So erstellen Sie einen CRM-Bericht (7 CRM-Berichte, die Sie verwenden können)
Veröffentlicht: 2021-03-15Hier sind 7 Arten von CRM-Berichten:
- CRM-Pipeline-Bericht
- Rentabilitätsbericht
- Bericht zum Verkaufszyklus
- Bericht zur Verkaufsleistung
- Verkaufsprognosebericht
- Umsatz-Conversion-Bericht
- Fortschrittsbericht zum Ziel
Ein CRM-Bericht hat viele Namen, und es gibt eine Vielzahl von Berichtstypen, die Sie für Ihr Unternehmen verwenden können. Nur eine Sache…
Wissen Sie, wie man einen CRM-Bericht erstellt?
Am Ende dieses Beitrags werden Sie es tun. Und es dauert nur 3 Schritte.
CRM-Berichte werden erstellt, um Ihnen zu helfen…
- Intelligenter verkaufen
- Verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Ziele
- Probleme schnell lokalisieren
Berichte können Ihnen auch dabei helfen, die Kampagnenleistung zu verfolgen und den ROI zu messen – was schwieriger ist, als Sie denken.
Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie in nur 3 Schritten einen CRM-Bericht erstellen.
Wie kann die CRM-Berichterstellung Ihrem Unternehmen helfen?
CRM-Berichte können Ihrem Unternehmen helfen, weil Sie damit:
- Verfolgen Sie den Geschäftsablauf und die Leistung von Vertriebsmitarbeitern
- Finden Sie Datenlücken, die sich auf die Geschäftsergebnisse auswirken können
- Verstehen Sie Ihr ideales Kundenprofil und welche Leads mit größerer Wahrscheinlichkeit konvertieren
Insgesamt hilft Ihnen die CRM-Berichterstellung dabei, aufzudecken, was tatsächlich in Ihrem Unternehmen vor sich geht.
Zu oft denken Sie vielleicht, dass Leads an die richtigen Vertriebsmitarbeiter gehen oder dass Ihre Vertriebsmitarbeiter die Leads anrufen und bearbeiten, bis sie zu Kunden werden …
…aber dann zeigen Ihnen die CRM-Berichte, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter sich nicht an Sie wenden oder der Lead-Fluss nicht die richtigen Vertriebsmitarbeiter erreicht. Und Sie bekommen nicht die Verkäufe, die Sie dachten.
Lass dir das nicht passieren. Erstellen Sie einen CRM-Bericht.
So erstellen Sie einen CRM-Bericht in 3 Schritten
„Gespeicherte“ Berichte vs. benutzerdefinierte Berichte – was bedeutet das und wann sollten Sie sie verwenden?
„Gespeicherte“ Berichte sind vorgefertigte Berichte, die Sie nicht einrichten oder zeitaufwändig optimieren müssen. Die Zeitersparnis ist nützlich, aber diese Berichte sind manchmal auf generische, branchenübliche Analysen (wie Verkaufsprognosen und Einnahmen) beschränkt. Sie geben Ihnen möglicherweise nicht alle Informationen, die Sie benötigen.
Für differenziertere Berichte können Sie benutzerdefinierte Berichte verwenden. Benutzerdefinierte Berichte sind nützlich, wenn Sie eine bestimmte Frage haben, die Sie für Ihr Unternehmen beantworten müssen – und branchenübliche Berichte können diese Aufgabe einfach nicht erledigen.
Hier sind die 3 Schritte zu effektiven CRM-Berichten:
- Sortieren Sie ungenaue Kundeninformationen mit einem Audit aus
- Wählen Sie die Arten von CRM-Berichten, die Sie benötigen
- Wählen Sie die zu messenden CRM-Metriken aus
Schritt 1: Ungenaue Kundendaten mit einem Audit aussortieren
Selbst kleinere Geschäftsinhaber bewahren viele Kundeninformationen auf. Die Idee, all das durchzugehen, klingt also wahrscheinlich wie ein Schmerz im Esel.
Das mag stimmen. Aber ein Info-Audit ist Ihre Zeit wert – denn ungenaue Kundeninformationen schaden Ihrem Geschäft.
Wussten Sie, dass …
- Vertriebsabteilungen verlieren jährlich etwa 550 Stunden und 32.000 US-Dollar pro Vertriebsmitarbeiter aufgrund schlechter Daten zu potenziellen Kunden?
- 40 % der E-Mail-Benutzer ändern ihre E-Mail-Adresse mindestens alle zwei Jahre?
Experian hat eine Studie mit 1.000 Mitarbeitern weltweit durchgeführt, die sehen können, wie ihr Arbeitgeber mit Daten umgeht. Diese Studie ergab, dass im Durchschnitt etwa 30 % der Daten ihrer Kundenunternehmen ungenau sind.
WIE viele Kundendaten sind ungenau??
Was ist der Hauptgrund für diese vielen ungenauen Kundeninformationen?
Schlichtes menschliches Versagen – dicht gefolgt von mangelnder interner Kommunikation zwischen den Unternehmensabteilungen, sagen 36 % der Studienteilnehmer.
Ja, es gibt keine perfekte Lösung für menschliches Versagen. Aber Sie können sich auf Ihre Daten verlassen und Maßnahmen ergreifen, um so viele Fehler wie möglich zu vermeiden.
Ja, das kann einige Zeit dauern, aber es ist nicht ganz der Mount Everest. Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie …
Sprechen Sie mit allen, die Zugriff auf Kundeninformationen haben
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen aus 5 oder 50 Personen besteht, müssen Sie einige Dinge über den Zugriff auf die persönlichen Daten Ihrer Kunden wissen.
Ihr aktueller Informationserfassungs- und Aktualisierungsprozess: Wie sieht der Zeitplan für die Überwachung der Informationserfassung und für Informationsaktualisierungen aus? Bevor Sie Ihre Kundeninformationspflegeprozesse ändern können, müssen Sie vollständig verstehen, was sie sind.
Die Quellen Ihrer Kundeninformationen: Viele Qualitätsprobleme mit Kundeninformationen treten auf, wenn Informationen zu Ihrem System hinzugefügt werden. Dies kann passieren, weil …
- Falsches Tagging oder benutzerdefinierte Feldfehler
- Automatisierungen, die die falschen Dinge ändern
- Formulare, die doppelt übermittelt werden
Wer verwaltet Ihre Kundendaten: Durch die Beschränkung des Zugriffs auf eine kleinere Anzahl von Personen können Sie besser kontrollieren, was mit Ihren Daten geschieht. Aber Ihre Unternehmensgröße und Ihre Anforderungen erlauben es Ihnen möglicherweise nicht, die Anzahl der Zugriffe auf ein Minimum zu beschränken.
Wenn mehrere Personen in Ihrem Unternehmen auf Kundendaten zugreifen müssen, stellen Sie Folgendes sicher:
- Sie werden in Ihren Sicherheitsprozessen geschult
- Sie wissen, wie man sichere Passwörter erstellt
- Ihnen steht eine Kontaktperson zur Verfügung, die deren Zugang überwacht
- Verstehen Sie, wie Sie mit Phishing-Versuchen per E-Mail oder Telefon umgehen
Wussten Sie, dass 76 % der Unternehmen angaben, im letzten Jahr Opfer eines Phishing-Angriffs geworden zu sein?
Denken Sie an die weniger offensichtlichen Risiken für die persönlichen Daten Ihrer Kunden.
Es braucht nur einen Fehltritt, um die Daten Ihrer Kunden zu gefährden – und Ihren Ruf als Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass jeder mit Datenzugriff weiß, was er tut.
Erfahren Sie, welche Informationen Sie haben (und wo sie alle sind)
Ein CRM ist großartig, um alle Kundeninformationen organisiert zu halten, aber das bedeutet nicht, dass es keine anderen Informationen gibt, die außerhalb davon schweben. Sammeln Sie alles an einem Ort.
Was haben Sie bisher verwendet, um Ihre Kundeninformationen zu organisieren? Viele Unternehmen verwenden Dinge wie Excel oder Google Sheets oder sogar einen Klassiker – Papierkopien in Aktenschränken.
Ein weiterer versteckter Ort? Ihr E-Mail-Postfach. Stellen Sie sicher, dass sich in Ihren E-Mail-Archiven keine verirrten Informationen befinden.
Der letzte Ort, an dem Sie nachsehen sollten?
Fangfrage – es ist eigentlich placeS . Weil es wahrscheinlich Kundeninformationen in jeder App gibt, die Sie verwenden (und in die Sie Ihr CRM integrieren). Apps wie Ihre…
- Zahlungsabwickler
- Forms-Tool
- Projektmanagement-Tool
- Support-Tool
Alle diese Integrationen speichern Kundeninformationen – wie Kreditkartennummern, E-Mail-Adressen, Zahlungshistorie, Support-Tickets und jede Interaktion, die sie mit Ihrem Unternehmen hatten.
Weisen Sie allen Ihren vorhandenen Kundeninformationen einen Wert zu
Welche Informationen sind es wert, aufbewahrt zu werden? Welche Informationen beeinflussen Ihre Geschäftstätigkeit?
Werfen Sie einen Blick zurück auf alles, was Sie im vergangenen Jahr getan haben, und welche Informationen Sie verwendet haben, um Menschen gezielt anzusprechen und an sie zu verkaufen. Auf diese Weise können Sie vorhersagen, welche Informationen in Zukunft den größten Einfluss haben werden.
Die zu stellende Frage: „ Wirkt sich diese Information darauf aus, wie ich mit dieser Person sprechen soll? ”
Die Aktionen, die Ihre Kunden zeigen, sagen Ihnen, welche Informationen Sie behalten sollten.
- Wenn sie schon einmal bei Ihnen gekauft haben, wirkt sich diese Kaufhistorie darauf aus, was Sie ihnen als nächstes anbieten
- Wenn sie ein bestimmtes Formular auf Ihrer Website ausfüllen, sind das Informationen, von denen Sie wissen , dass sie relevant sind
- Wenn sie bestimmte Arten von E-Mails über anderen geöffnet haben, können Sie dies verwenden, um Ihre Kommunikation mit ihnen zu segmentieren
- Wenn sie Probleme erwähnt haben, die sie lösen möchten, können Sie diese Informationen verwenden, um gezielt E-Mails, Inhalte und Produkte auszuwählen, die Ihnen helfen
Haben Sie geografische Standortinformationen verwendet, um jemanden anzusprechen, der schließlich gekauft hat? Halte dich an diese Informationen. Eine Notiz von einem früheren Check-in-Gespräch über das Wetter an diesem Ort? Wahrscheinlich nicht wichtig für Ihre Conversion-Rate.
Stellen Sie sicher, dass das, was übrig bleibt, korrekt ist
Erinnerst du dich an das Problem menschlicher Fehler? Selbst wenn es Ihr Ziel ist, Ihre Kundeninformationen zu organisieren, können im Prüfungsprozess noch Dinge passieren. Und keine dieser Informationen wird Ihnen in Berichten etwas nützen, wenn sie nicht korrekt ist.
Ein CRM ist intelligent und hilfreich, aber nur Sie können die Daten bereitstellen, die tatsächlich darin einfließen. Wie wir alle in der Grundschule gelernt haben, überprüfen Sie Ihre Arbeit noch einmal.
Die Winterberry Group befragte nordamerikanische Vermarkter und Technologieentwickler. Ungefähr die Hälfte von ihnen sagte, dass die Zentralisierung des Eigentums an Kundeninformationen eine der wichtigsten Änderungen wäre, die ihr Unternehmen vornehmen könnte, um einen Mehrwert aus Kundeninformationen zu ziehen.
Ein CRM kann dabei helfen.
Schritt 2: Wählen Sie die Arten von CRM-Berichten aus, die Sie benötigen
Ihre Daten sind sauber und genau und Sie werden immer mehr sammeln. Jetzt brauchen Sie Berichte, die Ihnen sagen, was es bedeutet.
Wie oft haben Sie den Satz „datengesteuerte Entscheidungen treffen“ gehört?
Wahrscheinlich viel. Und obwohl es ein bisschen überstrapaziert ist, ist es gültig. Daten helfen Ihnen, klügere Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen, und mit Analyseberichten erhalten Sie sie.
CRM-Berichtskategorien sind in drei Bereiche unterteilt:
- Verkaufsberichterstattung
- Kampagnenberichterstattung
- Kundenberichterstattung
Sie können innerhalb dieser Buckets alle Berichte verwenden, die Sie benötigen, aber hier sind 8 Arten von CRM-Berichten, auf die Sie in Ihrer CRM-Plattform stoßen werden.
Alle Informationen, die Sie benötigen, um erfolgreich zu sein, befinden sich in einem CRM.
Verkaufsprognosebericht: Niemand kann die Zukunft vorhersagen, aber Sie können fundierte Vermutungen anstellen! Anhand von Lead-Daten und Verkaufstrends hilft Ihnen ein Verkaufsprognosebericht, zukünftige Einnahmen auf der Grundlage Ihrer aktuellen Geschäfte zu prognostizieren.
ActiveCampaign bietet dies mit unserer Win Probability CRM-Funktion an – Sie können eine prozentuale Messung sehen, die die Wahrscheinlichkeit prognostiziert, einen Deal zu gewinnen oder zu verlieren, basierend auf einer individuellen Deal-Basis.
Sales-Conversion-Bericht: Sales-Conversion-Berichte zeigen Ihnen, wie viel Prozent der Leads innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs in abgeschlossene Geschäfte umgewandelt werden.
Dieser Bericht ist in der Regel nach der Lead-Quelle aufgeschlüsselt und kann Ihnen folgende Informationen anzeigen:
- 17 % der E-Mail-Leads konvertierten im letzten Monat, verglichen mit nur 3 % der bezahlten Anzeigen
- Leads aus Empfehlungsquellen konvertieren 30 % schneller als Leads aus anderen Quellen
- Organische Leads machen 60 % der Leads aus, haben aber im Durchschnitt eine um 15 % geringere Deal-Größe
CRM-Pipeline-Bericht: CRM-Pipeline-Berichte zeigen den Fortschritt Ihrer Leads durch den Entscheidungsprozess. Es zeigt auch alle ausstehenden Gelegenheiten, die kurz davor stehen, in die Pipeline einzutreten. Dies hilft Vertriebsmitarbeitern, Geschäfte zu priorisieren und bei Bedarf die nächsten Schritte zu unternehmen.
Leads-Bericht: Woher kommen Ihre Leads? Dieser Bericht organisiert diese Daten. Sie können es verwenden, um zu entscheiden, welche Kanäle möglicherweise mehr Aufmerksamkeit oder Anpassung benötigen.
Bericht über verlorene Geschäfte: Sie gewinnen einige, Sie verlieren einige. Es passiert, aber wenn es passiert, gibt es einen Bericht, in dem Sie sehen können, welche Geschäfte verloren gegangen sind und warum. Diese Informationen werden Ihnen helfen, Prozesse anzupassen, während Sie andere Deals in der Pipeline vorantreiben.
Verkaufszyklusbericht: Viele kleine Dinge können beeinflussen, wie lange ein Geschäft von Anfang bis Ende dauert. Wussten Sie, dass der durchschnittliche Verkaufszyklus in den letzten fünf Jahren um 22 % gestiegen ist? Es hilft zu wissen, wie man plant. Dieser Bericht zeigt Ihnen die durchschnittliche vollständige Zyklusdauer über verschiedene Lead-Quellen hinweg.
Rentabilitätsbericht: Ein Rentabilitätsbericht zeigt Ihnen konkret, welche Kunden das Geld einbringen. Basierend auf der Historie eines Deals mit Ihnen (z. B. Kaufhistorie) können diese Informationen Ihnen sagen, welche Kunden am treuesten sind, welche am meisten zu Ihrem Umsatz beitragen und welche weiterhin bei Ihnen kaufen werden.
Verkaufsaktivitätsbericht: Ein Aktivitätsbericht verfolgt Aktivitäten (wie Anrufe und Termine), die in der Vorwoche durchgeführt wurden, sowie Aktivitäten, die für die kommende Woche geplant sind. Dies hilft Vertriebsmitarbeitern, ihre Zeit zu verwalten.
Im ActiveCampaign Deals CRM wird dies als Deal-Inhaber-Bericht bezeichnet. Sie können die Leistung Ihres Vertriebsteams im Laufe der Zeit anzeigen. Es zeigt alle Deals, die von Ihnen und Ihren Deal-Eigentümern erstellt, als gewonnen und als verloren markiert wurden.
Schritt 3: Wählen Sie die zu messenden CRM-Metriken aus
„Was gemessen wird, wird gemanagt“
Dies ist ein berühmtes Zitat von Peter Drucker und spricht dafür, wie wichtig es ist, Dinge zu messen – Dinge werden erledigt, wenn Sie eine Zahl haben, die die Menschen zur Rechenschaft zieht.
Unabhängig davon, ob Sie ein CRM für die Verwaltung neuer Leads oder zur Nachverfolgung bestehender Kunden verwenden, Sie benötigen Metriken. Sie ziehen all diese Berichte nicht zum Spaß, also müssen Sie entscheiden, welche Metriken für Sie am wichtigsten sind.
Bereiten Sie sich vor – ein Listen-Dump mit Vertriebs-, Marketing- und Support-CRM-Metriken wird gleich erscheinen. Bleiben Sie ruhig, es dauert nur eine Minute und Sie müssen nicht alles lesen.
Bereit? Hinweis : Verwenden Sie nicht alle.
- Anzahl Interessenten
- Anzahl Neukunden
- Anzahl der gehaltenen Kunden
- Schlusskurs
- Erneuerungsrate
- Anzahl der getätigten Verkaufsgespräche
- Anzahl der Verkaufsgespräche pro Opportunity
- Höhe der neuen Einnahmen
- Anzahl der offenen Möglichkeiten
- Dauer der Verkaufsphase
- Dauer des Verkaufszyklus
- Anzahl der abgegebenen Vorschläge
- Anzahl der Kampagnen
- Anzahl der Kampagnenantworten
- Anzahl der Kampagnenkäufe
- Durch eine Kampagne generierter Umsatz
- Anzahl der pro Kampagne gewonnenen Neukunden
- Anzahl der Kundenempfehlungen
- Anzahl der Webseitenaufrufe
- Abschlussrate von Benutzerzielen im Web
- Zeit pro Website-Besuch
- Customer Lifetime Value
- Cross-Selling-Verhältnis
- Up-Sell-Verhältnis
- Wachstumsrate der E-Mail-Liste
- Anzahl der bearbeiteten Fälle
- Anzahl der Fälle, die am selben Tag abgeschlossen wurden
- Durchschnittliche Zeit bis zur Auflösung
- Die durchschnittliche Anzahl von Serviceanrufen pro Tag
- Beschwerdezeit bis zur Lösung
- Anzahl der Kundenrückrufe
- Durchschnittliche Servicekosten pro Serviceinteraktion
- Prozentsatz der Einhaltung von SLAs
- Anrufe gehen verloren, bevor sie beantwortet werden
- Durchschnittliche Anrufbearbeitungszeit
Annndd atmen .
Bill Band – Autor, bekannter CRM-Vordenker und ehemaliger Vizepräsident und leitender Analyst bei Forrester Research – klassifiziert all diese unterschiedlichen Metriken in drei Kategorien:
- Kennzahlen zur Geschäftsleistung
- Metriken zur Benutzerakzeptanz
- Kundenwahrnehmungsmetriken
So empfiehlt Bill Band Ihnen, die Metriken auszuwählen, die Ihrem Unternehmen helfen.
„Wenn Sie sich laufende operative Kennzahlen ansehen, sehen wir viele davon in Unternehmen, aber die Frage ist, ob sie an eine Gesamtstrategie gebunden sind. Oft ist das ein fehlendes Bindeglied. Im Callcenter haben Sie vielleicht viele operative Kennzahlen, oder im Marketing gibt es traditionelles Marketing wie Kampagnenmanagement und Abschlussquoten und so weiter, aber ich sehe einen Mangel an der Verknüpfung von Kennzahlen mit einer Strategie.“ – Bill Band , Autor, bekannter CRM-Vordenker und ehemaliger Vizepräsident und Hauptanalyst bei Forrester Research.
Unternehmensziele definieren und quantifizieren
Entscheiden Sie, was Ihre CRM-Ziele sind, und passen Sie die erforderlichen Kennzahlen entsprechend an. Frag dich selbst:
„Welche Vertriebs-, Marketing- und Serviceergebnisse werden sich am positivsten auf mein Unternehmen auswirken?“
Stellen Sie sich vor, dass eines Ihrer Ziele darin besteht, Zeit und Geld besser für laufende Geschäftsausgaben einzuplanen. Wenn Sie die Kosten für die Akquise und Verwaltung von Kunden senken möchten, um dieses Ziel zu erreichen, sehen Sie sich Kennzahlen an wie:
- Die Anzahl der Neukunden – Was kostet jeder Neukunde?
- Die Anzahl der gehaltenen Kunden – Dies hilft Ihnen dabei, den Kostenunterschied zwischen der Gewinnung neuer Kunden und der Bindung bestehender Kunden zu ermitteln und wo Sie mehr Ressourcen einsetzen müssen.
- Die Verkaufszyklusdauer – Diese beantwortet Dinge wie „Wie viel Zeit ist derzeit pro Kunde budgetiert? Brauchst du mehr? Weniger?"
Diese Metriken helfen Ihnen zu erfahren, wie viel Zeit und Geld Sie für Ihre bestehenden Ausgaben benötigen, und können prognostizieren, was Sie noch benötigen, um weiter zu skalieren.
Erstellen Sie CRM-Prozesse und -Taktiken
Definieren Sie, welche Prozesse und Taktiken Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen.
Wie richten Sie eine Kundenkommunikation ein, die Ihren Zielen entspricht? Angenommen, Sie erstellen eine grundlegende Pipeline zur Pflege neuer qualifizierter Leads. Hier eine Vorstellung, wie das aussehen könnte.
Eine ActiveCampaign CRM-Pipeline, die einen Kundenkommunikationsprozess zeigt.
Kundeninformationen in ein CRM zu werfen und zu erwarten, dass dies ausreicht, um Ihre Ziele zu erreichen, wird nicht funktionieren. Sie müssen einige Parameter festlegen und sich selbst ein wenig organisieren.
Etablieren Sie passende CRM-Maßnahmen mit Ihren Zielen
Sie benötigen unterschiedliche Metriken für Ziele in Vertrieb, Marketing und Kundensupport.
Was wäre, wenn Sie die Zeitleiste Ihres Verkaufszyklus verkürzen wollten? Einige Verkaufskennzahlen, die Sie sich ansehen sollten, wären:
- Dauer des Verkaufszyklus – Wie sieht Ihr aktueller Verkaufszyklus aus und welche spezifischen Teile nehmen Zeit in Anspruch?
- Anzahl der Verkaufsgespräche pro Opportunity – Gibt es unnötige Anrufe, die den Prozess verlangsamen?
- Anzahl neuer Kunden – Wie viele neue Kunden gewinnen Sie pro Quartal mit Ihrem aktuellen Verkaufszyklus?
Sagen Sie, dass Sie Ihre E-Mail-Liste weiter ausbauen wollten. Einige zu berücksichtigende Marketingkennzahlen könnten sein:
- Anzahl der Kampagnen – Senden Sie zu viele oder zu wenige?
- Anzahl der pro Kampagne gewonnenen Neukunden – Wie viele E-Mails erhalten Sie von verschiedenen Kampagnen? Welche schneiden besser oder schlechter ab als andere (und wie können Sie das verbessern)?
- Wachstumsrate der E-Mail-Liste – wie stark ist Ihre Liste in den letzten X Tagen gewachsen? Wie hängt das mit der Anzahl der Kampagnen zusammen, die Sie gesendet haben (und um welche handelt es sich)?
Stellen Sie sich vor, Sie wollten einen besseren Kundennachverfolgungsprozess etablieren. Zu überwachende Kundenservice-Metriken können sein:
- Die Anzahl der Anrufe, die pro Agent und Tag bearbeitet werden – Sie können erfahren, welche Bandbreite jeder Agent hat, um zu antworten
- Die Anzahl der am selben Tag abgeschlossenen Fälle – erfahren Sie die durchschnittliche Lebensdauer Ihres aktuellen Follow-up-Prozesses und finden Sie die Lücken im Service.
- Die Anzahl der Kundenrückrufe – wie viele Rückrufe waren in der Vergangenheit notwendig?
Überwachen Sie diese Metriken regelmäßig und ergreifen Sie Abhilfemaßnahmen, wenn Sie feststellen, dass Sie zu kurz kommen.