So schreiben Sie einen Projektvorschlag (Schritte und Vorlage enthalten)

Was ist ein Projektvorschlag?

Ein Projektvorschlag ist ein Projektmanagementdokument, das verwendet wird, um die Ziele und Anforderungen eines Projekts zu definieren. Es hilft Organisationen und externen Projektbeteiligten, sich auf einen anfänglichen Projektplanungsrahmen zu einigen.

Der Hauptzweck eines Projektvorschlags besteht darin, Zustimmung von Entscheidungsträgern zu erhalten. Aus diesem Grund umreißt ein Projektvorschlag das zentrale Wertversprechen Ihres Projekts. Es verkauft Wert sowohl an interne als auch an externe Projektbeteiligte. Die Absicht des Vorschlags ist es, die Aufmerksamkeit von Stakeholdern und Projektsponsoren zu erregen. Sobald Sie die Aufmerksamkeit der Leute gewonnen haben, besteht der nächste Schritt darin, sie für die Projektzusammenfassung zu begeistern.

Sich in die Köpfe des Publikums zu versetzen, für das Sie den Projektvorschlag schreiben, ist von entscheidender Bedeutung: Sie müssen wie die Projektbeteiligten denken, um einen Vorschlag zu unterbreiten, der ihren Bedürfnissen entspricht.

Wir haben eine kostenlose Projektvorschlagsvorlage für Word erstellt, um Dokumente zu strukturieren, damit Sie sich nicht jedes Mal an den Prozess erinnern müssen.

Arten von Projektvorschlägen

In Bezug auf die Arten von Projektvorschlägen können Sie einen formell oder informell erbetenen oder eine Fortsetzung haben. Es können auch Verlängerungs- und Ergänzungsanträge gestellt werden. Hier ist eine kurze Beschreibung von jedem von ihnen.

• Angeforderter Projektvorschlag: Ein angeforderter Projektvorschlag wird als Antwort auf eine Angebotsanfrage (RFP) gesendet. Hier müssen Sie sich an die RFP-Richtlinien des Projektinhabers halten.
• Unaufgeforderter Projektvorschlag: Sie können Projektvorschläge senden, ohne eine Aufforderung zur Angebotsabgabe erhalten zu haben. Dies kann bei offenen Ausschreibungen für Bauprojekte geschehen, bei denen ein Projektinhaber unaufgefordert Projektvorschläge von vielen Auftragnehmern erhält.
• Informeller Projektvorschlag: Diese Art von Projektvorschlag wird erstellt, wenn ein Kunde um einen informellen Vorschlag ohne RFP bittet.
• Verlängerungsprojektvorschlag : Sie können einen Verlängerungsprojektvorschlag verwenden, wenn Sie frühere Kunden kontaktieren. Der Vorteil ist, dass Sie frühere positive Ergebnisse und zukünftige Vorteile hervorheben können.
• Fortsetzungsprojektvorschlag: Wird an Investoren und Interessengruppen gesendet, um den Projektfortschritt zu kommunizieren.
• Ergänzender Projektvorschlag: Dieser Vorschlag wird an Investoren gesendet, um zusätzliche Ressourcen während der Projektdurchführungsphase anzufordern.

So schreiben Sie einen Projektantrag

Es gibt mehrere wichtige operative und strategische Fragen, die zu berücksichtigen sind, darunter:

1. Dreifache Einschränkung: Wie können wir die dreifache Einschränkung von Projektumfang, Zeitplan und Kosten angehen?
2. Kernproblem : Was ist das Kernproblem, das wir zu lösen versuchen?
3. Ressourcen: Welche Ressourcen werden zur Verfügung stehen?
4. Zeitleiste: In welcher Projektzeitleiste arbeiten wir?
5. Budget: Mit welchem ​​Projektbudget müssen wir arbeiten? Wie wirkt sich das auf unsere Zielsetzung aus?
6. Strategische Ziele: Was sind die strategischen Ziele unseres Kunden und wie passt unser Vorschlag zu diesen Zielen?
7. Verantwortliche Parteien: Wer sind die für das Projekt verantwortlichen Personen? Was sind ihre Ziele und Motivationen?
8. Kundennutzen: Wie wird der Kunde von der Fertigstellung unseres Projekts profitieren? Was ist ihr primäres Ziel?
9. Projektleistungen und -erfolg: Wie wird der Erfolg des Projekts gemessen? Welche Ergebnisse erwarten unsere Stakeholder beim Abschluss?

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie einen Projektantrag schreiben. Alle Projektvorschläge haben sechs Elemente, die die Grundlage des Vorschlags bilden. Schauen wir uns ein Beispiel für einen Projektvorschlag an.

Beispielskizze für einen Projektvorschlag

Diese sechs Elemente bilden die Grundlage für einen gut konstruierten Entwurf eines Projektvorschlags:

Zusammenfassung

Die Executive Summary bietet einen schnellen Überblick über die Hauptelemente Ihres Projektvorschlags, wie unter anderem Ihren Projekthintergrund, Projektziele, Projektleistungen. Das Ziel ist es, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums auf sich zu ziehen und es für das von Ihnen vorgeschlagene Projekt zu begeistern. Es ist im Wesentlichen der „Elevator Pitch“ für den Projektlebenszyklus. Es sollte kurz und prägnant sein.

Die Zusammenfassung sollte beschreibend sein und ein Bild davon zeichnen, wie der Projekterfolg für den Kunden aussieht. Vor allem sollte es den Projektkunden motivieren; Schließlich besteht das Ziel darin, sie dazu zu bringen, auf der gepunkteten Linie zu unterschreiben, um das Projekt in Gang zu bringen!

projekthintergrund

Der Projekthintergrund ist ein einseitiger Abschnitt Ihres Projektvorschlags, der das Problem erläutert, das Ihr Projekt lösen wird. Sie sollten erklären, wann dieses Problem aufgetreten ist, seinen aktuellen Stand und wie Ihr Projekt die ideale Lösung sein wird.

• Geschichte: Der Abschnitt Geschichte skizziert frühere erfolgreiche Projekte. Es skizziert auch diejenigen, die reibungsloser hätten laufen können. Damit schafft dieser Abschnitt Präzedenzfälle. Nämlich, wie das nächste Projekt mit Informationen aus früheren Projekten effektiver werden kann.
• Lösung: Der Lösungsabschnitt behandelt, wie Ihr Projekt das Problem des Kunden lösen wird. Dementsprechend enthält dieser Abschnitt alle Projektmanagement-Techniken, -Fertigkeiten und -Verfahren, die Ihr Team anwenden wird, um effizient zu arbeiten.

Projektansatz

Ihr Projektansatz definiert die Projektmanagement-Methodik, -Tools und -Governance für Ihr Projekt. Einfach ausgedrückt ermöglicht es Projektmanagern, den Stakeholdern zu erklären, wie das Projekt erfolgreich geplant, durchgeführt und kontrolliert wird.

• Anforderungen: Anforderungen sind die Gegenstände, Materialien und Ressourcen, die für das Projekt benötigt werden. Dieser Abschnitt sollte sowohl interne als auch externe Anforderungen abdecken.
• Autorisierung: Dieser Abschnitt behandelt, wer die Entscheidungsträger im Projektteam sind. Es wird auch behandelt, welche Stakeholder auf der Kundenseite über eine Freigabeberechtigung verfügen.
• Projektumfang: Der Projektumfang bezieht sich auf alle Arbeiten, die ausgeführt werden. Es definiert die Arbeitselemente, Arbeitspakete und Ergebnisse, die während der Ausführungsphase Ihres Projektlebenszyklus geliefert werden. Es ist wichtig, einen Projektstrukturplan (PSP) zu verwenden, um Ihre Aufgaben und Teilaufgaben zu definieren und zu priorisieren.
• Projektressourcen: Ressourcen sind entscheidend für die Durchführung Ihres Projekts. Der Projektvorschlag beschreibt kurz, welche Ressourcen benötigt werden und wie sie eingesetzt werden. Später, während der Planungsphase, müssen Sie einen Ressourcenmanagementplan erstellen, der ein wichtiges Element Ihres Projektplans sein wird.
• Projektzeitachse: Sobald Sie Ihren Projektumfang definiert haben, müssen Sie die Dauer jeder Aufgabe schätzen, um eine Projektzeitachse zu erstellen. Später während der Projektplanungsphase müssen Sie einen Basisplan erstellen, der die Gesamtdauer Ihres Projekts schätzt. Sobald das Projekt beginnt, vergleichen Sie Ihren tatsächlichen Projektplan mit dem Basisplan, um den Fortschritt zu überwachen.
• Projektbudget: Alle Ressourcen, die Sie für Ihr Projekt benötigen, haben ein Preisschild. Deshalb müssen Sie diese Kosten schätzen und ein Projektbudget erstellen. Das Projektbudget muss alle Ihre Projektausgaben decken, und als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass Sie sich daran halten.
• Finanzberichte: Wenn Sie interne Stakeholder und externe Investoren überzeugen möchten, müssen Sie ihnen zeigen, welche finanziellen Vorteile Ihr Projekt für ihre Organisation bringen könnte. Sie können eine Kosten-Nutzen-Analyse und prognostizierte Finanzberichte verwenden, um zu zeigen, warum Ihr Projekt rentabel ist.
• Anhang: Informationen, die nicht im Projektantrag enthalten sind, sind Bestandteil des Anhangs. Dort befinden sich viele der interessanteren Details eines Projekts. Außerdem können Teammitglieder und Stakeholder hier tief eintauchen, um mehr zu erfahren.

Kostenlose Projektvorschlagsvorlage

Obwohl eine Vorlage für Projektvorschläge Einschränkungen hat, ist sie ein guter Ausgangspunkt, um mit dem Schreiben Ihres Projektvorschlags zu beginnen. Probieren Sie unsere kostenlose Projektvorschlagsvorlage für Word aus.

Tipps für Projektvorschläge

An welchem ​​Projektvorschlag Sie auch arbeiten, es gibt ein paar Tipps, die für alle als Best Practices gelten. Während wir oben eine Projektvorschlagsvorlage vorgeschlagen haben, die ein Inhaltsverzeichnis haben würde, was bedeutet, dass sie viele Seiten lang wäre, ist das beste Szenario, den Vorschlag auf maximal ein oder zwei Seiten zu beschränken. Denken Sie daran, dass Sie versuchen, Interessengruppen für sich zu gewinnen, nicht sie zu langweilen.

Apropos Projektbeteiligte, recherchieren Sie. Sie wollen die Richtigen ansprechen. Es hat keinen Sinn, all die Arbeit zu leisten, die erforderlich ist, um einen großartigen Vorschlag zu schreiben, nur um ihn an die falsche Zielgruppe zu richten. Wer auch immer es lesen wird, sollte in der Lage sein, den Vorschlag zu verstehen. Halten Sie die Sprache einfach und direkt.

Holen Sie sich beim Schreiben einen Profi. Sogar ein Geschäftsdokument wie ein Projektvorschlag, ein Business Case oder eine Zusammenfassung wird leiden, wenn es schlecht aufgebaut ist oder Tippfehler enthält. Wenn Sie keinen professionellen Business Writer beauftragen möchten, stellen Sie sicher, dass jemand in Ihrem Projektteam das Dokument kopiert, bearbeitet und prüft. Je mehr Augen darauf gerichtet sind, desto unwahrscheinlicher werden Fehler in die endgültige Ausgabe gelangen.
Während Sie das Angebot kurz und bündig halten möchten, hilft es, den Topf zu versüßen, indem Sie den Anhängen Kundenreferenzen hinzufügen. Nichts verkauft einen Projektplan besser als ein Kundenstamm, der nach Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung sucht.

Verwendung von Kanban-Boards zur Planung eines Projektvorschlags

Mit ProjectManager können Sie Vorschläge innerhalb unserer Software planen. Sie können Aufgaben für den Projektvorschlag aktualisieren, um anzuzeigen, wo die Dinge stehen und was noch zu tun ist. Mithilfe der Spalten können Sie Ihren Vorschlag nach Abschnitten organisieren und so eine Art Projektstrukturplan (PSP) erstellen.

Folgen Sie diesem Video, um alle Schritte Ihres Vorschlags methodisch durchzugehen und sicherzustellen, dass jedes Detail abgedeckt wird. Lesen Sie nach dem Ansehen weiter, um die wichtigsten Aspekte zu überprüfen.

Beim Erstellen eines Projektvorschlags ist es wichtig, sich an Ihre Zielgruppe zu erinnern. Ihre Zielgruppe umfasst diejenigen, die von dem Projekt begeistert sind und den Abschluss als Gewinn für ihre Organisation sehen. Umgekehrt werden andere in Ihrem Publikum das Projekt als Schmerz ansehen und etwas, auf das sie sich nicht freuen. Um beide Parteien zufrieden zu stellen, ist es wichtig, die Sprache sachlich und prägnant zu halten.

Unsere Kanban-Boards helfen Ihnen, diese Sprache zu durchdenken und bei Bedarf effektiv mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten. Jede Karte zeigt den abgeschlossenen Prozentsatz an, damit jeder im Projektmanagementteam die geleistete Arbeit und die noch zu erledigenden Aufgaben kennt.

Wie Sie dem obigen Kanban-Board entnehmen können, hat die Arbeit an der Zusammenfassung begonnen. Die Abschnitte „Einführung“, „Inhaltsverzeichnis“ und „Unternehmensrolle“ sind abgeschlossen, und die Aufgabe „Das Problem erklären und eine Lösung empfehlen“ ist ein guter Anfang.

Ein PDF wird dann an die Karte angehängt, und jeder, der der Aufgabe hinzugefügt wurde, erhält eine E-Mail, die ihn über die Änderung informiert. Derselbe Prozess kann während des gesamten Lebenszyklus des Projekts verwendet werden, um das Team auf dem Laufenden zu halten, zusammenzuarbeiten und einen erstklassigen Projektvorschlag zu erstellen.

Entwicklung SMARTer Ziele für Ihren Projektvorschlag

Die beste Denkweise bei der Entwicklung von Zielen und Zielsetzungen für Ihren Projektvorschlag ist die Verwendung des SMART-Systems:

• Spezifisch – Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele klar, prägnant und spezifisch für die jeweilige Aufgabe sind.
• Messbar – Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele messbar sind, damit es offensichtlich ist, wenn die Dinge auf dem richtigen Weg sind und gut laufen, und umgekehrt, wenn die Dinge vom Kurs abgekommen sind und Probleme angegangen werden müssen. Messbare Ziele machen es einfach, die Meilensteine ​​zu entwickeln, die Sie verwenden, um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen und ein angemessenes Datum für die Fertigstellung und/oder den Abschluss zu bestimmen.
• Erreichbar – Es ist wichtig, dass jedes Projekt ein „erreichbares“ Ziel hat. Dieses Ziel zu erreichen, würde ein herausragendes Projekt bedeuten, das weit über die Erwartungen hinausgeht. Es ist jedoch wichtig, dass das Hauptziel des Projekts erreichbar ist, damit die Moral hoch bleibt und die Arbeit mit Zeit und Ressourcen erledigt wird.
• Relevant – Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Ziele direkt relevant für das Projekt sind und den Bereich ansprechen, in dem Sie arbeiten.
• Zeitbasiert – Zeitpläne und spezifische Daten sollten im Mittelpunkt aller Ziele und Vorgaben stehen. Dies trägt dazu bei, das Projekt auf Kurs zu halten, und stellt sicher, dass alle Projektteammitglieder die vor ihnen liegende Arbeit bewältigen können.

Die Erstellung eines Projektvorschlags erfordert Zeit und sorgfältige Überlegung.

Die aufgewendete Zeit lohnt sich jedoch, wenn Sie das nächste große Projekt gewinnen!

Projektvorschläge sind nur der erste Schritt im Projektplanungsprozess. Sobald Ihr Projekt genehmigt ist, müssen Sie den Plan konkretisieren, Ressourcen zuweisen und verwalten, das Projekt überwachen und schließlich Ihre Ergebnisse abgeben. Dieser Prozess erfordert ein flexibles, dynamisches und robustes Projektmanagement-Softwarepaket. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die allen Ihren Teammitgliedern hilft, zusammenzuarbeiten und diesen Prozess in Echtzeit zu verwalten. Testen Sie unsere preisgekrönte Software mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.