So wissen Sie, ob Ihre Remote-Mitarbeiter arbeiten

Sehen sich Ihre Remote-Mitarbeiter Netflix an, anstatt ihre E-Mails zu beantworten? Verpassen sie wichtige Verkaufschancen, weil sie zu spät geschlafen haben?

Geben sie vor, dass ihre Arbeit einen ganzen Tag in Anspruch nimmt, obwohl sie sie tatsächlich in einer Stunde erledigen können?

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, wie Sie feststellen können, ob Ihre Remote-Mitarbeiter arbeiten – und was zu tun ist, wenn dies nicht der Fall ist.

Lass uns anfangen!

Die Vorteile der Fernarbeit

Es ist schwer, gegen die Vorteile der Fernarbeit zu argumentieren.

Remote-Mitarbeiter sind in der Regel produktiver, effizienter und glücklicher – mit höheren Umsätzen und Mitarbeiterbindungsraten für die Unternehmen, die sie beschäftigen.

Außerdem sparen Sie Geld, da Sie nicht für den Unterhalt des traditionellen Büros bezahlen müssen.

Es ist jedoch nicht garantiert, dass Ihre Mitarbeiter produktiv sind, nur weil sie von zu Hause aus arbeiten.

In der Tat kann ich Ihnen aus der Führung eines vollständig remoten Betriebs in den letzten zehn Jahren sagen, dass viele Menschen einfach nicht dazu verdrahtet sind, Remote-Arbeiter zu sein. Ohne Rechenschaftspflicht werden sie nachlassen.

Das ist mir öfter passiert, als ich zugeben möchte – und deshalb habe ich EmailAnalytics entwickelt.

Fazit: Es liegt an Ihnen, herauszufinden, wie sich Ihre Remote-Mitarbeiter verhalten.

Produktivität in einer Remote-Arbeitsumgebung neu definieren

Die Produktivität in einer Remote-Arbeitsumgebung kann und sollte anders quantifiziert werden als die Produktivität in einer traditionellen Büroumgebung.

In einem traditionellen Büro können wir die Produktivität grob daran messen, wie viele Stunden eine Person an ihrem Schreibtisch verbringt und wie beschäftigt sie aussieht.

Im Nachhinein ist dieser Ansatz etwas dumm; Nur im Büro zu sein, macht Sie nicht produktiv, und Mitarbeiter können leicht vorgeben, beschäftigt zu sein, indem sie wahllos klicken und tippen. Es gibt auch den Ansatz von George Costanza, Produktivität zu simulieren, sich gestresst und genervt zu verhalten, um überarbeitet zu wirken, obwohl er eigentlich sehr wenig zu tun hat. Es gibt auch fleißige Angeber.

Stellen wir uns also ein hypothetisches Szenario vor. Zurück im Büro erledigte ein Mitarbeiter 10 Aufgaben in einem Zeitraum von 8 Stunden. Zu Hause erledigen sie 11 Aufgaben in 2 Stunden – dann nehmen sie sich die nächsten 6 Stunden frei. Ist dieser Mitarbeiter mehr oder weniger produktiv als vorher?

Es hängt alles davon ab, wie Sie „Produktivität“ definieren.

Geht es um geleistete Arbeitsstunden? Oder erledigte Aufgaben?

Offensichtlich ist Produktivität nicht immer so einfach zu messen. Aber es ist wichtig zu überlegen, wie Sie es messen möchten – und wie Sie die Arbeit für Ihre Belegschaft definieren möchten – bevor Sie entscheiden, wer bei der Remote-Arbeit „nachlässt“.

5 Methoden zur Messung der Produktivität von Remote-Mitarbeitern (+ die besten Tools)

Es gibt mehrere gute Möglichkeiten, die Produktivität von Remote-Mitarbeitern zu messen, wie zum Beispiel:

1. Gearbeitete Stunden.

Wie viele Stunden arbeiten Ihre Mitarbeiter? Früher war dies eine großartige Möglichkeit, die Produktivität zu messen, aber heutzutage ist es in der Regel übertroffen. Um die geleisteten Arbeitsstunden zu messen, verwenden Sie eine unserer am besten bewerteten Zeiterfassungs-Apps.

2. Aufgaben abgeschlossen.

Wie viele Aufgaben erledigen Ihre Mitarbeiter? Wenn Sie sich weitgehend auf aufgabenbasierte Projektmanagementplattformen verlassen, ist dies sehr bequem und einfach zu quantifizieren – aber nicht alle Aufgaben sind gleich schwierig. Sehen Sie sich diese Liste unserer am besten bewerteten Teammanagement-Tools an.

3. Gesendete und empfangene E-Mails.

Eine der überraschend zuverlässigsten Methoden zur Messung der Produktivität ist die Messung der gesendeten und empfangenen E-Mails. Da viele Arbeitsaspekte auf die eine oder andere Weise mit E-Mails verknüpft sind, lässt sich so auf einfache Weise die Arbeitsbelastung jedes Mitarbeiters ermitteln – und ob manche weniger leisten als andere.

Und dank EmailAnalytics (hey, das sind wir!) ist es einfach, diese Statistiken zu messen.

4. Aktive Zeit.

Mit verschiedenen Tools können Sie auch beobachten, wie lange ein Mitarbeiter „aktiv“ ist. Beispielsweise können Sie in einer Sofortnachrichten-App oder Projektmanagement-Plattform sehen, wie lange sie „online“ sind. Sehen Sie sich hier unsere Liste der am besten bewerteten Mitarbeiterproduktivitäts-Tracking-Software an.

5. Fernüberwachung.

Wenn Sie die Dinge auf die nächste Stufe bringen möchten, können Sie auch in vollwertige Tools zur Mitarbeiterüberwachung investieren. Mit diesen Tools können Sie möglicherweise detaillierte Produktivitätsstatistiken messen, die Surfaktivitäten im Internet beobachten und sogar Dinge wie Maus- und Tastatureingaben verfolgen.

6 Zeichen, dass Ihre Remote-Mitarbeiter nicht wirklich arbeiten

Sollten Sie einen Mitarbeiter entlassen, der 39 statt 40 Stunden gearbeitet hat? Oder wegen Versäumens einer einzigen Frist streiken?

Wahrscheinlich nicht. Aber woher weißt du, wo du die Grenze ziehen sollst?

Wir alle sind zumindest zeitweise auf die eine oder andere Weise des Nachlassens schuldig. Aber das sind die Situationen, in denen Sie wirklich Sorge zeigen müssen:

1. Minderwertige oder unvollständige Arbeit.

Gibt Ihr Mitarbeiter plötzlich minderwertige oder unvollständige Arbeit ab? Schließen sie beispielsweise Aufgaben ab, ohne sie tatsächlich zu erledigen?

Oder senden sie Dokumente mit schlechten Rechtschreib- und Tippfehlern?

Über oberflächliche Statistiken wie aktive Zeit oder geleistete Arbeitsstunden hinaus müssen Sie eingreifen, wenn Ihr Mitarbeiter Abstriche macht und eine unbefriedigende Arbeit leistet.

2. Erheblicher Leistungs- oder Produktivitätsabfall.

Sie sollten sich auch Sorgen machen, wenn es zu einem plötzlichen Leistungs- oder Produktivitätsabfall kommt, wie auch immer Sie ihn messen möchten – insbesondere, wenn es keine erklärbare Ursache gibt.

Wenn Ihr Mitarbeiter beispielsweise normalerweise 100 E-Mails pro Tag sendet, diese Zahl jedoch auf 40 sinkt, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass etwas seine Produktivität beeinträchtigt.

Wenn die Anzahl der empfangenen E-Mails gleich bleibt, könnte dies ein Zeichen für Nachlassen sein (und wenn die Anzahl der empfangenen E-Mails proportional sinkt, ist dies möglicherweise vertretbar).

3. Stagnierendes Lernen, Wachstum oder Verbesserung.

Dies ist eher ein subjektiver Faktor, den Sie über Wochen oder Monate beobachten müssen. Stagniert dieser Mitarbeiter in Bezug auf Lernen, Wachstum oder Verbesserung?

Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen, sind Sie normalerweise darauf vorbereitet, dass er Fehler macht und mit bestimmten Konzepten zu kämpfen hat. Aber Sie erwarten, dass sie allmählich besser und konsistenter mit der Erfahrung werden.

Wenn sie sich nach ein paar Monaten im Job nicht wesentlich verbessert haben, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass sie nicht aktiv versuchen, voranzukommen.

4. Einstellungs- oder Persönlichkeitsprobleme.

Bekommen Sie viel Gegenrede, Beschwerden oder Negativität von einem Mitarbeiter? Oder beschreiben ihre Kollegen sie als schwierig, mit ihnen zu arbeiten?

Das ist nicht immer ein Zeichen von Nachlassen, aber definitiv ein Produktivitätsproblem. Sie verfehlen wahrscheinlich nicht nur ihre persönlichen Produktivitätsziele, sondern ziehen auch das gesamte Team herunter.

Wenn Sie Einstellungs- oder Persönlichkeitsprobleme bemerken, ist es möglicherweise ein guter Zeitpunkt, einzugreifen – insbesondere, wenn Sie auch einen Leistungs- oder Produktivitätsabfall bemerken.

5. Sie scheinen nie verfügbar zu sein, wenn Sie sie brauchen.

Wir alle machen Pausen (wie wir sollten).

Es ist in Ordnung, vom Computer wegzugehen, um auf die Toilette zu gehen, frische Luft zu schnappen oder einen Snack zuzubereiten.

Aber wenn Ihr Chef Sie 6 Mal am Tag anruft und Sie zu keiner Zeit ans Telefon gehen, ist das ein Problem. Mitarbeiter, die chronisch und ständig nicht verfügbar sind, tun wahrscheinlich nicht das, was von ihnen erwartet wird.

Auch wenn der Rest ihrer Produktivität stimmt, lohnt es sich, darüber zu sprechen.

6. Verletzung von Verantwortlichkeiten und Pflichten.

Die Verantwortlichkeiten und Pflichten der Mitarbeiter variieren sowohl auf individueller als auch auf organisatorischer Ebene, daher ist es schwierig, hier eine objektive, quantifizierbare Bewertung vorzunehmen.

Aber wenn einer Ihrer Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt oder sich in erheblichem Maße seiner Verantwortung entzieht, ist es wichtig, Maßnahmen zu ergreifen und auf Verbesserungen zu drängen.

Was tun, wenn Ihre Remote-Mitarbeiter nicht arbeiten?

Nehmen wir also an, Sie haben einen oder zwei Mitarbeiter, die nachlassen.

Sie tun nicht mehr so ​​viel wie früher oder bringen sich nicht mehr für die Organisation ein – wie auch immer Sie diese Dinge definieren.

Wie gehen Sie damit um?

1. Führen Sie ein Gespräch.

Ich empfehle, mit einem einfachen Gespräch zu beginnen. Vielleicht steckt mehr hinter der Geschichte, als Ihnen bewusst ist. Beispielsweise kann der Mitarbeiter zusätzliche Arbeiten erledigen, die nicht nachverfolgt werden, oder es kann ein vorübergehendes persönliches Problem geben, das ihn daran hindert, sein Bestes zu geben.

In jedem Fall werden Sie das Problem direkt ansprechen und kooperieren, um die Situation zu verbessern.

2. Setzen Sie klare Erwartungen.

Als nächstes formulieren Sie klare Erwartungen. Identifizieren Sie genau, wie und warum dieser Mitarbeiter Ihre Anforderungen nicht erfüllt – und erklären Sie, wie er sich verbessern kann. Versuchen Sie, hier so objektiv wie möglich zu sein.

Anstatt zu sagen „Du musst besser werden“, versuche es mit etwas wie „Du musst 12 Aufgaben am Tag erledigen“ oder „Ich brauche dich jeden Tag bis 17 Uhr“ zu quantifizieren.

3. Ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen.

Wenn Sie neue Metriken festgelegt haben, beginnen Sie damit, die Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu bewerten. Wenn sie weiterhin nachlassen oder Ihre neuen Erwartungen nicht erfüllen, ist es an der Zeit, Maßnahmen zu ergreifen.

Die Einrichtung eines Streiksystems, die Herabstufung des Mitarbeiters oder seine Entlassung könnten je nach den Umständen Optionen sein.

5 Tipps für das „Gespräch“ mit Ihrem Remote-Mitarbeiter

Diese Tipps können Ihnen helfen, bessere Ergebnisse zu erzielen – und sich mehr Respekt von Ihren nachlässigen Mitarbeitern zu verdienen.

1. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie wissen.

Lassen Sie nicht zu, dass Ihre Verdächtigungen oder Ahnungen das Gespräch dominieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen nur auf das, was Sie sicher wissen.

Anstatt zu sagen: „Es sieht so aus, als würden Sie Filme ansehen, anstatt zu arbeiten“, sagen Sie: „Ihre Abschlussrate für Aufgaben ist um 20 Prozent gesunken.“

Anstatt zu sagen: „Sie ziehen sich nicht durch“, sagen Sie: „Ihre E-Mail-Antwortzeiten sind 40 Prozent länger als der Teamdurchschnitt.“ Seien Sie bereit, Ihre Aussagen zu beweisen.

2. Weisen Sie auf Lösungen hin, nicht auf Probleme.

Konzentrieren Sie sich so weit wie möglich auf Lösungen und nicht auf die Probleme selbst. Es ist in Ordnung, ein Problem wie eine langsame E-Mail-Antwortzeit einzuführen, aber dann den Fokus auf die Lösung des Problems zu verlagern.

Anstatt darüber zu brüsten, wie langsam die E-Mail-Antwortzeit ist oder welche Auswirkungen diese Verzögerungen haben, schlagen Sie Verbesserungsmöglichkeiten vor.

Zum Beispiel: „Ich denke, wenn Sie Ihre E-Mail-Plattform den ganzen Tag geöffnet halten, können Sie besser reagieren“ oder sogar „Was planen Sie zu tun, um schneller zu antworten?“

3. Fassen Sie sich kurz.

Sie müssen keine Stunde einplanen, um Ihren Mitarbeiter wegen Arbeitsunfähigkeit auszutricksen. Meistens können Sie Ihre Gespräche und Anweisungen kurz halten.

Solange Sie Ihren Standpunkt klar machen und einen Weg zur Lösung finden, können Sie beide mit dem Rest Ihres Tages fortfahren. Keiner von Ihnen möchte dieses Gespräch führen, also halten Sie es kurz.

4. Seien Sie eindeutig.

Zu viele Manager und Vorgesetzte nutzen Mehrdeutigkeit als Mittel, um Konfrontationen zu vermeiden und Beziehungen aufrechtzuerhalten.

Während dies in persönlichen Beziehungen nützlich sein kann, führt es in beruflichen Beziehungen zu Missverständnissen und zusätzlichen Konflikten.

Anstatt etwas zu sagen wie: „Ich denke, wir würden uns alle wohler fühlen, wenn Sie mehr verfügbar wären“, sagen Sie: „Wir erwarten, dass Sie von 12 bis 15 Uhr im Chat verfügbar sind.“

5. Nicht drohen.

Die Mitarbeiter sollten verstehen, dass es Konsequenzen hat, wenn sie nachlassen oder die Produktivitätserwartungen nicht erfüllen. Aber wenn Sie sie offen bedrohen, werden sie defensiv – und möglicherweise feindselig.

Sätze wie „Wenn du dich nicht verbesserst, muss ich dich feuern“ sollten nur als letztes Mittel verwendet werden.

Halten Sie stattdessen Ihren Ton positiv und unterstützend. Sie können beispielsweise sagen: „Sie müssen Ihre Fristen konsequenter einhalten, wenn Sie in dieser Position erfolgreich sein wollen“, und Tools und Ressourcen bereitstellen, die ihnen dabei helfen können.

Dies impliziert die Notwendigkeit von Verbesserungen, ohne eine feindselige Anschuldigung oder eine offene Drohung zu erheben.

Jetzt wissen Sie also, wie Sie feststellen können, ob Ihre Remote-Mitarbeiter arbeiten oder nicht.

Unabhängig davon, ob sie es sind oder nicht, kommen Sie dem Problem zuvor, indem Sie die E-Mail-Aktivitäten Ihres Teams visualisieren. Als Manager sollten Sie wissen, wie viele E-Mails sie senden und empfangen. Wie viel Zeit sie für Threads aufwenden. Wie schnell sie in der Regel auf neue Leads, Kunden, Anbieter und Kunden reagieren.

Sie können diese Metriken und viele mehr mit einem einfachen Tool finden: EmailAnalytics.

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