So schreiben Sie einen Business Case (Vorlage enthalten)
Veröffentlicht: 2022-08-23Was ist ein Business Case?
Ein Business Case ist ein Projektmanagementdokument, das erklärt, wie die Vorteile eines Projekts seine Kosten überwiegen und warum es ausgeführt werden sollte. Business Cases werden während der Projektinitiierungsphase erstellt und sollen alle Ziele, Kosten und Vorteile des Projekts beinhalten, um die Stakeholder von seinem Wert zu überzeugen.
Ein Business Case ist ein wichtiges Projektdokument, um Ihrem Auftraggeber, Kunden oder Stakeholder zu beweisen, dass das von Ihnen vorgeschlagene Projekt eine solide Investition ist. Unten veranschaulichen wir die Schritte, um einen zu schreiben, der sie beeinflussen wird.
Verwandte: Kostenlose Business Case-Vorlage für Word
Die Notwendigkeit für einen Business Case besteht darin, dass er die finanzielle Bewertung, den Vorschlag, die Strategie und den Marketingplan in einem Dokument zusammenfasst und einen vollständigen Überblick darüber bietet, wie das Projekt der Organisation zugute kommt. Sobald Ihr Business Case von den Projektbeteiligten genehmigt wurde, können Sie mit der Projektplanungsphase beginnen.
So schreiben Sie einen Business Case
Projekte scheitern ohne einen soliden Business Case, auf dem sie sich ausruhen können, da dieses Dokument notwendig ist, um das Projekt zu starten, und es die Grundlage für die Projektcharta und den Projektplan darstellt. Aber wenn ein Projekt-Business-Case nicht an der Realität verankert ist und keinen Bedarf anspricht, der mit den größeren Geschäftszielen der Organisation übereinstimmt, dann ist er irrelevant.
Die Recherche, die Sie benötigen, um einen überzeugenden Business Case zu erstellen, ist das Warum, Was, Wie und Wer Ihres Projekts. Dies muss klar kommuniziert werden. Die Elemente Ihres Business Case behandeln das Warum, aber detaillierter. Stellen Sie sich den Business Case als ein Dokument vor, das während der Projektinitiierungsphase erstellt wird, aber während des gesamten Projektlebenszyklus als Referenz verwendet wird.
Unabhängig davon, ob Sie ein neues Projekt beginnen oder mitten in einem Projekt sind, nehmen Sie sich die Zeit, einen Business Case zu schreiben, um die Projektausgaben zu rechtfertigen, indem Sie die geschäftlichen Vorteile identifizieren, die Ihr Projekt liefern wird und die Ihre Stakeholder am meisten daran interessiert sind, von der Arbeit zu profitieren. Die folgenden vier Schritte zeigen Ihnen, wie Sie einen Business Case schreiben:
Schritt 1: Identifizieren Sie das Geschäftsproblem
Projekte werden nicht um der Projekte willen erstellt. Sie haben ein Ziel. Normalerweise werden sie initiiert, um ein bestimmtes Geschäftsproblem zu lösen oder eine Geschäftsmöglichkeit zu schaffen.
Sie sollten „mit der Notwendigkeit führen“. Ihre erste Aufgabe besteht darin, herauszufinden, was dieses Problem oder diese Gelegenheit ist, es zu beschreiben, herauszufinden, woher es kommt, und dann den Zeitrahmen anzugeben, der erforderlich ist, um damit umzugehen.
Dies kann eine einfache Aussage sein, lässt sich aber am besten mit einigen Untersuchungen des Wirtschaftsklimas und der Wettbewerbslandschaft artikulieren, um den Zeitpunkt des Projekts zu rechtfertigen.
Schritt 2: Identifizieren Sie die alternativen Lösungen
Woher wissen Sie, ob das Projekt, das Sie durchführen, die bestmögliche Lösung für das oben definierte Problem ist? Natürlich ist die Wahl der richtigen Lösung schwierig, und der Weg zum Erfolg ist nicht mit unbegründeten Annahmen gepflastert.
Eine Möglichkeit, den Fokus einzugrenzen, um die richtige Lösung deutlich zu machen, besteht darin, diesen sechs Schritten zu folgen (natürlich nach der entsprechenden Recherche):
- Beachten Sie die alternativen Lösungen.
- Quantifizieren Sie für jede Lösung die Vorteile.
- Prognostizieren Sie außerdem die mit jeder Lösung verbundenen Kosten.
- Dann überlegen Sie, ob es machbar ist.
- Erkennen Sie die Risiken und Probleme, die mit jeder Lösung verbunden sind.
- Dokumentieren Sie dies abschließend in Ihrem Business Case.
Schritt 3: Empfehlen Sie eine bevorzugte Lösung
Als nächstes müssen Sie die Lösungen einordnen, aber bevor Sie dies tun, ist es am besten, Kriterien festzulegen, vielleicht einen Bewertungsmechanismus, der Ihnen hilft, die Lösungen zu priorisieren, um die richtige auszuwählen.
Einige Methoden, die Sie anwenden können, umfassen:
- Geben Sie je nach Kosten und Nutzen der Lösung eine Punktzahl von 1 bis 10.
- Basieren Sie Ihre Punktzahl auf dem, was Ihnen wichtig ist.
- Fügen Sie Ihrem Ranking mehr Komplexität hinzu, um alle Grundlagen abzudecken.
Unabhängig von Ihrem Ansatz wird die beste Lösung für Ihr Problem offensichtlich, sobald Sie Ihre Zahlen addiert haben. Auch hier sollten Sie diesen Prozess in Ihrem Business Case dokumentieren lassen.
Schritt 4: Beschreiben Sie den Implementierungsansatz
Sie haben also Ihr Geschäftsproblem oder Ihre Geschäftschance identifiziert und wissen, wie Sie sie erreichen können. Jetzt müssen Sie Ihre Stakeholder davon überzeugen, dass Sie Recht haben und den besten Weg haben, einen Prozess zum Erreichen Ihrer Ziele zu implementieren. Deshalb ist die Dokumentation so wichtig; Es bietet einen praktischen Weg zur Lösung des von Ihnen identifizierten Kernproblems.
Nun, es ist nicht nur eine Übung, um hochrangige Führungskräfte zu besänftigen. Wer weiß, was Sie in der Recherche entdecken könnten, die Sie in die Erforschung des zugrunde liegenden Problems und die Bestimmung alternativer Lösungen stecken? Mit einer alternativen Lösung als der ursprünglich vorgeschlagenen könnten Sie dem Unternehmen möglicherweise Millionen einsparen. Wenn Sie an einem überzeugenden Business Case arbeiten, können Sie Ihre Sponsoren oder die Unternehmensführung mit an Bord holen und haben eine klare Vorstellung davon, wie Sie die erwarteten geschäftlichen Vorteile sicherstellen können.
Business-Case-Vorlage
Unsere Geschäftsfallvorlage für Word ist das perfekte Werkzeug, um mit dem Schreiben eines Geschäftsfalls zu beginnen. Es verfügt über 9 wichtige Business Case-Bereiche, die Sie nach Bedarf anpassen können. Laden Sie die Vorlage kostenlos herunter und befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um einen großartigen Business Case für alle Ihre Projekte zu erstellen.
Schlüsselelemente eines Business Case
Einer der wichtigsten Schritte zum Starten eines Business Case ist die Erstellung einer Business Case-Checkliste. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Gliederung, die Sie bei der Entwicklung Ihres Business Case befolgen sollten. Sie können auswählen, welche dieser Elemente für Ihre Projektbeteiligten am relevantesten sind, und sie unserer Business Case-Vorlage hinzufügen. Sobald Ihr Business Case genehmigt ist, können Sie Ihre Projekte mit einer robusten Projektmanagement-Software wie ProjectManager verwalten.
1. Zusammenfassung
Die Zusammenfassung ist eine Kurzfassung jedes Abschnitts Ihres Business Case. Es wird verwendet, um Stakeholdern einen schnellen Überblick über Ihr Projekt zu geben.
2. Projektdefinition
Dieser Abschnitt soll allgemeine Informationen über Ihre Projekte bereitstellen, wie z. B. die zu erreichenden Geschäftsziele und die Gliederung des Projektplans.
3. Vision, Ziele und Ziele
Zuerst müssen Sie herausfinden, was Sie zu tun versuchen und welches Problem Sie lösen möchten. Sie müssen Ihre Projektvision und Ziele definieren. Dies wird Ihnen helfen, Ihren Projektumfang zu gestalten und Projektergebnisse zu identifizieren.
4. Projektumfang
Der Projektumfang bestimmt alle Aufgaben und Leistungen, die in Ihrem Projekt ausgeführt werden, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
5. Hintergrundinformationen
Hier können Sie einen Kontext für Ihr Projekt bereitstellen, das Problem erläutern, das es lösen soll, und wie es mit der Vision und dem strategischen Plan Ihrer Organisation übereinstimmt.
6. Erfolgskriterien und Stakeholder-Anforderungen
Je nachdem, an welcher Art von Projekt Sie arbeiten, sind die Qualitätsanforderungen unterschiedlich, aber sie sind entscheidend für den Projekterfolg. Sammeln Sie alle, finden Sie heraus, was bestimmt, ob Sie sie erfolgreich getroffen haben, und berichten Sie über die Ergebnisse.
7. Projektplan
Es ist Zeit, den Projektplan zu erstellen. Finden Sie heraus, welche Aufgaben Sie übernehmen müssen, um das Projekt abzuschließen. Sie können eine Vorlage für einen Projektstrukturplan verwenden, um sicherzustellen, dass Sie fertig sind. Wenn Sie alle Aufgaben gesammelt haben, schätzen Sie, wie lange es dauern wird, jede einzelne zu erledigen.
Projektmanagement-Software erleichtert die Erstellung eines Projektplans erheblich. ProjectManager kann Ihre Projektstrukturplanvorlage hochladen und alle Ihre Aufgaben werden in unser Tool eingetragen. Sie können sie mit unserer Kanban-Board-Ansicht gemäß Ihrem Produktionszyklus organisieren oder unsere Gantt-Diagrammansicht verwenden, um einen Projektplan zu erstellen.
8. Projektbudget
Ihr Budget ist eine Schätzung von allem in Ihrem Projektplan und was es kosten wird, das Projekt über die geplante Zeit abzuschließen.
9. Projektzeitplan
Erstellen Sie einen Zeitplan für das Projekt, indem Sie abschätzen, wie lange es dauern wird, bis jede Aufgabe abgeschlossen ist. Verwenden Sie für einen wirkungsvolleren Projektplan ein Tool, um ein Gantt-Diagramm zu erstellen und es auszudrucken. Dies wird den zusätzlichen Schwung der Datenvisualisierung und Fähigkeiten bieten, die Excel-Tabellen fehlen.
10. Projektleitung
Projekt-Governance bezieht sich auf alle Projektmanagement-Regeln und -Verfahren, die für Ihr Projekt gelten. Es definiert zum Beispiel die Rollen und Verantwortlichkeiten der Projektteammitglieder und den Rahmen für die Entscheidungsfindung.
11. Kommunikationsplan
Legen Sie Meilensteine für Check-ins und Statusaktualisierungen fest und legen Sie fest, wie die Beteiligten über den Fortschritt des Projektlebenszyklus auf dem Laufenden bleiben.
12. Fortschrittsberichte
Halten Sie einen Plan bereit, um Ihren Fortschritt während des Projekts zu überwachen und zu verfolgen, um den geplanten mit dem tatsächlichen Fortschritt zu vergleichen. Es gibt Tools zur Aufgabenverfolgung, mit denen Sie den Fortschritt und die Leistung überwachen können.
Auch hier verbessert die Verwendung eines Projektmanagement-Tools Ihre Fähigkeit zu sehen, was in Ihrem Projekt passiert. ProjectManager verfügt über Tracking-Tools wie Dashboards und Statusberichte, die Ihnen eine Übersicht auf hoher Ebene bzw. mehr Details bieten. Im Gegensatz zu leichten Apps, mit denen Sie ein Dashboard einrichten müssen, ist unsere in das Tool eingebettet. Besser noch, unsere Cloud-basierte Software liefert Ihnen Echtzeitdaten für eine aufschlussreichere Entscheidungsfindung. Außerdem erhalten Sie Berichte über mehr als nur Statusaktualisierungen, sondern auch Arbeitszeittabellen, Arbeitsbelastung, Portfoliostatus und vieles mehr, alles mit nur einem Klick. Filtern Sie dann die Berichte und teilen Sie sie mit Stakeholdern, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.
13. Finanzielle Bewertung
Dies ist ein sehr wichtiger Abschnitt Ihres Business Case, da Sie hier darlegen, wie die finanziellen Vorteile die Kosten überwiegen. Vergleichen Sie die finanziellen Kosten und den Nutzen Ihres Projekts. Sie können dies tun, indem Sie eine Sensitivitätsanalyse und eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen.
14. Markteinschätzung
Untersuchen Sie Ihren Markt, Ihre Wettbewerber und Ihre Branche, um Chancen und Risiken zu finden
15. Wettbewerbsanalyse
Identifizieren Sie direkte und indirekte Wettbewerber und bewerten Sie deren Produkte, Stärken, Wettbewerbsvorteile und ihre Geschäftsstrategie.
16. SWOT-Analyse
Eine SWOT-Analyse hilft Ihnen, die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken Ihres Unternehmens zu identifizieren. Die Stärken und Schwächen sind intern, während die Chancen und Risiken extern sind.
17. Marketingstrategie
Beschreiben Sie neben anderen Aspekten Ihres Marketingplans oder Ihrer Strategie Ihr Produkt, Ihre Vertriebskanäle, Ihre Preisgestaltung, Ihre Zielkunden.
18. Risikobewertung
Es gibt viele Risikokategorien, die sich auf Ihr Projekt auswirken können. Der erste Schritt zu ihrer Minderung besteht darin, die mit Ihren Projektaktivitäten verbundenen Risiken zu identifizieren und zu bewerten.
Wie ProjectManager bei Ihrem Business Case hilft
ProjectManager, eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, kann all die verschiedenen Daten sammeln und zusammenstellen, die Sie sammeln, und sie dann einfach sowohl mit Ihrem Team als auch mit Projektsponsoren teilen.
Sobald Sie eine Tabelle mit allen Ihren Aufgaben aufgelistet haben, können Sie sie in unsere Software importieren. Dann wird es sofort in ein Gantt-Diagramm eingefügt. Legen Sie einfach die Dauer für jede der Aufgaben fest, fügen Sie alle Abhängigkeiten hinzu, und Ihr Projekt wird jetzt über eine Zeitachse verteilt. Sie können Meilensteine setzen, aber Sie können noch so viel mehr tun.
Sie haben jetzt einen Projektplan und über das Online-Gantt-Diagramm können Sie Teammitglieder Aufgaben zuweisen. Dann können sie die Aufgaben, an denen sie gerade arbeiten, direkt kommentieren, so viele Dokumente und Bilder wie nötig hinzufügen und so eine kollaborative Umgebung fördern. Sie können ihren Fortschritt verfolgen und die Aufgabendauer nach Bedarf ändern, indem Sie das Start- und Enddatum ziehen und ablegen.
Aber das ist nur ein Vorgeschmack auf das, was ProjectManager bietet. Wir haben Kanban-Tafeln, die Ihren Arbeitsablauf visualisieren, und ein Echtzeit-Dashboard, das sechs Projektmetriken verfolgt, um eine möglichst genaue Ansicht Ihres Projekts zu erhalten.
Probieren Sie ProjectManager aus und überzeugen Sie sich selbst mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.
Sehen Sie sich unser Business Case-Schulungsvideo an
Wenn Sie weitere Ratschläge zu Business Cases wünschen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Jennifer Bridges, PMP, in diesem kurzen Schulungsvideo anzusehen. Sie erklärt die Schritte, die Sie unternehmen müssen, um einen guten Business Case zu schreiben.
Hier ist ein Screenshot für Ihre Referenz.
Transkription:
Heute sprechen wir darüber, wie man einen Business Case schreibt. Nun, in den letzten Jahren haben wir gesehen, wie sich der Markt oder vielleicht Organisationen, Unternehmen oder sogar Projekte von der Erstellung von Business Cases wegbewegt haben. Aber heutzutage prüfen Unternehmen, Organisationen und dieselben Projekte die Investitionen und suchen wirklich nach einer Rendite.
Betrachten Sie den Business Case jetzt als Ihre Gelegenheit, Ihr Projekt, Ihre Idee, Ihre Chance zu verpacken und zu zeigen, was es bedeutet und welche Vorteile es hat und wie andere davon profitieren können.
Wir wollen heute einen Blick darauf werfen, was im Business Case steckt und wie man einen schreibt. Ich möchte klarstellen, dass es sich bei der Suche nach Informationen zu einem Business Case nicht um eine Aktentasche handelt.
Neulich hat jemand angerufen und sie waren verwirrt, weil sie nach etwas gesucht haben, und sie haben immer wieder Aktentaschen hervorgeholt. Darüber reden wir heute nicht. Worüber wir sprechen, sind Business Cases, und sie enthalten Informationen über Ihre Strategien, über Ihre Ziele. Es ist Ihr Geschäftsvorschlag. Es enthält Ihren Geschäftsentwurf, Ihre Geschäftsstrategie und sogar Ihren Marketingplan.
Warum brauchen Sie einen Business Case?
Und warum ist das heute so wichtig? Auch hier suchen Unternehmen nicht nur bei ihren Projektmanagern, sondern auch bei ihren Teammitgliedern nach einem besseren Geschäftsverständnis und mehr Geschäftssinn für Ideen. Dieser Business Case liefert also die Rechtfertigung für die vorgeschlagene Geschäftsänderung oder den Plan. Es beschreibt die Kapitalallokation, die Sie möglicherweise anstreben, und die Ressourcen, die für die Umsetzung erforderlich sind. Dann kann es ein Aktionsplan sein. Es kann nur als einheitliche Vision dienen. Und dann bietet es den Entscheidungsträgern auch verschiedene Möglichkeiten.
Sehen wir uns also die Schritte an, die erforderlich sind, um diese Business Cases zusammenzustellen. Es gibt vier Hauptschritte. Erstens möchten Sie Ihren Markt erforschen. Schauen Sie sich wirklich an, was da draußen ist, wo sind die Bedürfnisse, wo sind die Lücken, die Sie bedienen können? Schauen Sie sich Ihre Konkurrenz an. Wie gehen sie das an und wie können Sie vielleicht andere Alternativen anbieten?
Sie möchten verschiedene Ansätze vergleichen und finalisieren, die Sie für die Markteinführung verwenden können. Dann tragen Sie diese Daten zusammen und präsentieren Strategien, Ihre Ziele und andere zu berücksichtigende Optionen.
Und dann dokumentierst du es buchstäblich.
Wie sieht also das Dokument aus? Nun, es gibt heute Vorlagen da draußen. Die Komponenten variieren, aber dies sind die gemeinsamen. Und das sind dann die Dinge, die ich für wesentlich halte. Es gibt also die Zusammenfassung. Dies ist nur eine Zusammenfassung Ihres Unternehmens, wie Ihr Managementteam aussehen könnte, eine Zusammenfassung Ihres Produkts und Ihrer Dienstleistung und Ihres Marktes.
Die Unternehmensbeschreibung gibt ein bisschen mehr Geschichte über Ihr Unternehmen und das Leitbild und wirklich, worum es bei Ihrem Unternehmen geht und wie dieses Produkt oder diese Dienstleistung dazu passt.
Dann skizzieren Sie die Details des Produkts oder der Dienstleistung, die Sie entweder erweitern, einführen oder implementieren möchten. Sie können sogar in ihre Patente aufnehmen, dass Sie angemeldete oder andere Marken haben.
Dann möchten Sie Ihre Marketingstrategie identifizieren und auslegen. Wie bringen Sie das Ihren Kunden? Wirst du einen stationären Laden haben? Machst du das online? Und was sind Ihre Pläne, es auf den Markt zu bringen?
Sie möchten auch detaillierte Informationen zu Ihrer Wettbewerbsanalyse einbeziehen. Wie machen sie das? Und wie planen Sie wohl, Ihre Konkurrenz zu schlagen?
Sie möchten auch Ihren SWOT betrachten und identifizieren. Und der SWOT ist Ihre Stärke. Was sind Ihre Stärken im Going-to-Market? Und wo sind die Schwächen? Vielleicht einige Ihrer Lücken. Und wo liegen Ihre Chancen und vielleicht Risiken, die Sie einplanen müssen?
Dann enthält die Übersicht über den Betrieb betriebliche Informationen wie Ihre Produktion, sogar Personal, Informationen über den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens.
Und dann umfasst Ihr Finanzplan Ihre Gewinn- und Verlustrechnung, Ihre Gewinne und Verluste, alle Ihre Finanzen, alle Sicherheiten, die Sie möglicherweise haben, und alle Arten von Investitionen, die Sie anstreben.
Das sind also die Bestandteile Ihres Business Case. Deshalb ist es so wichtig. Und wenn Sie ein Tool benötigen, mit dem Sie diesen Prozess verwalten und nachverfolgen können, dann melden Sie sich jetzt bei ProjectManager für unsere Software an.