So erstellen Sie ein Veranstaltungsbudget

Ein Event zu produzieren, ob virtuell, persönlich oder hybrid, ist schwer genug. Ein Veranstaltungsbudget erstellen zu müssen, fügt eine weitere Stressebene hinzu. Aber es muss kein Alptraum sein, wenn Sie ein paar einfache Schritte befolgen, um ein Veranstaltungsbudget zu erstellen.

Erfolgreiche Events sollen Spaß machen und informativ sein. Wenn Sie mit dem Veranstaltungsbudget zu kämpfen haben, kann sich dies negativ auf die gesamte Veranstaltung auswirken. Wenn Ihr Veranstaltungsbudget falsch ist, ist das noch schlimmer; Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, Anbieter oder Redner zu bezahlen. Wir helfen Ihnen, diese Fallstricke zu vermeiden.

Was ist ein Veranstaltungsbudget?

Ein Veranstaltungsbudget sind die geschätzten Kosten, die mit der Durchführung einer Veranstaltung verbunden sind. Es basiert auf einer Reihe von Variablen aus der Forschung, der Beratung durch Experten und der Planung der Veranstaltung. Alle Veranstaltungen, ob groß oder klein, benötigen ein Budget, um die Ausgaben zu decken.

Das Veranstaltungsbudget muss alle Kosten wie die Anmietung des Geländes, die benötigte Ausstattung wie Stühle, Tische usw. und die Gewinnung von Referenten oder Teilnehmern einer Podiumsdiskussion veranschlagen. Es fallen natürlich weitere Kosten an, die jedoch von der Art der produzierten Veranstaltung abhängen.

Die Planung und Budgetierung einer Veranstaltung ist der erste Schritt zu einer erfolgreichen Veranstaltung. Selbst wenn Sie Dutzende von Veranstaltungen vor der jetzt budgetierten Veranstaltung produziert haben, wird es immer Unterschiede geben. Die Preise für Dinge ändern sich und es besteht ein inhärentes Risiko bei der Zusammenstellung einer Veranstaltung, die sich auf Ihr Budget auswirken kann.

Das Erstellen und Verwalten eines Budgets ist einer der wichtigsten Bestandteile einer erfolgreichen Veranstaltung. ProjectManager ist eine Online-Software, mit der Sie Ressourcen und Kosten in Echtzeit verfolgen können. Planen Sie Ihr Budget in unserem Gantt-Diagramm, einschließlich aller Ihrer Ressourcen und Kosten, und legen Sie eine Basislinie fest, um dieses Budget zu erfassen. Jetzt können Sie in Echtzeit Ihre geplanten Kosten mit Ihren tatsächlichen Kosten vergleichen. Die Überwachung der Kosten in Echtzeit hilft Ihnen, Ihr Budget einzuhalten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Arten von Ereignissen

Es gibt viele verschiedene Arten von Veranstaltungen. Von einer Urlaubsparty bis zu einer Geschäftskonferenz, sie decken die Bandbreite von intim bis groß ab. Alle Ereignisse können in vier große Untergruppen unterteilt werden. Jeder hat ähnliche Budgetanforderungen, obwohl es auch zwischen ihnen leichte bis große Unterschiede geben wird.

Privatgelände

Eine private Veranstaltung könnte eine Veranstaltung sein, die Sie zum Geburtstag oder Jahrestag Ihres Partners veranstalten. Es könnte sich aber auch um eine Firmenveranstaltung oder eine andere geschäftliche Veranstaltung handeln. Diese vielfältigen Veranstaltungen sind in der Regel nur auf Einladung, was bedeutet, dass nur eingeladene Personen teilnehmen können.

Unternehmen

Firmenveranstaltungen sind solche, die ein Unternehmen sponsert. Sie neigen dazu, sich auf die Mitarbeiter des Unternehmens oder seine Kunden zu konzentrieren. Firmenveranstaltungen können genutzt werden, um Mitarbeiter zu schulen oder die Öffentlichkeit über die Marke oder ein Produkt aufzuklären, Meilensteine ​​des Unternehmens zu feiern, Veränderungen im Unternehmen einzuleiten und Networking-Möglichkeiten oder Teambuilding-Übungen anzubieten.

Persönlich

Eine persönliche Veranstaltung ist eine Veranstaltung, bei der die Teilnehmer und das Veranstaltungspersonal alle physisch im selben Raum anwesend sind. So ereigneten sich bis vor kurzem fast alle Ereignisse. Aber schon vor Jahren konnten Veranstaltungen per Telefon durchgeführt werden, wie zum Beispiel eine Telefonkonferenz zu den Unternehmensergebnissen für Investoren und Reporter.

Online

Eine Online-Veranstaltung, auch virtuelle Veranstaltung genannt, ist eine Veranstaltung, die im Internet stattfindet. Es kann live gestreamt oder aufgezeichnet werden, aber Sie möchten nur daran teilnehmen, indem Sie online darauf zugreifen. Die Technologie hat sich verbessert und es ist möglich, dass Teilnehmer, Veranstalter und Anbieter in Echtzeit interagieren. Diese Art von Veranstaltung ist so beliebt geworden, weil sie ein größeres Publikum anziehen kann. Es wird auch üblich, hybride Veranstaltungen zu finden, die einen physischen Ort und eine virtuelle Plattform bieten.

So erstellen Sie ein Veranstaltungsbudget

Wie bereits erwähnt, benötigt jede Art von Veranstaltung ein Budget. Je nach Art und Größe der Veranstaltung kann es einfach oder komplex sein. Aber sich die Zeit zu nehmen, um ein genaues Budget zu prognostizieren, ist eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass die Veranstaltung reibungslos verläuft.

Im Folgenden erläutern wir die grundlegenden Schritte zur Erstellung eines Veranstaltungsbudgets. Dies ist eine umfassende Sichtweise, die auf jede Art von Veranstaltung angewendet werden kann. Natürlich gibt es zusätzliche Schritte, je nachdem, welche Art von Veranstaltung Sie produzieren, aber das gibt Ihnen das Wesentliche.

1. Erstellen Sie einen Veranstaltungsplan

Das erste, was Sie tun müssen, ist Ihre Event-Strategie zu identifizieren. Das bedeutet, zu bestimmen, welche Art von Veranstaltung Sie produzieren und eine ungefähre Zahl dessen, was Sie zu zahlen bereit sind. Dies führt zu einem übergeordneten Plan, in dem Sie den Umfang des Projekts festlegen. Der Umfang umfasst die Veranstaltungsziele, Leistungen, Aufgaben, Kosten und Termine. Sie müssen den Veranstaltungsort, die Redner, das Personal, das Branding, das Essen, das Marketing, die Ausrüstung und mehr bestimmen. Sobald Sie dies getan haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Stakeholder einverstanden sind.

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2. Schätzen Sie die festen und variablen Kosten

Nachdem Sie nun einen Plan haben, besteht der nächste Schritt darin, die Kosten zu prognostizieren. Dies bedeutet, den Unterschied zwischen fixen und variablen Kosten zu verstehen und genaue Schätzungen für sie vorzunehmen. Fixkosten werden auch indirekte oder Gemeinkosten genannt; diejenigen, die nicht geändert werden können. Zum Beispiel sind Miete, Stromrechnungen und Gehaltsabrechnung Fixkosten. Variable Kosten sind Ausgaben, die sich von Veranstaltung zu Veranstaltung ändern, einschließlich Arbeitskosten, für die Veranstaltung benötigte Materialien und Stromrechnungen der Veranstaltung. Letzteres ist ebenfalls ein Fixpreis, aber die Nebenkostenabrechnung kann durch Ihre Veranstaltung beeinflusst werden, weshalb sie in beiden Kategorien lebt. Wenn Sie diese Kosten kennen, können Sie ein genaueres Veranstaltungsbudget erstellen.

3. Erstellen Sie ein Veranstaltungsbudget

Jetzt, da Sie die Details haben, können Sie damit beginnen, ein Veranstaltungsbudget zusammenzustellen. Sie müssen wissen, welche Anbieter Sie verwenden, den Veranstaltungsort und andere Dienstleister, um Ihr Veranstaltungsbudget zusammenzustellen. Das Erstellen des Veranstaltungsbudgets hilft Ihnen, diese Kosten nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass Sie im grünen Bereich bleiben. Dazu müssen Sie Ihre tatsächlichen Kosten überwachen und mit den geplanten Kosten für die Veranstaltung vergleichen. Es ist wahrscheinlicher, dass Ihr Event im Budget bleibt, wenn Sie Daten in Echtzeit sammeln können.

Welche Kosten sollten Sie in ein Veranstaltungsbudget einbeziehen?

Wir haben bereits einige Kosten angesprochen, die Sie in Ihr Eventbudget einbeziehen sollten. Nachfolgend finden Sie eine Liste der häufigsten, die jedoch nicht vollständig ist. Wenn Sie ein Veranstaltungsbudget erstellen, versuchen Sie, alles einzubeziehen. Je mehr Kosten Sie decken können, desto genauer wird Ihr Veranstaltungsbudget sein.

Event-Marketing

Damit die Veranstaltung ein Erfolg wird, muss Ihr Publikum wissen, was, wo und wann es stattfindet. Diese und weitere Dinge sind in Ihren Marketingkosten enthalten, die E-Mails an Ihre Mitarbeiter senden, eine Website erstellen oder Online-Werbung schalten können. Unabhängig davon, ob Sie traditionelle oder digitale Werbung betreiben, müssen diese Kosten definiert werden.

Personalkosten

Sie müssen Personal für die Veranstaltung rekrutieren und einstellen. Anstatt Dutzende von Vorstellungsgesprächen zu führen, können Sie einen Vertrag mit einer Zeitarbeitsagentur abschließen, die Personalvermittlung und andere damit verbundene Dienstleistungen wie Catering anbietet.

Veranstaltungsort

Wenn Ihre Veranstaltung persönlich oder online stattfindet, benötigen Sie dennoch einen Veranstaltungsort. Dieser Veranstaltungsort hängt davon ab, ob die Veranstaltung physisch oder virtuell ist. Beispielsweise benötigt eine persönliche Veranstaltung einen Raum, der groß genug ist, um alle Teilnehmer, Anbieter und entweder Breakout-Räume oder eine Bühne für Podiumsdiskussionen und Hauptredner aufzunehmen. Eine Online-Veranstaltung benötigt einen physischen Ort zum Aufzeichnen und Übertragen, d. h. Beleuchtung, Kamera, Mikrofone usw.

Essen & Getränke

Bei den meisten Veranstaltungen gibt es eine Art Erfrischung. Der Veranstaltungsort kann dies oder sogar eine Zeitarbeitsagentur oder einen Caterer bereitstellen. Wenn nicht, müssen Sie herausfinden, was Sie wollen und welche Kosten mit dem Kauf, der Lagerung und der Lieferung der Speisen und Getränke verbunden sind.

Ausrüstung

Die Ausrüstung ist oft Teil des Preises für die Anmietung des Veranstaltungsortes, aber das ist nicht immer der Fall. Wenn der Veranstaltungsort keine Ausrüstung oder nur eine unvollständige Liste dessen bietet, was Sie benötigen, müssen Sie sich nach anderen Orten umsehen, um Lautsprecher, Generatoren, Live-Streaming-Tools usw. zu mieten.

Anreise & Unterkunft

Je nach Veranstaltungsort sind Transport und Unterkunft erforderlich. Das kann alles bedeuten, von einer Stretchlimousine bis zu einem Taxi. Das ist eine breite Palette von Kosten. Wenn Leute von außerhalb der Stadt kommen, fliegen Sie sie ein oder bringen Sie sie nur unter? Alle Variablen müssen festgelegt werden, damit Sie die Kosten korrekt hinzufügen können.

ProjectManager hilft bei der Event-Budgetierung

Das sind eine Menge Dinge, die man im Auge behalten muss, weshalb Projektmanagement-Software entwickelt wurde. ProjectManager ist eine Online-Software, mit der Sie Ihr Veranstaltungsbudget in Echtzeit planen und verfolgen können. Die Planung in Gantt-Diagrammen hilft Ihnen, Aufgaben zu organisieren und Abhängigkeiten zu verknüpfen, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden. Sie können Abweichungen auch in Echtzeit überwachen, um das Budget einzuhalten. Aber das ist nur der Anfang, wie wir mit Eventbudgets helfen.

Verwenden Sie Online-Arbeitszeittabellen, um Zeit und Kosten zu verfolgen

Da unsere Software online ist, erhalten Sie Datenaktualisierungen in Echtzeit, damit Sie Zeit und Kosten verfolgen können. So bleibt Ihre Veranstaltung im Zeitplan und hilft, Mehrausgaben zu vermeiden. Ein Tool, das Zeit und Kosten verfolgt, sind unsere sicheren Stundenzettel. Sie können sehen, wie lange jeder an seinen Aufgaben arbeitet und welche Kosten damit verbunden sind, da die Vergütungssätze auch im Tool enthalten sind. Wir rationalisieren nicht nur die Gehaltsabrechnung, sondern helfen Ihnen auch dabei, Ihre Veranstaltung auf Kurs zu halten.

Verwenden Sie Projektkalender, um Ereignisse zu planen

Die Produktion einer Veranstaltung erfordert die Koordination vieler verschiedener Personen. Unsere Software bietet Ihnen Tools, um diesen Prozess zu vereinfachen, während jeder die Tools verwenden kann, mit denen er vertraut ist. Planen Sie ein Gantt ein, aber Ihr Caterer kann seine Aufgaben in der Listenansicht anzeigen. Der Projektkalender übernimmt den Plan aus Gantt und überträgt ihn automatisch in ein Kalenderformat, um den Zeitplan und die Fristen anzuzeigen.

Wenn Sie mit Anbietern und Auftragnehmern außerhalb Ihres Unternehmens zu tun haben, müssen Sie alle miteinander in Verbindung halten. Unsere kollaborative Plattform in Echtzeit ermöglicht es jedem, Dateien zu teilen, Aufgaben zu kommentieren und andere zu markieren, um sie auf dem Laufenden zu halten. Unser unbegrenzter Dateispeicher bedeutet, dass Sie auch einen zentralen Hub für alle Ihre Dokumente und Pläne haben, wann immer jemand sie benötigt.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, mit der Sie Ereignisse planen, planen und nachverfolgen können. Unsere flexible Software kann sich an Ihre Arbeitsweise anpassen und bietet Ihnen die Funktionen, die Sie zum Verwalten von Aufgaben, Risiken, Ressourcen und mehr benötigen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.