So erstellen Sie ein Workflow-Diagramm für Ihr Projekt (kostenlose Tools enthalten)

Mit einem Arbeitsablaufdiagramm können Sie das gesamte Projekt in einem Flussdiagramm anzeigen. Alle Ihre Aufgaben und wie sie sich von einer zur nächsten bewegen, sind natürlich im Projektplan skizziert, aber eine Visualisierung ist eine schnelle und einfache Methode, um das Gesamtbild zu sehen.

Jedes Werkzeug, das dabei hilft, das Projekt zu definieren und es überschaubarer zu machen, ist wertvoll.

Was ist ein Workflow-Diagramm?

Ein Arbeitsablaufdiagramm ist eine Art Projektmanagementdiagramm, das jede Aufgabe in einem Projekt oder Geschäftsprozess anzeigt, einschließlich abhängiger Aufgaben. Sie können von Hand gezeichnet sein und werden oft verwendet, um ein Projekt schnell zu präsentieren, indem sie den Arbeitsablauf veranschaulichen. Arbeitsablaufdiagramme wurden Ende der 1880er Jahre in der Fertigungsindustrie eingeführt, um bei der Verbesserung des Produktionsprozesses zu helfen. Sie werden jedoch heute in verschiedenen Branchen eingesetzt, darunter im Finanzwesen, in der Regierung und im Handel.

Ein Workflow-Diagramm ist wie eine Landkarte. Es hat einen Ausgangspunkt und einen Weg, der zum endgültigen Ergebnis des Projekts führt. Indem Sie einem Workflow-Diagramm folgen, gehen Sie keine unnötigen Umwege und erledigen Ihre Arbeit schneller. Aus diesem Grund werden Workflow-Diagramme häufig zur Prozessverbesserung, Geschäftsprozessabbildung und Geschäftsprozessanalyse verwendet.

Sie können ein Workflow-Diagramm erst erstellen, wenn Sie einen klaren Projektplan, Geschäftsprozess oder zumindest eine Workflow-Analyse haben. Auf diese Weise können Sie die Arbeit definieren sowie wichtige Entscheidungspunkte im Prozess standardisieren und identifizieren.

Die Verwendung eines Workflow-Diagramms mit Workflow-Management-Software rationalisiert Ihren Geschäftsprozess. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Arbeitsverwaltungssoftware, mit der Sie automatisierte Workflows erstellen können, um viel Arbeit zu vermeiden und die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Außerdem können Sie vollwertige Projektpläne auf Gantt-Diagrammen, Kanban-Tafeln, Aufgabenlisten und mehr erstellen. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos.

Wie helfen Arbeitsablaufdiagramme beim Projektmanagement?

Die Prozessabbildung eines Arbeitsablaufdiagramms ist für das Projektmanagement von Vorteil, da es den Teams bei ihrer Rolle im Arbeitsablauf hilft. Dies schafft eine bessere Kommunikation zwischen den Abteilungen und gibt den Teams einen festen Überblick darüber, was sie zu tun haben.

Arbeitsablaufdiagramme helfen Ihnen auch dabei, Blöcke in Ihrem Projektplan zu erkennen, bevor Sie ihn ausführen. Ein Workflow-Diagramm identifiziert daher Bereiche, die Ihr Projekt aus der Bahn werfen können. So haben Sie Zeit, mit dem Team Ideen für Prozessverbesserungen und Prozessmodellierungslösungen zu entwickeln, bevor ein Engpass Ihren Zeitplan und/oder Ihr Budget negativ beeinflusst.

Ein Flussdiagramm kann auch teamübergreifend hilfreich sein. Es ist ein großartiges Tool für die Zusammenarbeit, das jeder verwenden kann, um Ihre Arbeit zu verstehen. Dieses Wissen macht die Kommunikation klarer. Wenn eine neue Person eingestellt wird, verkürzt ein Tool zur Abbildung von Geschäftsprozessen wie ein Workflow-Diagramm die Zeit, die der neue Mitarbeiter benötigt, um sich an das Projekt zu gewöhnen.

Formen für Knoten können auch eine wichtige Rolle bei der Definition des Arbeitsablaufdiagramms spielen. Beispielsweise zeigt ein Oval den Start- oder Endpunkt eines Prozesses an. Rechtecke sind Anweisungen oder Aktionen. Die Rautenform kennzeichnet eine Ja- oder Nein-Entscheidung, die den Arbeitsablauf in einen von zwei getrennten Pfaden führt. Ein Kreis bedeutet, wenn sich etwas von einem Abschnitt zum anderen bewegt. Pfeile zeigen die Richtung des nächsten Schritts an.

Komponenten eines Workflow-Diagramms

Das Workflow-Diagramm besteht aus sechs Komponenten:

• Teilnehmer: Dies sind die Personen, die sich in dem Prozess befinden, der grafisch dargestellt wird. Dazu gehört auch ihre Rolle im Prozess.
• Aktivitäten: Dies ist Ihre Arbeit. Aktivitäten können beispielsweise Bestellung, Rechnungsstellung, Finanzdienstleistungen oder Fertigung sein. Jede Aufgabe ist detailliert.
• Reihenfolge: Dies beschreibt, was vor und nach der Aktivität passiert und ob eine dieser Aufgaben von anderen abhängig ist, um gestartet oder beendet zu werden.
• Input: Dies ist das, was benötigt wird, um die Aktivität durchzuführen, z. B. Materialien oder Daten.
• Ausgabe: Dies ist das Endergebnis dieser Aktivität, z. B. die Daten oder das Dokument oder was auch immer an die nächste Aktivität weitergegeben wird.
• Standardisierung: Üblicherweise werden Schritte durch Knoten repräsentiert. Diese Knoten sind durch eine Linie verbunden, die die Richtung anzeigt, in die sich die Arbeit bewegt. Daher können mehrere Knoten übereinander gestapelt werden, wenn Sie gleichzeitig arbeiten.

Arten von Workflow-Diagrammen

Sie können ein Workflow-Diagramm auf verschiedene Arten darstellen:

• ANSI-Flussdiagramm: Das ANSI-Flussdiagramm verwendet Symbole des American National Standards Institute (daher das Akronym). Es ist die am häufigsten verwendete Variante.
• UML-Aktivität: UML oder Unified Modeling Language zeigt grafisch die Reihenfolge der Schritte in einem Prozess. Es repräsentiert auch den Kontrollfluss.
• Geschäftsmodellierungsnotation: Die Geschäftsprozessmodellierungsnotation (BPMN) ähnelt der UML, wird jedoch eher von Technikern und Geschäftsleuten verwendet, die sich eher auf Geschäftsprozesse und Informationen als auf Ergebnisse konzentrieren.
• Swimlane: Swimlane ist ein Diagramm, das die verschiedenen Teile einer Organisation trennt, um die Interaktion zwischen diesen Einheiten hervorzuheben. Es bietet Benutzern eine Übersicht auf hoher Ebene, die potenzielle Ineffizienzen aufdeckt.
• SIPOC: Der Lieferant, Eingang, Prozess, Ausgang, Kunde oder SIPOC zeigt, wer die Daten erstellt und erhalten hat. Es skizziert auch die beteiligten High-Level-Prozesse.

Verwandte: Pfeildiagramme für Projekte: Aktivität auf Knoten & Aktivität auf Pfeil

So erstellen Sie ein Workflow-Diagramm

Wie oben erwähnt, erscheint ein Workflow-Diagramm nicht einfach auf der Seite. Sie müssen die Arbeit machen, die eine Analyse beinhaltet. Befolgen Sie diese sechs Schritte, um Ihr eigenes Workflow-Diagramm zu erstellen:

1. Identifizieren Sie die Prozesse, die Sie verfolgen: Die Entscheidung, welche Projektprozesse Sie verfolgen möchten, hilft bei der Bestimmung des Diagrammtyps, den Sie verwenden. Denken Sie daran, wer das Workflow-Diagramm verwenden wird, technisch oder nicht-technisch, da dies auch das verwendete Diagramm beeinflusst.
2. Definieren Sie Start- und Endpunkte: Das Workflow-Diagramm benötigt einen Startpunkt, um den Prozess zu starten, und ein Endziel, an dem dieser Prozess abgeschlossen ist. Es ist kein kontinuierlicher Prozess, sondern wie jedes Projekt eines mit Anfang und Ende.
3. Sammeln Sie Ihre Informationen: Skizzieren Sie die Aktivitäten, die an jedem Schritt des Prozesses beteiligt sind, und wer der Entscheidungsträger für jeden dieser Schritte ist. Sie möchten auch den Zeitplan für den Prozess, Abweichungen, mögliche Engpässe und Möglichkeiten zur Verbesserung des Prozesses kennen. Diese Informationen sollten durch Gespräche mit Teams in allen am Workflow beteiligten Abteilungen gesammelt werden.
4. Finden und beseitigen Sie Ineffizienzen: Definieren Sie Ihre Aufgaben, um Ihren Prozess zu optimieren. Entscheiden Sie, ob jede Aufgabe ein Must-Have, nützlich, nice-to-have oder nicht notwendig ist. Stellen Sie sicher, dass diese Unterscheidungen mit Ihrem Gesamtziel und Ihrem gesamten Workflow-Management übereinstimmen.
5. Erstellen Sie den Workflow: Hier nehmen Sie alle Daten, die Sie zusammengestellt haben, und machen daraus eine visuelle Karte des Workflow-Prozesses. Dies kann von Hand oder mit einem Diagrammwerkzeug erfolgen. Das endgültige Workflow-Diagramm sollte einfach zu verstehen, zu bearbeiten und zu teilen sein.
6. Überprüfen und verfeinern: Das Workflow-Diagramm ist kein statisches Dokument. Es sollte kontinuierlich überprüft und verfeinert werden, wenn Engpässe auftreten, einige Prozesse zu lange dauern, die Kosten steigen usw. Es gibt immer einen Weg zu mehr Effizienz und Sie und Ihr Team sollten dafür offen sein.

Beispiel für ein Workflow-Diagramm

Um besser zu veranschaulichen, wie ein Workflow-Diagramm erstellt wird, sehen Sie sich das folgende Bild eines einfachen Workflows zum Veröffentlichen eines Blog-Beitrags an, um den Verkehr auf eine Website zu lenken. Wie unten dargestellt, beginnt das Projekt mit der Suche nach den richtigen Schlüsselwörtern. Dies sind Suchbegriffe, die potenzielle Kunden verwenden und die Ihren Blog-Beitrag hoffentlich an die Spitze einer Suchanfrage bringen.

Sobald Sie sich für ein Thema entschieden und Schlüsselwörter ausgewählt haben, weisen Sie diese einem Texter zu, der den ersten Entwurf an seinen Redakteur liefert, der den Entwurf bearbeitet. Dies wird als Dreieck dargestellt und nicht wie die anderen Aktivitäten als Rechteck. Denn es ist eine Ja- oder Nein-Entscheidung.

Nach der Genehmigung wird die Kopie an die Kunstabteilung weitergeleitet, und es werden visuelle Elemente erstellt, die das Stück bei seiner Veröffentlichung begleiten. Die Kopie und die Assets werden dann in ein Content-Management-System (CMS) wie WordPress hochgeladen. Jetzt wird eine letzte Bearbeitung vorgenommen, wieder mit einer Ja- oder Nein-Entscheidung, ob es irgendwelche Überarbeitungen geben muss.

Wenn alles gut aussieht, wird der Blog veröffentlicht. Es wird dann auf verschiedenen Social-Media-Plattformen geteilt, um den Verkehr auf die Website zu lenken. Dieser Vorgang ist abgeschlossen. Natürlich gibt es danach andere Prozesse, wie z. B. die Analyse des Datenverkehrs, aber das ist für ein anderes Flussdiagramm.

Kostenlose Tools zum Erstellen eines Workflow-Diagramms

Das Zeichnen eines Netzwerkdiagramms von Hand ist gut, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen, aber wenn Sie eines für ein Projekt verwenden, benötigen Sie etwas, das auf einen Blick klar und leicht lesbar ist. Wenn Sie nicht über eine Fähigkeit zum Zeichnen und eine gute Schreibkunst verfügen, ist es wahrscheinlich besser, ein Diagrammwerkzeug zu verwenden. Sie sind auch einfacher zu teilen und zu bearbeiten. Die folgenden sind ein paar kostenlose, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

• edraw von wondershare: Diese kostenlose Diagrammlösung erstellt Workflow-Diagramme, aber auch Mid-Maps und andere visuelle Tools. Großartig für die Zusammenarbeit.
• draw.io: Dieser kostenlose Diagrammersteller funktioniert mit Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub und mehr. Es erstellt Flussdiagramme, Prozessdiagramme, Netzwerkdiagramme und vieles mehr.
• SmartDraw: Dieses kostenlose Zeichenprogramm bietet viele Vorlagen für den Einstieg, von Flussdiagrammen bis hin zu Grundrissen. Es lässt sich auch in Google Workspace, Microsoft Office, Atlassians Confluence und Jira integrieren.

Wie ProjectManager bei Arbeitsabläufen hilft

Ihren Prozess zu kennen und ein Workflow-Diagramm abzubilden, ist nur der Anfang. Sie müssen diesen Plan umsetzen und pünktlich und innerhalb des vereinbarten Budgets ausführen. Das erfordert Einblicke in die Prozess- und Ressourcenmanagement-Tools, damit Ihr Team ausgelastet bleibt. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Echtzeitdaten liefert, um aufschlussreichere Entscheidungen zur Steuerung Ihres Arbeitsablaufs zu treffen.

Erstellen Sie Workflows auf Kanban-Boards

Um ein Workflow-Diagramm in ein Tool umzuwandeln, das Teamzuweisungen und Managern Transparenz in ihre Arbeit gibt, sind Kanban-Boards erforderlich. Kanban-Boards helfen dabei, agile Arbeitsabläufe zu visualisieren, sodass Teams ihren Rückstand verwalten und gemeinsam an der Planung von Sprints arbeiten können. Manager können das Board einsehen und Engpässe erkennen, bevor sie das Team blockieren und Ressourcen neu zuweisen, um es am Laufen zu halten. Selbst wenn der Manager an einer der anderen multiplen Projektansichten arbeitet, wie z. B. unserem interaktiven Gantt-Diagramm, werden alle Daten gleichzeitig im Kanban-Workflow aktualisiert.

Verwalten und verfolgen Sie Ressourcen

Workflow-Diagramme zeigen den Weg für Teams, aber Ressourcenmanagement-Tools sorgen dafür, dass sie produktiv arbeiten. Eine Sache, die Sie verwalten müssen, ist, wie viele Aufgaben Sie jedem Teammitglied zugewiesen haben. Unser farbcodiertes Workload-Diagramm macht es schnell und einfach zu erkennen, wer überlastet ist und wer zu wenig Aufgaben hat. Anschließend können Sie Ressourcen direkt aus dem Arbeitsbelastungsdiagramm neu zuweisen und die Aufgaben Ihres Teams so ausgleichen, dass es optimal arbeitet.

Berichten Sie on the fly über den Fortschritt

Stakeholder werden Ihr Workflow-Diagramm sehen wollen, aber im Laufe des Projekts wollen sie auch Daten über den Fortschritt. Ein-Klick-Berichte zu Aufgaben, Zeit, Budget und mehr können gefiltert werden, um genau die gewünschten Informationen anzuzeigen, und sie können einfach als PDF-Anhang geteilt oder sogar ausgedruckt werden, wenn sie ihre Statusaktualisierungen so bevorzugen.

Beruhen Sie den Erfolg Ihres Projekts nicht allein auf Workflow-Diagrammen. Sie haben jetzt die Karte, die Sie brauchen, um dorthin zu gelangen, mit Projektmanagement-Tools, die Teams bei der Zusammenarbeit unterstützen, Arbeitsabläufe automatisieren und Ihnen helfen, die Leistung zu überwachen, zu verfolgen und darüber zu berichten. ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die die Arbeit organisiert, damit Sie Ihre Ziele erreichen. Unser Arbeitsmanagement-Tool wurde entwickelt, um mit hybriden Teams zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, wo sie sich befinden, wie sie gerne arbeiten oder welche Fähigkeiten sie haben. Verwandeln Sie Ihr Workflow-Diagramm in ein interaktives Projektmanagement-Tool. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos.