So stellen Sie einen virtuellen Assistenten für Ihr Unternehmen ein

Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen beginnen, erledigen Sie alles: Bestellungen ausführen, Kunden antworten, Ihre sozialen Medien verwalten und vieles mehr.

Aber obwohl wir aus vielen Gründen unternehmerisch tätig sind, gehört es nicht dazu, weniger Zeit in unserem Leben zu haben.

Aus diesem Grund ist der erste „Mitarbeiter“, den viele E-Commerce-Unternehmer einstellen, ein virtueller Assistent : jemand, der die täglichen Aufgaben und Prozesse übernehmen kann, die für die Führung Ihres Unternehmens wichtig sind, sich aber nicht unbedingt auf dessen Wachstum konzentrieren.

Ein virtueller Assistent ist wie ein zusätzliches Paar Hände, ohne einen echten Mitarbeiter einzustellen. Wenn Sie unter Stress und anderen „guten Problemen“ leiden, die mit dem Erfolg einhergehen, ist es möglicherweise an der Zeit, einen eigenen virtuellen Assistenten einzustellen und einige dieser Stunden in Ihrem Tag zurückzugewinnen.

Was ist ein virtueller Assistent (VA)?

Ein virtueller Assistent (VA) ist jede Form von Fernhilfe, die Sie beauftragen, um Ihre Arbeitslast abzugeben. Sie können überall auf der Welt operieren, mehrere Kunden haben und eingestellt werden, um eine Vielzahl Ihrer täglichen Aufgaben zu übernehmen.

Ein virtueller Assistent ist eine übliche „erste Einstellung“ für viele Unternehmer, insbesondere bei Online-Unternehmen, die nicht das Budget für einen Vollzeitmitarbeiter oder die Zeit haben, um weiterhin alles selbst zu erledigen.

Der Unterschied zwischen einem VA und einem Freiberufler oder einem traditionellen Angestellten besteht darin, dass VAs einfallsreiche Generalisten sind (manchmal kompetent in Bereichen wie Marketingkommunikation oder Design), die Aufgaben oder Routinen ausführen, anstatt eine ganze Funktion Ihres Unternehmens zu besitzen.

Und obwohl es sich nicht um fest angestellte Mitarbeiter handelt, bieten sie eine erschwingliche Möglichkeit, um laufende Hilfe bei der Führung Ihres Unternehmens zu erhalten, ohne die zusätzlichen Kosten für die Einstellung einer Vollzeitkraft (und ihre Dienste als Auftragnehmer sind häufig steuerlich absetzbar).

Ein virtueller Assistent erstellt nicht Ihre gesamte Website, aber er kann Ihnen bei der Verwaltung von Teilen Ihres Geschäfts helfen. Sie werden wahrscheinlich nicht alle Ihre Inhalte schreiben und verwalten, aber sie könnten Ihnen bei der Recherche helfen. Sie sollten keine vollständige Funktion Ihres Unternehmens übernehmen, sondern einen bestimmten Prozess oder einen Teil der gesamten Maschine besitzen.

Die Kontrolle aufzugeben, kann für Unternehmer schwierig sein, und daher ist die Übernahme einer VA der perfekte Weg, um die Soft Skills des Managens, Delegierens und Einstellens in kleinerem Maßstab zu üben – all dies ist unerlässlich, um eine gute Führungskraft zu sein.

Was können Sie an einen virtuellen Assistenten auslagern?

Während virtuelle Assistenten oft viele administrative Aufgaben erledigen, können Sie sie auch einstellen, um Rollen zu übernehmen, die vom Verkauf bis zum Social-Media-Management reichen (wenn Sie ihnen klare Richtlinien und Anweisungen geben).

Wenn es sich um eine sich wiederholende Routine handelt, können Sie sie wahrscheinlich an einen VA übergeben. Wenn Sie einen langwierigen Prozess auf Papier schreiben können, können Sie wahrscheinlich Ihrem VA beibringen, wie er das für Sie tun kann.

Solange die Aufgaben oder Prozesse etwas sind, das eine einigermaßen intelligente und einfallsreiche Person ausführen kann, wenn sie klare Anweisungen erhält, können Sie wahrscheinlich einen virtuellen Assistenten gewinnen, der sie übernimmt.

Hier sind nur einige der Dinge, die Sie mit einem virtuellen Assistenten beauftragen können:

• Kundendienst : Beantwortung von E-Mails und Telefonanrufen von Kunden.
• Social Media Management : Kuratieren von Inhalten, Beantworten von Kommentaren und andere Community-Management-Aufgaben.
• Recherche : Suchen Sie nach einer Liste von Bloggern/Influencern, die Sie erreichen können, oder kuratieren Sie Statistiken oder Beispiele, die Sie in einem Inhalt verwenden können.
• Filialverwaltung: Auftragserfüllung, Bestandsverwaltung, Verkaufsabwicklung für Sie (Sie können speziell VAs finden, die Erfahrung mit Shopify haben).
• Dateneingabe: Buchhaltung oder Eingabe von Daten aus verschiedenen Quellen in eine Tabellenkalkulation.
• Kaltakquise : Kaltakquise (normalerweise mit einem Skript und vorgefertigten Antworten auf häufig gestellte Fragen) und Planung von Treffen zwischen Ihnen und potenziellen Kunden.
• Persönliche Besorgungen : Blumen zum Muttertag kaufen und an deine Mutter liefern lassen.

Anhand der obigen Anwendungsfälle können Sie bereits sehen, wie viel Zeit Sie mit einer VA potenziell sparen können, wenn Sie eine in Ihren Tag integrieren würden.

Wann sollten Sie einen virtuellen Assistenten einstellen?

Im Allgemeinen sollten Sie sich zuerst die Hände schmutzig machen, bevor Sie etwas an einen virtuellen Assistenten übergeben. Auf diese Weise wissen Sie, wie Sie ihnen den Prozess beibringen, welche Richtlinien Sie festlegen müssen und wie gute Arbeit aussieht.

Hier sind einige der Bedingungen, unter denen die Einstellung eines VA ideal wäre, selbst für ein relativ junges Unternehmen:

• Sie sind mit einem Prozess in Ihrem Unternehmen bestens vertraut und haben das Gefühl, dass Sie ihn leicht jemand anderem beibringen könnten.
• Du denkst: „Ich könnte größere und wichtigere Dinge tun, wenn ich nur die Zeit hätte“.
• Sie haben die Einnahmen oder das verfügbare Einkommen, um Ihre Zeit zurückzukaufen.
• Es gibt eine Aufgabe, die Sie wirklich erschöpfen, wie z. B. Kundenservice, die für jemanden wie Sie nicht selbstverständlich ist (z. B. Sie sind introvertiert und fühlen sich ausgelaugt, nachdem Sie ein paar E-Mails beantwortet haben).
• Möglicherweise benötigen Sie keine Vollzeithilfe, sondern nur eine Handvoll Stunden pro Tag.
• Sie haben bereits IFTTT, Zapier, Kit (der kostenlose Marketing-Chatbot von Shopify) und den App Store nach Möglichkeiten zur Rationalisierung eines Prozesses durchsucht und festgestellt, dass es einfacher wäre, wenn es einer anderen Person gehört.
• Sie fühlen sich überwältigt von den neuen Erfolgen, die Sie mit Ihrem Unternehmen erleben, oder Sie arbeiten von 9 bis 5 und bauen Ihr Unternehmen nebenbei auf.

Als Besitzer eines E-Commerce-Shops ist der Kundenservice wahrscheinlich das erste, was Sie auslagern möchten, wenn Sie anfangen, Verkäufe in einem stetigen Tempo zu tätigen. Der Umgang mit Kunden ist für viele eine der stressigsten und zeitraubendsten Herausforderungen. Und je mehr Sie verkaufen, desto mehr Zeit wird es verbrauchen.

Denken Sie über die Opportunitätskosten nach, die entstehen, wenn Sie eine Aufgabe weiterhin regelmäßig ausführen . Was ist Ihre Zeit wert? Wenn Sie eine Stunde am Tag damit verbringen, Kundenfragen zu beantworten, was könnten Sie stattdessen mit dieser Zeit, Energie und Aufmerksamkeit tun?

Sie können diese Aufgaben loslassen und Ihre neu gewonnenen Stunden nutzen, um größere Gewinne und andere Beschäftigungen zu verfolgen – zu einem erschwinglichen Preis.

Was kostet ein virtueller Assistent?

Die Preise für virtuelle Assistenten variieren, und in der Regel kosten in den USA ansässige virtuelle Assistenten mehr als in Übersee. Viele rechnen stundenweise ab. Einige Gebühren pro Aufgabe oder Projekt. Und manche akzeptieren eine Flatrate für eine gewisse Zeit.

Stündlich ist normalerweise in den meisten Fällen die beste Route, insbesondere für tägliche Aufgaben, und Sie können Ihre Rechnungen überwachen, um sicherzustellen, dass eine konsistente Ausgabe pro Stunde erfolgt.

Wenn Sie fleißig und bereit sind, international zu suchen, ist es möglich, einen großartigen virtuellen Assistenten für nur 3 bis 10 US-Dollar pro Stunde für eine Rolle wie den Kundendienst zu bekommen. Es hängt auch von der Arbeit ab, die Sie an sie auslagern möchten. Denken Sie daran, dass Sie im Allgemeinen das bekommen, wofür Sie bezahlen, und potenzielle Neueinstellungen immer sorgfältig prüfen sollten.

Wenn Sie ein vielbeschäftigter Unternehmer sind, der bereit ist, einen höheren Satz zu zahlen, können Sie auch einen entfernten „Assistenten der Geschäftsführung“ einstellen, der als Ihre rechte Hand fungieren und eine Vielzahl von geschäftlichen und persönlichen Aufgaben in Ihrem Namen erledigen kann.

Die Plattform, die Sie verwenden, um Ihren virtuellen Assistenten einzustellen, wirkt sich auch auf die Zeit aus, die Sie mit der Verwaltung dieser Beziehung verbringen, was neben dem Preis ebenfalls berücksichtigt werden sollte.

So stellen Sie Ihren ersten virtuellen Assistenten ein

Nicht alle VAs sind gleich. Wie jeder andere Mitarbeiter müssen Sie sie sorgfältig prüfen, und das beginnt damit, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Bedingungen in einer Stellenbeschreibung darlegen .

Aber bevor Sie das schreiben, vergewissern Sie sich, dass Sie den Vorgang aufzeichnen, den Sie übergeben möchten.

1. Dokumentieren Sie Ihren Prozess, bevor Sie ihn auslagern

Die Arbeit mit einem VA ist nicht so einfach, wie am Telefon zu erklären, was Sie wollen, und zu hoffen, dass er es richtig macht. Sie können sicherstellen, dass weniger Fehler auftreten und dass die Arbeit so erledigt wird, wie Sie es möchten, wenn Sie zuerst den gesamten Prozess dokumentieren und Richtlinien erstellen, denen sie folgen können.

Wenn es sich um eine grundlegende Routine handelt, wie z. B. die Verwaltung von Aspekten Ihres Geschäfts, können Sie Ihren Bildschirm und jeden Klick, den Sie machen, aufzeichnen, während Sie es selbst mit Quick Time oder einer beliebigen Bildschirmaufzeichnungs-App tun.

Diese Aufzeichnung macht es nicht nur einfacher, jemand anderen in diesen Prozess einzubinden, sondern bringt Sie auch dazu, jeden kleinen Schritt bewusst durchzugehen, den Sie schließlich Ihrem virtuellen Assistenten mitteilen müssen.

Gehen Sie für Kundenservice, Social-Media-Management und andere Aufgaben, bei denen Ihre VA direkt mit Kunden, Partnern oder Anbietern zu tun hat, Ihre bisherigen Antworten durch und erstellen Sie Skripte oder „vorgefertigte Antworten“ für jedes gängige Szenario, z. B. wenn ein Kunde nachfragt den Status ihrer Bestellung oder möchte eine Rückerstattung.

Einer der Schlüssel zu einer effektiven Delegation besteht darin, gemeinsame Hindernisse zu antizipieren und Ratschläge für die beste Vorgehensweise zu geben. Schreiben Sie diese als bedingte Regeln auf: „WENN X passiert, DANN tue Y“.

Berücksichtigen Sie auch die Tools und Plattformen, die Sie während des gesamten Prozesses verwenden, da es viel einfacher ist, einen VA mit Erfahrung im Umgang mit bestimmten Apps (z. B. Zendesk, Hootsuite, Facebook) zu finden, als jemanden von Grund auf neu zu unterrichten.

Denken Sie daran: Ihr Ziel beim Outsourcing jeglicher Art ist es, weniger Arbeit für sich selbst zu schaffen, nicht mehr.

2. Schreiben Sie eine Stellenbeschreibung, um den richtigen virtuellen Assistenten zu gewinnen

Um die richtige VA zu finden, müssen Sie eine Stellenbeschreibung verfassen, die jemanden mit den Fähigkeiten und Qualitäten anzieht, die Sie benötigen. Dies ist Ihr erster Filter, um die richtige Person zu finden.

Unbedingt einbeziehen:

• Der Umfang Ihres Unternehmens (z. B. wie viele Verkaufs-/Support-Tickets Sie normalerweise pro Tag erhalten).
• Die Apps/Tools, die sie verwenden werden.
• Erfahrungen aus der Vergangenheit, die sie erfolgreich machen.
• Sprachanforderungen (z. B. „Ausgezeichnetes Englisch in Wort und Schrift“, wenn sie mit Kunden in den USA kommunizieren).
• Eine spezifische Liste der Aufgaben, die sie für Sie ausführen werden.
• Die Schlüsselwörter, nach denen potenzielle Mitarbeiter suchen könnten, wie z. B. „Social Media Management“.

Sie können die nachstehende Beispiel-Jobbeschreibung für einen Kundendienst-VA an Ihre Zwecke anpassen.

3. Stellen Sie Ihren virtuellen Assistenten ein

Während Sie Ihre Rolle als virtueller Assistent in einer traditionellen Jobbörse, einem Forum oder einem sozialen Netzwerk veröffentlichen können, lohnt es sich normalerweise nicht, wenn Sie die mangelnde Qualitätskontrolle oder die Vorteile bedenken, die Sie durch die Nutzung einer Plattform erhalten, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde.

Wenn Sie zum ersten Mal einen virtuellen Assistenten einstellen, insbesondere für Ihren Shopify-Shop, empfehlen wir Ihnen, Upwork zu verwenden, um erschwingliche, erfahrene Hilfe zu finden.

Upwork bietet Ihnen auch die Tools, die Sie benötigen, um die Verwaltung Ihrer virtuellen Assistenten zu vereinfachen, einschließlich:

• Ein Bewertungssystem, das die Qualität auf dem gesamten Markt sicherstellt.
• Eine Zeiterfassungsfunktion, die regelmäßig Screenshots des Bildschirms Ihrer VA macht, um sie zur Rechenschaft zu ziehen.
• Eine Chat-Funktion zum Teilen von Dateien und Feedback.
• Einfache Rechnungsstellung und globale Zahlungen.
• Eine Geheimhaltungsvereinbarung, die in ihre Nutzungsbedingungen integriert ist
• Zahlungen über einen Treuhandservice, sodass Sie nur für die Arbeit bezahlen, die erledigt wird.

Nachdem Sie Ihre Stellenbeschreibung veröffentlicht haben, können Sie sich an Interessenten wenden oder virtuelle Assistenten einladen, sich auf Ihre Stellenausschreibung zu bewerben, und warten, bis Sie erste Antworten erhalten. Stellen Sie sicher, dass Sie potenzielle Mitarbeiter über Skype oder Google Hangouts interviewen, um sicherzustellen, dass sie gut passen, bevor Sie sie einstellen, und suchen Sie nach Referenzen von früheren Kunden und anderen Anzeichen, die ihre frühere Leistung als virtueller Assistent belegen.

Verwaltung Ihres virtuellen Assistenten

Sobald Sie Ihren virtuellen Assistenten eingestellt und ihn mithilfe der von Ihnen erstellten Dokumentation auf den neuesten Stand gebracht und einen bevorzugten Kommunikationskanal (Skype, Hangouts, Slack oder E-Mail) eingerichtet haben, müssen Sie sicherstellen, dass Sie nur eingeschränkten Zugriff darauf gewähren Ihr Geschäft, soziale Konten oder was auch immer sie sonst für ihre Arbeit verwenden.

Vertrauen ist ein großer Teil der Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem virtuellen Assistenten, und Sie sollten es ihm durch seine Leistung verdienen lassen. Vermeiden Sie es also, ihnen Ihre Anmeldeinformationen für Ihre Konten zu geben, und entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für eingeschränkte Benutzerberechtigungen.

4. Schützen Sie Ihre Informationen und Konten

In Ihrem Shopify-Shop können Sie Ihren virtuellen Assistenten als Mitarbeiterkonto mit spezifischen Berechtigungen basierend auf den Aufgaben hinzufügen, die er ausführen muss.

Die meisten Tools, die Sie wahrscheinlich verwenden, bieten eine Art eingeschränkten Zugriff für andere Benutzer.

Im Seitenmanager von Facebook können Sie ihnen eine bestimmte Rolle zuweisen, damit sie Inhalte kuratieren und veröffentlichen können. In Zendesk oder einer beliebigen Kundendienstsoftware, die Sie verwenden, können Sie ihn als neuen Benutzer hinzufügen, der auf Support-Tickets antworten kann. Mit einem Paypal-Geschäftskonto können Sie ihnen bestimmte Benutzerberechtigungen erteilen, damit sie Zahlungen vornehmen können, ohne ihnen Ihre Kreditkarteninformationen zu geben. Und in Google Mail können Sie die E-Mail-Delegierung einrichten, damit sie E-Mails in Ihrem Namen sehen und darauf antworten können.

Wenn Sie Dropshipping über Oberlo und AliExpress ausführen, können Sie ihnen Zugriff auf Ihr AliExpress-Konto mit gespeicherten und einsatzbereiten Zahlungsoptionen gewähren und Ihren Transaktionsverlauf auf Verhaltensweisen überwachen, die Sie ansprechen müssen.

Da virtuelle Assistenten mit mehreren Kunden zusammenarbeiten, manchmal mit Konkurrenten in derselben Nische, ist es ratsam, sie dazu zu bringen, eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen . Sie wollen schließlich nicht, dass sie Ihre Geheimnisse preisgeben. Einige Plattformen wie Upwork haben dies in ihren Nutzungsbedingungen geregelt, aber überprüfe es unbedingt noch einmal, bevor du deinem VA Informationen übermittelst, die gegen dich oder von Wettbewerbern verwendet werden könnten.

5. Richten Sie ein System ein, um sie zur Rechenschaft zu ziehen

Es ist schwer einzuschätzen, wie schnell Ihre VA arbeiten sollte oder wie viel Arbeit sie pro Stunde erledigen sollten. Deshalb ist es wichtig, die Zeiterfassung durchzusetzen.

Während es kostenlose Tools wie Toggl gibt und einige VAs über Software verfügen, die ihnen hilft, ihre eigene Zeit zu verfolgen, verfügt Upwork über eine robuste Zeiterfassungsfunktion, die auch in regelmäßigen Abständen Screenshots des Bildschirms Ihrer VA erstellt.

Während Sie idealerweise möchten, dass Ihre VA ohne viel Aufsicht unabhängig arbeitet, schauen Sie ab und zu bei ihnen vorbei, um zu sehen, ob es Möglichkeiten gibt, den Prozess zu rationalisieren oder ihre Arbeit zu verbessern.

Sie könnten sogar feststellen, dass Ihr virtueller Assistent einen besseren Weg findet, die Aufgabe zu erledigen, als Sie es vorgeschrieben haben, oder dass er sich so mit Ihrem Unternehmen vertraut gemacht hat, dass er anfängt, neue Vorschläge zu machen, wie es ein Vollzeitmitarbeiter tun könnte.

Sobald sich Ihr VA mit seinen Aufgaben vertraut gemacht hat, können Sie sogar erwägen, seine Rolle zu erweitern und weitere Prozesse auszulagern oder einen zusätzlichen VA einzustellen, um einen anderen Aspekt Ihres Unternehmens zu verwalten.

Andere Orte, um einen virtuellen Assistenten einzustellen

Während Upwork eine gute Wahl für die Einstellung einer VA ist, die Aspekte Ihres E-Commerce-Geschäfts übernehmen kann, gibt es viele andere Möglichkeiten, wie Sie eine VA einstellen können, die ihre eigenen Vor- und Nachteile haben.

Für einen erschwinglichen virtuellen Assistenten auf Abruf, den Sie nur gelegentlich benötigen, können Sie mit Fancy Hands auf einen Pool von VAs zugreifen, die einmalige Aufgaben erledigen können. Es ist besser, persönliche Besorgungen (das Einrichten von Besprechungen oder das Verhandeln Ihrer Telefonrechnung für Sie) oder Teile eines Projekts auszulagern, als einen ganzen Prozess, da Sie nicht jedes Mal die gleiche VA erhalten.

Zirtual ist eine weitere beliebte Option für einen engagierten virtuellen Chefassistenten mit Sitz in den USA, der in einem oder mehreren Aspekten der Führung eines Unternehmens erfahren und qualifiziert ist. Sie kosten mehr (ab 398 US-Dollar pro Monat), können aber jeden Monat eine Mischung aus geschäftlichen und persönlichen Aufgaben für Sie erledigen.

Es gibt auch Agenturen und unabhängige VAs, die Sie außerhalb all dieser Plattformen beauftragen können, aber Sie müssen sich wahrscheinlich um viele Details kümmern, wie z. B. die Suche nach einem guten Zeiterfassungstool und die Durchsetzung der Vertraulichkeit.

Loslassen lernen

Komischerweise besteht das Ziel des Unternehmertums nicht nur darin, ein Unternehmen zu besitzen, sondern so viel wie möglich davon aufzugeben und Teile in fähigen Händen zu lassen, damit Ihr Unternehmen ohne Ihre volle Aufmerksamkeit über Wasser bleiben kann.

Outsourcing kann für viele Unternehmer, die gerne Kontrolle haben, eine unnatürliche Praxis sein. Aber es ist eine wichtige Überlegung, um die schwer fassbare Work-Life-Balance zu erreichen, die noch schwieriger ist, wenn Sie alles alleine machen.

Wenn Sie einen virtuellen Assistenten einstellen, können Sie sich auf die Dinge konzentrieren, die am wichtigsten sind – Ihr Geschäft ausbauen, Zeit mit Ihrer Familie verbringen oder sich einfach ein paar Momente mehr Zeit nehmen, um zu Atem zu kommen.

Besonderer Dank geht an Corey Ferreira, der seine Tipps und Verfahren zur Einstellung eines virtuellen Assistenten für die Führung seines sechsstelligen E-Commerce-Shops geteilt hat.