So wird das Sammeln von Kampagnen-Feedback weniger schmerzhaft

„Können Sie diese E-Mail für mich überprüfen? Ich sende Ihnen einen Schnelltest!“

„Hey, könnten Sie die E-Mail überprüfen, die ich Ihnen neulich geschickt habe? Vielen Dank!"

„Warte, wo sind Toms Kommentare?“

Wenn Sie im letzten Monat eine dieser Ausdrücke verwendet haben, haben Sie wahrscheinlich den E-Mail-Review-Blues. Zu den Symptomen gehören verstreutes Feedback, widersprüchliche Kommentare, stundenlanges Hin- und Herspringen zwischen Kommentaren und Bearbeiten und eine Zunahme von Kopfschmerzen.

Leider ist dies ein Trend, den unsere Community immer mehr erlebt. In den letzten Jahren hat unser Bericht zum Status der E-Mail-Workflows einen schrumpfenden Prozentsatz von Vermarktern aufgedeckt, die der Meinung sind, dass ihr E-Mail-Überprüfungsprozess genau richtig ist.

Für einige ist der E-Mail-Genehmigungsprozess zu mühsam. Im Durchschnitt verbringen Vermarkter 4,2 Stunden damit, Bewertungen und Genehmigungen für eine einzelne E-Mail zu sammeln, was normalerweise länger dauert, als es zu codieren. Andere haben möglicherweise mit einem zu laschen E-Mail-Überprüfungs-Workflow zu kämpfen, was dazu führt, dass Fehler durch die Ritzen rutschen.

Muss das wirklich so sein? Lass uns erforschen.

Was kann E-Mail-Überprüfungen und -Genehmigungen ruinieren?

Theoretisch sollten Sie den E-Mail-Überprüfungsprozess mit offenen Armen begrüßen können. Jeder, der schon einmal ein Teammitglied auf einen offensichtlichen Fehler hingewiesen hat, den Sie völlig übersehen haben, weiß, wie schön es ist, neue Augen auf Ihre Arbeit zu werfen.

Was ist also die Ursache für diese schreckliche Rezensionsepidemie? Es gibt drei Hauptschuldige.

Problem Nr. 1: Verstreutes Feedback

Stellen Sie sich vor, Sie möchten sich zum Mittagessen ein Sandwich machen, aber das Brot ist im Badezimmer, das Gemüse in der Garage und der Käse in Ihrer Garderobe. Herumlaufen, um die Zutaten zu sammeln und sich wieder in der Küche zu treffen, wäre zeitaufwändig und nervig.

Es klingt wie ein lächerliches Szenario, aber damit müssen sich E-Mail-Marketer auseinandersetzen, wenn sie Feedback von verschiedenen Aktionären erhalten müssen. Wir haben unsere Community gefragt, wie sie E-Mail-Feedback erhalten, und viele Werbetreibende gaben an, dass sie mehrere Kanäle nutzen, um Feedback zu einer einzigen E-Mail zu sammeln .

Der häufigste Weg, um Feedback zu erhalten, war per E-Mail, wobei 75 % der Nutzer angaben, diese Methode zu verwenden. Oh toll. Mehr Sachen in Ihrem Posteingang! Verständlicherweise fühlt sich dies wie ein natürlicher Ort an, um Kommentare als Antwort auf Test-E-Mails zu senden, aber wichtige Informationen können im Thread verloren gehen. 25 % der Leute, die Slack für Feedback verwenden, können mit ähnlichen Problemen konfrontiert werden, wenn sie Gespräche durchsuchen, um einen bestimmten Kommentar zu finden.

Eine weitere beliebte Methode zum Sammeln von E-Mail-Bewertungen ist die mündliche, wobei 28% Bewertungen auf diese Weise verwalten. Ein persönliches Gespräch mit jemandem minimiert zwar die Wahrscheinlichkeit, dass Sie ein Missverständnis der Absicht haben, hinterlässt aber auch keine „Papierspur“. Mit allem anderen auf Ihrem Teller können Sie die Details eines Gesprächs leicht vergessen.

21 % der Marketer arbeiten über Google Docs oder andere freigegebene Dokumente zusammen. Die gute Nachricht ist, dass diese Methode Notizen etwas besser konsolidiert als ein Konversationsthread in E-Mails. Es gibt jedoch den zusätzlichen Schritt, Kommentare zu einem Dokument in die eigentliche E-Mail in einem anderen Programm zu übersetzen.

Die Liste der Methoden zum Sammeln von E-Mail-Genehmigungen lässt sich endlos fortsetzen. Das Problem ist jedoch nicht so sehr, welchen Kanal Sie verwenden. Die Kopfschmerzen beginnen wirklich aufzutauchen, wenn verschiedene Teammitglieder Kommentare über verschiedene Methoden senden. Dann bleibt es dem Projektleiter überlassen, alle Informationen abzugleichen und in tatsächliche Bearbeitungen zu übersetzen.

Problem #2: Kein etablierter Workflow

Ein weiteres Problem, das dazu führt, dass sich E-Mail-Bewertungen in die Länge ziehen, ist das Fehlen eines etablierten Workflows. Einfach gesagt, wenn es keine Erwartungen gibt, kann niemand sie erfüllen. Es ist hilfreich, Details auszuarbeiten wie:

• Wie schnell wird von den Leuten erwartet, dass sie Kommentare teilen?
• Welche Art von Feedback suchen Sie?
• Wer hat das letzte Wort über individuelle Entscheidungen?
• Wie gehen Sie mit widersprüchlichen Meinungen um?

Ohne ein Standardverfahren erfinden Sie den E-Mail-Genehmigungsprozess jedes Mal neu.

Problem #3: Zu viele Meinungen

Schließlich werden E-Mail-Bewertungen überwältigend, wenn zu viele Köche in der Küche sind. Selbst ein einzelner Feedbackkanal wird sich überwältigend anfühlen, wenn sich zu viele Leute einmischen. Es mag verlockend sein zu glauben, dass mehr Feedback E-Mail-Perfektion bedeutet, aber es gibt Grenzen dafür, wie hilfreich mehr Kommentare sind.

Viele Teammitglieder, die an der E-Mail-Überprüfung beteiligt sind, sind nicht nur für E-Mail-Marketer schlecht. Jede zusätzliche Abteilung oder jeder Manager, den Sie hinzuziehen, muss sich Zeit nehmen, um Kommentare hinzuzufügen. Während einige dieser Rückmeldungen wichtig sind, können andere dem Unternehmen besser dienen, indem sie ihre Talente woanders halten.

So erstellen Sie den E-Mail-Review-Workflow Ihrer Träume

E-Mail-Bewertungen sind für viele E-Mail-Teams ein Flaschenhals, was einfach bedeutet, dass es sich um einen Hauptbereich für Verbesserungen handelt. Es gibt zwei Hebel, mit denen Sie Ihren E-Mail-Genehmigungsworkflow überarbeiten können : das Wer und das Wie.

Beschränken Sie die Anzahl der E-Mail-Prüfer auf 2 oder drei Teammitglieder

Die Verbesserung Ihres E-Mail-Überprüfungsprozesses beginnt damit, dass Sie sich genau ansehen, wer an Ihrem Workflow beteiligt ist.

Der Sweet Spot der Zusammenarbeit besteht darin, dass 2-3 Personen zu E-Mail-Bewertungen beitragen. Auf diese Weise können Sie sich ein paar Meinungen einholen, ohne auf alle Vorlieben eingehen zu müssen. Diese wenigen Personen können innerhalb Ihres E-Mail-Teams sein oder sich auf Abteilungen wie die Rechtsabteilung erstrecken. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wen Sie aus der täglichen E-Mail-Überprüfung entfernen sollen, beginnen Sie oben. Das heißt, das Führungsteam.

27 % der Marketer erhalten Feedback vom Führungs- oder Betriebsteam – und diese Teams bewerten ihre Genehmigungsprozesse eher als zu aufwändig. Wenn dies immer noch ein wertvoller Überprüfungsprozess für Sie ist, dann behalten Sie ihn auf jeden Fall. Für die meisten Unternehmen wäre die Geschäftsführung jedoch besser beraten, wenn sie eine übergeordnete Strategie berät, als einzelne E-Mails.

Vereinbaren Sie Zeitpläne und Struktur für den Überprüfungsprozess

Nachdem Sie entschieden haben, wer in Ihrem Überprüfungsprozess wichtig ist, überlegen Sie, wie er strukturiert sein sollte. Was sind realistische Zeitrahmen für das Sammeln und Umsetzen von Feedback? Wird jeder aufgefordert, eine E-Mail auf einmal zu überprüfen, oder durchläuft sie verschiedene „Filter“-Prüfungsstufen? Die Kommunikation trägt wesentlich dazu bei, dass alle mit den gleichen Erwartungen an Bord sind.

Wählen Sie ein Tool, um das gesamte Feedback zu zentralisieren

Nachdem Sie Ihr E-Mail-Überprüfungsteam und die Zeitachse sortiert haben, ist es an der Zeit, Ihre Tools in Ordnung zu bringen. Der wichtigste Teil des „Wie“ Ihres E-Mail-Überprüfungsprozesses besteht darin, dass jeder eine einzige Methode zum Teilen von Kommentaren verwendet. Sogar ein einzelner sehr langer E-Mail-Thread ist besser als eine E-Mail, ein Slack, ein Google Drive-Kommentar und ein Post-It von Ihrem Chef.

Halbieren Sie die E-Mail-Überprüfungszeit mit Lackmus Proof

Wenn Sie Ihr Leben noch einfacher machen möchten, sollten Sie Litmus Proof verwenden . Diese Zusammenarbeitsfunktion konsolidiert das Feedback aller zusammen mit Ihrem E-Mail-Code und Ihren Tests. Sie können Ihr Kernteam zur Überprüfung einladen und es kann Kommentare zu bestimmten Stellen in der E-Mail hinterlassen.

Sie müssen nicht mehr nach Kommentaren suchen, und Ihr Team kann die Notizen aller anderen sehen, wodurch Duplikate vermieden werden. Zusätzlich zum Teilen von Beweisen in Ihrem Litmus-Konto können Sie auch Links zu E-Mail-Beweisen über einen öffentlichen Link teilen, um ihn an Projektmanagement-Tools anzuhängen.

Neugierig? Erfahren Sie mehr über Lackmus-Proof .