10 Tipps, um Aufgaben wie ein Profi zu delegieren

Manche Menschen haben das Gefühl, sie müssten alles selbst übernehmen. Das ist ein Rezept für eine Katastrophe. Wahre Führungskräfte wissen, wie wichtig es ist, Arbeit zu delegieren. Deshalb stellen Sie ein Team zusammen, bei dem jeder Experte auf seinem Gebiet ist.

Warum ist es für Führungskräfte wichtig, Aufgaben zu delegieren?

Führungskräfte sind aus einem bestimmten Grund Führungskräfte. Sie müssen das Projekt leiten, eine umfassende Vision haben und dürfen sich nicht im Unkraut verzetteln. Das Unkraut ist wichtig, aber die Zeit einer Führungskraft sollte besser für Dinge verwendet werden, die eine Führungskraft tun sollte. Durch das Delegieren von Arbeit erhält jeder die Arbeit, für die er ausgebildet wurde, und entlastet die Führungskraft für größere Verantwortung, etwa für strategisches Denken, das Coaching von Teams und mehr.

Deshalb nutzen die besten Führungskräfte ProjectManager, eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die es Führungskräften ermöglicht, Arbeit zu delegieren. Unsere Software verfügt über mehrere Projektansichten, sodass Führungskräfte ihre Arbeit anhand robuster Gantt-Diagramme planen und planen können und Teams zu Aufgabenlisten, Kanban-Boards oder Kalendern wechseln können, wo der Plan in einem Tool geteilt wird, das besser zu ihren Aufgaben passt. Und alles wird in Echtzeit aktualisiert. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

10 Tipps zum effektiven Delegieren von Aufgaben

Es ist leicht zu sagen: Delegieren, und es ist eine andere Sache, dies effektiv zu tun. Hier sind ein paar Tipps, die jeder anwenden kann, um ein Team zu leiten und die Arbeit zwischen ihnen zu delegieren.

1. Stärken Sie Ihre Teammitglieder

Lassen Sie Ihr Team wissen, dass es eine wertvolle Ressource ist. Bitten Sie um ihren Input, ihre Ideen und Erkenntnisse. Geben Sie ihnen positives Feedback und entwickeln Sie Führungskräfte im Team. Anschließend helfen sie den Führungskräften, indem sie die Last teilen, Verantwortung übernehmen und das Projekt besser unterstützen.

2. Definieren Sie beim Delegieren von Aufgaben klar Ziele und Vorgaben

Damit sich ein Team an der Arbeit beteiligen kann, muss es natürlich verstehen, worum es geht und was von ihm erwartet wird. Führungskräfte müssen daher Ziele und Zielsetzungen klar definieren. Verwenden Sie SMART-Ziele, die spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden sind.

3. Delegieren Sie Aufgaben an die richtigen Teammitglieder

Führungskräfte sollten ihr Team kennen und wissen, wozu es fähig ist. Wenn es an der Zeit ist, Arbeit zu delegieren, wissen sie so, wer was übernehmen kann. Wenn Sie Ihr Team zu Beginn des Projekts noch nicht kennen, nehmen Sie sich die Zeit, es zu interviewen, damit Sie sich über seine Fähigkeiten und Erfahrungen informieren.

4. Geben Sie Ihren Teammitgliedern Feedback

Niemand arbeitet gut im luftleeren Raum. Auch nachdem Sie Arbeit delegiert haben, möchten Sie die Kommunikationswege offen halten. Teammitglieder sollten sich wohl dabei fühlen, Führungskräften Feedback zu geben und Feedback von Führungskräften entgegenzunehmen. Das gemeinsame Ziel ist der erfolgreiche Abschluss des Projekts.

5. Seien Sie geduldig beim Delegieren von Aufgaben

Wenn Sie delegieren, geben Sie dem Team ausreichend Zeit, seine Aufgaben zu erledigen. Die Dinge brauchen Zeit und das Letzte, was Sie tun möchten, ist, das Team unter Druck zu setzen. Das bedeutet nicht, dass Sie möchten, dass sie unbegrenzt Zeit haben. Seien Sie jedoch realistisch, wenn Sie Projektzeitpläne erstellen, und bieten Sie alle erforderlichen Anleitungen oder Anweisungen an.

6. Stellen Sie nach dem Delegieren die erforderlichen Ressourcen bereit

Delegieren ist nutzlos, wenn Ihr Team nicht über die Tools verfügt, die es zur Erledigung der Arbeit benötigt. Ressourcen sind alles, was zur Ausführung der Aufgaben benötigt wird, von Menschen bis hin zu Ausrüstung und Software. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team alles hat, was es braucht, wenn es es braucht.

7. Vermeiden Sie enge Zeitvorgaben beim Delegieren von Aufgaben

Fristen sind wichtig. Ohne sie kann die Arbeit ewig dauern. Wenn Sie jedoch eine zu enge Frist setzen, setzen Sie das Team nur unter Druck, und in seiner Eile, diese Frist einzuhalten, werden sie Fehler machen. Dadurch verlängert sich nur die Dauer des Projekts. Das Festlegen realistischer Fristen spart auf lange Sicht Zeit.

8. Unterstützen Sie Ihr Team bei der Ausführung von Aufgaben

Ein Anführer delegiert nicht einfach und verschwindet dann. Bei Führung geht es um Mentoring, Coaching und weitere Unterstützung des Teams in jeder benötigten Funktion. Möglicherweise müssen Sie sich für mehr Ressourcen einsetzen oder die Ärmel hochkrempeln und sich ihnen anschließen. Seien Sie bereit, alles zu tun, was nötig ist.

9. Verwenden Sie Tools zur Aufgabenverfolgung

Delegieren erfordert Vertrauen. Führungskräfte können ihrem Team über die Schulter schauen. Sie haben ihre eigene Arbeit zu erledigen. Das heißt aber nicht, dass sie nicht aufpassen. Tools zur Aufgabenverfolgung geben Führungskräften Einblick in die Arbeit des Teams und ermöglichen ihnen zu überwachen, ob die Arbeit wie geplant voranschreitet.

10. Teamzusammenarbeit fördern

Delegieren ist wichtig, aber eine Führungskraft muss auch die Teamzusammenarbeit erleichtern. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, darunter auch Teambuilding-Übungen. Wenn Sie vor Beginn des Meetings keine Zeit hatten, sich an Teambuilding-Übungen zu beteiligen, können Treffen mit Eisbrechern dabei helfen, Bindungen zwischen den Teammitgliedern aufzubauen.

Vorteile des Delegierens von Aufgaben

Es gibt so viele Vorteile, Aufgaben zu delegieren. Hier sind nur einige Beispiele dieser Vorteile. Zum einen schafft es eine Kultur des Vertrauens, die Teamarbeit fördert, die Moral stärkt, Mitarbeiter bindet und produktiv hält.

Durch das Delegieren wird verhindert, dass Führungskräfte sich zu sehr aufspalten und niemandem weiterhelfen. Es bindet auch das Team ein und sorgt für Zustimmung zum Projekt, regt die Kreativität an und entwickelt neue Fähigkeiten für das Team. Das ist eine Win-Win-Situation.

Vergessen Sie nicht die Work-Life-Balance. Es ist eine große Herausforderung, die Balance zwischen Arbeit und Privatleben zu wahren, aber das Delegieren reicht aus. Sie werden feststellen, dass diese Work-Life-Balance auch zu besseren Arbeitnehmern führt.

Video: So delegieren Sie Aufgaben

Sehen Sie sich dieses kurze Video mit Jennifer Bridges, PMP, an, um zu erfahren, wie Sie Aufgaben mit Ihrem Team delegieren.

Jennifer besprach die Kunst des Delegierens und begann mit den Grundlagen der Definition dieses Begriffs. Als Erstes müssen Sie verstehen, was Sie delegieren möchten und warum. Ihr Ziel als Manager ist es, die Hindernisse und Hürden aus Ihrem Team zu beseitigen. Es geht auch darum, Engagement mit Ihrem Team zu schaffen. Danke fürs zuschauen!

Hier sind Jennifers Tipps für das Delegieren wie ein Profi im Projektmanagement:

• Denken Sie an Ihre Rolle: Sie sind der Manager. Ihre Aufgabe ist es, sich nicht in der operativen Arbeit zu verzetteln. Dies stört nicht nur das Team, da seine Fähigkeiten untergraben werden, sondern lässt Ihnen auch wenig Zeit für das Management.
• Identifizieren Sie Zeitfresser: Was nimmt Ihnen gerade zu viel Zeit in Anspruch? Kannst du das jemand anderem geben?
• Routineaufgaben klären: Regelmäßige Aufgaben lassen sich leicht erlernen. Sehen Sie, was im Team geteilt werden kann. Sie müssen nicht für jeden zur Routine werden. Sie können Routineaufgaben auch zwischen Personen wechseln.
• Kennen Sie die Stärken Ihres Teams: Identifizieren Sie, an wen Sie Arbeit delegieren können. Sie möchten beispielsweise hochtechnische Arbeit nicht an ein kreatives Teammitglied übergeben, dessen Fähigkeiten nicht gut für die jeweilige Aufgabe geeignet sind. Bereiten Sie Ihr Team auf den Erfolg vor.
• Delegieren, spülen und wiederholen: Verteilen Sie tatsächlich Aufgaben und wechseln Sie, wie bereits erwähnt, einen Teil der Arbeit im Team ab.

Das Team funktioniert am besten, wenn es zum Wohle des Projekts zusammenarbeitet. Es kann schwierig sein, Ihrem Team neue Prozesse und eine Kultur der Zusammenarbeit zu vermitteln, aber die Arbeit lohnt sich, damit ein Team reibungslos funktioniert. Wenn Sie ein Tool benötigen, mit dem Sie bestimmen können, welche Routineaufgaben Sie delegieren möchten, probieren Sie ProjectManager aus.