So maximieren Sie die Software-Benutzerakzeptanz in Ihrem Unternehmen

Software ist ein Werkzeug, das Ihnen hilft, ein Problem zu lösen, und keine Lösung an sich. Wenn Sie also ein neues Softwaretool kaufen, haben Sie Ihre Softwarereise gerade erst begonnen.
Herauszufinden, welches Tool Sie in der Entscheidungsphase verwenden sollten, kann sich wie der kritischste Teil dieser Reise anfühlen. Natürlich ist es wichtig, das richtige Produkt zu bekommen, aber wenn Sie keine breite Benutzerakzeptanz unter Ihren Mitarbeitern fördern können, spielt es keine Rolle, wie perfekt die von Ihnen gekaufte Software passt.
Immer wieder werden Sie Geschichten von Menschen hören, die eine Softwareentscheidung bedauern, weil sie nicht wirklich das tat, was sie wollte. Manchmal ist das tatsächlich der Fall, aber meistens, wenn Menschen mit ihrer Softwareentscheidung unzufrieden sind, liegt das daran, dass sie das Tool nicht richtig implementiert haben und infolgedessen eine niedrige Benutzerakzeptanzrate bei ihren Mitarbeitern hatten.
Wenn eine Belegschaft eine neu gekaufte Software nicht annimmt, sieht der Softwarelebenszyklus so aus:

1. Kaufen Sie neue Software
2. Implementieren Sie neue Software nicht ordnungsgemäß
3. Sehen Sie keine Ergebnisse oder Änderungen im Prozess
4. Schauen Sie auf die Uhr und zählen Sie die Sekunden, bis der Vertrag ausläuft
5. Wiederholen

Wenn Sie das neue Werkzeug nach Ablauf des Kaufvertrags nicht loswerden, behalten Sie das Werkzeug normalerweise, verwenden es sparsam und sagen sich, dass es die Arbeit erledigt, während Sie um jeden Preis jeden Versuch vermeiden, Ihre Rendite zu berechnen auf Investitionen.

Was ist Benutzerakzeptanz?

Wenn wir von Benutzerakzeptanz für eine Software sprechen, meinen wir die Implementierung des Tools in Ihre Geschäftsprozesse, sodass alle Mitarbeiter, die einen Grund haben, es zu verwenden, es verwenden.
Die Benutzerakzeptanz wird normalerweise als Rate oder Prozentsatz bezeichnet. Sie können nicht immer eine 100-prozentige Benutzerakzeptanz erreichen, aber wenn Sie nur eine 30-prozentige Benutzerakzeptanz für ein Produkt haben, haben Sie ein Problem.
Dieser Satz gilt nur für Mitarbeiter, die einen Grund haben, das Tool zu verwenden. Jemand in der Personalabteilung hat wahrscheinlich keinen Grund, Ihr Verkaufsanalysetool zu verwenden, daher sollte die Tatsache, dass er es nicht verwendet, nicht gegen Ihre Benutzerakzeptanz angerechnet werden.

Warum ist die Benutzerakzeptanz so wichtig?

Um es noch einmal zu sagen: Meistens scheitert eine neue Software an der mangelnden Benutzerakzeptanz, nicht an der Funktionalität des Tools.
Wahrscheinlich haben Sie bei der Auswahl eines Produkts mehrere vorgeführt, die benötigten Funktionen verstanden und mit verschiedenen Vertriebsmitarbeitern besprochen, wie Sie ihr Tool auf Ihr Unternehmen anwenden können. Das Produkt, für das Sie sich letztendlich entschieden haben, ist wahrscheinlich in der Lage, das zu erreichen, was Sie erreichen möchten.
Wenn das Tool also nicht das Problem ist, ist es wahrscheinlich seine Implementierung. Der Grund, warum die Benutzerakzeptanz für den Erfolg eines Tools so entscheidend ist, liegt darin, dass es meistens um ein Alles-oder-Nichts-Angebot geht.
Wenn die Hälfte Ihres Teams das Tool ordnungsgemäß verwendet, die andere Hälfte es jedoch nicht oder falsch verwendet, steht Ihnen möglicherweise eine Katastrophe bevor.
Vor einigen Jahren arbeitete ich in der Inhaltsabteilung eines Unternehmens, das animierte Videos erstellte. Ich arbeitete an Skripten für die Videos und jedes Skript wurde mehreren Iterationen unterzogen, weshalb es für uns wichtig war, jede Version des Skripts im Auge zu behalten, damit wir sicherstellen konnten, dass die Animatoren an der richtigen arbeiteten.
Nach einiger Zeit entschieden wir uns, in ein Digital Asset Management System (DAM) zu investieren, um alle Skripte an einem Ort zu halten. Da es manchmal zehn Versionen desselben Skripts gab, war es entscheidend, dass wir eine konsistente Taxonomie für alle Skripts hatten, damit wir das neueste leicht finden konnten.
Nach dem Kauf des DAM verschickte unser Head of Content eine E-Mail, in der die neuen Prozesse beschrieben wurden, die mit der Software einhergingen. Die E-Mail war detailliert und enthielt alle Informationen, die Sie für die korrekte Verwendung des DAM benötigen.
Aber es gab ein Problem. Die E-Mail verlangte von jeder Person in der Organisation, eine lange E-Mail von Anfang bis Ende zu lesen. Erraten Sie, was? Das ist nicht passiert.
Bald war das DAM voll von Skripten mit drei verschiedenen Namenskonventionen. Dies sorgte für ziemliche Verwirrung, insbesondere weil jemand, der an Version drei eines Drehbuchs gearbeitet hat, möglicherweise nicht an Version vier arbeitet. Wenn die neue Person also mit Version vier begann, identifizierte sie aufgrund der inkonsistenten Namenskonventionen möglicherweise Version zwei als die neueste.
Letztendlich führte dies zu mehreren Wiederholungsarbeiten und einigen verärgerten Kunden, die sich nicht sicher waren, warum wir ihnen einen Entwurf von etwas schickten, das sie bereits gesehen hatten.
Es dauerte nur ein paar Monate, bis wir dieses Werkzeug verschrottet und zu einem neuen übergegangen waren. Und das nicht, weil das Tool nicht in der Lage war, das zu erreichen, was wir wollten, sondern weil wir keine konsistente Benutzerakzeptanz hatten – so dass alle nützlichen Funktionen nutzlos wurden.

So vermeiden Sie eine geringe Benutzerakzeptanz

„Okay, gut zu wissen, eine geringe Benutzerakzeptanz ist schlecht, aber was kann ich dagegen tun?“ Du sagst. Ich habe gute Nachrichten für dich. Sie sind an der richtigen Stelle.
Es gibt zwar kein Wundermittel, um eine nahtlose Softwareimplementierung sicherzustellen, aber es gibt sicherlich Dinge, die Sie tun können, um die Chancen zu erhöhen, dass alles reibungslos läuft.

1. Kennen Sie Ihre Organisation

Es gibt kein One-Size-Fits-All-Tool. Welches Produkt für Sie das richtige ist, hängt von den Bedürfnissen und Kompetenzen der Mitarbeiter ab, die die Software verwenden werden.
Wenn Ihre Mitarbeiter zum Beispiel mit etwas wie Gmail zu kämpfen haben, brauchen Sie eine Lösung, die extrem einfach zu bedienen ist und über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügt. Umgekehrt haben Sie, wenn Sie technisch versierte Mitarbeiter haben, etwas mehr Freiheit bei der Wahl der Software.
Natürlich sind technologische Fähigkeiten nicht das einzige, was Sie über Ihre Mitarbeiter wissen müssen. Ein wichtiger Faktor dafür, ob eine Belegschaft ein Tool annimmt, ist Disziplin. Egal wie technisch versiert Sie sind, das Erlernen einer neuen Software kann nicht im Handumdrehen erledigt werden.
Einigen Gruppen kann man wahrscheinlich vertrauen, dass sie ein neues Tool ohne große Aufsicht lernen und anwenden. Wenn Ihr Unternehmen jedoch eine Vorgeschichte von halbherzigen Softwareimplementierungen hat, ist möglicherweise ein strenger Zeitplan und Plan für die Implementierung erforderlich.

2. Sehen Sie sich Mehr als Funktionen an

Menschen neigen dazu, sich während der Recherche- und Kaufphase ihrer Softwarereise auf Funktionen zu konzentrieren. Es macht auch Sinn. Schließlich sind die Funktionen das, was Ihr Team verwenden wird.
Widerstehen Sie der Intuition, dass Funktionen das Einzige sind, worauf Sie sich konzentrieren müssen.
Informieren Sie sich über die Qualität des Kundensupports, den das Produkt, an dem Sie interessiert sind, bietet. Es ist fast garantiert, dass Sie es brauchen werden, und Sie möchten sicher sein, dass Sie in guten Händen sind, wenn diese Zeit kommt.
Um zu veranschaulichen, warum der Kundensupport so wichtig ist, möchte ich Ihnen eine kurze Geschichte über ein Business-Intelligence-Tool erzählen, das ich in dem letzten Unternehmen verwendet habe, für das ich gearbeitet habe.
Wir waren ein Datenunternehmen. Wir hatten viel davon, und das hat uns für unsere Kunden wertvoll gemacht. Tatsächlich hatten wir so viel, dass wir Schwierigkeiten hatten, alles davon zu nutzen. Schließlich entschieden wir, dass wir ein Tool brauchten, das uns hilft, das Beste aus unseren Daten herauszuholen.
Nachdem wir die Recherche durchgeführt hatten, schien das Tool, mit dem wir uns entschieden hatten, vollkommen sinnvoll zu sein. Es hat alles getan, was wir tun mussten, und es würde uns ermöglichen, unsere Daten auf eine Weise zu nutzen, die wir vorher nicht konnten.
Die Implementierung war nicht schnell, aber das war zu erwarten. Nach einigen Monaten stellte unser Dateningenieur uns Forschern das Tool vor, und zunächst war es vielversprechend.
Je mehr wir es jedoch benutzten, desto mehr Fragen und Wünsche hatten wir. Diese müssten oft über den Datentechniker an den Softwareanbieter weitergeleitet werden. Wir wollten, dass das Tool Dinge tut, die es scheinbar mit der Unterstützung des Anbieters könnte.
Hier ging es bergab. Unser Datentechniker war ständig frustriert, weil der Softwareanbieter weder ansprechbar noch hilfreich war. Die Dinge, die wir brauchten, um das Beste (oder wirklich alles) aus dem Tool herauszuholen, wurden nicht erledigt.
Wir vom Forschungsteam haben das Tool nach und nach eingestellt, und das Ding war 8 Monate nach dem Kauf mehr oder weniger zu einem Relikt geworden. Es überrascht Sie vielleicht nicht, dass wir unseren Vertrag mit dem Tool nicht verlängert und bald in ein anderes investiert haben.
Dies war kein Beispiel für eine apathische Belegschaft oder mangelndes Verständnis für geschäftliche Probleme. Dabei wurden einfach nicht alle Faktoren berücksichtigt, die zu einer erfolgreichen Implementierung beitragen.
Benutzerakzeptanz ist eine schwierige Sache, und wenn Sie hoffen, sie zu erreichen, müssen Sie sich mehr als nur Funktionen ansehen, wenn Sie Produkte in Betracht ziehen.

3. Halten Sie einen Trainingsplan bereit

Wenn Sie eine neue Software kaufen, haben die meisten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen das Produkt in den meisten Fällen noch nie zuvor verwendet. Um also eine hohe Benutzerakzeptanz zu erzielen, benötigen Sie ein Schulungsprogramm, das jedem in Ihrem Team die Möglichkeit gibt, die Verwendung des Tools zu erlernen.
Um sicherzustellen, dass Ihre Produktschulung optimiert wird, ist es eine gute Idee, die Schulung von einer Person leiten zu lassen. Dies ist wahrscheinlich der Hauptadministrator für das Produkt und einer der wenigen Personen, die während des Kaufvorgangs die meiste Zeit damit verbracht haben, mit dem Softwareanbieter zu sprechen. Da diese Person die ganze Fahrt mitgemacht hat, verfügt sie bereits über bessere Produktkenntnisse und im Idealfall über eine gute Beziehung zum Anbieter.
Sobald die Schulungen begonnen haben, ist die Verantwortlichkeit der Schlüssel. Niemand möchte eine Stunde damit verbringen, zu lernen, wie man ein Produkt benutzt. Sie alle haben Arbeit, die erledigt werden muss, und der Wert des neuen Produkts ist möglicherweise nicht sofort klar.
Es spielt keine Rolle. Wenn Sie eine hohe Benutzerakzeptanz wünschen, brauchen Sie alle an Bord. Machen Sie dieses Training zu einer Anforderung, nicht zu einer Wahl.

Die Implementierung ist ein nie endender Zyklus

Sie haben Ihr Produkt gekauft, Ihre Mitarbeiter geschult und jetzt nutzt Ihr gesamtes Team das Tool. Arbeit gut gemacht … Nun, irgendwie. Die meiste Arbeit ist erledigt, aber einige Teile der Implementierung eines neuen Tools enden nie.
Ihr Unternehmen entwickelt sich ständig weiter, also muss sich Ihre Softwarenutzung mit ihm entwickeln. Wenn sich interne Prozesse ändern, ändert sich möglicherweise auch Ihre Verwendung für ein bestimmtes Softwaretool. Bewerten Sie weiterhin die Verwendung eines Tools durch Ihr Team und ob es noch effektiv und notwendig ist.
Wenn Sie es schaffen, all dies erfolgreich zu tun, werden Sie hohe Benutzerakzeptanzraten in Ihrem Software-Stack haben und wahrscheinlich eine gute Rendite für Ihre Investition.