So erstellen und pflegen Sie eine Projektliste

Eine Projektliste ist der Ausgangspunkt für jeden Projektmanagementprozess. Sie sind eine großartige Möglichkeit, eine scheinbar unüberwindbare Menge unterschiedlicher Aufgaben zu übernehmen und zu organisieren. Eine Projektliste kann so einfach sein wie eine Aufgabenliste oder ein Gehege für viele Projekte.

Die Verwendung einer Projektliste ist so wichtig, dass es sich lohnt, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um zu erkunden, was sie ist, wie man eine erstellt und wie sie sich in die Verwaltung Ihres Projekts mit Projektmanagement-Softwaretools einfügt.

Was ist eine Projektliste?

Die einfachste Antwort ist, dass eine Projektliste eine Aufgabenliste für ein Projekt ist. Sie können eine Projektliste wie jede To-Do-Liste verwenden und eine Liste mit Aufgaben erstellen, die Sie heute, diese Woche oder im Laufe eines Monats erledigen müssen.

Aber es kann auch so viel mehr sein als eine To-Do-Liste. Sie können es verwenden, um die Phasen Ihres Projekts, die Teams, Auftragnehmer und Anbieter, die Sie zur Fertigstellung benötigen, die Ausrüstung, Werkzeuge und mehr zu sammeln. Projektlisten können Ihnen helfen, jeden Teil der Projektarbeit zu strukturieren, damit sie einfacher zu verwalten ist.

Die Vielseitigkeit einer Projektliste kann nicht genug betont werden. Wenn Sie ein Portfolio oder Programm verwalten und viele Projekte im Auge behalten müssen, kann eine Projektliste als Struktur dienen, die verhindert, dass Ihr Portfolio in ein chaotisches Durcheinander verfällt. Es kann Sie an wichtige Termine und Fristen, gemeinsam genutzte Ressourcen und andere Schlüsselelemente erinnern.

(Es sei darauf hingewiesen, dass der Begriff „Projektliste“ manchmal auch verwendet wird, um einen Anhang zu beschreiben, den ein Projektmanager seinem Lebenslauf bei der Jobsuche hinzufügt. Das heißt, eine wörtliche Liste aller Projekte, an denen er gearbeitet hat. Ähnlich wie bei der Projektliste vom Typ Aufgabenliste, folgt im Allgemeinen den gleichen Regeln für eine Gliederung, obwohl sie vollständige Projekte beschreibt.)

Warum eine Projektliste erstellen?

Eine Projektliste kann als Checkliste dienen, die sicherstellt, dass Sie alle wichtigen Projektinformationen protokolliert und zugänglich haben. Sie wollen gründlich sein. Es ist besser, zu viele als zu wenige Elemente zu haben – Sie können sie später immer noch bearbeiten.

Ein weiterer Grund, gründlich zu sein, ist, dass Projektlisten Sie organisieren. Gerade in traditionellen Projekten wird jeder Aktivität ein Prozess und eine Dringlichkeitsstufe zugeordnet. Sie können eine Projektliste verwenden, um diese Schritte detailliert darzustellen, einschließlich der Priorität, des Fälligkeitsdatums, der Zuweisung, der erforderlichen Ressourcen und mehr. Sobald Sie diese Informationen haben, möchten Sie das Fett trimmen. Sie möchten, dass die Liste kurz, aber umfangreich ist.

Eine Projektliste ist ein lebendiges Dokument: Sie sollte immer offen für Aktualisierungen sein. Projektinformationen ändern sich, während Sie Ihren Projektplan und Zeitplan entwickeln. Selbst wenn ein Projekt ausgeführt wird, gibt es wahrscheinlich interne und externe Kräfte, die Sie dazu zwingen werden, einige Teile der Projektliste anzupassen oder zu löschen.

Wie erstelle ich eine Projektliste?

Nun, da Sie bereit sind, eine Projektliste zu erstellen, wo sollten Sie anfangen? Die meisten Menschen beginnen mit Stift und Papier oder der Notizen-App auf ihrem Telefon und notieren einfach Dinge. An diesem statischen Ansatz ist nichts auszusetzen, aber er eignet sich nicht für die Zusammenarbeit, und Sie benötigen oft andere beteiligte Personen, um sich ein vollständiges Bild zu machen.

Ein weiteres Problem beim Erstellen einer Liste besteht darin, dass die gesamte Arbeit, die Sie dort erledigen, auf das Tool übertragen werden muss, mit dem Sie das Projekt verwalten. Ein Stück Papier ist großartig, um im Laden einzukaufen, aber nicht so hilfreich, wenn Sie Architekten, Ingenieure und Bauunternehmer beim Bau einer Brücke leiten.

Erstellen einer Projektliste mit Projektmanagement-Tools

Wenn Sie mit einem Projektmanagement-Tool starten, dann sind Sie bereits ganz vorne mit dabei. Die meisten erlauben Ihnen, eine Tabelle zu importieren, wenn Sie dort Ihre ersten Gedanken gesammelt haben, und dann haben Sie die Möglichkeit, Fortschritte zuzuweisen, zu verfolgen und darüber zu berichten, um sicherzustellen, dass Sie im Zeitplan bleiben.

Noch besser ist es, wenn Sie ein Online-Projektmanagement-Tool für Ihre Projektliste verwenden. Das bedeutet, dass Sie bei der Planung mit Ihrem Team zusammenarbeiten, die Beteiligten auf dem Laufenden halten und überall und jederzeit auf Ihren Plan zugreifen können.

So pflegen und priorisieren Sie eine Projektliste

Die Verwendung von Projektmanagement-Software zum Erstellen Ihrer Projektliste gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, um sie im Laufe jeder Projektphase zu pflegen. Zuerst können Sie die Artikel auf Ihrer Liste sammeln. Wenn es sich um Aufgaben handelt, fügen Sie die Dauer und Beschreibung hinzu, damit Ihr Team weiß, was zu tun ist.

Tag-Priorität

Das Kennzeichnen der Priorität jedes Elements Ihrer Projektliste ist ein weiterer Schritt zur Organisation Ihrer Arbeit. Es hilft Ihnen zu sehen, welche Aktivitäten zuerst durchgeführt werden müssen, welche für das Projekt nicht so wichtig sind und welche übersprungen werden können, wenn Zeit oder Geld knapp werden.

Verwenden Sie Timeline-Ansichten

Wenn Sie die Projektliste in eine Zeitleiste verschieben, können Sie alle Elemente an einem Ort in einem chronologischen Diagramm sehen. Dies gibt Ihnen einen Überblick und kann Ihnen helfen zu sehen, wo Sie die Dinge straffen oder Ihrer Liste weitere Aktivitäten hinzufügen müssen.

Verwenden Sie Gantt-Diagrammfunktionen

Wenn Sie ein Gantt-Diagramm verwenden, das sowohl eine Tabelle als auch eine Zeitachse ist, erhalten Sie noch mehr Kontrolle über Ihre Projektliste. Einige der Elemente können davon abhängen, dass andere beginnen oder enden, bevor sie beginnen oder enden können. Die Verknüpfung dieser Abhängigkeiten erspart Ihnen spätere Engpässe.

Ressourcen verfolgen

Sobald Sie Ihre Projektliste ausgeführt haben, gibt es weitere Projektmanagement-Tools, die Ihnen helfen, auf Kurs zu bleiben. Ressourcenverwaltungsfunktionen können Ihnen beispielsweise dabei helfen, die Verfügbarkeit Ihres Teams zu sehen und seine Arbeitsbelastung auszugleichen, damit es produktiver bleibt.

So erstellen Sie eine Projektliste im ProjectManager

ProjectManager ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, mit dem Sie Ihr Projekt und Ihre Teams organisieren können, damit alle gemeinsam an Plänen und Aufgaben arbeiten können. Das Verschieben Ihres Projektplans in sein interaktives Gantt-Diagramm hilft Ihnen, besser zu planen, Abhängigkeiten zu verknüpfen, Meilensteine ​​und eine Basislinie zu setzen, um die Projektabweichung nach der Ausführung zu messen.

Testen Sie die Software 30 Tage lang kostenlos und sehen Sie dann, was sie tun kann, indem sie Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Projektliste und mehr gibt. Sobald Sie drin sind, erfahren Sie hier, wie Sie beginnen können.

Erstellen Sie Ihre Projektliste

Fügen Sie Aufgaben zum Gantt-Diagramm hinzu, um zu beginnen. Sie können auch eine Aufgabenliste importieren oder eine unserer branchenspezifischen Vorlagen verwenden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Dauer hinzufügen

Legen Sie das Startdatum und das Fälligkeitsdatum für jede der Aufgaben auf Ihrer Projektliste fest. Dies wird als Dauer bezeichnet und füllt die Zeitleiste mit einem Dauerbalken, der beide Daten verbindet.

Legen Sie Priorität und Tags fest

Markieren Sie die Priorität jedes Elements auf Ihrer Projektliste, um die Reihenfolge festzulegen, in der sie ausgeführt werden sollen. Sie können auch anpassbare Tags hinzufügen, die das Auffinden bestimmter Aufgaben erleichtern. Dies ist in der Listenansicht möglicherweise einfacher als in der Gantt-Ansicht.

Verknüpfungsabhängigkeiten

Ziehen Sie eine Aufgabe zur nächsten auf Ihrer Zeitachse und legen Sie sie ab, und sie werden durch eine gepunktete Linie verbunden, um Sie daran zu erinnern, dass diese Aufgaben voneinander abhängig sind.

Bonusschritt: Zeigen Sie alle Ihre Projekte an einem Ort an

Verwenden Sie die Übersichtsseite Projekte, um alle Ihre Projekte in einer Projektmasterliste anzuzeigen. Auf dieser Seite erhalten Sie allgemeine Metriken zum Fortschritt und mehr.

ProjectManager ist ein preisgekröntes Projektmanagement-Tool zum Erstellen, Organisieren und Verfolgen des Fortschritts Ihrer Projektlisten. Aber das sind nur die Grundlagen. Ihre Projektliste ist in eine vollständige Suite von Funktionen integriert, die Ihnen helfen, Ressourcen zu planen, zu verwalten, den Fortschritt zu verfolgen und über die Leistung zu berichten, unabhängig davon, ob Sie an einem Projekt oder einem Portfolio arbeiten. Klicken Sie hier, um Ihre 30-tägige kostenlose Testversion zu starten!