So führen Sie Teambesprechungen durch: Tipps und Best Practices

Was ist ein Teammeeting?

Eine Teambesprechung ist eine geplante Veranstaltung, bei der an einem Projekt beteiligte Personen zusammenkommen und sich über Themen im Zusammenhang mit dieser Arbeit unterhalten. Meetings gibt es in vielen Formen, aber die effektiveren haben eine vom Teamleiter erstellte Tagesordnung, in der dargelegt wird, was besprochen werden soll. Eine Sekretärin erfasst das Sitzungsprotokoll, das eine Zusammenfassung der Diskussion darstellt. Es kann auch Aktionselemente geben, also Aufgaben, die vor dem nächsten Meeting erledigt werden sollten.

Nach dem Treffen beginnt die eigentliche Arbeit. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, mit der Sie Ihre Arbeit in Echtzeit planen, verwalten und verfolgen können. Unsere robusten Gantt-Diagramme organisieren Ihre Aktionselemente in Aufgaben mit Start- und Enddatum, verknüpfen alle vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten, um Verzögerungen zu vermeiden, und legen eine Basislinie fest, damit Sie den Fortschritt in Echtzeit verfolgen können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Informelle Teambesprechungen

Bei einer informellen Teambesprechung handelt es sich einfach um ein lockeres Treffen, bei dem Teammitglieder Ideen austauschen können. Zwar sollte es immer noch eine Tagesordnung geben, um Abweichungen zu vermeiden, diese ist jedoch spärlicher und es gibt wahrscheinlich keine Präsentationen oder andere Punkte, die mehr Vorbereitung erfordern.

Formelle Teambesprechungen

Am anderen Ende des Spektrums stehen formelle Treffen. Auch hier wird für alle Besprechungen eine Tagesordnung empfohlen, bei einer formellen Besprechung handelt es sich jedoch um eine recherchiertere und zusammengestelltere Struktur. Bei formellen Treffen wie Projektbesprechungen gibt es in der Regel Präsentationen und sogar Redner, die sich an die Gruppe wenden. Sie können auch strengere Richtlinien festlegen, wer wann sprechen darf, im Gegensatz zu informellen Treffen, bei denen der Anstand lockerer ist.

Warum sind Teambesprechungen wichtig?

Es gibt viele Gründe, Teambesprechungen abzuhalten. Sie können zwar missbraucht werden und haben den schlechten Ruf, Zeit zu verschwenden, aber wenn sie mit einer Agenda geführt werden und sich auf die Bereitstellung von Informationen oder die Generierung von Feedback konzentrieren, können sie außerordentlich hilfreich sein.

Teambesprechungen sind in erster Linie Kommunikationskanäle, in denen Informationen, beispielsweise ein Aktionsplan, an eine große Gruppe von Menschen weitergegeben werden. Es ist tendenziell effizienter als ein Memo, das die Leute vielleicht nicht lesen oder überfliegen, und bietet ein Forum für Fragen, um sicherzustellen, dass sich jeder darüber im Klaren ist, worüber gesprochen wird.

Sie sind eine großartige Möglichkeit, ein Team durch eisbrecherische Fragen und Aktivitäten zusammenzubringen, die allen helfen, sich kennenzulernen und die Art von Bindungen aufzubauen, die die Zusammenarbeit und damit die Produktivität fördern. Teambesprechungen helfen auch dabei, die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds zu definieren, damit sie wissen, was sie tun sollen und wem sie Bericht erstatten oder wen sie fragen, wenn sie Fragen haben.

Tipps zur Durchführung von Teambesprechungen

Wie bereits oben angesprochen, können Besprechungen problematisch sein. Sie ziehen Leute von ihrer Arbeit ab, können dem Team das Gefühl geben, dass sie Zeit verschwenden, die sie besser für die Erledigung ihrer Aufgaben nutzen könnten, und oft hören sich die Leute einfach gerne selbst reden. Aber Teambesprechungen sind zu wichtig, um sie zu ignorieren, nur weil sie aus dem Ruder laufen können. Befolgen Sie diese Tipps und Sie erhalten schnelle, produktive Teambesprechungen, von denen alle profitieren.

Definieren Sie den Zweck Ihrer Teambesprechung

Stellen Sie vor dem Treffen sicher, dass der Grund für das Treffen klar ist. Wenn Sie den Zweck des Treffens nicht in ein oder zwei Sätzen zusammenfassen können, besteht möglicherweise kein Grund für ein Treffen. Höchstwahrscheinlich gibt es einen Grund für das Treffen, und als Teamleiter ist es Ihre Aufgabe, diesen klar zu definieren.

Erstellen Sie eine Besprechungsagenda

Sobald Sie einen Zweck für das Meeting festgelegt haben, können Sie mit der Erstellung der Tagesordnung beginnen. Eine Tagesordnung ist eine Liste von Punkten, die während der Sitzung besprochen werden sollen. Es sollte nicht zu lang sein. Ein Meeting ist am erfolgreichsten, wenn es sich auf einen oder höchstens einige wenige zusammenhängende Punkte konzentriert.

Nutzen Sie Icebreaker-Aktivitäten

Damit Meetings erfolgreich sind, sollten alle teilnehmen. Der Einsatz eines Eisbrechers, um die Leute von Anfang an mit einer lustigen Frage oder Aktivität einzubeziehen, wird sich auszahlen, wenn Sie zum Kern des Meetings kommen, und es ist außerdem eine großartige Möglichkeit, eine bessere Teamarbeit zu ermöglichen.

Schreiben Sie ein Sitzungsprotokoll

Wie oben erwähnt, hat ein Sekretär die Aufgabe, das Sitzungsprotokoll zu führen. Dies kann eine zugewiesene Position oder eine rotierende Verantwortung sein, ist jedoch ein entscheidender Teil für den Erfolg eines Meetings. Im Besprechungsprotokoll wird festgehalten, was während der Besprechung besprochen wurde, jedoch nur die entscheidenden Informationen. Besprechungsprotokolle sind nicht ausführlich, sondern ein oder zwei Sätze.

Definieren Sie Aktionspunkte nach Ihrer Teambesprechung

Das Besprechungsprotokoll sollte mit Aktionspunkten enden, bei denen es sich, wie bereits erwähnt, um Aufgaben handelt, die das Team erledigen muss, bevor es sich zur nächsten Besprechung versammelt. Diese Aktionspunkte sollten von allen klar verstanden werden, bevor die Besprechung unterbrochen wird.

Kostenlose Vorlagen zur Unterstützung bei der Durchführung von Teambesprechungen

Um Sie bei Ihrem nächsten Meeting zu unterstützen, bietet ProjectManager einige kostenlose Vorlagen an, die Sie jetzt herunterladen können. Unsere Website ist ein Online-Hub für alles, was mit Projektmanagement zu tun hat, mit Blogs, Tutorial-Videos und natürlich kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word. Hier sind einige, die Ihnen bei der Durchführung Ihrer nächsten Teambesprechung helfen sollen.

Vorlage für Sitzungsprotokolle

Mit unserer kostenlosen Vorlage für Besprechungsprotokolle für Word können Sie Ihre Besprechungen ganz einfach einrichten und durchführen. Es sammelt alle Daten, die Sie für ein erfolgreiches Meeting benötigen, von den Teilnehmern bis hin zu den Imbissbuden und dem Zeitpunkt des nächsten Meetings.

Vorlage für einen Aktionsplan

Wenn Sie das Meeting verlassen, stellen Sie sicher, dass Sie zunächst unsere kostenlose Aktionsplanvorlage für Excel ausgefüllt haben. Es listet alle während des Meetings beschlossenen Aktionspunkte auf, mit Priorität, wer mit der Arbeit beauftragt ist, einem Zeitplan und vielem mehr.

Task-Tracker-Vorlage

Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen, verwenden Sie unsere kostenlose Aufgabenverfolgungsvorlage für Excel. Es listet alle Ihre Aufgaben auf, auch abhängige Aufgaben, und ermöglicht Ihnen außerdem, sie zu priorisieren, die Dauer festzulegen und dann den Status zu verfolgen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Zeitplan einhalten.

Projekte beinhalten Besprechungen in jeder Phase des Projektlebenszyklus. In diesem Video mit unserer Moderatorin Jennifer Bridges, PMP, erfahren Sie vier tolle Tipps zur Verbesserung Ihrer Projektteambesprechungen.

Video: Best Practices für Teambesprechungen

Projekte beinhalten Besprechungen in jeder Phase des Projektlebenszyklus. In diesem Video mit unserer Moderatorin Jennifer Bridges, PMP, erfahren Sie vier tolle Tipps zur Verbesserung Ihrer Projektteambesprechungen.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps für effizientere Projektteambesprechungen gefallen haben. Danke fürs zuschauen!

4 Schritte zur Durchführung einer großartigen Teambesprechung

Für diejenigen unter Ihnen, die Methodik mögen, betrachten Sie dies als die PCFW-Methode zur Durchführung Ihres Meetings. Was bedeutet das? Bereiten Sie sich vor, kommunizieren Sie, erleichtern Sie es und schließen Sie es auf jeden Fall ab. Lassen Sie uns über jedes der vier Schlüsselelemente sprechen. Erstens: Bei der Vorbereitung geht es um den Zweck und die Vorbereitung auf den Zweck des Meetings. Warum haben Sie dieses Treffen, wer muss dort sein, warum müssen sie dort sein, was mussten sie vorher vorbereiten, was müssen Sie als Projektmanager vorher vorbereiten?

1. Bereiten Sie sich vor

Zweck. Auch hier geht es darum, zu wissen, wer da sein soll, warum sie da sind, ob sie Entscheidungsträger sind, ob sie da sind, um Input zu geben und warum man sie dort braucht. Und dann Requisiten. Wie werden Sie Ihr Meeting moderieren und durchführen? Brauchen Sie Requisiten, brauchen Sie einen Laptop, brauchen Sie einen LCD-Projektor, brauchen Sie Flipcharts, brauchen Sie Tafeln, Marker, brauchen Sie Stifte und Papier? Was benötigen Sie, damit die Leute es nutzen können und was Sie benötigen, um das Meeting zu moderieren? Sind Sie jemals auf einer Baustelle aufgetaucht und hatten nicht die Materialien, die Sie brauchten oder dachten, dass sie dort sein sollten? Sie als Projektmanager können das vorbereiten.

2. Kommunizieren

Das zweite Schlüsselelement, Kommunizieren, ist die vorherige Kommunikation mit den Menschen. Laden Sie sie zum Meeting ein, legen Sie die Tagesordnung fest, teilen Sie ihnen mit, wann sie dort sein sollen, warum sie dort sein sollen und fünf Minuten vorher. Informieren Sie die Leute im Voraus, damit sie ihren Zeitplan kennen und sich darauf vorbereiten können. Denken Sie daran, dass auch andere Leute Zeitpläne haben. Informieren Sie die Leute also im Voraus, damit sie sich vorbereiten, zusammenstellen können, was sie zum Erscheinen benötigen, und vielleicht fragen können irgendwelche Fragen. Kontaktieren Sie vielleicht vorher Sie oder andere Mitglieder des Teams.

Lassen Sie sie also wissen, was auf der Tagesordnung steht. Worüber werden wir reden? Sie möchten vielleicht auch einige andere Leute einladen und Ihnen die Gelegenheit geben zu sagen: „Ja, das ist großartig, aber wir möchten nicht, dass sie bei diesem Treffen dabei sind.“

3. Erleichtern

Moderation des Treffens. Wir haben alle schon erlebt, dass die Sache außer Kontrolle gerät, es soll vielleicht ein 20- oder 30-minütiges Statusmeeting oder ein kurzer Anruf oder ein Stand-up-Meeting sein, das sich in eine zweistündige Schlägerei verwandelt. Das wollen wir nicht. Wir möchten sicherstellen, dass alles pünktlich und zum Thema passt.

• Pünktlich: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team den Zeitplan für die Besprechung einhält.Wenn Sie verschiedene Punkte auf der Tagesordnung haben, wissen Sie, wie viel Zeit Sie dafür aufwenden werden, und sorgen Sie als Projektmanager dafür, dass Sie diese Zeit einhalten. Auf diese Weise bleiben die Leute mit Ihnen in Kontakt, Sie verlieren nicht an Glaubwürdigkeit und die Leute wissen, wann sie damit rechnen müssen, das Meeting zu verlassen. diesen Artikel.
• Zum Thema: Bei der Durchführung von Teambesprechungen ist es wichtig, beim Thema zu bleiben.Es gibt andere Leute mit anderen Absichten, die versuchen, Ihr Meeting für ihre eigenen Zwecke zu missbrauchen. Sie müssen dies also ermöglichen und beim Thema bleiben. Wenn jemand ein Thema anspricht, das nicht auf Ihrer Tagesordnung steht, kann es zwar wichtig sein, aber möglicherweise nicht zum Zweck dieses Treffens gehören. Es ist wichtig, das auf einen Parkplatz zu stellen und den Leuten am Ende mitzuteilen, was damit gemacht wird.

4. Abschluss

Zu guter Letzt: Zusammenfassung. Wir haben alle schon einmal an Besprechungen teilgenommen, die zu lange gedauert haben, sodass alle es einfach eilig haben, da rauszukommen, sodass sie nicht genau wissen, was sie tun sollen oder was die nächsten Schritte sind. Der wichtige Punkt in diesem Schritt besteht darin, mit den Aktionspunkten und den nächsten Schritten abzuschließen. Welche Aufgaben müssen am Ende noch erledigt werden, wer soll sie erledigen und wann sollen sie fertig sein? Dann, dann die nächsten Schritte kennen. Lassen Sie die Leute wissen, wann Sie sich wiedersehen oder welche Entscheidungen getroffen werden müssen.

Dies sind die vier Schlüsselelemente der PCFW-Methode und wie Sie Ihre Meetings effektiver durchführen können, damit Sie vielleicht nicht mit Kopfschmerzen nach Hause gehen und Ihre Teammitglieder auch nicht.

Ich hoffe, dass Sie diese wertvoll fanden, und wenn Sie zusätzliche Tipps, Tools oder Techniken für die Durchführung Ihrer Meetings benötigen, kommen Sie bei ProjectManager vorbei.