So erstellen Sie ein RACI-Diagramm für ein Projekt (mit Beispiel)

Je besser die Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kennen, desto besser läuft ein Projekt. Daher ist die frühzeitige Kommunikation von Rollenunterschieden im Projekt von entscheidender Bedeutung. Aber wie kann ein Projektmanager diese Definitionen für das Team klar und deutlich machen?

Dazu verwenden Projektmanager eine Verantwortungszuordnungsmatrix. Dieses Projektmanagement-Tool ist unter mehreren Namen bekannt, z. B. RACI-Diagramm, RACI-Matrix oder RACI-Vorlage. Es ist eine effiziente Methode, um sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind und verstehen, was sie zu tun haben. Das Letzte, was Sie wollen, wenn Sie ein Projekt ausführen, ist Verwirrung.

Aber bevor wir uns damit befassen, was eine RACI-Matrix ist und wie man eine erstellt, wollen wir sehen, was das Akronym RACI bedeutet.

Wofür steht RACI?

RACI steht für verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert. Jeder Buchstabe ist eine Kategorie, die in der RACI-Matrix verwendet wird, um die Rollen der Teammitglieder in einem Projekt zu definieren.

Was ist ein RACI-Diagramm?

Wie oben erläutert, ist ein RACI-Diagramm ein Projektmanagementdiagramm, das verwendet wird, um Teammitgliedern, die an einzelnen Aufgaben arbeiten und an der Erstellung von Ergebnissen in einem Projekt beteiligt sind, verschiedene Verantwortungsebenen und Rollen zuzuweisen.

Die RACI-Matrix ist ein einfaches visuelles Werkzeug, das jede Aufgabe in einem Projekt aufnimmt und die damit verbundenen Rollen und Verantwortlichkeiten zuweist. Dadurch wird klar, wer was in dem Projekt macht, und es wird jegliche Verwirrung vermieden, die die Produktion verlangsamen und die Kosten in die Höhe treiben kann.

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Schauen wir uns genauer an, was RACI für die Bedeutung jeder dieser Kategorien in der Verantwortungszuweisungsmatrix bedeutet.

Verantwortlich

Jede Aufgabe muss mindestens ein verantwortliches Teammitglied haben, das derjenige ist, der die Arbeit erledigt, um die Aufgabe abzuschließen. Auf der RACI-Matrix kann jedoch mehr als eine verantwortliche Partei zugewiesen werden.

Verantwortlich

Dieses Teammitglied ist für das Delegieren von Arbeiten zuständig und genehmigt Arbeitsergebnisse, bevor sie als abgeschlossen betrachtet werden können. Manchmal ist das verantwortliche Teammitglied auch das Verantwortliche im RACI-Diagramm. Aber jeder Aufgabe muss eine verantwortliche Person zugeordnet sein, und das ist nicht immer der Projektmanager.

Konsultiert

Dieses Teammitglied überprüft eine Leistung und gibt Feedback, das die Leistung in den Kontext des gesamten Projekts oder nur in seine eigenen Erwartungen stellt.

Unterrichtet

Dies sind die Teammitglieder, die wissen müssen, was bei der Ausführung von Aufgaben passiert, ihnen aber nicht die gleiche Verantwortung übertragen wird wie den oben aufgeführten. Sie können einen allgemeinen Fortschrittsbericht erhalten, anstatt mit ihnen ins Unkraut greifen zu müssen.

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Beispiel für ein RACI-Diagramm

Nachdem wir nun die verantwortlichen, rechenschaftspflichtigen, konsultierten und informierten Rollen und ihre Verantwortlichkeiten kennengelernt haben, sehen wir uns ein Beispiel für eine RACI-Matrix an.

Die folgende RACI-Vorlage wurde für ein Renovierungsbauprojekt erstellt. Es zeigt die Projektaufgaben in der linken Spalte, während die Teammitglieder in der obersten Zeile angezeigt werden. Wir können sehen, dass das RACI-Modell es ermöglicht, jeder Person für jede Aufgabe eine andere Rolle zuzuweisen.

Konzentrieren wir uns auf die Rollen und Verantwortlichkeiten der Hausbesitzer. Wir können sehen, dass er für die Überprüfung der Pläne und die abschließende Überprüfung verantwortlich ist, für die Schätzung des Budgets verantwortlich ist und über die Genehmigungen, die Standortvorbereitung sowie die Außen- und Innenarbeiten informiert ist.

Jetzt können wir lernen, wie man eine RACI-Matrix erstellt.

So erstellen Sie ein RACI-Diagramm

Alle Projekte können von den klaren Erwartungen profitieren, die durch die Verwendung eines RACI-Diagramms bereitgestellt werden. Aber es ist wirklich hilfreich, wenn Sie mehrere Ressourcen verwalten oder Aufgabenabhängigkeiten haben.

Um den Prozess der Erstellung eines RACI-Diagramms vollständig zu konkretisieren, erstellen wir ein Projekt. Wir verwenden dasselbe Projektszenario, das wir für unser RACI-Matrix-Beispiel verwendet haben. Nehmen wir an, Sie bauen eine Erweiterung Ihres Hauses, diese drei Schritte beschreiben, wie Sie eine RACI-Matrix erstellen.

Schritt eins: Identifizieren Sie Rollen

Oben in Ihrer RACI-Diagrammvorlage listen Sie alle am Projekt beteiligten Personen auf. Dies würde den Kunden oder Hausbesitzer einschließen, der den Bau durchführen lässt. Dann ist da noch der Architekt, der für die Erstellung der Pläne verantwortlich ist. Der Projektmanager überwacht das gesamte Projekt von Anfang bis Ende. Es gibt einen Bauunternehmer, der mit seinem Team für den eigentlichen Bau verantwortlich ist. Es wird wahrscheinlich noch viel mehr Subunternehmer wie Elektriker, Dachdecker usw. geben, aber wir werden unser RACI-Modell einfach halten.

Schritt Zwei: Listen Sie Aufgaben und Meilensteine ​​auf

Als Nächstes möchten Sie eine vollständige Liste aller Aufgaben, einschließlich Meilensteine, und aller erforderlichen Entscheidungsprozesse haben, die in der Spalte ganz links aufgeführt werden müssen. Dazu gehören Aufgaben wie die Überprüfung der Pläne des Architekten, die Schätzung des Budgets, das Einholen von Genehmigungen, die Vorbereitung des Standorts und die Durchführung aller erforderlichen Ausgrabungen. Möglicherweise müssen Sie ein Fundament legen, Sockelbalken und -platten, Mauerwerk, Fußböden oder Dächer, Türen und Fenster, Elektro- und Sanitärinstallationen, Armaturen usw. hinzufügen.

Schritt drei: Weisen Sie jeder Aufgabe eine Rolle und Verantwortung zu

Fügen Sie unter jeder Person im Projektteam R (Verantwortlich), A (Rechenschaftspflichtig), C (Konsultiert) oder I (Informiert) hinzu, je nach ihrer Beziehung zu den Aufgaben in der linken Spalte. Beispielsweise wäre der Architekt das verantwortliche Teammitglied für die Bereitstellung des fertigen Projektplans, während der Projektmanager dafür verantwortlich wäre, sicherzustellen, dass der Plan alle regulatorischen Anforderungen erfüllt. Der Kunde oder Hausbesitzer würde konsultiert, um sicherzustellen, dass die Pläne seinen Spezifikationen entsprechen, aber für einen Großteil des tatsächlichen Baus würde er nur über den Fortschritt informiert.

RACI-Matrix-Vorlage

Nachdem Sie nun verstanden haben, wie RACI-Diagramme funktionieren und wie sie erstellt werden, können Sie unsere RACI-Diagrammvorlage verwenden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Wann sollte eine RACI-Matrix verwendet werden?

Je mehr Struktur, Richtung und klare Definition Sie Ihrem Projektteam geben können, desto besser ist es geeignet, seine Arbeit termingerecht und ohne Verschwendung wertvoller Ressourcen zu erledigen. Ein RACI-Diagramm setzt Erwartungen, damit jeder weiß, was er und der Rest des Teams tun.

Die Zuordnungsmatrix der Verantwortlichkeiten vermeidet Redundanzen oder gegeneinander arbeitende Teammitglieder. Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar geregelt, sodass es keine Missverständnisse darüber gibt, wer was macht. Dies wird Ihrem Team auch ein Gefühl der Verantwortung für seine Arbeit vermitteln und wissen, wann es seine Aufgabe ist oder wann es die Anleitung eines anderen suchen muss.

Ein zusätzlicher Bonus ist, dass diese Definitionen einen Großteil der Persönlichkeitsprobleme und der Büropolitik beseitigen, die der Produktivität im Wege stehen. Sie haben Ihrem Team ein RACI-Framework gegeben, damit es weiß, wo es steht und wo andere Teammitglieder stehen. Auf diese Weise sind Teams zufriedener und die Kommunikation wird optimiert. Teammitglieder können jederzeit während des Projekts auf das RACI-Diagramm zurückblicken und wissen, wer für was verantwortlich ist, anstatt jeden von seiner Arbeit abbringen zu müssen.

Wie ProjectManager bei der Verantwortlichkeit hilft

Grundsätzlich ist ein RACI-Diagramm ein Werkzeug, um die Verantwortlichkeit für das Projektteam zu definieren. Dies ist ein wichtiger Schritt im Projektmanagement. Aber sobald die Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt sind, möchten Sie eine Möglichkeit haben, diese Rollen und Verantwortlichkeiten während des gesamten Lebenszyklus des Projekts zu erleichtern.

ProjectManager ist das Projektmanagement-Tool, das Sie benötigen, um Ihre Teammitglieder zur Rechenschaft zu ziehen. Zum einen machen wir es Ihnen einfach, Ihre Aufgabenliste hochzuladen und ein Projekt zu erstellen. Von dort aus kann der Projektmanager jede der Aufgaben in Ihrer RACI-Diagrammvorlage einem Teammitglied zuweisen. Jede Aufgabe hat ein Kommentarfeld, in dem Anweisungen hinzugefügt werden können. ProjectManager verfügt über unbegrenzten Dateispeicher, fügen Sie also so viele relevante Dokumente und Bilder wie nötig hinzu.

Teammitglieder können die Aufgabe auch verwenden, um mit anderen Personen, die der Aufgabe zugewiesen sind, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, oder mit dem Projektmanager, der dann per E-Mail benachrichtigt und in das Gespräch einbezogen wird.

Gehen Sie über RACI-Charts hinaus

Mit ProjectManager können Sie viel mehr erreichen, als nur RACI-Diagramme und andere statische Dokumente zu verwenden. Jeder im Team kann seine eigenen Aufgaben im Bereich „Meine Arbeit“ verfolgen. Ihre Aufgaben werden aufgelistet und können als erledigt abgehakt werden. Das Projekt und das Fälligkeitsdatum werden ebenfalls aufgeführt. Klicken Sie einfach auf eine einzelne Aufgabe und erhalten Sie noch mehr Details. Teammitglieder können der Aufgabe ihre eigene Aufgabenliste hinzufügen, um ihre Arbeit zu verwalten und sie auf Kurs zu halten.

Projektmanager können den Fortschritt des Teams mit dem Echtzeit-Dashboard verfolgen, das sechs Projektmetriken folgt, die sofort aktualisiert werden, wenn Teammitglieder ihre Arbeit aktualisieren. Für eine tiefergehende Analyse verfügt ProjectManager über One-Click-Berichte, die unter anderem detaillierte Daten zu Aufgabenfortschritt, Kosten und Arbeitsbelastung liefern.

Es gibt eine Workload-Seite, auf der Projektmanager sicherstellen können, dass kein Teammitglied unter- oder überlastet ist. ProjectManager geht über eine Zuordnungsmatrix für Verantwortlichkeiten hinaus und hilft Ihnen, Ihre Teams besser zu verwalten, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und Ihre Projektressourcen in Echtzeit zu optimieren.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware, die die in Ihrem RACI-Diagramm definierten Rollen und Verantwortlichkeiten in ein dynamisches Tool zur Verwaltung von Teams und Arbeitsbelastung verwandelt. Projektmanager erhalten Transparenz über das Projekt, um den Fortschritt zu überwachen und Ressourcen neu zuzuweisen, damit Teammitglieder nicht blockiert werden. Sehen Sie, wie ProjectManager Ihre Teammitglieder rechenschaftspflichtig und produktiv halten kann, indem Sie noch heute diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.