So schreiben Sie einen professionellen Brief und hinterlassen einen bleibenden Eindruck
Veröffentlicht: 2023-02-14
Es wird wahrscheinlich eine Zeit in Ihrer Karriere kommen, in der Sie einen professionellen Brief schreiben müssen – sei es, um sich um einen Job zu bewerben, um einen Gefallen zu bitten oder sogar höflich zu kündigen. Das Schreiben eines professionellen Briefes kann zunächst wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen. Sie fragen sich vielleicht:- Welche Informationen muss ich angeben?
- Wie sollte meine Tonlage sein?
- Wie kann ich meinen Standpunkt vermitteln, ohne zu anspruchsvoll zu klingen?
So schreiben Sie einen professionellen Brief
Einen professionellen Brief zu schreiben, ist eine Fähigkeit für sich. Wenn Sie jedoch wissen, wie man einen Blogbeitrag schreibt, oder in der Vergangenheit einen Newsletter für die E-Mail-Liste Ihres Unternehmens geschrieben haben, wissen Sie wahrscheinlich bereits ein oder zwei Dinge über formelles Schreiben.Es gibt vier Schlüsselkomponenten, um einen gut gestalteten Brief zu schreiben:
- Bestimmen Sie den Zweck Ihres Briefes
- Sammeln Sie notwendige Informationen und Recherchen
- Entwerfen Sie den Brief
- Bearbeite und korrigiere den Brief
1. Bestimmen Sie den Zweck Ihres Schreibens
Wenn Sie recherchieren, wie man einen professionellen Brief schreibt, haben Sie wahrscheinlich ein bestimmtes Ziel vor Augen. Meiner Erfahrung nach fällt der Zweck Ihres Briefes typischerweise in einen von drei Eimern:- Du forderst etwas an
- Du gibst Informationen
- Sie antworten auf eine Anfrage
Zweck Nr. 1: Etwas anfordern
Wenn Sie in einem Brief um etwas bitten, sollten Sie den Brief wie folgt strukturieren: Einleitung: Geben Sie den Zweck des Briefes an, erklären Sie, warum Sie schreiben, und bieten Sie dem Empfänger einen Gegenwert. Text: Geben Sie Details zu Ihrer Anfrage und relevante Hintergrundinformationen an. Fazit: Wiederholen Sie Ihre Anfrage und geben Sie einen klaren Aufruf zum Handeln.Zweck Nr. 2: Bereitstellung von Informationen
Wenn Sie in einem Schreiben Informationen bereitstellen, sollten Sie das Schreiben wie folgt strukturieren: Einleitung: Geben Sie den Zweck des Schreibens an und teilen Sie mit, worum es in den Informationen geht. Text: Geben Sie die Informationen an, die Sie teilen. Fazit: Danken Sie dem Leser für seine Zeit und Aufmerksamkeit und geben Sie alle erforderlichen Kontaktinformationen an.Zweck Nr. 3: Beantwortung einer Anfrage
Wenn Sie auf eine Anfrage in einem Brief antworten, sollten Sie den Brief wie folgt strukturieren: Einleitung: Bestätigen Sie die Anfrage und danken Sie dem Leser für seine Anfrage. Text: Antworten Sie auf die Anfrage. Fazit: Wiederholen Sie Ihre Antwort und bitten Sie den Leser freundlich, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, falls er weitere Erläuterungen benötigt.2. Sammeln Sie die notwendigen Informationen und Recherchen
Dieser Schritt ist meiner Meinung nach der wichtigste Teil des gesamten Briefschreibprozesses. Das liegt daran, dass Sie in der Recherchephase Informationen über die Person abrufen können, die Sie ansprechen, um eine Beziehung aufzubauen. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie schreiben hochkonvertierende Whitepaper für Unternehmen und möchten einen kalten Interessenten erreichen, weil Sie glauben, dass er gut passen würde. Ein allgemeiner Brief, der um 15 Minuten ihrer Zeit bittet, wird wahrscheinlich keine Antwort hervorrufen. Wenn Sie jedoch den potenziellen Kunden recherchieren können, indem Sie einige seiner früheren Arbeiten finden und herausfinden, was ihm gefällt/nicht gefällt, können Sie sozusagen seine „Online-Persönlichkeit“ aufbauen. Ein paar großartige Orte, um mit dem Sammeln von Informationen zu beginnen, sind entweder auf LinkedIn oder wenn das Unternehmen eine aufschlussreiche Seite über uns geschrieben hat. Am Beispiel meines eigenen LinkedIn-Profils können Sie zum Abschnitt „Veröffentlichungen“ nach unten scrollen, um zu sehen, ob Ihr Interessent kürzlich Artikel veröffentlicht hat.
Quelle Sie können diese Artikel dann durchlesen und direkt in Ihrem Brief loben, eine Frage stellen oder aufschlussreiche Daten liefern. Versuchen Sie, hier so konkret wie möglich zu sein, und schreiben Sie nicht einfach so etwas wie: „Ich habe einen Ihrer Artikel gelesen und fand ihn wirklich toll!“. Das ist viel zu allgemein und erweckt den Eindruck, dass Sie den Artikel überhaupt nicht gelesen haben. Versuchen Sie stattdessen, etwas zu schreiben, das ihnen einen Mehrwert bietet, wie zum Beispiel: „Ich habe Ihren Artikel [Name des Artikels] gelesen und dachte, dass Tipp Nr. Ich habe einige eigene Daten, die ich gerne mit Ihnen teilen würde, um Ihre Argumentation zu untermauern, wenn Sie interessiert sind?“. Von Anfang an bieten Sie dem Empfänger Ihres Briefes einen Mehrwert und erhöhen so Ihre Chancen, dass er den Rest Ihres Briefes liest und auf Ihre Anfrage reagiert. Sie können auch die Seite „Über uns“ eines Unternehmens verwenden, um weitere Informationen über die Person zu sammeln, an die Sie sich wenden. Nehmen wir zum Beispiel die Seite „Über uns“ von Canny: 
Quelle Die Seite enthält einige persönliche Details zu jeder Person im Team. Dinge wie ihre Hobbys, frühere Arbeitserfahrung und eine lustige Anekdote. Dies ist eine weitere großartige Methode, um die „Online-Persönlichkeit“ der Person aufzubauen, der Sie einen Brief schreiben.3. Entwerfen Sie den Brief
Nachdem Sie nun den Zweck Ihres Anschreibens festgelegt und vorläufige Informationen gesammelt haben, wollen wir uns Abschnitt für Abschnitt mit dem genauen Schreiben eines professionellen Anschreibens befassen.Abschnitt 1: Kopfzeile
Der erste Teil eines professionellen Schreibens sollte die Kontaktinformationen sowohl des Absenders als auch des Empfängers enthalten. Diese Informationen sagen dem Leser genau, von wem der Brief stammt und wer der beabsichtigte Empfänger ist. Dieser Abschnitt sollte Folgendes enthalten:- Ihren Namen
- Dein Arbeitstitel
- Ihr Firmenname (falls zutreffend)
- Ihre vollständige Adresse
- Ihre Kontaktdaten (Telefon und E-Mail)
- Datum
- Name des Empfängers
- Berufsbezeichnung des Empfängers
- Firmenname des Empfängers
- Firmenadresse des Empfängers
Abschnitt 2: Anrede
In den meisten professionellen Briefen beginnt die Anrede mit „Dear“ gefolgt von entweder:- Herr.
- Frau.
- Vermissen.
- MS.
- DR.
- oder ein Titel (z. B. Professor)
Abschnitt 3: Hauptteil des Schreibens
Dies ist der Hauptteil des Briefes, in dem Sie Ihre Botschaft übermitteln. Der Hauptteil sollte die folgenden vier Absätze enthalten:- Der erste Absatz sollte sich schnell vorstellen, gefolgt von einem Satz, der dem Empfänger einen Mehrwert bietet. * Sie müssen dies nicht tun, wenn Sie auf eine Anfrage antworten oder Informationen bereitstellen. Wenn Sie jedoch etwas anfordern, erhöht die Bereitstellung von Wert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine Antwort erhalten.*
- Der zweite Absatz sollte erläutern, warum Sie den Empfänger kontaktieren.
- Der dritte Absatz sollte ein oder zwei Sätze über Sie oder Ihr Unternehmen enthalten, um dem Empfänger einige Hintergrundinformationen zu liefern.
- Der vierte Absatz sollte Ihre Anfrage wiederholen und erklären, wie sie davon profitiert, gefolgt von einem kurzen CTA.
Abschnitt 4: Abschluss
Zum Schluss sollten Sie dem Empfänger für seine Zeit danken und den Brief mit einem einfachen „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Besten Grüßen“ beenden.Abschnitt 5: Unterschrift
Fügen Sie Ihre handschriftliche Unterschrift hinzu, gefolgt von Ihrem gedruckten Namen.Abschnitt 6: Beilagen (optional)
Wenn Sie dem Schreiben Dokumente oder Materialien beifügen, sollten Sie diese hier auflisten. Dies können ein Lebenslauf, Referenzen, eine Verkaufsbroschüre oder andere Dokumente sein.Abschnitt 7: Nachsatz (optional)
Ein Postskriptum ist eine kurze Nachricht, die ganz am Ende des Briefes angefügt wird. Es fügt normalerweise zusätzliche Informationen hinzu oder hebt einen bestimmten Punkt hervor. Dieser Abschnitt ist optional, hilft aber, Ihren Brief hervorzuheben.4. Bearbeiten und korrigieren Sie den Brief
Sobald Sie Ihren endgültigen Entwurf geschrieben haben, ist es an der Zeit, Ihren Brief zu bearbeiten und Korrektur zu lesen. Dieser Schritt ist wichtig, unabhängig davon, was Sie schreiben, ob es sich um eine Pressemitteilung, eine E-Mail-Kampagne oder eine Referenz für einen früheren Mitarbeiter handelt. Beim Lektorat wird der Inhalt des Briefes überarbeitet, um sicherzustellen, dass er klar, prägnant und gut geschrieben ist. Um den Bearbeitungsprozess zu unterstützen, füge ich den Inhalt meines Briefes gerne in die Hemingway-App ein. Diese App bietet Ihnen eine Lesbarkeitsnote, die Ihnen sagt, wie einfach sie zu lesen ist. Es hebt auch das Passiv, die Verwendung von Adverbien und Wortalternativen hervor.
Quelle Sobald ich eine Lesbarkeitsbewertung erreicht habe, mit der ich zufrieden bin, füge ich den Inhalt zum Korrekturlesen in Grammarly ein. Diese App eignet sich hervorragend, um Grammatik- oder Rechtschreibfehler zu erkennen, die Sie möglicherweise auf dem Weg gemacht haben. Es ist auch eine gute Idee, deinen Brief auch von einem Freund oder Familienmitglied lesen zu lassen. Ein frisches Augenpaar kann oft Fehler erkennen, die Sie möglicherweise übersehen haben. Nehmen Sie sich die Zeit, den Brief sorgfältig zu überprüfen und Korrektur zu lesen, bevor Sie ihn versenden, um sicherzustellen, dass er ausgefeilt und fehlerfrei ist. Dieser Schritt wird dazu beitragen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und die Chancen zu erhöhen, dass das Schreiben das gewünschte Ergebnis erzielt.Beispielvorlage
Ohne ein Beispiel kann es schwierig sein, sich genau vorzustellen, wie man einen professionellen Brief schreibt. Ich habe unten eine Beispielvorlage erstellt, die skizziert, wie ein professioneller Standardbrief aussehen sollte. Je nach Zweck Ihres Briefes müssen möglicherweise Teile des Textes geändert werden. Diese Vorlage gibt Ihnen einen Ausgangspunkt.
Kopfzeile Ihr Name Ihre Berufsbezeichnung Ihr Firmenname (falls zutreffend) Ihre vollständige Adresse (oder Firmenadresse) Ihre Telefonnummer Ihre E-Mail-Adresse Vollständiges Datum (z. B. 3. Januar 2023) Name des Empfängers Berufsbezeichnung des Empfängers Firmenname des Empfängers (falls zutreffend) Empfänger oder Firmenadresse Anrede Sehr geehrter [Name des Empfängers], Hauptteil des Briefes Mein Name ist [Ihr Name], und ich denke, Sie haben in Ihrem neuesten [Video, Artikel, Podcast] über [Thema] einige großartige Punkte angesprochen. [Geben Sie einen wertvollen Satz zum Thema an, um eine Beziehung aufzubauen und sie dazu zu bringen, sich bei Ihnen zu melden]. Ich schreibe Ihnen heute mit der Bitte [Ihre Bitte in einem oder zwei Sätzen]. Ich bin [beschreiben Sie sich oder Ihr Unternehmen in einem Satz]. Ich glaube, dass [erklären Sie, warum Sie denken, dass Ihre Anfrage gut passt oder wie sie in irgendeiner Weise davon profitieren wird]. Gerne bespreche ich dies weiter mit Ihnen und beantworte Ihre Fragen. Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören. Mit freundlichen Grüßen, Unterschrift [Unterschrift] [Ihr Name] Anlagen , die ich beigefügt habe [liefern Sie eine Liste aller zusätzlichen Dokumente, die Sie Ihrem Brief beigelegt haben] Postskriptum PS [Fügen Sie ein kurzes Postskriptum hinzu, um Ihre Nachricht hervorzuheben. Versuchen Sie, etwas einzubeziehen, das Sie während der Recherchephase gefunden haben].Drucken und senden Sie den Brief
Wenn Ihre Handschrift nicht erstklassig ist, ist es mehr als wahrscheinlich, dass Sie Ihren Brief auf Ihrem Computer eingeben und dann die endgültige Version ausdrucken, um Ihre Unterschrift hinzuzufügen. Aber auf jeden Fall, wenn Sie einen vollständigen Brief mit ausgezeichneter Handschrift schreiben können, dann machen Sie es! Es wird Ihrer Korrespondenz sicherlich eine persönliche Note verleihen.Schriftart
Bevor Sie zum Drucker eilen und Ihren frisch gedruckten professionellen Brief abholen, müssen Sie sicherstellen, dass die Gesamtästhetik Ihres Briefes den Anforderungen entspricht. Da Sie wahrscheinlich keine Bilder oder Farben hinzufügen werden, kommt es auf die von Ihnen gewählte Schriftart an. Einige gängige Schriftarten, die in professionellen Briefen verwendet werden, sind:- Times New Roman
- Arial
- Verdana
- Calibri
Papier
Bei der Auswahl des Papiers ist es wichtig, auf etwas Hochwertiges zu setzen, das Professionalität vermittelt. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:- Es sollte ein schwerer Bestand sein, vorzugsweise mit Wasserzeichen.
- Die Farbe sollte neutral sein, wie Weiß oder Elfenbein.
- Die Größe sollte im Allgemeinen 8,5 x 11 Zoll betragen.