So schreiben Sie eine professionelle E-Mail

Wenn Sie einem Freund oder vertrauenswürdigen Kollegen eine E-Mail senden, tippen Sie wahrscheinlich die Nachricht ein und klicken ohne einen zweiten Gedanken auf die Schaltfläche „Senden“.

Aber was ist, wenn Sie versuchen, einen neuen Chef zu beeindrucken oder einen potenziellen Kunden zu überreden? Zu wissen, wie man eine gute professionelle E-Mail schreibt, wird plötzlich sehr wichtig.

Das Verfassen einer großartigen E-Mail ist keine Raketenwissenschaft. Es gibt jedoch einige wichtige Prinzipien, die Sie kennen sollten, wenn Sie Ihre Online-Gespräche optimal nutzen möchten.

In diesem Beitrag werden wir uns diese Schlüsseltechniken im Detail ansehen – und ein paar wichtige Tipps zum E-Mail-Versand geben.

Warum professionelles E-Mail-Schreiben wirklich wichtig ist

E-Mail gibt es schon seit mehr als 40 Jahren, aber es ist immer noch der bevorzugte Kanal für die Geschäftskommunikation. Meistern Sie die Kunst, eine gute E-Mail zu schreiben, und Sie könnten Möglichkeiten erschließen, die unerreichbar schienen.

Tatsächlich haben einige der größten Deals in der Geschäftsgeschichte mit einer gut geschriebenen E-Mail begonnen. Und zahlreiche Startups sammeln Millionen von Dollar, indem sie sich per E-Mail an VCs wenden.

Natürlich erfordert der Zugriff auf Ergebnisse auf dieser Ebene Geschick. Selbst wenn Sie persönlich ein großartiger Kommunikator sind, ist das Schreiben einer effektiven professionellen E-Mail überraschend schwierig.

Der Grund dafür ist, dass geschriebene Wörter leicht falsch interpretiert werden können. Ein Witz, der mit einem frechen Grinsen perfekt funktioniert, könnte in einer E-Mail als Beleidigung aufgefasst werden.

Das passiert nicht so oft, wenn man den Charakter des anderen kennt. Aber wenn Sie mit einem Bekannten oder einem völlig neuen Geschäftskontakt sprechen, ist die Chance, missverstanden zu werden, ziemlich hoch.

Die Verbesserung Ihrer E-Mail-Schreibfähigkeiten kann Ihnen helfen, diese Fallstricke zu vermeiden und die potenziellen Vorteile zu nutzen.

So schreiben Sie eine großartige professionelle E-Mail

Genug der Theorie. Kommen wir zur Sache.

Eine effektive E-Mail kann viele Formen annehmen. Aber wenn Sie zwei erfolgreiche Nachrichten vergleichen würden, würden Sie wahrscheinlich anfangen, ein paar Ähnlichkeiten zu bemerken.

Hier sind die wesentlichen Zutaten für eine großartige professionelle E-Mail:

1) Beginnen Sie mit einer prägnanten E-Mail-Betreffzeile

Einer der wichtigsten Teile Ihrer E-Mail befindet sich nicht wirklich in der Nachricht selbst. Es ist die Betreffzeile.

Untersuchungen zeigen, dass 33 % der Menschen E-Mails basierend auf der Betreffzeile öffnen. Wenn Sie versuchen, jemanden zu erreichen, der jeden Tag hundert E-Mails erhält, sollten Sie die Betreffzeile verwenden, um seine Aufmerksamkeit zu erregen.

Eine Studie mit über 260 Millionen E-Mails ergab, dass Betreffzeilen mit 10 Wörtern oder weniger am besten abschneiden. Wenn Sie diese Regel befolgen, kommen Sie wahrscheinlich direkt zum Punkt, was wichtig ist, wenn Sie versuchen, eine vielbeschäftigte Führungskraft oder einen Geschäftsinhaber zu erreichen.

Wenn Sie jemanden zum ersten Mal kontaktieren, ist es auch eine gute Idee , Ihre Betreffzeile zu personalisieren . Erwägen Sie für diese Art von professioneller E-Mail, den Empfänger mit Namen anzusprechen. Es könnte Ihre Öffnungsraten buchstäblich verdoppeln. 2) Verwenden Sie die richtige Art der Begrüßung

In manchen Kontexten ist ein informelles „Hallo“ oder „Hey“ ein perfekter Weg, um ein Gespräch zu eröffnen. Aber in einer professionellen E-Mail ist es eine gute Idee, mit Ihrer Anrede etwas formeller zu sein.

Wir empfehlen das bewährte Format „Sehr geehrter [Ansprechpartner]“ . Das mag ein wenig veraltet erscheinen, besonders in der US-Kultur – aber respektvoll zu sein, hat noch niemandem geschadet.

Wenn Sie eine Verbindung zu der Person haben, die Sie kontaktieren, ist es in Ordnung, ihren Vornamen zu verwenden : „Dear Andrew.“

Bei einem Erstkontakt oder jemandem im Sitzungssaal können Sie stattdessen den Nachnamen verwenden : „Sehr geehrter Herr Mustermann“.

Was ist, wenn Sie den Titel der Person nicht kennen? Eine sichere Wette ist, ihren vollständigen Namen zu verwenden: „Dear Andrew Smith.“

Verwenden Sie diesen Ansatz jedoch nur, wenn Sie es brauchen. In den letzten Jahren wurde die Begrüßung mit dem vollständigen Namen von Spammern und Betrügern verwendet, um ihre Nachrichten zu personalisieren. Sie möchten dieser Gruppe nicht zugeordnet werden!

Eine andere Gruppe, mit der Sie wahrscheinlich nicht in Verbindung gebracht werden möchten, sind archaische Wortschmiede – also kann „Wen es betrifft“ in den Geschichtsbüchern bleiben.

Wenn Sie eine traditionellere Begrüßung wählen, kann „Sehr geehrte Damen und Herren“ funktionieren, insbesondere für Bewerbungen und E-Mails im Anschreiben-Stil. Denken Sie nur daran, dass es ziemlich unpersönlich wirken kann.

3) Beginnen Sie mit einer Höflichkeit

Während es bei professionellen E-Mails ums Geschäft geht, senden Sie immer noch eine E-Mail an einen Menschen. Es ist eine gute Idee, sie als Einheit zu behandeln.

Wenn Sie Ihre Begrüßung beendet haben, werfen Sie eine kleine Höflichkeit ein. Einige Leute werden es ignorieren, aber andere werden die Tatsache zu schätzen wissen, dass Sie sie mit Respekt behandeln und nicht wie einen Verkaufsschlager.

Hier sind einige Beispiele für eine gute E-Mail-Etikette:

• Vielen Dank für Ihr Interesse
• Es war ein Vergnügen, Sie kennenzulernen
• Vielen Dank, dass Sie sich heute früher mit uns getroffen haben

Wenn Sie den Empfänger bereits kennen, könnten Sie es etwas persönlicher machen:

• ich hoffe du hattest ein gutes Wochenende
• Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut

Nur nicht mit den Feinheiten übertreiben. Denken Sie daran, dass Sie hier immer noch eine formelle E-Mail schreiben und sich nicht bei einem Kumpel melden.

4) Kommen Sie auf den Punkt

Wir alle kennen jemanden, der ein Dutzend Absätze schreibt, wenn ein paar Sätze ausreichen würden. Sei nicht diese Person.

Wenn Sie Ihre Begrüßung abgeschlossen haben, kommen Sie direkt zur Sache. Erklären Sie insbesondere, warum Sie E-Mails senden. Versuchen Sie, Ihr Ziel in nur einem Satz klarzustellen:

• Ich schreibe, um mein Interesse an der vakanten Führungsposition zu bekunden.
• Wir suchen einen Berater, der uns durch das kommende Jahr führt, und ein Kontakt hat mir gesagt, dass Sie über fundierte Kenntnisse unserer Branche verfügen.
• Ich schreibe, um Sie um weitere Informationen zu Ihrem Reinigungsservice zu bitten.

Möglicherweise können Sie Ihre Ein-Satz-Erklärung und Ihre Höflichkeitszeile in einem kurzen Absatz kombinieren:

• Danke, dass Sie sich neulich mit uns getroffen haben. Ich schreibe Ihnen heute, um zu sehen, ob Sie mit dem Vorschlag wie besprochen fortfahren möchten.
• Es war mir eine Freude, Sie am Wochenende kennenzulernen. Da unsere Unternehmen viele Gemeinsamkeiten zu haben scheinen, habe ich mich gefragt, ob Sie an unserem Service interessiert wären.

Es könnte verlockend sein, hier näher darauf einzugehen. Aber widerstehe dem Drang. Wenn jemand Ihre ersten beiden Sätze liest und die E-Mail hinterlässt, würden Sie ihn wahrscheinlich sowieso nicht überzeugen.

Auf der anderen Seite ist es wahrscheinlicher, dass eine kurze, bissige Einführung die Aufmerksamkeit von jemandem auf sich zieht, der sich engagieren möchte.

5) Streuen Sie in einem bestimmten Kontext

Prägnant zu sein ist beim professionellen Schreiben wichtig. Aber wenn Sie um etwas bitten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, zu erklären, warum.

Geben Sie im zweiten Abschnitt Ihrer E-Mail zusätzlichen Kontext dazu, was Sie erreichen möchten. Sie könnten auch erwähnen, warum es dem Empfänger helfen könnte:

• Unser Unternehmen strebt in den nächsten 18 Monaten ein dreistelliges Wachstum an und wir würden uns freuen, wenn Sie uns dabei unterstützen könnten.
• Wenn wir uns diese Woche auf den Vorschlag einigen können, haben wir Zeit, vor Ihrer Veranstaltung an der Entwicklung einer Strategie zu arbeiten.
• Ich interessiere mich für diese Position, weil ich eine Leidenschaft für die Branche habe und remote arbeiten möchte.

Nur ein oder zwei sorgfältig konstruierte Sätze sollten hier ausreichen.

6) Fügen Sie einen klaren Call-to-Action hinzu

Ganz gleich, welche Art von Antwort Sie auf Ihre E-Mail erhalten möchten, es ist eine gute Idee, einen Aufruf zum Handeln einzufügen – idealerweise etwas, das schnell erledigt werden kann.

Viele von uns haben die Angewohnheit, morgens geschäftliche E-Mails zu lesen und zu denken: „Das kann ich später erledigen.“ Das Problem ist, dass solche Aufgaben leicht vergessen werden.

Indem Sie in den späteren Phasen Ihrer E-Mail eine Eingabeaufforderung hinzufügen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie eine sofortige Aktion hervorrufen. Sie könnten beispielsweise eine Uhrzeit und ein Datum für ein Meeting vorschlagen und einen Link zu einer Kalendereinladung hinzufügen. Oder bitten Sie den Empfänger einfach, seine Gedanken mitzuteilen.

7) Melden Sie sich mit Stil ab

Viele glauben, dass der abschließende Abschnitt einer formellen E-Mail-Nachricht schwierig zu schreiben ist. Sollten Sie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Best Regards“ schreiben? Vielleicht ist „Vielen Dank“ ein besserer E-Mail-Abschluss?

Die Wahrheit ist, dass all dies wahrscheinlich gut angenommen wird. Der Schlüssel besteht darin, die Abmeldung mit der entsprechenden E-Mail abzugleichen. Hier ist eine Kurzanleitung:

• Formelle Bewerbung / Kontakt: Best Regards, Many Thanks, Sincerely (dies hier ist etwas altmodisch)
• Jemand, den Sie kennen: Herzliche Grüße, Best, Vielen Dank

Die letzte Garnierung jeder Nachricht ist die E-Mail-Signatur. Etwas Einfaches, das Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung (falls relevant) und Ihren Firmennamen enthält, ist völlig in Ordnung.

Übersehen Sie jedoch nicht die Macht einer guten E-Mail-Signatur. Unter Ihrem Namen haben Sie einen Bereich, in dem Sie:

• Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu
• Fügen Sie einen professionellen Headshot hinzu
• Führen Sie Ihre Auszeichnungen vor
• Zeigen Sie Ihre neuesten Social-Media-Beiträge an
• Und mehr

Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren möchten, sehen Sie sich unseren Leitfaden zum Erstellen einer E-Mail-Signatur an, der viele tolle Vorlagen zur Inspiration enthält.

Wichtige Tipps zum Schreiben besserer E-Mails

Sie können sich die obigen Schritte als Blaupause für das Schreiben professioneller E-Mails vorstellen. Befolgen Sie die Formel, und Sie sollten auf dem besten Weg sein, jemanden zu beeindrucken, der Ihnen wichtig ist.

Aber wenn Sie Ihre E-Mail-Schreibfähigkeiten wirklich verbessern möchten, empfehlen wir Ihnen dringend, einige der folgenden Techniken anzuwenden:

Denken Sie an die E-Mail-Formatierung

Während der Inhalt Ihrer E-Mail offensichtlich im Mittelpunkt steht, lohnt es sich, auch über die Formatierung nachzudenken.

Das beginnt schon bei der Wahl der Schriftart. Papyrus und Comic Sans verwandeln Ihre E-Mail in eine amüsante Kuriosität. Arial ist in Ordnung, aber ziemlich langweilig. Serifenlose Schriftarten wie Verdana und Helvetica sind interessanter, aber immer noch gut lesbar und professionell. Wenn Sie eine Serifenschrift wählen möchten, ist Georgia eine solide Option.

Abgesehen von Schriftarten empfehlen wir, in Ihrer E-Mail viele Zeilenumbrüche zu verwenden. Das Aufteilen längerer Absätze in Abschnitte erleichtert das Lesen, insbesondere in bestimmten mobilen E-Mail-Apps.

Kennen Sie die Person, der Sie schreiben

Bevor Sie jemandem eine professionelle E-Mail schreiben, müssen Sie wirklich wissen, an wen Sie sie senden.

Dies beginnt mit dem Namen des Empfängers und dem Namen des Unternehmens, für das er arbeitet. Sie sollten auch herausfinden, welche Position sie innehaben und ob es wichtige Neuigkeiten aus ihrem Berufsleben oder ihrer Organisation gibt.

Diese zusätzlichen Informationen können Ihnen helfen, eine personalisiertere Nachricht zu erstellen, die Ihnen bessere Erfolgschancen bietet.

Lesen Sie Ihre E-Mails immer Korrektur

Egal, ob Sie den Chef um eine Beförderung bitten oder versuchen, mit einem wertvollen Lead in Kontakt zu treten, Sie möchten wahrscheinlich kompetent und professionell wirken.

Eine gut geschriebene E-Mail kann viel dazu beitragen, dieses Image aufzubauen, aber alles, was es braucht, sind ein paar dumme Tippfehler, damit Ihr Ruf zusammenbricht.

Überprüfen Sie also immer den Text Ihrer E-Mail und die Betreffzeile, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

Wenn Sie sich Sorgen über fehlende Fehler machen, können Sie auch eine Sendeverzögerung in Gmail, Outlook und anderen E-Mail-Plattformen einrichten. Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, haben Sie für einige Sekunden die Möglichkeit, abzubrechen und eine Änderung in letzter Minute vorzunehmen.

Nachverfolgen

Wenn Sie einen CEO oder eine andere Führungskraft kontaktieren und keine Antwort erhalten, ist es durchaus möglich, dass diese Ihre Nachricht einfach übersehen haben.

Scheuen Sie sich nicht, nach ein paar Tagen eine Folge-E-Mail zu senden. Das allerschlimmste Szenario ist, dass sie das Follow-up einfach ignorieren – aber es könnte Ihre Bewerbung retten.

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige E-Mail-Adresse haben

Das Schreiben einer großartigen E-Mail ist sinnlos, wenn die Nachricht den beabsichtigten Empfänger nie erreicht. Dies mag offensichtlich erscheinen, aber Untersuchungen legen nahe, dass mehr als die Hälfte von uns Nachrichten an die falsche Person oder E-Mail-Adresse sendet.

Bevor Sie einen Entwurf senden, überprüfen Sie unbedingt die Adresse. Der schnellste Weg, dies zu tun, ist die Verwendung eines Tools wie NeverBounce. Mit unserer Plattform können Sie die Genauigkeit Ihrer gesamten E-Mail-Liste überprüfen, sodass Sie nicht weiter darüber nachdenken müssen.

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