So sequenzieren Sie Aktivitäten in einem Projekt

Jeder erstellt unbewusst Sequenzaktivitäten in seinem täglichen Leben. Wir planen wöchentliche Fahrten zum Einkaufen, putzen und räumen unsere Wohnungen auf, erledigen Besorgungen – die Liste geht weiter. Auf diese Weise sind wir alle mit grundlegenden Projektmanagementfähigkeiten vertraut.

Wenn wir aufeinanderfolgende Aktivitäten in unserem täglichen Leben identifizieren können, ist es viel einfacher, sie im Kontext eines komplexen Projekts zu erkennen. Lassen Sie uns also sequenzielle Aktivitäten in Bezug auf etwas definieren, das wir alle tun, und lernen, wie wir es mit dem Projektmanagement in Verbindung bringen können.

Was sind sequentielle Aktivitäten?

Sequenzielle Aktivitäten sind Aufgaben oder Pflichten, die der Reihe nach erledigt oder zumindest begonnen werden müssen. Wenn Sie beispielsweise Spaghetti zubereiten, müssen Sie zuerst einen Topf mit Wasser füllen, dann das Wasser kochen und dann die Nudeln hinzufügen. Diese drei Aktivitäten sind direkt miteinander verbunden und müssen in genau dieser Reihenfolge erfolgen, um gekochte Nudeln zu ergeben.

Was ist der Zweck von Sequenzierungsaktivitäten?

Egal, ob Sie ein hypothetisches Spaghetti-Dinner zubereiten oder den Bau eines neuen Gebäudes planen, Sie müssen Aktivitäten abschließen, um das Ziel zu erreichen.

Die Frage ist: Spielt es wirklich eine Rolle, in welcher Reihenfolge diese Aktivitäten stattfinden, wenn das Endergebnis dasselbe ist? Die Antwort ist ein klares Ja! Auch wenn zwei Aktivitäten gleichzeitig gestartet werden können, ist eine Abfolge viel logischer und effizienter als die andere.

Ein Beispiel für eine Aktivitätssequenz

Zurück zur Spaghetti-Analogie. In diesem Szenario solltest du das Wasser zum Kochen bringen, bevor du mit dem Hacken des Knoblauchs beginnst. Sicher, es würde das Essen nicht ruinieren, den Knoblauch zu hacken, bevor das Wasser gekocht wird, aber auf diese Weise machen Sie das Beste aus Ihrer Zeit und Energie.

Lassen Sie uns diese Analogie weiterführen und sie darauf anwenden, wie ein Koch eine Küche führt. In diesem Fall ist jedes Gericht eine Aufgabe, die aus Aktivitäten besteht. Wenn jemand ein bestimmtes Gericht bestellt, müssen die Aktivitäten ausgeführt werden, um die Aufgabe abzuschließen.

Der knifflige Teil ist, dass mehrere verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigt werden, was bedeutet, dass noch mehr Aktivitäten gleichzeitig stattfinden. Wenn Sie nicht aufpassen, können die notwendigen Aktivitäten für eine Aufgabe denen für eine andere im Weg stehen.

Wenn Sie dieses Konzept auf ein größeres Projekt mit mehr Ressourcen und Einschränkungen anwenden, wird die Aktivitätssequenzierung von vorteilhaft zu absolut entscheidend. Also, wie genau gehen Sie bei der Sequenzierung von Aktivitäten vor?

So sequenzieren Sie Aktivitäten für ein Projekt

Um Aktivitäten zu sequenzieren, müssen Sie die Beziehung zwischen diesen Aktivitäten definieren. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, aber heute behandeln wir die Precedence Diagramming-Methode:

Die Precedence-Diagramming-Methode verwendet eine Art Netzwerkdiagramm, um die zu erledigenden Aktivitäten aufzuzeigen, wie sie zusammenhängen und in welcher Reihenfolge die Arbeiten ablaufen müssen. Diese Methode veranschaulicht diese Dinge, indem sie Aktivitäten mit Kästchen (oder Knoten) und Abhängigkeiten mit Pfeilen darstellt, die sie verbinden.

Schritte zur Aktivitätssequenzierung

Die Precedence Diagramming-Methode kann auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber sie kann wirklich in ein paar einfache Schritte zerlegt werden. Nehmen wir an, Sie haben bereits eine Aktivitätsliste und gehen von dort aus weiter.

1. 1. Aktivitätsattribute definieren: Wenn Sie Aktivitäten sequenzieren, müssen Sie alle Details zu jeder Aktivität haben. Sie müssen diese Details organisieren und verfolgen. Das Definieren von Aktivitätsattributen umfasst das Benennen jeder Aktivität, das Zuweisen einer Nummer, das Schreiben einer kurzen Beschreibung usw. Für jede Aktivität müssen dieselben Attribute definiert und notiert sein, um sie genau zu sequenzieren. Diese Beinarbeit macht den Unterschied.
   2. Bestimmen Sie Einschränkungen: Jede Aufgabe wird mit Einschränkungen einhergehen – Dinge, die sie einschränken. Diese Dinge können Geld, Arbeitskraft, Zeit und eine Reihe anderer Dinge sein. Wie bei der Definition von Aktivitätsattributen ist Wissen Macht, und die Bestimmung aller möglichen Einschränkungen ist die einzige Möglichkeit, Aktivitäten so zu sequenzieren, dass diese Einschränkungen nicht verletzt werden.
   3. Abhängigkeiten identifizieren: Um Aktivitäten genau zu sequenzieren, ist die korrekte Identifizierung von Abhängigkeiten vielleicht der wichtigste Teil des Prozesses. Ohne genau zu wissen, wie Aufgaben zusammenhängen, gibt es keine Möglichkeit, sie angemessen zu ordnen. Tatsächlich ist es ohne Kenntnis der Aufgabenabhängigkeiten allzu einfach, Aufgaben falsch zu planen und das gesamte Projekt zum Scheitern zu bringen.

Diese Beziehungen können auch als Abhängigkeiten bezeichnet werden, von denen es vier verschiedene Typen gibt.

1. 1. 1. • End-to-Start (FS): In einer End-to-Start-Abhängigkeit muss Aufgabe A abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B beginnen kann.
         • Ende-zu-Ende (FF): In einer Ende-zu-Ende-Abhängigkeit muss Aufgabe A abgeschlossen sein, bevor Aufgabe B abgeschlossen werden kann.
         • Start-to-Finish (SF): In einer Start-to-Finish-Abhängigkeit kann Aufgabe B nicht abgeschlossen werden, bevor Aufgabe A begonnen hat.
         • Start-to-Start (SS): In einer Start-to-Start-Abhängigkeit kann Task B nicht starten, bevor Task B gestartet wurde.

Best Practices beim Sequenzieren von Aktivitäten

Obwohl das Erstellen einer Aktivitätssequenz ziemlich intuitiv erscheinen kann, gibt es bestimmte Best Practices, die befolgt werden sollten:

Erstellen Sie eine vollständige Aufgabenliste, bevor Sie Aktivitäten sequenzieren

Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, tauchen ganz natürlich neue, unerwartete Aufgaben auf. Der beste Weg, mit der Sequenzierung von Aktivitäten zu beginnen, besteht jedoch darin, mit allen Informationen zu arbeiten, die Sie zu diesem Zeitpunkt haben. Selbst wenn Sie wissen, dass eine Aufgabe später wahrscheinlich mehr Aufgaben nach sich ziehen wird, zögern Sie nicht, sie in Ihre Aufgabenliste aufzunehmen. Sequenzierungsaktivitäten beginnen als bestmöglicher Rohentwurf und werden im Laufe der Zeit bereinigt.

Berücksichtigen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams

Sie müssen Einschränkungen beim Sequenzieren von Aktivitäten identifizieren. Eine oft übersehene Einschränkung ist die individuelle Arbeitsbelastung und Zeit eines Teammitglieds. Es gibt nur so viele Stunden am Tag und nur so viel, was eine Person gleichzeitig auf dem Teller haben kann. Wenn Sie dies nicht beachten, kann dies zu Rückschlägen, Burnout und Aktivitäten führen, die viel länger dauern als erwartet.

Kennen Sie den Unterschied zwischen obligatorischen und diskretionären Einschränkungen

Um Aktivitäten genau zu sequenzieren, müssen Sie bedenken, dass es nicht nur eine Art gibt. Obligatorische Beschränkungen und Ermessensbeschränkungen sind sehr unterschiedlich, und beide müssen identifiziert werden. Obligatorische Einschränkungen sind konkret und können nicht umgangen werden. Ermessensbeschränkungen hingegen sind flexibel und Teammitglieder können bei der Planung des Projekts darüber entscheiden.

Vernachlässigen Sie Aufgabenbeschränkungen nicht

Wie Sie sich vorstellen können, ist die Vernachlässigung von Aufgabenbeschränkungen einer der schädlichsten Fehler, die Sie beim Sequenzieren von Aktivitäten machen können. Aber ebenso wichtig ist es, das Projektmanagement-Dreieck zu berücksichtigen. Dieses Dreieck besteht aus den drei wichtigsten Einschränkungen: Umfang, Zeit und Kosten.

Die Sequenzierung von Aktivitäten ist ein sehr komplizierter Prozess, und es ist nicht schwer, die umfassenderen Einschränkungen des gesamten Projekts zu vergessen. Diese Dinge im Auge zu behalten, kann den Unterschied zwischen Projekterfolg und Projektmisserfolg ausmachen.

Wie ProjectManager bei Aktivitätssequenzen hilft

Um sicherzustellen, dass alle Ihre Aufgaben mit entsprechenden Abhängigkeiten richtig sequenziert werden, empfehlen wir Ihnen, eine Projektmanagement-Software zu verwenden. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, mit der Sie Aktivitäten erstellen, detailliert und sequenzieren und diese Aktivitäten so anzeigen können, wie es am besten zu Ihrem Projekt passt.

Mit unseren Online-Gantt-Diagrammen können Sie die leistungsstarken Funktionen zur Projektsequenzierung voll ausschöpfen. Alles, was Sie tun müssen, ist Ihre Aufgaben hochzuladen und dann Aufgaben in der entsprechenden Reihenfolge mit Gantt-Diagrammen und Zeitleisten zu planen. Zeigen Sie Aufgabenabhängigkeiten, Details zu Beauftragten, Aufgabenstatus und mehr an, alles von einem Hub aus. Und falls Sie die Reihenfolge der Aktivitäten ändern müssen, ziehen Sie sie einfach per Drag-and-Drop.

Die Berichterstattung über Ihr Projekt für Stakeholder wird ebenfalls durch leistungsstarke Ein-Klick-Berichterstattungstools optimiert, die in Sekundenschnelle einen detaillierten Projektbericht erstellen können. Und wenn Sie schnell einen Überblick aus der Vogelperspektive benötigen, können Sie das Dashboard verwenden, um Projektdaten in Form von klaren und farbenfrohen Diagrammen anzuzeigen.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagementsoftware, die Projektmanagern die Tools an die Hand gibt, um aufeinanderfolgende Aufgaben zu steuern, Aufgabenabhängigkeiten zu verknüpfen und den Fortschritt mit integrierter Berichterstellung zu verfolgen. Teammitglieder erhalten eine kollaborative Plattform, um produktiver zu arbeiten. Erfahren Sie, wie wir Ihnen bei der Verwaltung Ihres nächsten Projekts helfen können, indem Sie unsere kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.