So erstellen Sie einen Projektkalender für das Projektmanagement

Was ist ein Projektkalender?

Ein Projektmanagement-Kalender ist eines von vielen Formaten zur Anzeige eines Projektzeitplans. In diesem Fall ist das Format eines, mit dem wir alle sehr vertraut sind – unabhängig von unserer Erfahrung im Projektmanagement haben wir alle einen Kalender gesehen. Aus diesem Grund sind Projektkalender eine hervorragende Möglichkeit, Informationen über den Projektzeitplan mit allen Teammitgliedern zu teilen.

Vor diesem Hintergrund sind Projektplanungskalender etwas komplexer als die, die Sie in Ihrem Alltag verwenden. Obwohl ihr Format vertraut ist, enthalten sie eine breitere Palette von Informationen.

Warum sind Projektmanagement-Kalender wichtig?

Es gibt einen Grund, warum wir uns immer noch auf einen traditionellen Kalender verlassen. Sie sind hervorragende Werkzeuge, um den Zeitablauf zu visualisieren und einen Zeitplan zu erstellen. Projektmanager verlassen sich auf Kalenderansichten, um Zeitpläne in einem leicht verständlichen Stil zu veranschaulichen, häufig in Verbindung mit einem Gantt-Diagramm, um Informationen so vollständig wie möglich anzuzeigen. Ein Projektplanungskalender ist jedoch ein ausgezeichneter erster Schritt, bevor Sie einen Zeitplan erstellen.

Projektkalender stellen alle Informationen, die Teams über den Zeitplan des Projektplans benötigen, in einem leicht verständlichen Format bereit. Es braucht ein geschultes Auge, um alles zu erkennen, was ein Gantt-Diagramm zeigt, und für viele sind solche Formate etwas überwältigend. Ein Projektkalender hingegen ist sehr einfach. Jeder in einem Team ist anders, und einen Projektkalender zur Hand zu haben, hilft dabei, den unterschiedlichen Vorlieben gerecht zu werden.

Was gehört in einen Projektkalender?

Projektkalender müssen mehr als nur wichtige Fälligkeitstermine anzeigen. Dies ist nur ein Teil des Puzzles. Wenn ein Projektkalender nur dieses Element des Projektzeitplans anzeigt, sind Teammitglieder gezwungen, auf andere Dokumente zu verweisen, was zu Verwirrung und Fehlern führen kann.

Erstellen Sie stattdessen einen Projektkalender, der alle Informationen zur Projektplanung an einem Ort zusammenfasst. Diese Informationen umfassen Aufgaben, Ressourcen, Baselines, Fälligkeitsdaten und mehr.

So erstellen Sie einen Projektkalender im ProjectManager

Die Regeln zum Erstellen eines Projektkalenders sind nicht in Stein gemeißelt. Die Herangehensweise an einen Kalender hängt vom Projekt, dem Team und den persönlichen Vorlieben ab. Vor diesem Hintergrund gibt es einige Schritte, die Sie für jeden Projektmanagement-Kalender befolgen müssen.

1. Aufgaben erstellen: Das Erstellen von Aufgaben ist ein entscheidender Teil der Erstellung eines Projektzeitplans, und wenn Sie einen Projektkalender erstellen, haben Sie wahrscheinlich bereits eine Aufgabenliste. Jetzt ist es an der Zeit, diese Aufgaben aus der Liste in den Projektmanagement-Kalender zu übertragen. Dabei ist es wichtig, die Aufgaben zu „konkretisieren“ und so viele Details wie möglich anzugeben. Dazu gehören alle Beauftragten, Links, Bilder, Nachrichten usw. Die besten Projektkalender bewahren all diese Informationen an einem Ort auf.
2. Prioritäten setzen: Die Bereitschaft, Aufgaben neu zu verteilen, ist ein sehr wichtiges Element bei der Erstellung eines Projektkalenders. Auch bei der besten Projektplanung läuft nicht immer alles so, wie wir es uns vorstellen. Das ist nicht unbedingt eine schlechte Sache, es bedeutet nur, dass wir auf unterschiedliche Ergebnisse vorbereitet sein müssen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Prioritäten für jede Aufgabe festzulegen. Indem Sie eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität festlegen, können Sie Aufgaben verschieben, ohne wichtige Ergebnisse zu beeinträchtigen.
3. Überprüfung mit verschiedenen Filtern: Bevor Sie Ihren Projektplanungskalender sperren, sollten Sie ihn aus verschiedenen Blickwinkeln überprüfen. Dies geschieht durch die Verwendung von Filtern, um nur bestimmte Aspekte des Kalenders anzuzeigen. Versuchen Sie beispielsweise, Ihren Kalender nach Teammitglied zu filtern, um die Arbeitslasten zu überprüfen. Filtern Sie dann nach Aufgabenpriorität, um zu sehen, welche Elemente mit hoher Priorität am nächsten beieinander liegen. All diese Informationen dienen als Grundlage für Entscheidungen über Anpassungen des Kalenders, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

So verfolgen Sie Projekte mit einem Projektkalender

Eine Möglichkeit, Projekte mit einem Projektkalender zu verfolgen, besteht darin, die Fälligkeitsdaten von Aufgaben mit dem Fortschritt zu vergleichen und abzuschätzen, ob Aufgaben auf dem richtigen Weg sind, um rechtzeitig abgeschlossen zu werden. Eine andere Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, einen Kalender zu verwenden, um Ressourcen sowie wichtige Daten anzuzeigen.

Die Verwendung eines Ressourcenkalenders wie diesem macht es einfach, den Plan mit der Realität zu vergleichen. Vergleichen Sie einfach, wo Ressourcen geplant waren, mit dem aktuellen Status dieser Ressourcen.

Best Practices für die Erstellung eines Projektmanagement-Kalenders

Projektkalender sind für jedes Team einzigartig. Tatsächlich ist ein Teil der Schönheit eines Projektplanungskalenders das Potenzial für individuelle Anpassungen. Allerdings gibt es ein paar wichtige Faustregeln zu beachten, um nicht in die Fallstricke des Projektkalenders zu tappen:

Farbcode

Da Projektkalender schon so lange verwendet werden, haben sich die Leute einige Tricks angeeignet, um das Beste aus ihnen zu machen. Eine davon ist die Farbcodierung. Bei der Farbcodierung geht es nicht nur um Ästhetik. Es geht darum, Projektkalender auf einen Blick leicht verständlich zu machen.

Wenn Sie wissen, welche Farben was in Ihrem Projektmanagement-Kalender darstellen, brauchen Sie nicht jedes Mal die Details zu lesen, wenn Sie Informationen benötigen. Dies verbessert die Effizienz erheblich. Und für visuelle Lernende und Arbeiter bedeutet die Farbcodierung, dass Kalender noch sinnvoller sind.

Betrachten Sie Workloads

Projektkalender bieten eine hervorragende Möglichkeit, einzelne Arbeitslasten zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen, indem sie Ihnen die Möglichkeit geben, Ihren Kalender nach Aufgabenempfängern zu filtern, bevor Sie neue Arbeiten zuweisen. Auf diese Weise können Sie sehen, wie beschäftigt oder offen der Terminplan einer Person sein könnte. Natürlich können Sie die Arbeitsbelastung auch auf andere Weise überprüfen, aber wenn Sie sie im Projektkalender haben, wird der Prozess optimiert. Einige Projektmanager entscheiden sich sogar dafür, ihre Kalender nach Teammitgliedern farblich zu kennzeichnen.

Unabhängig davon, wie Sie Workloads darstellen, möchten Sie nicht, dass ein Teammitglied „zu viel Platz“ im Kalender einnimmt. Dies weist darauf hin, dass jemand höchstwahrscheinlich in Aufgaben ertrinkt, und dies kann die Qualität der Arbeit oder sogar den Projektzeitplan beeinträchtigen . Glücklicherweise sind Kalender eine hervorragende Möglichkeit, diese Details in Sekundenschnelle zu überprüfen.

Erstellen Sie Eventualitäten

Es ist sehr hilfreich, Prioritäten für Aufgaben zu setzen. Diese Prioritäten schützen Sie nicht nur davor, kritische Fälligkeitstermine zu überschreiten, sondern erstellen auch eine Roadmap für Notfallpläne. Höchstwahrscheinlich werden die Dinge nicht genau so laufen, wie sie auf der Zeitachse des Projektplans markiert sind . Aus diesem Grund haben die besten Projektmanager Pläne, um den gesamten Projektkalender an jeden potenziellen Rückschlag anzupassen.

Es reicht nicht aus, nur für ein Szenario gerüstet zu sein. Stattdessen müssen Projektmanager mit Kalendern „herumspielen“, um verschiedene Routen zum selben Ziel (das Ziel ist das abgeschlossene Projekt) zu planen. Die gute Nachricht ist, dass Online-Projektmanagementkalender diesen Experimentierprozess einfach machen und es den Benutzern ermöglichen, so viele Notfallpläne auszuprobieren, wie sie sich vorstellen können, ohne etwas von ihrer ursprünglichen Arbeit zu verlieren.

ProjectManager hat die besten Projektkalender

Die Kalenderansicht von ProjectManager bietet Benutzern Zugriff auf den besten Online-Projektkalender im Spiel und die Möglichkeit, ihn zu 100 % einzigartig für Sie zu gestalten. Der Einstieg ist einfach. Erstellen Sie einfach Aufgaben, wie Sie möchten, sei es über Gantt-Diagramme, Kanban-Karten, Aufgabenlisten oder in der Kalenderansicht selbst.

Müssen Sie einem Teammitglied eine Frage zu einer bestimmten Aufgabe stellen? Sie müssen nicht zu Ihrer E-Mail springen. Öffnen Sie einfach die Aufgabe und markieren Sie die Person in einem Kommentar.

Gantt-Diagramme

Zusätzlich zur Projektkalenderansicht bietet ProjectManager Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Aufgabenlisten, um Ihnen die besten Projektmanagement-Tools zur Planung und Durchführung Ihrer Projekte zu bieten. Ein Gantt-Diagramm ermöglicht es Ihnen, Ihren Projektplan unter Kontrolle zu halten, Ihren Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, Meilensteine ​​zu definieren und mit Ihrem Team in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Mit der Kalenderansicht von ProjectManager können Sie Ihre Arbeit in einem herkömmlichen Kalender anordnen, sodass Ihr gesamtes Team einen Zugriffspunkt hat, um den Arbeitsplan anzuzeigen. Starten Sie ProjectManager kostenlos für 30 Tage und sehen Sie, wie der Zugriff auf unsere Arbeitsmanagement-Tools dazu beitragen wird, Ihr nächstes Projekt zum Erfolg zu führen.