale Signatur erstellt , fragen Sie sich wahrscheinlich:

Warum sollte ich einen verwenden?

Die Verwendung dieses Tools bietet viele Vorteile. Dazu gehören:

File Security

Das Hinzufügen einer digitalen Signatur zu Ihrem elektronischen Dokument bietet einen sicheren Kanal für alle Beteiligten. Damit können Sie sicher sein, dass Dateien beim Versenden an Ihre Empfänger zu 100% korrekt und authentisch sind. Dank digitaler Signaturzertifikate können Sie die Identität und Gültigkeit aller Dokumente sichern.

Effizienz

Herkömmlicher Papierkram kann zeitaufwändig sein. Das Drucken, Scannen und Senden von Papieren an die Empfänger kann Tage oder Monate dauern. Wenn Sie sie mit Software digital signieren , dauert die Erstellung der digitalen Signaturen und Zertifikate nur wenige Minuten .

Darüber hinaus bieten die meisten Programme jetzt Dokumentenverwaltungstools für zusätzliche Funktionen. Hier können Sie Ihren Papierkram mit Funktionen wie:

• Cloud-Speicher
• Dateisicherheit
• Kooperationen
• Integrationen

und viele mehr.

Rechtmäßigkeit

Digitale Signaturalgorithmen basieren auf bestehenden Gesetzen wie dem E-Sign-Gesetz. Somit sind alle Dokumente mit digitalen Signaturen rechtsverbindlich.

Darüber hinaus erkennen viele Regionen inzwischen die Legalität digitaler Signaturen an. Selbst wenn Sie eine autorisierte Datei über die Grenze senden, ist dies möglich.

Praktikabilität

Unternehmen sparen eine Menge Geld durch den Einsatz dieser Technologie anstelle von physischen Ressourcen. Eine digital signierte E-Mail kostet viel günstiger als der manuelle Briefversand an den Empfänger.

Indem Sie vollelektronisch rechtsverbindlich gehen, machen Sie sich von den Kosten der Betriebswirtschaft frei . Keine Ausgaben mehr für Gemeinkosten wie Material, Personal, Büroflächen usw.

Buchungskontrolle

Ein weiterer Vorteil der digitalen Signatur von Dokumenten ist die Rückverfolgbarkeit.

Sie speichern sie digital, so dass die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Papiere verloren gehen oder verlegt werden, geringer ist. Auf diese Weise ist es einfacher, Aufzeichnungen über Ihre signierten Dokumente zu führen. Und es ist viel sicherer, als sie auf Ihrem Schreibtisch aufzubewahren. Sie können auch den Fortschritt Ihres Signaturschemas verfolgen .

Jetzt können Sie diese Vorteile nur nutzen, wenn Sie die richtigen Plattformen verwenden.

Und welche sind das, werden Sie fragen?

Beste Software für digitale Signaturen

Kommen wir zurück zur Frage – wie funktionieren digitale Signaturen ?

Wie wir oben erklärt haben, ist der Prozess ziemlich langwierig.

Aber dank Digital Signing Software ist alles vorprogrammiert. Sie müssen die Kryptographie also nicht selbst durchführen.

Hier sind einige Beispiele für diese Tools:

Adobe-Zeichen

Viele Benutzer vertrauen diesem Programm, wenn es um digitale Signaturdienste geht . Hier können Sie einen kompletten digitalen Workflow für alle Ihre Papiere einrichten.

Um Signaturen hinzuzufügen, können Sie einfach Ihre " Vereinbarungen " auf der Software erstellen und sie sofort an mehrere Parteien senden. Das System basiert auf einer Public-Key-Infrastruktur , sodass Sie 100%ige Sicherheit garantieren können .

Identitätsmanagement ist auch eine nützliche Funktion dieser App.

Damit können Sie bestimmte Benutzerrollen an Mitarbeiter wie Absender, Unterzeichner, Genehmiger, Formularausfüller usw. delegieren. Auf diese Weise lässt sich der Signaturprozess leichter verfolgen.

Unterschreibe jetzt

SignNow bietet eine Schnittstelle, über die Sie Ihren Papierkram vollständig automatisieren können. Hier ist das digitale Signieren von Dokumenten einfacher, da Sie Vorlagen speichern können . Sie können sie für eine reibungslose Zusammenarbeit in Kategorien oder Teamdateien gruppieren .

Sie haben eine andere Möglichkeit.

Neben der rechtsverbindlichen digitalen Signatur können Sie auch das elektronische Standardformat verwenden. Ja, Sie können Ihre handschriftliche Unterschrift anbringen – eine virtuelle. Und das Gute daran ist, dass Sie das System offline verwenden können.

SignNow bietet auch zusätzliche Funktionen zur Dokumentenverwaltung.

Dazu gehören Dateifreigabe, Zusammenführung und Speicherung. Sie können es auch in andere Geschäftsprogramme wie Microsoft Office, Google Suite, Zapier und mehr integrieren.

PandaDoc

Eine weitere großartige Plattform für die Verschlüsselung digitaler Signaturen ist PandaDoc . Neben dem sofortigen Hochladen von Dokumenten können Sie auch rechtsverbindliche elektronische Dokumente erstellen wie:

• Verträge
• Vorschläge
• E-Mails
• Rechnungen

Direkt auf der Schnittstelle!

Sie können das Programm auch verwenden, um E-Signaturen von mehreren Parteien sicher zu sammeln. Es gibt eine Audit-Trail- Funktion , mit der Sie jedes gelieferte Papier aufzeichnen können. Es ist auch einfach, den Fortschritt der zu signierenden Dateien zu verfolgen.

Es entspricht auch den Anforderungen der PKI , einem Standard für digitale Signaturen . Abgesehen davon folgt es auch bestehenden Vorschriften wie HIPAA und DSGVO.

Mit dieser Software ist es ein Kinderspiel, jede Form von virtuellem Papierkram zu erledigen.

Einpacken

Da Sie nun wissen, was eine digitale Signatur ist und wie sie funktioniert , können Sie eine verwenden.

Es ist schnell, zugänglich und viel sicherer für die Dokumentation.

Solange Sie die richtige Plattform verwenden, müssen Sie nie wieder Zeit und Geld mit manuellen Papierkram verschwenden.

Wir wissen, es ist ein technischer Prozess.

Aber wenn Sie Zweifel haben, gehen Sie einfach zu diesem Artikel zurück.

Es wird Sie bei jedem Schritt begleiten!