So erstellen Sie einen agilen Workflow für Ihr Team

Ein agiles Team zu führen ist ein Balanceakt. Agile Teams steuern sich selbst, also was kann ein Teamleiter tun, das sein Team nicht bis ins kleinste Detail verwaltet, sondern es zu höherer Produktivität inspiriert? Die Erstellung eines agilen Workflows mit Workflow-Management-Software kann dabei helfen.

Was ist ein agiler Workflow?

Der agile Workflow ist eine Reihe von Schritten, die erforderlich sind, um ein agiles Projekt oder einen agilen Produktentwicklungszyklus abzuschließen. Diese iterativen Schritte werden als agile Sprints bezeichnet, bei denen es sich um kurze Produktentwicklungsphasen mit einem definierten Zeitrahmen handelt.

Am Ende jedes Sprints wird das Feedback von Stakeholdern und Kunden gesammelt, um den nächsten zu planen. Der Hauptzweck eines agilen Workflows besteht darin, ein flexibles agiles Projektplanungstool bereitzustellen, um die Produktivität zu maximieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Der Aufbau eines agilen Workflows mit Workflow-Management-Software ist ideal für agile Teams. Mit ProjectManager können Sie Ihre Sprints im Kanban-Board planen und dann automatisierte Workflow-Prozesse erstellen, um Hektik zu vermeiden und die Produktivität zu steigern. Sie können sogar einen Genehmigungsprozess definieren, damit die richtigen Personen die Dinge als erledigt markieren. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Traditioneller vs. agiler Workflow

Beginnen wir mit einer kurzen Einführung in Agile. Das Konzept der Arbeit in einem agilen Rahmen unterscheidet sich von traditionellen Projektmanagementmethoden. Eine traditionelle Methode wie Wasserfall ist strukturiert, sequentiell und linear. Es geht in Phasen, eine nach der anderen, erst nachdem die vorherige abgeschlossen wurde.

Doch was passiert, wenn sich die Anforderungen ändern? Oftmals muss das Team zurück ans Reißbrett. Ein Projekt mit traditionellen Projektmanagementmethoden noch einmal von vorne zu beginnen, ist zeitaufwändig und kostspielig.

Der agile Workflow ist eine Antwort auf diese Starrheit. Zum einen funktioniert es in kurzen agilen Sprints, die meist nicht länger als zwei Wochen sind. Es liefert kontinuierlich kleine Aufgaben und holt Kundenfeedback ein.

Auf diese Weise können Teams schnell auf Änderungen reagieren und einen Mehrwert für Endbenutzer schaffen. Dazu benötigen agile Teams eine Work-Management-Software, um ihr Produkt- und Sprint-Backlog zu verwalten.

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Schritte des agilen Workflow-Prozesses

1. Idee

In dieser Phase definiert das agile Team das Product Backlog, also die Menge der zu entwickelnden Produktfunktionen. Dies geschieht auf der Grundlage von Kunden- und Stakeholder-Anforderungen. Normalerweise beginnen agile Teams mit dem Minimum Viable Product und beginnen später im Prozess mit der Priorisierung von User Stories.

2. Planung

Sobald Sie definiert haben, was getan werden soll, ist es an der Zeit, ein Team zusammenzustellen und mit der Sprintplanung zu beginnen. Zu diesem Zeitpunkt weisen Sie Ihren agilen Teammitgliedern Aufgaben und Ressourcen zu, um User Stories zu erledigen.

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3. Wiederholung

Jetzt ist alles bereit, damit das agile Team mit der Arbeit beginnen kann. Sie beginnen mit der Arbeit in jedem Sprint, starten Produktveröffentlichungen, holen Kundenfeedback ein und wiederholen den Zyklus, bis das Endprodukt geliefert wird. Bis dahin soll das Produkt alle Stakeholder- und Kundenanforderungen erfüllen.

4. Freigabe

Eine Produktfreigabe erfolgt jedes Mal, wenn ein Sprint abgeschlossen ist. Wie oben erwähnt, umfasst der agile Workflow-Prozess einen Zyklus von Sprints und Produktfreigaben, bis das Endprodukt geliefert wird. Dies liegt daran, dass die agile Methodik darauf abzielt, die Effizienz und Kundenzufriedenheit zu maximieren.

5. Produktion

Sobald ein Endprodukt entwickelt und getestet wurde, kann die Produktionsphase beginnen. Das agile Team muss diesen Prozess überwachen und alle anderen Abteilungen unterstützen.

6. Ruhestand

Sobald das Produkt erfolgreich eingeführt wurde, wird der agile Workflow-Prozess abgeschlossen. Das agile Team kann zum nächsten Projekt- oder Produktentwicklungszyklus übergehen.

Arten von agilen Arbeitsabläufen

Agile ist eine berüchtigte Projektmanagementmethode, die mehrere Variationen aufweist. Diese Variationen gelten als agile Frameworks, da sie gemeinsame agile Prinzipien und Kernwerte teilen, sich aber in ihrer Funktionsweise unterscheiden, was auch für ihre agilen Arbeitsabläufe gilt. Hier sind die beiden wichtigsten agilen Workflow-Ansätze.

Gedränge

Scrum ist ein Framework für einen agilen Workflow. Daraus leitet sich der Begriff Sprint ab. Auf jeden Sprint folgt Feedback, das den Plan informiert, um das Ziel auf den Anforderungen des Endbenutzers zu halten, selbst wenn sich diese mitten im Projekt ändern.

Beim Scrum gibt es Daily Scrums, das sind kurze Meetings zu Beginn des Arbeitstages. Darin besprechen die Teams, was das Team gestern getan hat, was sie heute tun werden und ob es Hindernisse gibt. Auf diese Weise kann das Team alles vermeiden, was seinen Fortschritt blockieren könnte, und ein klares Ziel für den Tag haben.

Bei der Arbeit in Scrum gibt es Dinge, die User Stories genannt werden. Dies sind Möglichkeiten, um mit dem Endbenutzer im Gespräch zu bleiben und Just-in-Time-Analysen durchzuführen. Kurz gesagt, es ist eine Anforderung auf hohem Niveau. Diese helfen den Teams zu wissen, was sie tun, für wen und warum.

Sie sind auch ein großartiger Kommunikationskanal zwischen dem Team und den Endbenutzern, und diese Art von Feedback ist für einen agilen Arbeitsablauf von entscheidender Bedeutung.

Kanban

Es gibt jedoch auch Kanban, das sich auf eine priorisierte Liste von Aufgaben stützt, die als Backlog bezeichnet werden, um Aktivitäten zu verwalten. Dies ist Teil der sogenannten Lean- und Just-in-Time-Fertigung, die sicherstellt, dass Teams genau die Menge an Ressourcen haben, die sie benötigen, um ihre Kapazität zur Erfüllung einer bestimmten Aufgabe zu erfüllen.

Kanban ist ein visuelles Tool für einen agilen Workflow. Es besteht aus einer Tafel, die in Spalten unterteilt ist, die den Arbeitsablauf darstellen. Die Grundstruktur des Kanban-Boards besteht darin, dass es in drei Spalten unterteilt ist: To Do, Doing und Done.

Kanban-Karten sind die Aufgaben oder Rückstände, die priorisiert und unter der To-Do-Spalte gesammelt werden. Von dort nehmen die Teammitglieder sie und verschieben sie in die Doing-Spalte, wenn sie mit der Ausführung der Aufgabe beginnen.

Das Tolle an Kanban als agilem Workflow ist die Transparenz für Teamleiter. Sie sehen auf einen Blick, wer woran arbeitet und in welchem ​​Fertigstellungsstadium es sich befindet. Dies ist der Schlüssel zum Verfolgen und Berichten von Projekten.

So erstellen Sie einen agilen Workflow

Nachdem wir nun die verschiedenen Arten von agilen Arbeitsabläufen kennengelernt haben, die Sie auswählen können, lernen wir den grundlegenden Prozess zum Einrichten eines agilen Arbeitsablaufs für Ihren Projekt- oder Produktentwicklungszyklus kennen.

1. Stellen Sie ein agiles Team zusammen

Bevor Sie den agilen Workflow-Typ auswählen können, der für Ihr Projekt am besten geeignet ist, müssen Sie ein Team zusammenstellen, das offen für die Arbeit in einem agilen Rahmen ist. Das bedeutet, ein Team zu finden, indem man über ihre Lebensläufe hinausblickt. Agiles Projektmanagement wird oft als fast eine Arbeitsphilosophie angesehen.

2. Wählen Sie Ihren Typ des agilen Workflows

Scrum, Kanban und andere agile Projektmanagementmethoden haben Vor- und Nachteile. Sie müssen überlegen, welche davon besser zu Ihrer Organisation und Ihrem agilen Team passt. Denken Sie daran, dass Sie und Ihr Team über das agile Manifest, die agilen Prinzipien, die Kernwerte und sogar die agilen Meetings Bescheid wissen müssen, da sie für alle agilen Projektmanagementansätze gelten.

3. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu

Unabhängig davon, ob Sie in einem Scrum- oder Kanban-Framework arbeiten, müssen Sie Ihren Teammitgliedern Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen. Beispielsweise erfordert die Scrum-Methodik, dass Sie Personen für bestimmte Scrum-Rollen finden, wie den Scrum Master, den Product Owner und das Entwicklungsteam.

4. Planen Sie agile Zeremonien

Es gibt fünf agile Zeremonien oder Scrum-Zeremonien: Sprint-Planung, tägliches Scrum, Sprint-Review, Sprint-Retrospektive und Backlog-Grooming. Sie sind sehr wichtig, weil sie dem agilen Workflow-Prozess Struktur verleihen und die Zusammenarbeit im Team fördern.

5. Sprints planen

Agile Sprints werden in einer sogenannten Produktentwicklungs-Roadmap geplant. Um Sprints zu planen, müssen Sie beginnen, über jedes einzelne Merkmal Ihres Produkts oder Ihrer Projektleistung nachzudenken. Um mit diesem Prozess zu beginnen, sollten Sie mit Ihrem Minimum Viable Product beginnen, das über die absolut notwendigen Funktionen verfügt, und dann von dort aus Ihre Entwicklungs-Roadmap aufbauen.

6. Verwenden Sie Projektmanagement-Tools

Sie haben Ihr agiles Team und eine Reihe agiler Workflow-Techniken zur Auswahl, die ihnen dabei helfen, iterativer und kollaborativer zu arbeiten. Jetzt fehlt nur noch das Projektmanagement-Tool, das es Teamleitern und Teammitgliedern ermöglicht, diesen agilen Workflow effektiv zu nutzen.

Erstellen Sie mit ProjectManager einen agilen Workflow

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeits- und Projektmanagementsoftware, die die Flexibilität bietet, innerhalb einer traditionellen Methodik, eines agilen Frameworks oder einer Mischung aus beidem zu arbeiten. Es hilft Teams, besser zusammenzuarbeiten, und verfolgt ihre Aufgaben, während sie sich vom Backlog zum Erledigten bewegen. Außerdem ist es flexibel, sodass die Mitarbeiter so arbeiten können, wie sie möchten, und so produktiv wie möglich sind.

Mehrere Wege zur Arbeit

Agile Teams brauchen andere Werkzeuge als andere Projektbeteiligte, die vielleicht traditioneller arbeiten. Aber Sie möchten nicht viele verschiedene Tools bekommen: Das erschwert die Zusammenarbeit.

ProjectManager verfügt über mehrere Projektansichten. Je nachdem, wie agil Sie werden möchten, können Sie auf verschiedene Arten an einem Projekt arbeiten. Es gibt eine Aufgabenliste und eine Kalenderansicht, aber auch ein traditionelleres Gantt-Diagramm, das Teamleitern die Werkzeuge an die Hand gibt, um Aufgaben über eine Zeitachse zu planen und Abhängigkeiten zu verknüpfen.

Verwenden Sie Kanban-Boards für agile Teams

Die vierte Projektansicht ist das Kanban-Board. Diese Boards bieten Teams einen agilen Workflow, der einfach zu bedienen ist, Zeit spart und sie bei der Arbeit hält. Karten können nach Tags, Fälligkeitsdaten, Fortschritt und Verantwortlichem gefiltert werden, wodurch sie in Ihrem Backlog leicht zu finden sind.

Kanban-Karten können auch an die Arbeitsweise der Teammitglieder angepasst werden. Sie können beispielsweise eine Aufgabenliste hinzufügen, die Karte taggen, Kommentare und sogar Anhänge hinzufügen. ProjectManager verfügt über unbegrenzten Dateispeicher, sodass Teamleiter oder Teammitglieder so viele relevante Dokumentationen und Bilder wie nötig zu der Aufgabe hinzufügen können, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Holen Sie sich Teamzusammenarbeit und -management

Mit ProjectManager erfolgt die Zusammenarbeit auf Aufgabenebene. Teams können jedes Teammitglied kommentieren oder markieren und es in die Unterhaltung einbeziehen. Sie werden sofort per E-Mail benachrichtigt, sodass alle im Projektteam eng zusammenarbeiten.

Auch agile Workflows müssen überwacht werden. Es ermöglicht Teams, schnell auf auftretende Probleme zu reagieren. Das Echtzeit-Dashboard von ProjectManager ist ein Fenster, um den Aufgabenfortschritt, die Arbeitsbelastung des Teams, die Kosten und mehr zu verfolgen, während es passiert. Dies ist perfekt für Sprint-Reviews und Projektbewertungen.

Agile Teams sind selbstgesteuert. Sie brauchen die Kontrolle, die ProjectManager ihnen gibt, um ihre Arbeit zu verwalten und ihre eigenen Aufgaben zu erstellen, sogar solche, die nicht mit einem bestimmten Projekt verbunden sind. Dadurch sind sie agiler und nicht mehr an einen starren Projektplan gebunden.

ProjectManager hilft Teams mit einem agilen Workflow, der durch unsere flexiblen Projektmanagement-Tools unterstützt wird. Cloudbasiert zu sein bedeutet, dass Teams überall und jederzeit Zugriff auf diese Tools haben. Verwenden Sie ProjectManager, um in Wasserfall-, agiler oder hybrider Methodik zu arbeiten: So flexibel ist es. Werden Sie agil, indem Sie noch heute diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.