So erstellen Sie ein Meilensteindiagramm: Gantt-Diagramm-Meilensteine ​​erklärt

Projekte, ob groß oder klein, sind Reisen. Sie beginnen mit der Planung und Initiierung und enden idealerweise mit der Erbringung von Leistungen. Dies bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass der Startpunkt und die Ziellinie die einzigen Punkte sind, die zählen.

In der Tat, wenn wir uns nur darauf konzentrieren, von Punkt A nach Punkt B zu gelangen, können wir auf dem Weg an Schwung verlieren. Das Festlegen von Projektmeilensteinen in einem Meilensteindiagramm verhindert diesen Dynamikverlust.

Was ist ein Meilenstein?

Alle Projekte haben Start- und Enddaten. Aber wie können Teams unterwegs überprüfen, ob sie auf dem richtigen Weg sind, um Fristen einzuhalten, pünktlich fertig zu werden und innerhalb des Budgets zu bleiben? Die Antwort: Projektmeilensteine.

Wie der Name schon sagt, sind Meilensteine ​​Markierungen im Zeitplan des Projekts, die wichtige Ereignisse oder Ziele kennzeichnen. In einem Gantt-Diagramm werden sie als Gantt-Diagramm-Meilensteine ​​bezeichnet. Meilensteine ​​in Gantt-Diagrammen sind eine hervorragende Methode, um abzuschätzen, wie lange bestimmte Phasen eines Projekts dauern sollten.

Dazu sind Meilensteine ​​ein effektives Managementinstrument. Durch das Festlegen von Projektmeilensteinen kann ein Projektmanager den Status verschiedener Projektphasen verfolgen und entscheiden, ob Anpassungen vorgenommen werden sollten, um den Zeitplan einzuhalten. Darüber hinaus verfolgen und markieren Meilensteindiagramme wichtige Erfolge. Dies kann die Teameffizienz und die allgemeine Teammoral verbessern. Das Ergebnis sind zufriedenere Teammitglieder, die sich geschätzt fühlen und die direkten Ergebnisse ihrer Bemühungen sehen können.

Beispiele für Meilensteine

Meilensteine ​​unterscheiden sich von Projekt zu Projekt, je nach Projektgröße, Umfang und Teamgröße. Dennoch haben die meisten Meilensteine ​​ähnliche Formen und werden verwendet, um Ereignisse darzustellen wie:

• Treffen
• Abmeldungen
• Zulassungen
• Anfänge verschiedener Tests
• Fertigstellungen der Bauphase

Wie Sie sehen können, sind dies wichtige Ereignisse in einem Projektlebenszyklus. Geschieht dies nicht, kommt das Projekt nicht voran. Indem Sie sie als Meilensteine ​​hervorheben, verdeutlichen Sie ihre Bedeutung.

Meilensteine ​​kommen oft am Ende von Projektphasen, aber das ist keine feste Regel. Sie können in der Mitte der Phase existieren und sogar als letzte Push-Teammitglieder fungieren, die die Phasen abschließen müssen. Meilensteine ​​gehören zu den nützlichsten Management-Tools, die ein Projektmanager einsetzen kann, um Teammitglieder zu begeistern und die Dynamik aufrechtzuerhalten, um ein Projekt voranzutreiben.

Warum sind Meilensteine ​​wichtig?

Meilensteine ​​stellen nicht nur die wichtigsten Ereignisse in einem Projektplan dar, sondern sind auch ein hervorragendes Mittel, um Erfolge zu feiern. Jeder Meilenstein, den ein Team erreicht, bedeutet, dass es auf Kurs bleibt und dem Abschluss des Projekts einen Schritt näher kommt. Diese Errungenschaften in Form von Meilensteinen zu sehen, stärkt die Teammoral.

Meilensteine ​​können auch angeben, wann Zahlungen an Auftragnehmer und andere externe Dienstleistungen in Bauprojekten fällig sind. Wenn beispielsweise ein Meilenstein abgeschlossen ist, kann es an der Zeit sein, dem Bauherrn einen Prozentsatz seiner Gebühr zu zahlen. Auf diese Weise dienen Meilensteine ​​auch einem praktischen Zweck. Wenn ein Meilenstein nicht abgeschlossen oder erreicht wird, kann ein Projekt nicht vorankommen, und es kann an der Zeit sein, den Projektplan oder die Gesamtstrategie zu ändern.

Was ist ein Meilensteindiagramm?

Ein Meilensteindiagramm ist ein Projektmanagementdiagramm, das Projektmanagern hilft, Projektmeilensteine ​​zu visualisieren. Ein Meilensteindiagramm zeigt normalerweise jeden Meilenstein und wann er abgeschlossen werden muss, den Status des Meilensteins (abgeschlossen oder unvollständig) und manchmal die Priorität des Meilensteins. Viele Meilensteindiagramme verwenden bestimmte Symbolfarben, um die wichtigsten Meilensteine ​​anzuzeigen.

Es gibt verschiedene Arten von Meilensteindiagrammen, die jeweils Punkte in einem Projektzeitplan und den Abstand zwischen ihnen darstellen. Verschiedene Teams können je nach ihren Vorlieben und dem Projekt selbst unterschiedliche Meilensteindiagramme wählen. Einige Teams erstellen beispielsweise Meilensteindiagramme, die nur die Meilensteine ​​selbst veranschaulichen und farblich gekennzeichnet werden können, um Meilensteintyp und Wichtigkeit anzuzeigen.

Diese Arten von Meilensteindiagrammen werden in einigen Situationen verwendet, obwohl sie keine anderen Details des Projektzeitplans darstellen. Es kann hilfreich sein, diese Meilensteine ​​in einem vereinfachten Format zu sehen, aber Sie sollten sie im Kontext eines größeren Zeitplans sehen. Aus diesem Grund sollten ein Meilenstein und ein Gantt-Diagramm kombiniert werden.

Die Macht der Gantt-Diagramm-Meilensteine

Durch die Verwendung eines Meilensteindiagramms mit einem Gantt-Diagramm kombinieren Sie effektiv zwei der effektivsten verfügbaren visuellen Projektmanagement-Tools, um den ultimativen Zeitplan zu erstellen. Mit Gantt-Diagrammen können Sie Ihren gesamten Projektplan sowie Aufgaben, Beauftragte, Aufgabenabhängigkeiten und vieles mehr visuell darstellen. Wenn Sie dieser Gleichung ein Meilensteindiagramm hinzufügen, können Sie die Kontrollpunkte sehen, die Sie unbedingt erreichen müssen.

Gantt-Diagramme zeigen eine Vielzahl von Daten in einem vereinfachten Format. Das macht sie perfekt zum schnellen Nachschlagen, aber es bedeutet auch, dass sie vollgepackt mit Informationen sind. Wenn dies der Fall ist, brauchen Sie etwas, um die Informationen aufzubrechen und die Schwerpunkte „hervorzuheben“. Meilensteine ​​tun genau dies.

Indem Sie beim Erstellen eines Zeitplans Meilensteine ​​setzen, richten Sie ein System ein, um den Status Ihres Projekts in Zukunft zu überprüfen. Angenommen, Sie arbeiten an einem großen Projekt, an dem viele abhängige Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden. Dies kann eine Menge Informationen sein, die Sie sich ansehen müssen, und es kann schwierig sein, den Kern dessen zu finden, was Sie wissen müssen. Meilensteine ​​heben sich von den Details ab und erleichtern das Auffinden der gesuchten Informationen.

So erstellen Sie ein Meilensteindiagramm mit einem Gantt-Diagramm

1. Erstellen Sie eine Aufgabenliste

Unabhängig davon, für welches Planungstool Sie sich entscheiden, müssen Sie eine vollständige Aufgabenliste erstellen. Neue Aufgaben werden natürlich während des gesamten Projektlebenszyklus auftreten, aber die ursprüngliche Aufgabenliste sollte so vollständig wie möglich sein. Eine detaillierte Aufgabenliste vereinfacht das Identifizieren primärer und sekundärer Aufgaben und das Aufzeichnen des besten Standorts für einen Meilenstein.

2. Planen Sie Aufgaben in einem Gantt-Diagramm

Nachdem Sie eine Aufgabenliste erstellt und alle notwendigen Details dokumentiert haben – Aufgabenname, Verantwortlicher, Startdatum, Enddatum usw. – haben Sie nun alle Informationen, die Sie benötigen, um diese Aufgaben in einem Gantt-Diagramm zu planen. Geben Sie die Informationen ein, die Sie bereits gesammelt haben, und sehen Sie sich Ihren Zeitplan in Sekunden an. Nehmen Sie von hier aus Änderungen und Anpassungen vor, indem Sie Taskleisten ziehen und ablegen.

3. Projektphasen festlegen

Die Verwendung eines Gantt-Diagramms zur Planung von Projekten bedeutet, dass Sie Ihr Projekt fast automatisch in Phasen visualisieren können, indem Sie Aufgaben analysieren und kategorisieren. Jeder Balken stellt eine andere Aufgabe dar und verschiedene Farben können verschiedene Projektphasen darstellen. Wenn Sie diese Phasen sehen können, ist das Platzieren von Meilensteinen fast mühelos. Sobald Sie sich entschieden haben, wo Sie sie platzieren möchten, sind nur noch wenige Klicks erforderlich.

4. Setzen Sie Meilensteine

Moderne Projektmanagement-Tools machen das Setzen von Meilensteinen mühelos. Wenn Sie Ihren Zeitplan erstellt und entschieden haben, welche Aufgabenerledigungen als Meilensteine ​​gelten, geben Sie Meilensteindetails ein und teilen Sie die Informationen mit Ihrem Team, damit jeder sie sehen kann. Wenn Sie Ihre Meilensteine ​​gesetzt haben, können diese Errungenschaften durch etwas so Sauberes wie ein kleines Rautensymbol dargestellt werden, das den Zeitplan nicht unübersichtlich macht.

ProjectManager macht Meilensteindiagramme einfach

Wenn Sie Ihre Zeitpläne mit einem preisgekrönten Online-Projektmanagement-Tool wie ProjectManager verwalten (Sie können sich hier für eine kostenlose Testversion anmelden), werden Meilensteine ​​in Gantt-Diagrammen mit einer kleinen Raute dargestellt, die in Bezug auf Aufgaben auf dem Zeitplan sitzt. Um Meilensteine ​​zu erstellen, wählen Sie die wichtige Aufgabe im Zeitplan aus und ändern Sie die Eigenschaft in einen Meilenstein. Wenn Sie den Mauszeiger über das Meilensteinsymbol bewegen, können Sie seinen Namen anzeigen.

Dadurch entfällt die Notwendigkeit, gleichzeitig auf verschiedene Diagramme Bezug zu nehmen und dabei Verwirrung zu riskieren. Der beste Teil? Es ist einfach, von überall aus, an dem Sie arbeiten, Änderungen vorzunehmen, indem Sie die Rautensymbole ziehen und ablegen.

Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen

Unser Gantt-Diagramm bietet Ihrem Team eine interaktive Plattform für die Zusammenarbeit. Sie können den Fortschritt ihrer Teammitglieder bei Aufgaben anzeigen und Kommentare und Dateien auf Aufgabenebene teilen. Sie können sogar automatische Benachrichtigungen einrichten, um sicherzustellen, dass Meilensteine ​​​​erreicht werden!

Wenn Sie Ihren Stakeholdern Ihren Fortschritt beim Erreichen von Meilensteinen melden müssen, verfügt ProjectManager sowohl über ein Dashboard, um den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, als auch über One-Click-Berichte, um gemeinsam nutzbare Berichte für alle zu erstellen, die sie benötigen. Meilensteine ​​waren noch nie einfacher zu verwenden!

Meilensteine ​​sind nur eines der zahlreichen Projektmanagement-Tools, die Sie erhalten, wenn Sie sich für ProjectManager anmelden. Unsere cloudbasierte Projektmanagementsoftware bietet Ihnen robuste Online-Gantt-Diagramme mit Meilensteinen, Echtzeitdaten und eine kollaborative Plattform, um Ihr Team effizienter und produktiver zu machen. Überzeugen Sie sich selbst und nehmen Sie noch heute an einer kostenlosen 30-Tage-Testversion teil!