So bleiben Sie produktiv: 6 Tipps für effizientes Arbeiten

Unabhängig davon, ob Sie von zu Hause aus arbeiten oder wieder im Büro sind, kann es schwierig sein, produktiv zu bleiben.

Und das liegt nicht nur an den unzähligen Ablenkungen, denen wir täglich begegnen, oder der immer kürzer werdenden Aufmerksamkeitsspanne des modernen Menschen. Effizientes Arbeiten erfordert Organisationstalent, Disziplin und die richtige Motivation.

Außerdem ist jeder Mensch einzigartig. Einige von uns sind morgens aktiver, andere sind Nachteulen; manche brauchen Inspiration, andere kommen einfach zur Sache und machen weiter; Einige sind proaktiv und selbstmotiviert, andere benötigen Hilfe von außen, um ihren Prozess zu organisieren.

Einfach gesagt, es gibt kein universelles Patentrezept für produktives Arbeiten.

Es gibt jedoch verschiedene Techniken, die Sie ausprobieren können, um Ihre Produktivität zu verbessern und Ihr eigenes Gleichgewicht zu finden.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen 6 bewährte Tipps zur Arbeitseffizienz vor, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag umsetzen können. Sie können diese kombinieren, um herauszufinden, was die besten Ergebnisse für Sie liefert, damit Sie die ultimative Gleichung für die Produktivität am Arbeitsplatz finden.

1. Übertreiben Sie es nicht mit den Änderungen

Erstens, überstürzen Sie es nicht, alle neuen Ideen auf einmal auszuprobieren. Manchmal kann sogar eine kleine Veränderung eine große Wirkung haben. Andernfalls können Sie sich überfordern und laufen Gefahr, am Ende noch weniger produktiv zu sein als zuvor.

Nimm es langsam.

Probieren Sie die Techniken aus, die Ihrem aktuellen Arbeitsalltag, Ihrer Organisation und/oder Persönlichkeit am nächsten erscheinen.

Vielleicht können Sie zum Beispiel eine kleine, aber hartnäckige Gewohnheit beseitigen, die Sie ablenkt und Sie davon abhält, Ihren Arbeitstag zu beenden.

Geben Sie allen Änderungen auch etwas Zeit, bevor Sie entscheiden, ob sie effizient sind oder nicht. Etwa zwei bis drei Monate reichen in der Regel aus, um den Anfangsstress zu überwinden und zu sehen, ob die neue Herangehensweise Ergebnisse bringt. Das mag nach einer langen Zeit klingen, aber denken Sie daran – Gewohnheiten sind schwer zu bilden und zu brechen.

Unabhängig davon, ob die Änderung für Sie funktioniert oder nicht, können Sie nach Ablauf der Testphase, wenn Sie möchten, einen anderen Ansatz ausprobieren.

Denken Sie jedoch daran, dass in Bezug auf die Arbeitseffizienz selbst die kleinste Änderung Ihre Routine möglicherweise durcheinander bringen kann. Bis Sie sich daran gewöhnt haben und sehen, ob es wirklich Ergebnisse liefert, kann Ihre Produktivität darunter leiden.

Um Probleme und Missverständnisse zu vermeiden, informieren Sie am besten Ihren direkten Vorgesetzten über Ihre Absichten. Es ist wichtig, Ihr Handeln am Gesamtarbeitsprozess auszurichten.

2. Setzen Sie sich realistische Ziele

Obwohl dies irgendwie offensichtlich erscheint, neigen wir alle manchmal dazu, uns ein bisschen zu weit zu treiben, in der Hoffnung, dass wir über unsere Grenzen hinaus arbeiten und unerreichbare Ziele erreichen können.

Natürlich ist nichts falsch daran, die Messlatte etwas höher als Ihre Komfortzone zu legen und sich selbst herauszufordern. Dies kann Sie in der Tat dazu inspirieren, mehr zu erreichen, und Ihnen zeigen, dass Sie zu mehr fähig sind, als Sie dachten.

Wenn Sie sich jedoch regelmäßig unrealistische Ziele setzen, kann dies Ihre Produktivität stark beeinträchtigen.

Wenn Sie es versäumen, Ihre To-Do-Liste täglich, wöchentlich und/oder monatlich zu erledigen, werden Sie sich ab einem bestimmten Punkt wahrscheinlich wie ein Underachiever fühlen.

Anstatt effizienter zu arbeiten und produktiver zu sein, können Sie daher Ihr Selbstvertrauen verletzen, Ihren Eifer dämpfen und Ihre Motivation schwächen. Sie könnten am Ende sogar das Hochstapler-Syndrom bekommen und an Burnout leiden.

Um dies zu vermeiden, ziehen Sie bei der Planung Ihrer Aktivitäten die Verwendung des SMART-Zielrahmens in Betracht.
SMART steht für Specific, Measurable, Attainable, Realistic und Time-bound.

Es ist ein einfaches Tool, mit dem Sie Ihre Prioritäten setzen, Ihre Ressourcen berücksichtigen und eine produktive Vorgehensweise festlegen können.

Das Beste an diesem Ansatz ist, dass er nicht nur in kleinen Aufgabenorganisationen gleichermaßen effektiv sein kann. Sie können es auch in der langfristigen Planung und Geschäftsstrategie anwenden, unabhängig von Ihrer Verantwortungsebene und Rolle im Unternehmen.

3. Überdenken Sie Multitasking

Die letzten Jahrzehnte haben Multitasking verherrlicht und es wie ein Lebensziel für vielbeschäftigte Berufstätige erscheinen lassen.

Die Wahrheit ist jedoch, dass es – wenn überhaupt – nur sehr wenige Menschen gibt, die tatsächlich effizient Multitasking betreiben können.

Dennoch versuchen die meisten von uns, ein paar Aufgaben durchzuziehen und zu jonglieren, bis wir entweder alle scheitern oder mittelmäßige Ergebnisse erzielen. Am Ende können wir erschöpft, gestresst und enttäuscht sein. Wir wollen doch nicht, dass unsere Produktivität kaum besser ist, als wenn wir jede Aufgabe einzeln angegangen wären, oder?

Indem Sie Aufgaben einzeln angehen, können Sie sich besser konzentrieren, ihnen die gebührende Aufmerksamkeit schenken und sicherstellen, dass Sie die besten Ergebnisse erzielen, ohne sich selbst zu stressen.

So bleibt am Ende jeder Aufgabe genug Energie übrig, um sich auf die nächste zu konzentrieren.

Außerdem kennen wir alle das tolle Gefühl, wenn man endlich einen Punkt von seiner To-do-Liste abhaken kann, oder? Gönnen Sie sich!

4. Priorisieren Sie Ihre To-Do-Liste

Anstatt Multitasking zu versuchen, sollten Sie Ihre täglichen Aufgaben jeden Morgen priorisieren und mit der wichtigsten beginnen. Diese Aufgabe kann oft das schwierigste, herausforderndste, zeitaufwändigste und/oder dringendste Ziel des Tages sein.

Sobald Sie es aus dem Weg geräumt haben, erhalten Sie nicht nur ein sofortiges Gefühl der Erfüllung und Befriedigung. Sie können Ihren Tag auch leichteren Herzens fortsetzen, weil Sie das Schlimmste hinter sich haben.

Wenn Sie außerdem wissen, dass Sie das Wichtigste auf Ihrer To-do-Liste abgehakt haben, scheint alles andere etwas einfacher.

Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie sich nach Erledigung dieser Aufgabe auf die Schulter klopfen und Schluss machen können.

Fahren Sie mit den restlichen Aufgaben fort, lassen Sie vielleicht die einfachsten zum Schluss, während Sie alle geplanten Elemente durcharbeiten. Wenn Sie auf ein Problem stoßen und/oder feststecken, sollten Sie die Aufgabe für eine Weile unterbrechen und später darauf zurückkommen.

Dieser Ansatz kann nicht nur in Ihrem Tagesablauf gut funktionieren, sondern auch in der Wochen- und sogar Monatsplanung.

5. Gönnen Sie sich Pausen

Pausen ermöglichen es Ihnen, Ihr Gehirn neu zu starten, Ihre Motivation wiederzugewinnen und Ihre Zeit neu zu verteilen.

Wenn Sie sich zu lange zu sehr auf eine Aufgabe konzentrieren, werden Sie überwältigt. Anstatt Fortschritte zu machen, stecken Sie daher meistens fest.

Wenn Sie keine Pausen für sich selbst festlegen, wird Ihr Gehirn früher oder später anfangen, es für Sie zu tun. Infolgedessen wird Ihre Produktivität noch mehr leiden, weil Sie weiter versuchen werden, voranzukommen, nur um mitten in Ihrer eigenen Qual stecken zu bleiben.

Dies führt in der Regel zu Frustration, Selbstzweifeln und/oder sogar Verzweiflung.

Eine tolle Möglichkeit, Pausen in deinen Alltag einzubauen, ist die Pomodoro-Technik auszuprobieren. Darin verwenden Sie einen Timer, um Arbeit und Pausen in voreingestellten Intervallen abzuwechseln. Sie können beispielsweise 20 bis 45 Minuten Arbeit einstellen, gefolgt von einer 5- oder 10-minütigen Pause.

Auch wenn die Umsetzung der anstehenden Aufgabe länger dauert, sollten Sie in Betracht ziehen, sich an Ihren Arbeitspausenplan zu halten. So können Sie nach der Pause mit frischer Energie und einem klaren Kopf weitermachen.

Erwägen Sie auch, je nach Art Ihrer Arbeit, Ihre Pausen mit Aktivitäten zu füllen, die Sie von Ihrem Arbeitsplatz wegführen.

Wenn Sie beispielsweise an einem Schreibtisch arbeiten, strecken Sie Ihre Beine aus und machen Sie leichte Übungen. Ihre Arbeit beinhaltet körperliche Aktivität? Stellen Sie sicher, dass Sie sich hin und wieder hinsetzen oder hinlegen. Wenn Sie Ihren Tag in Besprechungen verbringen, genießen Sie eine ruhige Me-Time. Wenn Sie isoliert arbeiten, rufen Sie einen Freund zum Chatten an.

Der Punkt ist, Ihre Routine mit einer anderen Aktivität zu unterbrechen, die Sie von der Arbeit ablenkt. Als Ergebnis, wenn Sie dorthin zurückkehren, haben Sie eine frische Perspektive und neue Kraft.

Es klingt einfach, kann aber Wunder für Ihre Produktivität und Arbeitseffizienz bewirken.

6. Beseitigen Sie Ablenkungen nicht – organisieren Sie sie

Ablenkungen und schlechte Angewohnheiten zu beseitigen ist leichter gesagt als getan. Manchmal kann das Töten zu viel Frustration erzeugen und die Produktivität beeinträchtigen, anstatt sie zu verbessern.

Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, sie in Ihre Grenzen zu bringen und sich selbst Grenzen zu setzen.

Erwägen Sie die Wahl eines Zeitrahmens – vorzugsweise in der Tageszeit, in der Sie normalerweise am wenigsten produktiv sind. Als nächstes widmen Sie es ausschließlich den Aktivitäten, die Sie am häufigsten von der Arbeit ablenken.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie ein Social-Media-Süchtiger sind (na ja, sind wir das nicht alle?)

Wenn es Ihnen an Disziplin mangelt und Sie sich nicht zurückhalten, können Sie Stunden Ihres Tages damit verschwenden, auf Ihr Telefon zu schauen. Dies kann Ihren Arbeitsprozess unterbrechen und die Effizienz verringern, da es die Konzentration erheblich erschwert.

Je nachdem, wofür Sie soziale Medien nutzen, kann das vollständige Abschalten jedoch dazu führen, dass Sie sich einsam, falsch informiert und hinterherhinkend fühlen, wenn es um Updates und Themen geht, die Ihnen wichtig sind.

Um dies zu vermeiden, können Sie Social-Media-Pausen über den Tag verteilen und die Zeit, die Sie dafür bei der Arbeit aufwenden, streng begrenzen. Auf diese Weise wissen Sie, dass ein Fix kommt, und werden nicht von Ihrer Arbeit abgelenkt, selbst wenn Sie die Benachrichtigungen hektisch pingen hören. Natürlich ist es am besten, diese so weit wie möglich einzuschränken, Sie möchten sich nicht zu sehr testen.

Außerdem können Sie eine Digital Balance-App verwenden, um Ihre Gerätenutzungsgewohnheiten zu verfolgen und die Nutzung der Bildschirmzeit festzulegen.

Auch wenn Ihre Ablenkungen nicht digital sind, können Sie sie mit dieser Methode zurückhalten. So können Sie Ihre Arbeitsgewohnheiten und Konzentration deutlich verbessern.

Endeffekt

Produktiv zu bleiben und effizient zu arbeiten, ist nicht nur für Ihr berufliches Wachstum und Ihre Entwicklung wichtig, sondern auch für Ihre geistige Gesundheit.

Einerseits neigen Sie dazu, Ihr Selbstvertrauen und Ihre Motivation zu verlieren, wenn Sie ständig abgelenkt sind, zögern oder einfach nur aus dem Spiel sind. Dies kann sich darauf auswirken, wie Sie über Ihre Arbeit denken und wie Sie über sich selbst denken. Ganz zu schweigen davon, dass es letztendlich sogar dazu führen kann, dass Sie Ihren Job verlieren.

Wenn andererseits schlechte Effizienz das Ergebnis von zu viel Anstrengung ist, kann dies zu Stress, Angst und sogar Burnout führen.

Durch die Optimierung Ihrer Arbeitskultur, -routine und -prozesse können Sie sicherstellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Arbeitstag machen, ohne Ihr Wohlbefinden zu beeinträchtigen.

Alles, was Sie tun müssen, ist, die richtigen Techniken zu finden, die für Sie die besten Ergebnisse liefern, und sich daran zu gewöhnen.