So verwalten Sie die Erwartungen der Stakeholder

Stakeholder sind Personen mit einem begründeten Interesse am Projekt. Sie möchten wissen, wie das Projekt voranschreitet und ob es pünktlich und innerhalb des Budgets geliefert werden kann. Projektmanager müssen die Erwartungen ihrer Stakeholder verwalten.

Was sind die Erwartungen der Stakeholder?

Die Erwartungen der Stakeholder sind die Kriterien, anhand derer ein Stakeholder das Projekt als Erfolg betrachtet. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Kombination verschiedener Dinge, von der Lieferung des Endprodukts oder der Enddienstleistung, die den Qualitätserwartungen der Stakeholder entspricht, bis hin zur termin- und budgetgerechten Fertigstellung des Projekts.

Stakeholder wünschen sich regelmäßige Updates und Projektmanager können diese Stakeholder-Präsentationen nutzen, um ihre Erwartungen zu erfüllen. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit anpassbaren Berichtsfunktionen, die problemlos in verschiedenen Formaten geteilt werden können, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Es ist einfach, Status- und Portfolioberichte sowie Varianzberichte zu erstellen, die gefiltert werden können, um nur die Daten anzuzeigen, die für Stakeholder von Interesse sind. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Warum ist es wichtig, die Erwartungen der Stakeholder zu berücksichtigen?

Das Letzte, was ein Projektmanager möchte, ist, dass Stakeholder ihre täglichen Abläufe bei der Verwaltung eines Projekts mit Fragen zu Fortschritt und Ausgaben unterbrechen. Dies sind berechtigte Fragen, aber wenn ein Projektmanager diese Konversation nicht beherrscht, wird er von der wesentlichen Projektarbeit abgehalten und könnte sogar den Projektplan gefährden.

Natürlich sind nicht alle Stakeholder Kunden. Jeder, der ein begründetes Interesse am Projekt hat, ist ein Stakeholder. Teammitglieder sind Stakeholder. Durch die Bewältigung ihrer Erwartungen wird Vertrauen aufgebaut und eine bessere Beziehung zum Team aufgebaut. Das steigert die Arbeitsmoral und Produktivität. Das Management der Erwartungen der Stakeholder ist so wichtig, weil es zu einem reibungslosen Projektablauf führt.

So verwalten Sie die Erwartungen der Stakeholder in 6 Schritten

Es kann eine Herausforderung sein, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen, aber es ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um diesen Prozess in den Griff zu bekommen.

1. Identifizieren Sie Ihre Stakeholder

Bevor Sie die Erwartungen der Stakeholder verwalten können, müssen Sie wissen, wer sie sind. Identifizieren Sie alle Projektbeteiligten und ihre Interessen am Projekt, damit Sie verstehen können, wie sie sich auf das Projekt beziehen.

2. Ordnen Sie Ihre Stakeholder zu

Sobald Sie Ihre Stakeholder identifiziert haben, verwenden Sie eine Karte, um ihre Beziehung zum Projekt zu visualisieren. Eine Stakeholder-Karte besteht aus vier Quadranten: zufrieden stellen, genau verwalten, überwachen und auf dem Laufenden bleiben. Sie ordnen jeden Stakeholder dem entsprechenden Quadranten zu, um besser zu verstehen, wie man mit ihm umgeht.

3. Erfassen Sie die Erwartungen Ihrer Stakeholder

Verstehen Sie die Erwartungen, indem Sie sie befragen und ihren Standpunkt einholen, z. B. welche Kriterien sie für ein erfolgreiches Projekt berücksichtigen würden. Diese Informationen helfen Ihnen, ihre Erwartungen über den Lebenszyklus des Projekts hinweg zu verwalten.

4. Erstellen Sie ein Projektumfangsdokument und lassen Sie es von den Stakeholdern genehmigen

Ein Umfangsdokument erläutert die Grenzen des Projekts. Es legt die Verantwortlichkeiten des Teams fest und legt Verfahren für die Überprüfung und Genehmigung abgeschlossener Arbeiten fest. Lassen Sie Ihre Stakeholder dieses Dokument überprüfen und genehmigen, bevor Sie es umsetzen, damit sie verstehen, wie das Projekt voranschreiten wird.

5. Erstellen Sie einen Stakeholder-Managementplan

Ein Stakeholder-Managementplan wird verwendet, um den Ansatz und die Maßnahmen zu definieren und zu dokumentieren, um die Unterstützung der Stakeholder zu erhöhen und mögliche negative Auswirkungen auf das Projekt zu reduzieren. Dazu gehört die Identifizierung von Stakeholdern und die Definition des Ausmaßes an Macht und Einfluss, das sie auf das Projekt haben.

6. Kommunizieren Sie während der gesamten Projektdurchführung mit den Stakeholdern

Sobald Sie einen Plan haben, müssen Sie die Beteiligten auf dem Laufenden halten. Finden Sie heraus, wie jeder Stakeholder aktualisiert werden möchte und wie häufig diese Aktualisierungen erfolgen. Anschließend können Sie bei Bedarf jedem Stakeholder Präsentationen halten, um ihn auf dem Laufenden zu halten, sei es persönlich, per E-Mail usw.

Video: Tipps zum Umgang mit den Erwartungen der Stakeholder

Projektmanager müssen manchmal auf die unterschiedlichen Erwartungen mehrerer Stakeholder eingehen. In diesem Video mit unserer eigenen Jennifer Bridges, PMP, erfahren Sie, wie Sie die Erwartungen der Stakeholder verwalten und sicherstellen, dass sie mit Ihrem Projekt übereinstimmen.

Hier sind einige Tipps, die jeder Projektmanager befolgen sollte, wenn er die Erwartungen der Stakeholder verwaltet.

• Dokumentieren Sie die Stakeholder: Nicht jeder ist ein Stakeholder.Wenn ein Projekt initiiert wird, gibt es oft verschiedene Personen innerhalb der Organisation, Kundenmitglieder, Teammitglieder und Lieferantenpartner, die versuchen, Einfluss und Feedback zu geben und Änderungen am Projektplan zu fordern, und wir müssen bedenken, dass dies nicht unbedingt der Fall ist Stakeholder. Typischerweise haben alle Organisationen, die von dem Projekt betroffen sind, Stakeholder, die im Projekt vertreten sind, und Mitglieder des Change Control Boards. Aber sie haben einen Vertreter, an den sie sich wenden und dem sie für die Organisation Rechenschaft ablegen müssen, sodass nicht jeder ein Stakeholder ist.
• Prozesse durchsetzen: Als Projektmanager ist es wichtig, die Prozesse aufeinander abzustimmen, also wenn andere Personen in der Organisation, vielleicht entweder ein Projektmanager oder Ihre Teammitglieder, ihnen mitteilen, dass es einen Prozess gibt, einen Änderungsmanagementprozess.Wenn also im Laufe des Projekts Feedback eingeholt werden muss oder Entscheidungen getroffen werden müssen, muss es den formellen Change-Management-Prozess durchlaufen. Auch hier gilt: Auch wenn Sie einen Prozess durchsetzen, müssen Sie ihn manchmal optimieren. Halten Sie ihn also auf dem neuesten Stand und sorgen Sie dafür, dass alle innerhalb und außerhalb des Projekts auf dem richtigen Weg sind.
• Stellen Sie häufige und regelmäßige Statusberichte bereit: Stakeholder haben in der Regel mehrere laufende Projekte, nehmen also an einer Million Meetings teil, haben eine Million Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, und schauen sich viele Projektberichte an, um Entscheidungen zu treffen.Deshalb verlassen sie sich darauf, dass Sie als Projektmanager die Dinge dokumentieren, verwalten und liefern. Deshalb ist es wichtig, Statusberichte häufig, regelmäßig, aktuell und in dem für Ihre Stakeholder geeigneten Format bereitzustellen. Denken Sie daran, dass Führungskräfte ein anderes Statusniveau benötigen als die Teammitglieder. Die Teammitglieder benötigen möglicherweise mehr Details zu ihrer Aufgabe, die Führungskräfte benötigen möglicherweise mehr Details zum Gesamtstatus des Projekts und zum Zustand des Projekts.
• Stellen Sie Fragen: Nehmen Sie dann regelmäßig Kontakt mit uns auf und stellen Sie Ihren Stakeholdern Fragen.Kontaktieren Sie sie erneut, bleiben Sie in ständigem Kontakt und kontaktieren Sie die Basis und sagen Sie: „Wie läuft es, was denken Sie über das Projekt?“ „Erfüllt es Ihre Erwartungen?“ Wenn Sie also Fragen stellen, können Sie sehen, welche Bedenken sie haben, anstatt in eine Führungsbesprechung zu gehen und als Letzter zu erfahren, dass Sie mit etwas konfrontiert werden, das Ihr Team oder Sie als Projektmanager übersehen haben.
• Mythen zerstreuen: Da die Stakeholder tatsächlich mehrere Projekte haben und so viele Dinge im Gange sind, ist es für sie schwierig, den Überblick zu behalten. Es gibt verschiedene Personen innerhalb des Projekts und außerhalb des Projekts, die Informationen geben, und hier entstehen Mythen.Wo Menschen Annahmen und falsche Angaben über Dinge machen, ist es wichtig, diese Mythen ständig zu zerstreuen und dafür zu sorgen, dass die Leute die Wahrheit darüber sagen, was tatsächlich im Projekt passiert.

Daher sind wir der Meinung, dass dies das Quäntchen Prävention ist, das Ihnen ein Pfund Heilung erspart, um die Erwartungen Ihrer Stakeholder auf dem richtigen Weg zu halten. Befolgen Sie diese einfachen Ratschläge und Sie haben die Erwartungen Ihrer Stakeholder erfüllt. Besser noch: Sie haben diese Erwartungen an einen Zeitplan geknüpft, der auf Ihr Projekt abgestimmt ist. Danke fürs zuschauen!

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