So erstellen Sie Fortschrittsberichte für Projekte und Unternehmen

Stakeholder sind am Fortschritt des Projekts interessiert, weil sie ein berechtigtes Interesse an seinem Erfolg haben. Sie möchten mit Ihnen in ständiger Kommunikation bleiben und über regelmäßige Zeiträume Berichte über den Fortschritt des Projekts erhalten.

Der Weg für einen Projektmanager, die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, ist die Berichterstattung, insbesondere mit einem Fortschrittsbericht. Ein Projektfortschrittsbericht klingt einfach – es ist ein Bericht über den Fortschritt des Projekts. Aber wie es strukturiert ist, macht oder bricht einen Fortschrittsbericht.

Was ist ein Fortschrittsbericht?

Ein Fortschrittsbericht teilt den Stakeholdern mit, was im Projekt über einen festgelegten Zeitraum geschehen ist. Es zeigt, ob das Projekt im Zeitplan liegt, und wenn nicht, wird der Bericht verwendet, um eine Diskussion darüber zu beginnen, wie das Budget und die Projektressourcen angepasst werden können, um es wieder auf Kurs zu bringen.

Daher kann man sagen, dass der Zweck eines Fortschrittsberichts darin besteht, die Beteiligten davon zu überzeugen, dass das Projekt solide ist und wie erwartet vorankommt. Dies geschieht durch die Darstellung der laufenden Arbeiten, was den Beteiligten die Möglichkeit gibt, Änderungswünsche zu stellen.

Diese Vorschläge können dann verwaltet und ausgearbeitet werden, um negative Auswirkungen auf den Projektumfang zu vermeiden. Projektmanager können Fortschrittsberichte auch als Mittel verwenden, um Probleme anzugehen, die sie haben, und dabei realistischere Erwartungen an die Beteiligten zu stellen.

Fortschrittsbericht vs. Statusbericht

Was ist der Unterschied zwischen einem Fortschrittsbericht und einem Statusbericht, da sie beide Kommunikationsinstrumente sind und den Beteiligten wichtige Informationen über das Projekt liefern? Sowohl Fortschrittsberichte als auch Statusberichte fassen zusammen, wo sich das Projekt in Bezug auf Fortschritt, Kosten, Probleme und andere Informationen befindet, die für die Beteiligten hilfreich sind.

Es gibt jedoch einen entscheidenden Unterschied. Ein Fortschrittsbericht ist ein Abbild des Projekts über einen bestimmten Zeitraum, während ein Statusbericht nur den Moment erfasst, in dem es initiiert wurde. Der Fortschrittsbericht bietet eine größere Datenmenge, während der Statusbericht Daten von einem Zeitpunkt ohne den größeren Kontext zeigt.

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Was sollte in einem Projektfortschrittsbericht enthalten sein?

Ein Fortschrittsbericht kann eine oder mehrere Seiten umfassen, je nachdem, wie detailliert Sie vermitteln möchten. Sie können als Memo, in Briefform oder als formeller Bericht übermittelt werden, wenn sie Stakeholdern vorgelegt werden.

Wofür Sie sich auch entscheiden, die Beteiligten werden sehen wollen, wo das Projekt steht und wohin es geht. Daher sollten Sie eine Liste mit Aufgaben, Meilensteinen und allen erzielten Fortschritten hinzufügen. Dies führt zu den größeren Zielen des Projekts und dem, was in Bezug auf seine Ziele erreicht wurde.

Diese ist in der Regel thematisch gegliedert. D.h. zunächst gibt es in der Regel eine Zusammenfassung, die einen Überblick über den Projektfortschritt bzgl. Umfang, Aufgaben etc. gibt. Darin sollten auch Punkte enthalten sein wie:

• Das Datum des Projektbeginns, das geplante Ende und den Zeitraum, den das Projekt abdeckt
• Eine Liste der Teammitglieder und anderer Projektmitglieder sowie derjenigen, die den Bericht erstellt haben
• Eine Liste der Stakeholder, die die Empfänger des Berichts sind
• Eine Übersicht über die Inhalte des Berichts

Als nächstes konzentrieren Sie sich auf den Status des Projekts. Hier sehen Sie, welche Arbeiten erledigt wurden, welche noch im Gange sind und was noch zu tun ist. Es sollte in die Aufgabe unterteilt werden und könnte Folgendes umfassen:

• Eine Liste der Meilensteine ​​und Leistungen im Zusammenhang mit dem Projekt
• Eine Zeitleiste der verbleibenden Arbeiten und wann sie abgeschlossen sein werden
• Alle Probleme oder Probleme, die aufgetreten sind und sich auf das Projekt auswirken können

Es sollte auch das Budget erwähnt werden, wie viel im Berichtszeitraum ausgegeben wurde und wie viel im Gesamtbudget übrig bleibt. Beachten Sie unerwartete Ausgaben und andere Anomalien.

Wie erstellt man einen Fortschrittsbericht?

Wenn Sie ein Projekt leiten, müssen Sie während seines Lebenszyklus regelmäßig einen Fortschrittsbericht erstellen. Um Zeit zu sparen, empfiehlt es sich, eine Fortschrittsberichtsvorlage zu verwenden. ProjectManager hat auf unserer Website Dutzende von kostenlosen Vorlagen für das Projektmanagement, einschließlich einer kostenlosen Fortschrittsberichtsvorlage.

Beginnen Sie mit Identifizierungsinformationen

Unabhängig davon, ob Sie unsere Vorlage verwenden oder eine von Grund auf neu erstellen, sollte Ihr Fortschrittsbericht mit den wichtigsten Projektinformationen beginnen. Von dort geht es in eine Zusammenfassung des Projekts. Unsere Vorlage unterteilt diese übergeordneten Themen in fünf Punkte: Status, Umfang, Zeitplan, Kosten und Risiko.

Fassen Sie die Daten zusammen

In der Zusammenfassung können Sie den Status des vorherigen Fortschrittsberichts mit dem aktuellen vergleichen. Dies ist ein klarer Hinweis darauf, dass das Projekt wie geplant voranschreitet. Darüber hinaus ist Platz für eine Zusammenfassung, um das Thema eingehender zu untersuchen.

Tauchen Sie ein in feinere Details

Nachdem Sie das Projekt identifiziert und seinen Gesamtstatus zusammengefasst haben, können Sie detaillierter auf jedes Thema eingehen. Zum Beispiel Aufgaben und deren Fortschritt auflisten, auf eventuell aufgetretene Probleme eingehen und Ihre Budgetzuweisung überprüfen.

Listen Sie Ihre Leistungen auf

Auf unserer kostenlosen Fortschrittsberichtsvorlage enden wir mit einem Leistungsfeld, um alle zu erfassen, die oben nicht gesammelt wurden. Schließlich gibt es ein Feld für erwartete Leistungen, mit dem Sie Erwartungen für den nächsten Fortschrittsbericht festlegen können.

Best Practice beim Erstellen eines Fortschrittsberichts

Wenn Sie Ihren Fortschrittsbericht schreiben, können Sie sicherstellen, dass er effektiv ist, indem Sie die Perspektiven Ihrer Stakeholder berücksichtigen, während Sie ihn schreiben. Sie möchten weitergeben, was in dem abgedeckten Zeitraum passiert ist, ob irgendetwas diesen Fortschritt blockiert hat und was als nächstes kommt.

Seien Sie nicht generisch

Stakeholder wollen Einzelheiten. Sie möchten nicht, dass Sie ins Detail gehen, wie Sie etwas erreicht haben, aber sie möchten wissen, was erreicht wurde. Sie wollen Metriken, keine Narrative. Ihre Antworten sollten aussagekräftig sein und unnötige Details vermeiden.

Kenne die Frequenz

Das heißt, wenn Sie an einem sehr langen Projekt arbeiten, möchten die Beteiligten möglicherweise, dass ihnen wöchentlich oder sogar täglich ein Fortschrittsbericht zugestellt wird. Finden Sie dies zuerst heraus und liefern Sie Ihre Fortschrittsberichte, wenn die Stakeholder sie erwarten.

Brechen Sie es auf

Es ist eine gute Idee, Ihren Fortschrittsbericht in Abschnitte aufzuteilen. Dadurch wird der Bericht besser lesbar. Eine Abschnittsüberschrift informiert den Leser darüber, was ihn erwartet, und hilft ihm, ihn durch das Dokument zu führen.

Schreiben Sie gut

Verwenden Sie eine klare und einfache Sprache; Vermeiden Sie Jargon, der den Leser verwirren kann. Sie möchten, dass sie sofort wissen, was Sie sagen, und sich nicht durchkämpfen müssen (oder schlimmer noch, missverstehen), was Sie zu vermitteln versuchen.

Verwenden Sie Software

Der Einsatz einer Projektmanagement-Software kann den Berichtsprozess erleichtern. Je nachdem, welches Tool Sie verwenden, erhalten Sie Echtzeitdaten und können diese problemlos an Ihre Stakeholder übermitteln. Das spart Zeit und präsentiert bessere Daten.

So können Sie mit ProjectManager Fortschrittsberichte erstellen

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Ihre Aufgaben, Teams und Projekte organisiert. Unsere Funktionen helfen Ihnen bei der Planung, Überwachung und Berichterstattung über jeden Aspekt des Projekts. Unser Cloud-basiertes Tool bedeutet, dass Sie Echtzeitdaten erhalten, um genauere und zeitnahe Berichte zu erstellen.

Stakeholder möchten das Gesamtbild sehen und unsere Ein-Klick-Berichtstools machen es einfach, ihnen genau die Daten zu liefern, die sie sehen möchten. Mit unserer Berichtsfunktion können Sie sofortige Berichte über Aufgaben, Zeit, Kosten, Arbeitszeittabellen, Projektabweichungen und mehr erstellen. Außerdem ist es einfach, es mit Stakeholdern zu teilen!

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