So planen Sie eine Veranstaltung: Schritte, Tipps und Checkliste für die Veranstaltungsplanung

Möchten Sie wissen, wie man eine Veranstaltung plant? Wenn Sie eine große Veranstaltung wie eine Konferenz planen, können wir Ihnen dabei helfen, Ihren Veranstaltungsplan erfolgreich zu erstellen, zu strukturieren und zu gestalten. Dieser Blog behandelt alles, was Sie bei der Planung einer Veranstaltung berücksichtigen müssen, einschließlich der Schritte zur Veranstaltungsplanung, Tipps und einer benutzerfreundlichen Checkliste.

Was ist ein Eventplan?

Ein Ereignisplan definiert, wie ein Ereignis ausgeführt wird. Es behandelt alle Komponenten einer Veranstaltung wie Start- und Enddatum, Budget, Veranstaltungsort, Marketing, Teilnehmer und mehr.

Der Umfang und die Komplexität des Veranstaltungsplans können je nach Größe der Veranstaltung variieren, aber die grundlegenden Herausforderungen bleiben dieselben. Die meisten von uns haben Erfahrung mit der Planung einer Veranstaltung, sei es zu Hause, bei der Arbeit oder in ihrer Gemeinde. Konzentrieren wir uns in diesem Artikel auf Großveranstaltungen.

Planung einer Veranstaltung

Die meisten von uns haben Erfahrung mit der Planung einer Veranstaltung, sei es zu Hause, bei der Arbeit oder in ihrer Gemeinde. Konzentrieren wir uns in diesem Artikel auf Großveranstaltungen.

Eine Konferenz ist eine übliche Art von Großveranstaltung, also lassen Sie uns für unsere Veranstaltungsmanagementzwecke über eine TEDx-Konferenz sprechen, an der wir beteiligt waren, um zu veranschaulichen, wie eine Veranstaltung geplant wird. Dieses Beispiel ist ein gutes Szenario, um die Struktur und Herausforderungen bei der Planung einer großen Veranstaltung sowie die Vorteile der Planung einer Veranstaltung mit Software zu erläutern.

Schlüsselelemente der Eventplanung

Das erste, was bei der Planung einer Veranstaltung zu beachten ist, ist das Datum. Das ist ein Anker, der sich nicht ändern kann. Sie sollten auch die Anzahl der Teilnehmer schätzen. Dies sind zwei wichtige Elemente, die dazu beitragen, die anderen Aspekte Ihrer Veranstaltungsplanung zu informieren.

Lassen Sie uns die anderen Komponenten zum Einrichten eines Ereignisses aufschlüsseln. Sie sind im Folgenden zusammengefasst:

• Veranstaltung: Zunächst müssen Sie natürlich eine Art Veranstaltung planen. Diese Veranstaltung wird eine Reihe von Verantwortlichkeiten erfordern, die sich um den Betrieb, die rechtlichen und buchhalterischen Pflichten drehen.
• Budget: Schätzen Sie alle Kosten Ihrer Veranstaltung und erstellen Sie ein Budget. Ihr verfügbares Budget beeinflusst viele Entscheidungen des Eventmanagements, wie z. B. Ihren Veranstaltungsort, die Marketing- und Werbemethoden usw.
• Veranstaltungsort: Irgendwo muss die Veranstaltung stattfinden, und dazu gehören das Logistikmanagement, Speisen und Getränke sowie die Dekoration.
• Marketing: Sobald Sie einen Veranstaltungsort ausgewählt haben, müssen Sie damit beginnen, Menschen durch ein Marketingprogramm, das eine Website, eine soziale Kampagne, E-Mail und Druckarbeiten umfassen kann, anzuziehen.
• Werbung: Hand in Hand mit Marketing ist Werbung. Dies kann Radio-, Fernseh-, Zeitungs- und Zeitschriftenwerbung umfassen.
• Freiwillige: Eine große Veranstaltung braucht eine große Crew von Menschen, um sie auf den Weg zu bringen und reibungslos zu verlaufen. Das bedeutet Freiwillige, was bedeutet, Verträge zu schreiben, ihre Rollen zu definieren, Meetings zu vereinbaren und Zeitpläne festzulegen.
• Redner: Sie müssen einen Hauptredner oder eine Gruppe von Rednern haben, um ein Publikum anzuziehen. Dazu gehören Verträge, Kuratoren zur Auswahl der Talente, ein Programm, Bios und Proben.
• Sponsoren: All das kostet Geld, und das Budget einer Großveranstaltung wird von den Sponsoren bereitgestellt. Dabei geht es wiederum um Verträge, Marketing und Logistik.
• Produktion: Die Produktion umfasst die Erstellung von Verträgen, während Sie an der Erstellung einer audiovisuellen Aufzeichnung des Verfahrens sowie einer Ton- und Videoübertragung während der Veranstaltung arbeiten.
• Bühne: Die Veranstaltung findet an einem bestimmten Veranstaltungsort statt und an diesem Ort befindet sich eine Bühne, auf der die eigentliche Veranstaltung präsentiert wird. Dazu gehören normalerweise ein Projektor, ein Bildschirm, Mikrofone, eine Internetverbindung, Batterien, Kabel und mehr.
• Teilnehmer: Vergessen Sie nicht die Leute, die zu der Veranstaltung kommen! Sie benötigen Mitteilungen, um sie über Veranstaltungsinformationen, Zahlungsvorgänge zum Einziehen von Gebühren, E-Mails, um in Kontakt zu bleiben, Wegbeschreibungen, Badges und Zugangspunkte zu informieren.

Verwandt: Kostenlose Veranstaltungsplanvorlage

Schritte zur Eventplanung

Nun, wir haben gerade eine Menge über die Veranstaltungsplanung durchgearbeitet, also lassen Sie uns diese Tipps in konkrete Schritte unterteilen. Diese Schritte zur Eventplanung führen Sie zum Erfolg. Fahren wir mit unserem Konferenzbeispiel fort.

• Schritt 1. Bestimmen Sie Ihre Veranstaltungsziele und -vorgaben
• Schritt 2. Stellen Sie Ihr Team zusammen
• Schritt 3. Legen Sie ein Veranstaltungsbudget fest
• Schritt 4. Wählen Sie Datum und Ort aus
• Schritt 5. Wählen Sie die Lautsprecher aus
• Schritt 6. Event-Marketing und -Werbung
• Schritt 7. Führen Sie Ihr Event durch

Wenn Sie Ihren Veranstaltungsplan in überschaubare Schritte unterteilen, erscheint der gesamte Prozess viel weniger entmutigend. Es gibt jedoch noch ein paar Dinge zu beachten, wenn Sie Ihren Veranstaltungsplan erstellen.

Tipps zur Eventplanung

Leider gibt es immer Variablen, die sich Ihrer Kontrolle entziehen, wie z. B. das Wetter, Lieferverzögerungen, technische Schwierigkeiten und andere mögliche Verwechslungen. Wie bereits erwähnt, können Sie das Datum Ihrer Veranstaltung nicht ändern, daher sollten Sie so gut wie möglich auf Risiken oder Probleme vorbereitet sein, die am Tag Ihrer Veranstaltung auftreten können.

Checkliste für die Eventplanung

Bei der Planung einer Veranstaltung gibt es viel zu verwalten, daher ist es wichtig, eine Liste mit allem zu haben, was Sie in Ihren Veranstaltungsmanagementplan aufnehmen müssen. Im Folgenden finden Sie eine allgemeine Checkliste für die Planung von Veranstaltungen, die Ihnen den Einstieg erleichtern soll. Je mehr Fragen Sie stellen, desto besser wird Ihre Event-Checkliste. Fühlen Sie sich frei, Ihre eigenen einzigartigen Verantwortlichkeiten und Aufgaben hinzuzufügen.

Ziele und Ziele

• Was ist der Grund für Ihre Veranstaltung?
• Welche Ziele sollen mit dieser Veranstaltung erreicht werden?
• Was sind die Ertragsziele?
• Was ist Ihre Zielgruppe?
• Wie viele Personen werden teilnehmen?
• Ist der Ticketverkauf mit Kosten verbunden und was sind das?
• Wo findet die Veranstaltung statt?
• Erstellen Sie einen Veranstaltungsplan.

Veranstaltungsbudget

• Überlegen Sie, welche Kosten auf Sie zukommen.
• Wenn Sie ähnliche Veranstaltungen durchgeführt haben, verwenden Sie ein altes Budget und passen Sie es als Basis an.
• Welche Ticketing- und Registrierungssoftware wird verwendet?
• Sponsorenbeiträge abschließen.
• Ticketpreis festlegen.

Datum & Ort

• Wann findet die Veranstaltung statt?
• Halten Sie ein Backup-Datum bereit, falls Probleme auftreten.
• Gibt es die beste Location für die Veranstaltung?
• Ist der Veranstaltungsort für die erwartete Teilnehmerzahl geeignet?
• Entscheiden Sie sich für die benötigte Infrastruktur: WLAN, Kapazität, Badezimmer, in der Nähe von Geschäften und Restaurants usw.
• Caterer beauftragen.
• Sichern Sie sich, welche Ausrüstung Sie benötigen.
• Was sind Ihre Sicherheitsbedürfnisse?
• Benötigen Sie Genehmigungen, Lizenzen oder Versicherungen?
• Erstellen Sie Veranstaltungsbeschilderungen und einen Kommunikationsplan für die Teilnehmer.

Sprecher

• Recherchieren Sie potenzielle Sprecher.
• Erstellen Sie eine Liste relevanter Referenten.
• Erstellen Sie einen Pitch für Redner.
• Pitch-Lautsprecher.
• Schließen Sie die Rednerauswahl ab, erhalten Sie Biographien und Portraits, arrangieren Sie Reise und Unterkunft.

Sponsoren

• Entwickeln Sie eine Liste von Sponsoren und was Sie ihnen anbieten können.
• Sehen Sie, ob es Sponsoren gibt, die mit ähnlichen Veranstaltungen zusammengearbeitet haben.
• Wenden Sie sich an potenzielle Sponsoren.

Webseite

• Design-Abnahme.
• Aktualisieren Sie die Website oder erstellen Sie eine einzigartige.
• Stellen Sie sicher, dass die Website den erwarteten Datenverkehr bewältigen kann.
• Haben Sie eine für Mobilgeräte optimierte Website.

Eventmarketing & Werbung

• Was ist Ihre Nachricht?
• Koordinieren Sie sich mit digitalen Tools und sozialen Plattformen.
• Fügen Sie die Veranstaltung zu Online-Kalendern hinzu.
• Marktveranstaltung mit Blogbeiträgen und anderen Werbeaktionen wie Video- und Online-Anzeigen.
• Senden Sie ein oder zwei Monate vor dem Veranstaltungstermin Erinnerungen an alle Beteiligten.

Abschluss, letzte Schritte

• Zeitlicher Ablauf
• Caterer
• Sprecher und Skripte
• Veranstaltungsort
• Ausrüstung
• Dekorationen
• Verträge

Profi-Tipp: Das ist viel zu koordinieren und zu planen, weshalb es einen echten Bedarf an Projektmanagement-Software gibt, die über die richtigen Funktionen für das Eventmanagement verfügt. Es bietet ein gemeinsames Portal, in dem Sie Kosten und Aufgaben mit automatisierten Benachrichtigungen verfolgen können. Es bietet auch eine Kommunikations- und eine kollaborative Plattform, die den Bedarf an unnötigen E-Mails reduziert. Die Software sammelt alle Ihre Dateien an einem Ort und vereinfacht die Teamberichterstattung, indem sie die Effizienz steigert und Stress reduziert.

Wie ProjectManager bei der Veranstaltungsplanung hilft

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die sich ideal für die Eventplanung eignet. Wir haben die Tools, um alle Teile Ihrer Veranstaltungen zu organisieren, von der Verwaltung von Anbietern bis hin zu Werbeaktionen.

Unsere Planungssoftware hilft Ihnen, alle Elemente Ihres Veranstaltungsplans im Auge zu behalten. Wir haben Ihnen bereits unser Online-Gantt-Diagramm gezeigt, aber wir bieten auch Aufgabenlisten und Kanban-Boards zur Umsetzung Ihres Veranstaltungsplans an. Verschieben Sie Aufgaben von Spalte zu Spalte, während Sie mit Ihrem Team an der Arbeit zusammenarbeiten. Es ist einfach, Engpässe zu erkennen und alles rechtzeitig für die Veranstaltung über die Linie zu bringen.

Außerdem erleichtern Arbeitszeittabellen die Rechnungsstellung für alle Ihre Veranstaltungen. Sie können per Tastendruck eingereicht und freigegeben werden. Unsere Software bietet auch eine Vielzahl von Ansichten, von einer Liste über einen Kalender bis hin zu einem Kanban-Board, das Ihnen hilft, den Arbeitsablauf zu visualisieren, um Aufgaben zu erledigen.

Nehmen Sie eine kostenlose 30-Tage-Testversion von ProjectManager und sehen Sie, wie er alle Fäden Ihrer Veranstaltung zu einer hübschen Schleife binden kann.

Mehr über das Planen einer Veranstaltung

Eventplanung kann komplex sein. Es gibt viele Bälle in der Luft zu halten. Wenn das Obige zu viel ist, um es sofort zu verdauen, können Sie mit unserer Veranstaltungsplanvorlage beginnen und einem unserer Planungsexperten zuschauen. Jennifer Bridges, PMP, verfügt über jahrelange Erfahrung und nutzt diese, um Ihnen in diesem kurzen Video die Grundlagen der Eventplanung beizubringen.

Hier ist ein Screenshot für Ihre Referenz.

Danke fürs zuschauen!

Transkription:

Heute sprechen wir darüber, wie man eine Veranstaltung plant. Nun, die meisten von uns beteiligen sich auf irgendeine Weise an der Planung einer Veranstaltung, sei es zu Hause, bei der Arbeit oder in der Gemeinde.

Aber heute möchte ich mich auf größere Veranstaltungen konzentrieren. Denken Sie also an Konferenzen. Das Beispiel, das ich heute mit Ihnen teilen werde, ist eines der lustigsten, an dem ich beteiligt war, eine TEDx-Konferenz.

Ich möchte also über die Struktur und das Layout sprechen. Ich möchte über einige Herausforderungen sprechen, die Sie möglicherweise bei Events häufig finden, einige Dinge, die wir getan haben, um diese zu lösen, und wie Software uns wirklich geholfen hat.

Also zuallererst gibt es bei der Gestaltung eines Ereignisses mehrere Komponenten von Ereignissen. Also werde ich das einfach auf einem hohen Niveau nehmen. Also auf hohem Niveau haben wir die Veranstaltung. Es geht also darum, darüber zu sprechen, worum es in der Show geht, jede Art von Betrieb, Recht und Buchhaltung.

Dann sprechen wir über den Veranstaltungsort. Also müssen wir alles in Bezug auf die Location, die Logistik dieser Location, das Essen und Trinken und die Dekoration dort planen.

Dann sprechen wir über Marketing. Also haben wir eine Website und wir haben soziale Medien, E-Mail-Marketing, jede Art von Druck. Und dann haben wir auch noch Werbung. Wir nutzten Radio und Fernsehen, Zeitungen und Zeitschriften.

Und dann mussten wir die Freiwilligen planen, was auch eine Menge Arbeit war. Also hatten wir Verträge und wir mussten die Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, und wir mussten unsere Meetings planen und die Arbeit und alle Arten von Kontaktinformationen planen.

Dann hatten wir die Redner für die TEDx-Veranstaltung. Also mussten wir die Verträge dafür erstellen. Wir mussten die Kuration durchlaufen und nach den Rednern suchen und sie überprüfen und mit ihnen zusammenarbeiten, um ihr Programm zu erstellen, ihre Biografie zu erhalten und einen Probelauf durchzuführen.

Dann hatten wir die Sponsoren. Also noch einmal, wir hatten Verträge mit ihnen, jede Art von Marketingmaterial, das sie von uns brauchten und wir von ihnen brauchten, alle Arten von Materialien, die sie brauchten, die Planung der Logistik für ihre Ankunft und den Aufbau.

Dann hatten wir die Produktion. Wieder mehr Verträge. Und das Durchdenken und Planen von Audio und Video, und davon gab es mehrere Komponenten.

Dann mussten wir die Bühne aufbauen. Auf der TEDx weißt du also, dass die Bühne sehr wichtig ist und es dafür alle möglichen Anforderungen gibt. Also mussten wir die Bühne entsprechend den Anforderungen einrichten und ihre Projektoren und Bildschirme und Mikrofone und das Internet, jede Art von Batterien und Backups und alle Arten von Kabeln.

Und dann waren da noch die Anwesenden. Also mit den Teilnehmern kommunizieren, ihre Zahlungen erhalten, ihnen E-Mails senden, ihnen Wegbeschreibungen, Ausweise und jede Art von Zugang geben.

Es gab also mehr als das, aber das ist nur eine Art Umfang auf hohem Niveau. Sie sehen also, dass es mit dem Ereignis komplex wird. All die verschiedenen beteiligten Personen, die Freiwilligen, Redner, Sponsoren, Teilnehmer, Stakeholder und Anbieter, Sie können sich vorstellen, wie komplex das wird.

Damit sind wir auf mehrere Herausforderungen gestoßen, wie zum Beispiel, dass sich das Ereignisdatum nicht verschiebt. Wenn also etwas passiert oder entgleist oder schief geht, kann sich dieses Datum nicht verschieben. Und bei den meisten Veranstaltungen, also wenn Sie eine Konferenz veranstalten, kann sich dieses Datum wirklich nicht verschieben. Das bringt also auch Stress mit sich.

Und nur die schiere Anzahl von Menschen, mit denen Sie es zu tun haben. Auch bei einer kleineren Veranstaltung gibt es aufgrund der Anzahl der Personen immer noch Herausforderungen. Und dann gibt es Variablen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Denken Sie also an das Wetter, an verschiedene Arten von schlechtem Wetter, ob es schneit oder regnet oder an alles, was sich auf dieses Ereignis auswirken könnte.

Und dann kann es sein, dass verschiedene Geräte oder das Essen oder das Getränk geliefert werden. Wenn das nicht rechtzeitig auftaucht, dann gibt es einen großen Ärger. Sie müssen alle möglichen Pläne durchdenken. Und dann Verwechslungen bestellen. Denken Sie also daran, verschiedene Marketingmaterialien zu bestellen oder das Essen oder andere Dinge zu bestellen, und es wird falsch angezeigt.

Und dann gibt es alle Arten von Kommunikation. Sehen Sie, noch einmal, wenn Sie darüber nachdenken, mit all den verschiedenen Arten von Menschen zu kommunizieren, sind das nur eine Menge Herausforderungen.

Wir haben also eine Struktur und eine Grundlage geschaffen, einen Prozessablauf, und dann haben wir auch eine Projektmanagement-Software implementiert, die eine große Hilfe war, weil der Vorteil darin besteht, dass sie hilft, ein gemeinsames Portal für alle Beteiligten bereitzustellen.

Sie können dorthin gehen, um Echtzeit-Updates darüber zu erhalten, was los ist. Es ermöglicht auch die Verfolgung von Aufgaben und Kosten. Dann können Sie Benachrichtigungen einrichten, wenn Aufgaben erledigt oder verspätet sind, und dann, wenn bestimmte Dinge bezahlt werden müssen oder wenn sie verspätet sind.

Daher ist es auch sehr wertvoll, Kommunikation und Zusammenarbeit zu haben. Es gibt also nichts Schlimmeres, als so viele E-Mails durchgehen zu müssen, um herumzugraben und Informationen zu finden. Wenn Ihnen also jemand etwas, eine Datei oder ähnliches per E-Mail geschickt hat, hilft es nur bei der Zusammenarbeit und Kommunikation über dieses gemeinsame Portal.

Dann bietet es auch ein zentrales Repository für Ihre Dateien. Das können Marketingunterlagen sein. Das können Verträge sein. Das können Rechnungen sein. Da sind sie also in Ordnung.

Und dann ermöglicht es auch Teamberichte. Egal, ob es sich um Ihre Freiwilligen oder einige Ihrer Lieferantenpartner handelt, es ermöglicht den Menschen, in Echtzeit zu berichten. Das ermöglicht auch nur Effizienz für die gesamte Veranstaltung und alle Beteiligten und reduziert den Stress erheblich.

Wie Sie also anhand der Struktur sehen können, wie dieses Projektmanagement-Tool helfen kann.

Und wenn Sie ein Tool benötigen, das Ihnen bei der Planung Ihrer Veranstaltung helfen kann, dann melden Sie sich jetzt bei ProjectManager.com für unsere Software an.

(Dieser Beitrag wurde im Dezember 2019 aktualisiert)