Wie man die Projektumgebung von der Initiierung bis zum Abschluss verwaltet

Ein Projekt zu managen ist schwierig. Sie müssen eine Frist einhalten und Budgets einhalten. Und innerhalb dieser schmalen Gasse müssen Sie ein Qualitätsprodukt oder eine Dienstleistung liefern.

Und das ist nur das Projekt! Was ist mit all den Dingen, die das Projekt beeinflussen können? Es gibt Kräfte außerhalb Ihrer Kontrolle, die Ihre Arbeit ablenken können. Es gibt sogar Probleme, die von Ihrem Team oder Ihren Stakeholdern auftreten können.

All diese Dinge machen die Projektumgebung aus. So wie Sie in einer Umgebung leben, die Ihr Leben beeinflusst, tut dies auch Ihr Projekt. Sie müssen sich der Projektumgebung bewusst sein und sich auf ihren Einfluss auf Ihr Projekt während des gesamten Projektmanagement-Lebenszyklus vorbereiten.

Was ist eine Projektumgebung?

Eine Projektumgebung sind alle internen und externen Kräfte, die auf Ihr Projektmanagement einwirken. Dies sind Dinge innerhalb und außerhalb des Projekts, die sich auf Ihren Zeitplan, Ihr Budget, Ihre Teammoral und vieles mehr auswirken können.

Der Projektmanager muss die Projektumgebung verstehen und proaktiv planen, um die Faktoren zu verwalten, die das Projekt beeinflussen könnten. Es ist so, als würde man Risiken auf diese Weise managen.

Stellen Sie sich die Projektumgebung als den Kontext vor, in dem das Projekt existiert. Es gibt einen alten Ausdruck, der besagt: „Kontext ist alles.“ Jeder Projektmanager, der denkt, dass er nicht mehr Daten braucht, ist ein Projektmanager, der eine harte Lektion bekommen wird.

Warum ist die Projektumgebung wichtig?

Beim Management eines Projekts ist es selbstverständlich, seine Ziele, seinen Umfang, sein Budget und seinen Zeitplan zu definieren – aber oft vernachlässigt man die Umgebung des Projektmanagements. Tun Sie dies auf eigene Gefahr. Es gibt Faktoren, die Sie identifizieren und verwalten müssen, um sicherzustellen, dass Sie das Projekt erfolgreich durchführen.

Wo findet das Projekt beispielsweise statt und birgt dieser Bereich potenzielle Risiken? Es könnte ein Erdbeben, ein Hurrikan oder sogar etwas so Einfaches wie eine schlechte Infrastruktur geben, die es schwierig macht, Ihre Ressourcen zum Einsatzort zu bringen.

Ein weiterer Faktor ist das soziale Umfeld. Was hält die lokale Bevölkerung von dem Projekt? Werden sie verärgert sein und möglicherweise Ihrem Fortschritt im Wege stehen? Es könnte auch weniger dramatisch sein, wie z. B. die Demografie des Gebiets, die den Projektmanagementplan in irgendeiner Weise beeinflussen könnte.

Das Projektumfeld ist von größter Bedeutung. Beim Sammeln dieser Informationen kann Projektmanagement-Software helfen. ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Tool, mit dem Sie unbegrenzt Dokumente und Bilder in das Tool hochladen können. Organisieren Sie sie in unserer Listenansicht und Sie haben sie immer zur Hand, egal ob Sie vor Ort, im Büro oder sogar zu Hause sind. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!

Schlüsselelemente der Projektumgebung

Zwei der Hauptelemente einer Projektumgebung sind interne und externe Faktoren:

Organisationsstruktur und Organisationskultur

Die Organisationsstruktur wirkt sich darauf aus, wie Sie das Projekt verwalten. Dies sind die verschiedenen Systeme, die beschreiben, wie Prozesse durchgeführt werden, um die Ziele der Organisation und damit die Funktionsweise des Projekts zu erreichen. Darüber hinaus prägt die Organisationskultur auch die Art und Weise, wie Sie das Projekt durchführen.

Physische Umgebung

Der andere Schlüsselfaktor ist die physische Umgebung. Dies umfasst die lokale Ökologie bis hin zur physischen Geographie – Wetter, Zugangsbeschränkungen zum Standort, Versorgungseinrichtungen, Verfügbarkeit lokaler Dienste und Verfügbarkeit von Personal und materiellen Ressourcen. Dies sind externe Faktoren, da sie außerhalb der Kontrolle Ihrer Organisation liegen.

Politisches Umfeld

Das politische Umfeld, in dem das Projekt stattfindet, kann sich darauf auswirken, wie das Projektteam mit Stakeholdern interagiert. Es können illegale Aktivitäten im Spiel sein, wie z. B. Korruption, Unterschiede in der lokalen und nationalen Politik, Änderungen der politischen Macht oder des Einflusses und mehr.

Auch kulturelle und religiöse Aspekte sind zu berücksichtigen. Diese können dazu führen, dass sich Ihr Projektplan aufgrund von Personalanpassungen in Arbeitseinrichtungen, Feiertagen, akzeptablen Arbeitszeiten und Sicherheitserwägungen ändert.

Andere interne Projektumgebungsfaktoren

Andere interne Faktoren sind die Tools, Fähigkeiten und Erfahrungen Ihres Teams. Was ist ihre Verfügbarkeit? Brauchen sie eine Schulung? Haben Sie die Werkzeuge, die Sie brauchen? Dies kann sich auf die Geschwindigkeit und Effizienz des Projekts sowie auf den Umfang und die Standards auswirken.

Zu den äußeren Kräften gehören auch Marktbedingungen, die sich ständig ändern. Abhängig vom wirtschaftlichen Umfeld sind Sie möglicherweise nicht in der Lage, das Projekt zu finanzieren. Es könnte an personellen und materiellen Ressourcen fehlen.

Vergessen Sie nicht die Projektbeteiligten. Sie zu verstehen, könnte einer der wichtigsten Aspekte bei der Verwaltung einer Projektumgebung sein. Kennen Sie ihre Erfahrung, die Kultur, aus der sie kommen, die Struktur, in der sie arbeiten, ihre Risikobereitschaft, Prioritäten usw.

Projektumgebung und der Lebenszyklus des Projektmanagements

Eine der besten Möglichkeiten, die Projektumgebung zu verwalten, besteht darin, den Projektphasen zu folgen. Ein Projekt hat fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle und Abschluss. In jeder dieser Projektmanagementphasen müssen Sie das Projektumfeld berücksichtigen.

• Projektinitiierung: In dieser Phase bestimmen Sie, ob das Projekt realisierbar ist. Zu den Überlegungen für Ihre Projektumgebung gehören die Ermittlung der Bedürfnisse Ihrer Kunden, die Durchführung einer Machbarkeitsstudie und die Ausrichtung der Projektplanung an den Unternehmenszielen.
• Projektplanung: Bei der Projektplanung müssen Sie ein Budget und einen Zeitplan erstellen und Risiken analysieren (was ein wichtiger Bestandteil jeder Projektumgebung ist). Hier entscheiden Sie, was vom internen Projektteam erledigt und was ausgelagert wird.
• Projektausführung: Wenn Sie das Projekt ausführen, umfasst die Projektumgebung die Ressourcen und Geräte, die zur Durchführung der Aufgaben erforderlich sind. Das Team wird nach Risiken Ausschau halten und auftretende Probleme identifizieren. Alle Tests und Überprüfungen der Leistung werden ebenfalls durchgeführt.
• Monitoring und Controlling: Diese beiden Aktivitäten finden gleichzeitig mit der Projektdurchführung statt. An diesem Punkt wird die Projektumgebung um Prozesse und Tools erweitert, die Fortschritt und Leistung verfolgen. Jede Abweichung vom Projektmanagementplan wird gemeldet und es werden Anpassungen vorgenommen, um das Projekt auf Kurs zu halten.
• Projektabschluss: Der Abschluss erfolgt, sobald die letzte Leistung erbracht wurde. Jetzt müssen die losen Enden zusammengebunden werden. Das Projektumfeld an dieser Stelle umfasst die Steuerung des Prüfungs- und Abnahmeprozesses, die Begleichung aller offenen Rechnungen und den Abschluss von Verträgen. Es folgt eine Überprüfung des Projekts, die Dokumentation aller gewonnenen Erkenntnisse und der Abschluss aller Projektaufzeichnungen.

Beispiel einer Projektumgebung

Denken wir kurz an das Projektumfeld für einen Autobahnausbau.

1. Zunächst wird das Projekt im Freien durchgeführt. Sie müssen über die physische Umgebung nachdenken und bestimmen, in welcher Jahreszeit das Projekt am besten ausgeführt werden kann – vorzugsweise, wenn der Boden im Winter nicht vom Regen durchnässt oder festgefroren ist.
2. Dann ist da noch das politische Umfeld zu berücksichtigen. Ist der Staat oder die Grafschaft mit dem Projekt an Bord, und verfügen sie über ausreichende Mittel, um es durchzuführen? Gibt es Richtlinien oder Vorschriften, die sich auf das Projekt auswirken könnten? Gibt es politischen Willen, es zu vollenden?
3. Welche Umweltauswirkungen hat das Projekt und wird es von der Gemeinde unterstützt? Wenn Sie die Einheimischen nicht hinter dem Projekt haben, kann es zu einer Sackgasse kommen. Es kann auch Sicherheitsbedenken für den Standort geben – oder vielleicht soll die Autobahn durch Land führen, das in gewisser Weise geschützt ist.
4. Eine interne Projektumgebung könnte die Komplexität des Entwurfs und die verfügbaren Personalressourcen zur Ausführung dieses Plans umfassen. Dies kann sich auf die Geschwindigkeit und Effizienz Ihrer Arbeit auswirken. Ein zu berücksichtigendes externes Umfeld ist, ob die Marktbedingungen das Projekt unterstützen. Dadurch kann sich der Projektumfang ändern.

Das Projektumfeld berührt jeden Aspekt des Projekts. Die offensichtlichsten und wichtigsten Probleme sind oft am schwersten zu erkennen. Deshalb darf das Management der Projektumgebung nie als selbstverständlich betrachtet werden.

Wie ProjectManager Ihnen hilft, die Projektumgebung zu verwalten

ProjectManager kann die Projektumgebung in allen fünf Phasen Ihres Projekts überwachen und verwalten. Es kann Projektdokumente sammeln und als zentraler Knotenpunkt für alle Projektaufzeichnungen dienen und Teams auf seiner kollaborativen Plattform verbinden, um ihnen bei der Planung, Verfolgung und Berichterstattung über die Projektumgebung zu helfen, um den Kurs zu halten.

Planen Sie von Anfang bis Ende in Gantt-Diagrammen

Projektpläne müssen das Projektumfeld berücksichtigen. Die Gantt-Diagramme von ProjectManager sind robust genug, um alle Aktivitäten in Ihrem Projekt zu organisieren, Abhängigkeiten zu verknüpfen, die Ihren Fortschritt verzögern können, und sogar eine Basislinie festzulegen, sobald Sie den Projektplan erstellt haben. Mit einer Baseline können Sie die Projektabweichung schnell und in Echtzeit sehen, da unsere Software sofort aktualisiert wird, wenn der Projektstatus abgelegt wird.

Erhalten Sie Echtzeit-Status mit Live-Dashboards

Wenn Sie eine Übersicht über das Projekt erhalten, können Sie die gesamte Projektumgebung sehen und Probleme schnell erfassen, damit sie schnell gelöst werden können, bevor sie sich negativ auf das Projekt auswirken. Das Live-Dashboard von ProjectManager muss nicht wie bei einfachen Tools konfiguriert werden, sondern ist einsatzbereit, wenn Sie es sind. Es sammelt Daten in Echtzeit und berechnet automatisch Projektmetriken, die dann in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt werden.

One-Click-Berichte liefern schnell Daten

Wenn Sie sich die Daten genauer ansehen möchten, verwenden Sie die One-Click-Berichte von ProjectManager. Generieren Sie Berichte zu Projektabweichungen, Aufgaben, Kosten und vielem mehr. Alle unsere Berichte können gefiltert werden, damit Sie sich nur auf die Informationen konzentrieren können, die Sie sehen möchten. Sie können Berichte filtern, um anzuzeigen, worüber Stakeholder auf dem Laufenden bleiben möchten, und sie dann einfach mit ihnen teilen.

Von der Planung bis zum Abschluss verfügt unsere Software über alle Funktionen, die Sie benötigen, um Ihre Projektumgebung zu verwalten und alle damit verbundenen Risiken zu mindern. Erhalten Sie Benachrichtigungen, Ressourcenmanagement-Tools und Kanban-Boards, die den Arbeitsablauf Ihres Teams visualisieren, damit Sie Engpässe erkennen und Ressourcen schnell neu zuweisen können, damit die Teams ausgelastet bleiben. Außerdem erhalten Sie mehrere Projektansichten, sodass jeder im Team so arbeiten kann, wie er möchte, und auf dem Laufenden bleibt.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Ihre Arbeit organisiert und Sie produktiv hält. Seine Echtzeitdaten helfen Ihnen, die Projektumgebung zu überwachen und bessere Entscheidungen zu treffen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus.