So formatieren Sie eine E-Mail: Best Practices und Beispiele

Unabhängig davon, ob Sie eine E-Mail an jemanden in Ihrem Unternehmen, einen Personalchef, eine Marketingagentur oder im Rahmen einer kalten E-Mail-Kampagne senden, die Formatierung ist wichtig. Es ist nicht nur wichtig, professionell zu wirken, sondern die E-Mail muss auch leicht lesbar sein und den Punkt klar und prägnant vermitteln. Wenn Sie sich jemals gefragt haben: „Wie formatiert man eine E-Mail?“ Wir geben dir Deckung.

So formatieren Sie eine professionelle E-Mail

Sie sollten jede professionelle E-Mail ähnlich wie einen typischen Geschäftsbrief formatieren – lassen Sie zwischen jedem Absatz Leerzeichen und achten Sie auf Tipp- und Grammatikfehler. Bevor wir uns mit den einzelnen Aspekten einer Nachricht befassen, hier einige kurze Tipps zum Formatieren einer E-Mail:

• Länger ist nicht besser – halten Sie es kurz und bündig.
• Vermeiden Sie übermäßig komplizierte Sprache und lange Sätze.
• Stellen Sie sicher, dass der Empfänger den Text leicht überfliegen kann, um die Hauptaussage der Nachricht zu verstehen.
• Lesen Sie immer Korrektur, bevor Sie auf Senden klicken.
• Wenn Sie zu Tippfehlern neigen, kann das Ausdrucken einer physischen Kopie der E-Mail es einfacher machen, Fehler zu entdecken, als sie auf Ihrem Bildschirm zu überprüfen.

Was ist also das richtige Format für eine E-Mail? Alles beginnt mit der Betreffzeile.

Die Betreffzeile

Stellen Sie sicher, dass Sie in jede einzelne E-Mail, die Sie senden, eine Betreffzeile einfügen. Wenn Sie es weglassen, sind die Chancen, dass jemand Ihre E-Mail öffnet, nahezu gleich Null. Die Betreffzeile ist der perfekte Ort, um den Grund für Ihre E-Mail zusammenzufassen. Halten Sie es kurz, einfach und informativ.

Hier sind einige Beispiele für großartige Betreffzeilen für eine professionelle E-Mail:

• Bewerbung für [Berufsbezeichnung] – [Ihr Name]
• In Bezug auf das Treffen am [Datum]
• Danke – [Jobtitel] Vorstellungsgespräch – [Ihr Name]
• Von [Name] empfohlen, um [Betreff] zu besprechen

Die Begrüßung

Eines der schlimmsten Dinge, die Sie tun können, wenn Sie eine professionelle E-Mail schreiben, ist, sie nicht an eine bestimmte Person zu adressieren. Denken Sie darüber nach – wenn Sie eine E-Mail öffnen und sie mit „Sehr geehrtes Verkaufsteam“ oder „Sehr geehrte Marketingagentur“ beginnt, würden Sie sich die Mühe machen, den Rest zu lesen? Wahrscheinlich nicht. Wenn Sie den Namen der Person nicht zur Hand haben, können Sie ihn wahrscheinlich finden, indem Sie auf der LinkedIn-Seite des Unternehmens nachsehen oder die Rezeption des Unternehmens anrufen.

Wenn Sie jemanden in einer beruflichen E-Mail ansprechen, vermeiden Sie außerdem „Hey“, „Hallo“ und „Hi“. Es ist immer eine sichere Sache, beim formelleren „Dear“ zu bleiben.

Der Körper

In den meisten Fällen benötigen Sie in einer professionellen E-Mail nur drei kurze Absätze. Manchmal benötigen Sie möglicherweise mehr, um Ihre gesamte Nachricht weiterzuleiten, aber je kürzer, desto besser. Die drei Absätze, die Sie einfügen sollten, sind:

1. Eine Einführung: Beschreiben Sie kurz, wer Sie sind.
2. Der Grund, warum Sie schreiben: Bleiben Sie auf dem Punkt. Wenn Sie zusätzliche Details hinzufügen und weitere Absätze erstellen müssen, teilen Sie sie in jeweils ein paar Sätze auf, um die Lesbarkeit zu verbessern.
3. Ein Dankeschön: Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit und ermutigen Sie ihn, zu antworten.

Der Abschluss & Unterschrift

Es gibt viele geeignete Möglichkeiten, eine formelle E-Mail zu schließen. Das Wichtigste ist, nicht zu lässig zu wirken. Einige großartige Möglichkeiten, eine professionelle E-Mail zu schließen, sind:

• Aufrichtig
• Respektvoll
• Am besten
• Danke schön
• Mit Anerkennung

Achten Sie auf beiläufige Formulierungen wie:

• Liebe
• Später
• Stets
• Beifall
• Ciao

Nach dem Abschluss sollten Sie Ihre E-Mail-Signatur hinzufügen. Es sollte mindestens aus Ihrem Namen und Ihrer E-Mail-Adresse bestehen. Geben Sie gegebenenfalls auch Ihre Telefonnummer an, damit sich der Empfänger direkt mit Ihnen in Verbindung setzen kann. Darüber hinaus könnten Sie einen Link zu Ihrem LinkedIn-Profil einfügen, damit Informationen über Sie oder Ihr Unternehmen leicht zugänglich sind.

Professionelle E-Mails: Vorlage für das richtige E-Mail-Format

Hier ist das beste und einfachste E-Mail-Format zum Senden einer professionellen Nachricht:

Betreffzeile: Kurz, einfach und auf den Punkt. Fassen Sie Ihre E-Mail in wenigen Worten zusammen.

Begrüßung: „Sehr geehrte(r) [Vor- und Nachname]“ oder „Sehr geehrte(r) [Herr/Frau. Nachname]"

Erster Absatz: Seien Sie klar und direkt. In diesem Absatz sollten Sie sich vorstellen und den Grund für Ihre E-Mail angeben. Egal, ob Sie sich für eine Stelle bewerben, Fragen zu einem Meeting stellen oder ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten, erwähnen Sie es in den ersten paar Sätzen.

Zweiter Absatz: Dieser Abschnitt sollte näher auf den Grund Ihrer Nachricht eingehen. Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, geben Sie an, welchen Nutzen Sie dem Unternehmen bringen können. Wenn Sie Fragen haben, stellen Sie sie – schweifen Sie nicht ab. Und wenn Sie etwas verkaufen, seien Sie direkt und beschreiben Sie, wie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung die Probleme des Empfängers lösen kann.

Dritter Absatz: Beenden Sie Ihre berufliche E-Mail, indem Sie dem Empfänger für seine Zeit und Überlegung danken. Sei höflich und respektvoll, aber verhalte dich nicht so, als wäre er dein bester Freund oder als würdest du ihm einen großen Gefallen tun, indem du dich meldest.

Abschluss: „Mit freundlichen Grüßen/Respektvoll/Beste/etc. [Ihr Vor- und Nachname]“

Signatur: [Ihr Vor- und Nachname] / [Ihre E-Mail-Adresse] / [Ihre Telefonnummer] (optional) / [Ihre LinkedIn-Profil-URL] (optional)

Formatieren einer professionellen Cold-E-Mail: Best Practices und Beispiele

Das Formatieren und Schreiben einer professionellen Kalt-E-Mail folgt vielen der gleichen Richtlinien wie typische Geschäftsbriefe, aber es gibt ein paar Nuancen.

Sehen wir uns die beiden gängigsten Formate von Cold-E-Mails und die zu befolgenden Best Practices an:

Das AIDA Cold-E-Mail-Format

AIDA (Attention, Interest, Desire, and Action) ist eines der leistungsstärksten Formate für den Cold-E-Mail-Versand. So sieht es aus:

Begrüßung: „Hi [Vorname]“ (Eher beiläufige Begrüßungen sind in kalten E-Mails üblich, aber „Dear“ sollte fast immer für formelle Fälle wie eine typische Geschäfts-E-Mail verwendet werden.)

Erster Absatz: Anstatt sich wie in einer typischen geschäftlichen E-Mail vorzustellen, sollten Sie damit beginnen, ein Problem zu erkennen, mit dem das Unternehmen oder die Person wahrscheinlich konfrontiert ist und das Ihre Produkte oder Dienstleistungen lösen.

Zweiter Absatz: Stellen Sie Ihr Produkt kurz vor und erklären Sie, wie es ihr Problem lösen kann und welche konkreten Vorteile es für sie/ihr Unternehmen bringen kann.

Dritter Absatz: Hier ist ein kurzer, konkreter Aufruf zum Handeln. Zum Beispiel: „Möchten Sie sehen, wie [Produkt] Ihren [ROI/Leads/Verkäufe/etc.] steigern kann? Teilen Sie mir einen guten Zeitpunkt mit, um eine personalisierte Demo zu vereinbaren.“

Das BAB-Cold-E-Mail-Format

BAB (before, after, bridge) ist ein weiteres leistungsstarkes Format, das die Kraft der Motivation nutzt, um eine Reaktion auszulösen. So sieht es aus:

Begrüßung: „Hallo [Vorname]“

Erster Absatz: Beginnen Sie mit einer faszinierenden Frage. Beispiel: „Was würde Ihr Unternehmen mit 200 % mehr Leads tun?“ Verfolgen Sie eine Statistik von einem (oder mehreren) Ihrer Kunden, die zeigt, dass Ihr Produkt ihnen diesen Nutzen bringt.

Zweiter Absatz: Zeigen Sie ihnen, dass der Kunde, den Sie oben erwähnt haben, eine ähnliche Größe und Branche wie das Unternehmen hat, an das Sie sich wenden.

Dritter Absatz: Geben Sie selbstbewusst an, dass Sie ihnen helfen können, die gleichen Ergebnisse zu erzielen. Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu, um einen Anruf oder eine Demo zu planen.

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Nachfassen nicht vergessen!

Sobald Sie das Formatieren einer E-Mail beherrschen, ist der nächste wichtige Bereich, auf den Sie sich konzentrieren sollten, Ihre Follow-up-E-Mail. Warum ist es so wichtig, Ihre kalten E-Mails zu verfolgen? Schauen Sie sich einfach diese beiden Statistiken zur Verkaufsnachverfolgung an:

• 60 % der Kunden sagen viermal nein, bevor sie einen Kauf tätigen. Allerdings unternehmen 48 % der Vertriebsmitarbeiter nicht einmal einen einzigen Follow-up-Versuch.
• 70 % der Vertriebsmitarbeiter hören nach einer E-Mail auf, sich zu melden, aber Sie haben eine 25 %ige Chance, eine Antwort zu erhalten, wenn Sie Follow-ups senden.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie mit Ihren Follow-up-E-Mails anfangen sollen, haben wir diese 14 Vorlagen zusammengestellt, um Ihnen beim Verkauf zu helfen.

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