So schreiben Sie eine Follow-up-E-Mail, die Antworten erhält (+ Best Practices)

Die erste E-Mail ist eine höfliche Einführung, wenn Sie versuchen, etwas zu erledigen, sei es beim Abschluss eines Geschäfts oder beim Sammeln von Informationen. Und obwohl es wichtig ist, ist es nicht die ganze Geschichte. Hier kommen Follow-up-E-Mails ins Spiel. Sie können sie senden an:

• • Erinnern Sie die Person, mit der Sie kommunizieren, an Ihre Anfrage

• Stupse sie höflich zum Handeln an
• Zeigen Sie ihnen, dass Sie in das Ergebnis investiert sind

Das Versenden einer Follow-up-E-Mail ist der Unterschied zwischen der beiläufigen Erwähnung, dass Sie irgendwann einen Kaffee trinken möchten, und dem Zeigen einer Person, dass Sie sie zu einem Date ausführen möchten. Schon die erste Folge-E-Mail kann Ihre Antwortquote um 40 % steigern! Um im Marketing erfolgreich zu sein, müssen Sie wissen, wie man eine Follow-up-E-Mail schreibt, die die anfängliche Gelegenheit mit den tatsächlichen Ergebnissen verbindet – und wir zeigen Ihnen, wie es geht. Aber wir werden nicht nur Best Practices und Vorlagen für Follow-up-E-Mail-Marketing teilen; Wir zeigen Ihnen auch die entscheidenden Schritte zum Schreiben einer erfolgreichen Follow-up-E-Mail von Grund auf neu. Lass uns anfangen.

Schritt 1: Legen Sie das Ziel Ihrer Folge-E-Mail fest

Legen Sie fest, was Sie mit der Folge-E-Mail erreichen möchten. Was ist das Endziel/Ziel Ihrer Nachricht? Welche Maßnahmen soll der Empfänger ergreifen? Einige Ideen beinhalten:

• Erinnern Sie sie daran, ein Meeting zu vereinbaren
• Buchen Sie eine Demo
• Melden Sie sich für eine Testversion an
• Abschluss eines Verkaufs
• Aufbau starker Kundenbeziehungen
• Kunden einholen

Die Klärung des Ziels hilft Ihnen, die Nachricht mit einem klaren Zweck zu schreiben und einen geeigneten Call-to-Action (CTA) zu integrieren. Abhängig von Ihrem spezifischen Ziel können Sie auch einen unmittelbaren Mehrwert schaffen, wodurch die Wahrscheinlichkeit einer Reaktion des Empfängers steigt.

Schritt 2: Schreiben Sie eine überzeugende Betreffzeile

Nein – „Follow-up“ oder „Ich warte auf Ihre Antwort …“ sind keine guten E-Mail-Betreffzeilen. Sie werden wahrscheinlich ignoriert und geben dem Leser das Gefühl, dass Sie ihm die Schuld geben, weil er nicht geantwortet hat, was sein Interesse am Lesen Ihrer E-Mail mindern kann. Die besten E-Mail-Betreffzeilen bringen den Empfänger dazu, die Nachricht zu öffnen und zu lesen. Schreiben Sie eine Betreffzeile, die für den Zweck oder das Ziel Ihrer E-Mail relevant ist. Denken Sie an Ihre E-Mail und die Aktion, die der Empfänger ausführen soll. Hier sind einige weitere Tipps zum Schreiben überzeugender Folge-Betreffzeilen:

• Verwenden Sie eine handlungsorientierte Sprache. Fügen Sie Power Words und konkrete Zahlen hinzu, um zum Handeln anzuregen. Beispiel: „Besprechungsanfrage: [Datum & Uhrzeit]“. Beachten Sie, dass bestimmte Wörter wie „Free“ und „Money“ Spam-Filter auslösen, also vermeiden Sie sie am besten.
• Vermeiden Sie Clickbait. Selbst wenn Clickbait den Empfänger dazu bringt, Ihre E-Mail zu öffnen, kann er sie am Ende ignorieren oder, schlimmer noch, löschen. Verwenden Sie eine direkte und unkomplizierte Sprache, die dem Empfänger mitteilt, was ihn nach dem Öffnen Ihrer E-Mail erwartet. Beispiel: „[Name des Empfängers], planen wir ein [Meeting/einen Anruf], um [Thema] zu besprechen.“
• Halt dich kurz. Da 56 % der E-Mails auf Mobiltelefonen gelesen werden, ist es besser, Betreffzeilen mit einer Länge von etwa fünf Wörtern zu schreiben. Zum Beispiel „Nächste Schritte: [Projekt/Gelegenheit].
• Schaffe ein Gefühl der Dringlichkeit. Verwenden Sie eine Sprache, die ein Gefühl der Dringlichkeit vermittelt, ohne aufdringlich oder aggressiv zu wirken. Beispiel: „[Name des Empfängers], zeitkritisch: [Thema].“
• Seien Sie persönlich. Wenn Sie den Namen des Empfängers oder einen gemeinsamen Kontakt kennen, verwenden Sie ihn, um die E-Mail persönlicher und relevanter zu gestalten. Beispiel: „Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen, [Name des Empfängers].“
• Heben Sie den Nutzen hervor. Erwähnen Sie, wie Ihre Nachricht dem Empfänger zugute kommt, um seine Aufmerksamkeit zu erregen. Beispiel: „Maximierung des ROI: Vorschlag zur Verdreifachung Ihres Umsatzes.“

Vorlagenbeispiel

Schritt 3: Stellen Sie am Anfang den Kontext bereit

Informieren Sie den Empfänger über Ihre ursprüngliche E-Mail. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Kontext bereitstellen, damit sie wissen, wer Sie sind und was Sie nachverfolgen, ohne nach der/den ersten E-Mail(s) suchen zu müssen. Warum ist das wichtig? Heutzutage wird der Posteingang mit viel zu vielen E-Mails überflutet. Um Ihre Follow-up-E-Mail hervorzuheben, ist es wichtig, eine Kennung einzuschließen, die den Empfänger daran erinnert, dass Sie ihn zuvor kontaktiert haben. Dies macht es dem Empfänger leichter, Ihre E-Mail unter den vielen zu finden, die er erhält, und zeigt Ihre Beharrlichkeit und Entschlossenheit. Im Folgenden finden Sie einige starke Opener, die Sie ausprobieren können:

• „Denken Sie daran, als wir über [Thema] gesprochen haben, habe ich großartige Neuigkeiten und ich kann es kaum erwarten, sie mit Ihnen zu teilen. Können wir einen Termin für einen Anruf vereinbaren?“
• "Ich habe an einem aufregenden Projekt gearbeitet, von dem ich glaube, dass es perfekt für Sie sein wird. Ich würde gerne einen Termin vereinbaren, um weitere Details darüber zu teilen."
• „Es war großartig, bei [Veranstaltung/Ort] mit Ihnen in Kontakt zu treten. Ich wollte unser Gespräch über [Thema] weiterverfolgen.“
• „Ich melde mich, um mich zu melden und zu sehen, ob es Neuigkeiten zu [Thema] gibt.“
• „Ich wollte Sie an [Thema] erinnern und sehen, ob wir als Nächstes etwas unternehmen können.“
• Unser gemeinsamer Freund, [Name des Freundes], schlug vor, dass ich mich wegen [Thema] an Sie wende.

Vorlagenbeispiel

Schritt 4: Schreiben Sie den Text Ihrer Folge-E-Mail

Möglicherweise haben Sie einzeilige Folge-E-Mails wie diese erhalten oder gesendet (keine Sorge, wir werden das nicht beurteilen): Wie Sie sehen können, enthält diese im Vergleich zu den vorherigen Follow-up-E-Mails, die wir geteilt haben, keine zusätzlichen Informationen, um das Interesse des Empfängers zu wecken und ihn zum Antworten zu bewegen. Es ist faul. Denken Sie darüber nach: Würden Sie antworten, wenn Sie Hunderte von anderen Dingen auf Ihrer To-do-Liste haben? Exakt. Aus diesem Grund sollten Sie einem ansprechenden Opener einen ebenso erstaunlichen, wertvollen E-Mail-Text folgen lassen. Formuliere deine Absichten konkret und direkt, damit der Leser nicht das Gefühl hat, dass du seine Zeit verschwendest. Verwenden Sie dann die folgenden Ideen, um Ihrer Nachricht einen Mehrwert zu verleihen:

• Teilen Sie Kundenreferenzen von anderen Kunden in derselben Branche/Geschäft wie der Empfänger
• Fallstudien
• Blogeinträge
• Sozialer Beweis
• Webinar
• Lösungen für Schmerzpunkte
• Exklusive Rabatte und Angebote
• E-Books
• Anleitungsvideos
• Verlängerte kostenlose Testversion

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Idee für den Empfänger relevant ist, wo er sie als Bereicherung betrachtet. Sie können den Empfänger auch bitten, seine Meinungen und Ansichten mitzuteilen. Beispielsweise Fragen wie „Ist die Preisgestaltung für Sie geeignet?“ und „Welche Funktionen sind Ihnen bei [Produkttyp] am wichtigsten“ öffnen die Kommunikationswege und geben Ihnen einen tieferen Einblick in die Gedankenwelt des Lesers.

Vorlagenbeispiel

Schritt 5: Liefern Sie die nächsten Schritte mit einem Call-to-Action

Erinnern Sie sich an das Ziel, das Sie in Schritt 1 festgelegt haben? Schreiben Sie einen überzeugenden CTA darum und fügen Sie ihn am Ende Ihrer Follow-up-E-Mail hinzu. Der Empfänger sollte wissen, was zu tun ist, nachdem er Ihre Nachricht gelesen hat. Wenn Sie sie nicht anleiten, ist es höchst unwahrscheinlich, dass sie sich bei Ihnen melden. Nehmen Sie zum Beispiel diese Folge-E-Mail. Der Absender erleichtert dem Leser die Antwort und lässt eine Kommunikationslinie offen, die Ihnen hilft, in Verbindung zu bleiben und Beziehungen aufzubauen. Hier sind einige Tipps, die Sie verwenden können, um ähnlich starke CTAs zu schreiben:

• Halten Sie es einfach: Stellen Sie sicher, dass Ihr CTA einfach zu befolgen ist, idealerweise mit nur einem Klick oder klaren Anweisungen, was als nächstes zu tun ist. Verwenden Sie eine Sprache, die sie zum Handeln zwingt, wie „Jetzt anmelden“ oder „Buchen Sie Ihr Meeting“.
• Fügen Sie etwas Dringlichkeit hinzu, aber seien Sie unkompliziert: Sagen Sie ihnen genau, was sie tun sollen, z. B. „Planen Sie einen Anruf, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren“, anstatt nur „Erfahren Sie mehr“. Geben Sie ihnen jedoch das Gefühl, dass sie schnell handeln müssen, indem Sie Sätze wie „Begrenzte Plätze verfügbar“ oder „Nicht verpassen“ verwenden.
• Sichtbar machen und experimentieren. Verwenden Sie eine kontrastierende Farbe für Ihren CTA-Button, um ihn vom Rest der E-Mail abzuheben. Wir empfehlen die Verwendung von A/B-Tests, um verschiedene CTA-Phrasen und -Formate auszuprobieren und herauszufinden, welche für Ihre Zielgruppe am besten geeignet sind.
• Zeigen Sie den Wert: Erklären Sie, wie Ihr Empfänger von der von Ihnen vorgeschlagenen Aktion profitieren wird, ob es sich um Zeitersparnis, Geldverdienen oder gelöstes Problem handelt.

Vorlagenbeispiel

Schritt 6: Schließen und senden Sie die Folge-E-Mail

Schließen Sie Ihre E-Mail höflich, vorzugsweise auf eine Weise, die Ihre früheren Interaktionen mit dem Empfänger widerspiegelt. Denken Sie daran, dass ein höflicher Ansatz einen langen Weg zurücklegt. Vermeiden Sie also passiv-aggressive oder verzweifelte Sätze wie die folgenden:

• Ich weiß, dass du beschäftigt bist; Ich bin auch beschäftigt, also lass uns schnell loslegen
• Bitte antworten Sie so bald wie möglich
• Tut mir leid, dass ich zu hartnäckig bin
• Ich entschuldige mich im Voraus für die Störung
• Komm zurück zu mir, ja?

Hier sind einige gute Beispiele, die Sie stattdessen verwenden können:

• Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.
• Ich freue mich von Ihnen zu hören.
• Bald sprechen?
• Aufgeregt, bald von Ihnen zu hören!
• Lassen Sie mich wissen, was für Sie am besten funktioniert.

Anschließend mit einem traditionellen „Herzlichen Gruß“ oder „Besten“ abmelden und auf „Senden“ drücken.

Vorlagenbeispiel

Das zweite Mal ist ein Zauber

Während die erste Follow-up-E-Mail effektiv ist, sollten Sie darauf vorbereitet sein, mehr als eine Follow-up-E-Mail als Teil Ihrer E-Mail-Outreach-Kampagne zu senden. Studien zeigen, dass die optimale Anzahl zwischen zwei und drei liegt, und die Tatsache, dass 44 % der Vertriebsmitarbeiter nach nur einer Nachverfolgung aufgeben, kann Ihnen einen ernsthaften Wettbewerbsvorteil verschaffen. Hier ist ein E-Mail-Kadenz, der für uns bei CoSchedule funktioniert hat:

• Tag 1: Senden Sie die erste E-Mail.
• Tag 3: Follow-up-E-Mail Nr. 1 senden.
• Tag 7: Follow-up-E-Mail Nr. 2 senden.
• Tag 14: Follow-up-E-Mail Nr. 3 senden.
• Tag 21: Follow-up-E-Mail Nr. 4 senden.

Wir empfehlen im Allgemeinen, nach der vierten E-Mail aufzuhören, aber je nach Interessent oder Lead können wir ein Follow-up nach zwei Wochen oder einem Monat vorschlagen. Das ist alles, was Sie brauchen, um durch die tückischen Gipfel von Posteingängen und die entmutigenden Täler unbeantworteter Nachrichten zu navigieren, um großartige Follow-up-E-Mails zu erreichen. Gehen Sie voran, beginnen Sie mit der Nachverfolgung und konvertieren Sie diese Interessenten!