So schreiben Sie eine Projektbeschreibung: Eine Kurzanleitung

Eine Projektbeschreibung erscheint selbsterklärend, aber unterschätzen Sie eine gut geschriebene Projektbeschreibung nicht, da sie Ihr Projekt zum Erfolg führt. Es fungiert als Kommunikationsinstrument für Stakeholder und teilt die Projektvision auf klare und umsetzbare Weise.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was eine Projektbeschreibung ist, warum sie so wichtig ist und wie man eine wirkungsvolle schreibt. Dann fügen wir einige kostenlose Projektmanagement-Vorlagen hinzu, die Ihnen den Einstieg erleichtern können, und zeigen, wie Projektmanagement-Tools dabei helfen, die Projektbeschreibung in die Realität umzusetzen.

Was ist eine Projektbeschreibung?

Eine Projektbeschreibung beschreibt die Details eines Projekts, einschließlich aller beteiligten Phasen und Prozesse, in einem einzigen Dokument. Es befasst sich mit dem Problem, das das Projekt initiiert hat, und den gewünschten Zielen und Zielen.

Aber dabei muss es nicht bleiben. Die Projektbeschreibung kann auch in die Planung einfließen, einschließlich der Aktivitäten, die das Team ausführen wird, des Zeitplans und sogar des Standorts des Projekts. Der Nutzen des Projekts wird auch in der Projektbeschreibung beschrieben.

Dies geschieht in der Initiierungsphase des Projekts und wird während des gesamten Projekts als Auffrischung bezeichnet. Der Projektmanager ist für das Verfassen der Projektbeschreibung verantwortlich und unterstützt den Projektmanager und sein Team während des gesamten Lebenszyklus des Projekts.

In gewissem Sinne ist die Projektbeschreibung das Setup und die Projektausführung die Lieferung. Aber eine Projektbeschreibung, so hilfreich sie auch sein mag, wird Ihr Projekt nicht verwalten und nachverfolgen, um es dabei zu unterstützen, den Zeitplan einzuhalten. Was Sie brauchen, ist eine Projektmanagement-Software.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, mit der Sie Ihr Projekt in Echtzeit planen, verwalten und verfolgen können, um aufschlussreichere Entscheidungen zu treffen. Verwandeln Sie Ihre Projektbeschreibung mit unseren robusten Gantt-Diagrammen in einen umsetzbaren Plan. Organisieren Sie Aufgaben auf einer visuellen Zeitleiste, verknüpfen Sie alle vier Abhängigkeiten und filtern Sie nach dem kritischen Pfad. Legen Sie dann eine Baseline fest und verfolgen Sie die Projektabweichung, um Kosten und Zeit besser zu verwalten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Projektbeschreibung vs. Projektvorschlag

Die Projektbeschreibung ist Teil des größeren Projektantrags. Während die Projektbeschreibung viele Bereiche abdeckt, ist sie eigentlich eher eine allgemeine Ansicht des Projekts. Während einige die Beschreibung erweitern, um mehr Planung mit den Zielen einzubeziehen, ist es immer noch ein flüchtiger Blick.

Der Projektvorschlag ist ein umfangreicheres Dokument. In diesem Zusammenhang ist die Projektbeschreibung nur eine Zusammenfassung dessen, was in dem größeren Projektvorschlag kommen wird, der diese Gliederung konkretisieren wird. Der Projektvorschlag bezieht sich manchmal auf die Projektbeschreibung als Zusammenfassung. Wie auch immer es genannt wird, es ist der Weg ins große Ganze.

Natürlich geht ein Projektvorschlag tiefer. Es gibt Abschnitte über den Hintergrund oder die Geschichte der bisherigen Projekte, Anforderungen an das Projekt, die Herangehensweise wie Techniken und Fähigkeiten bei der Durchführung des Projekts und schließlich, wer die Entscheidungsträger im Projekt sind.

Projektbeschreibung vs. Projektzusammenfassung

Eine Projektbeschreibung ist keine Projektzusammenfassung, auch wenn sie vielleicht gleich klingen. Wie wir besprochen haben, ist eine Projektbeschreibung eher ein grober Überblick über das vorgeschlagene Projekt. Es ist normalerweise die Eröffnung des Projektvorschlags, wenn ein Projekt vorgestellt wird.

Der Zweck des Projekts wird in der Projektbeschreibung erläutert. Außerdem wird kurz beschrieben, wie das Projekt ablaufen wird und was damit erreicht werden soll. Eine Projektzusammenfassung ist weitaus detaillierter. Es ist dem oben definierten Projektvorschlag sehr ähnlich, da es auf Hintergründe, Prozesse und mehr eingeht.

Diese Begriffe werden jedoch oft verwendet, um verschiedene Dinge zu beschreiben. Eine Projektzusammenfassung wird häufiger als Projektbeschreibung als Einleitung zum Projektvorschlag verwendet. Wie auch immer Sie es nennen, in diesem Zusammenhang teilen sie die gleiche Definition, einen kurzen Überblick über das Projekt zu geben.

So schreiben Sie eine Projektbeschreibung: 6 wichtige Schritte

Das Schreiben einer Projektbeschreibung ist schwieriger als es scheint. Ja, es ist kurz, aber das bedeutet, dass jedes Wort zählen muss. Um dies zu erreichen, müssen Sie das Projekt in- und auswendig verstehen, von seinem Zweck bis zu seinem Umfang. Aber das Projekt wird einfach beschrieben, ohne wichtige Details auszulassen.

Allerdings sollte alles enthalten sein, was für den Projektplan entscheidend ist. Sie möchten nichts Relevantes auslassen oder etwas zurücklassen, das veraltet ist. Alles in der Projektbeschreibung sollte sich auf den Zweck des Projekts beziehen. Jetzt können Sie die Projektbeschreibung schreiben, die diesen sechs Schritten folgen sollte.

1. Fassen Sie zusammen

Beginnen Sie mit einer Gliederung, die nur wenige Zeilen lang sein sollte, aber das Wer, Was, Wo, Wie und Warum des Projekts beantwortet.

2. Definieren

Erklären Sie den Grund für das Projekt, z. B. das Problem, das es löst, oder die Nische, die es füllt. Dadurch wird der Zweck des Projekts definiert.

3. Begründen

Zeigen Sie Ihren Projektbeteiligten, warum dieses Projekt die Investition wert ist. Beweisen Sie, dass sie eine gute Rendite erzielen, und erläutern Sie gegebenenfalls Ihre Kennzahlen.

4. Bewerten

Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch und zeigen Sie auf, wie Sie diese Gewinne mit den Kosten des Projekts vergleichen möchten.

5. Erklären Sie den Projektansatz

Hier möchten Sie kurz erläutern, wie Sie die Projektziele erreichen werden. Beschreiben Sie die Methodik des Projektmanagements und die Ressourcen, die verwendet werden.

6. Schätzen Sie die Zeitachse

Prognostizieren Sie die Dauer des Projekts, einschließlich der Arbeitsstunden und Ressourcen für jede Phase des Projektlebenszyklus.

Wann sollten Sie eine Projektbeschreibung schreiben?

Nachdem Sie nun das Warum und das Wie einer Projektbeschreibung kennen, ist es an der Zeit, das Wann zu untersuchen. Offensichtlich ist die Projektbeschreibung eines der ersten Dinge, die Sie schreiben, da sie oft die Einleitung zu einem Projektvorschlag darstellt.

Das Schreiben der Projektbeschreibung ist Teil der Initiierungsphase des Projektlebenszyklus. An diesem Punkt wird ein Projekt definiert, evaluiert und ggf. vom Projektsponsor genehmigt.

Es ist am besten, die Zusammenfassung erst zu schreiben, wenn Sie die Grundlagen der Definition der wichtigsten Ergebnisse, Risiken und einer Kosten- und Ressourcenschätzung geschaffen haben. Der Arbeitsaufwand hängt davon ab, wie groß oder komplex das Projekt ist.

Warum ist es wichtig, eine Projektbeschreibung zu schreiben?

Die Projektbeschreibung ist der Ausgangspunkt für Ihren Versuch, die Validität des Projekts und seinen Return on Investment (ROI) nachzuweisen. Es sollte dem Leser, egal ob Kunde, Sponsor oder Interessenvertreter, das Projekt verständlich machen und warum es das Richtige für ihn ist.

Es fungiert auch fast als Blaupause oder Roadmap für das Projekt. Die Projektbeschreibung enthält wichtige Informationen zum Projekt. Dazu gehört auch ein kurzer Blick auf Kosten und Dauer, die deutlich machen, was es braucht, um das Projekt umzusetzen.

Sie verkaufen nicht nur das Projekt, sondern setzen auch realistische Projekterwartungen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Beteiligten die Hauptziele und den Zeit- und Kostenaufwand für deren Erreichung kennen. Wenn das Projekt genehmigt wird, ist es auf diese Weise einfacher, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen, da Sie bereits eine Baseline erstellt haben.

Kostenlose Projektmanagement-Vorlagen

Um Ihnen beim Verfassen einer gründlichen Projektbeschreibung zu helfen, bietet ProjectManager kostenlose Vorlagen, die Ihnen einen Vorsprung verschaffen. Unsere Website bietet Dutzende kostenloser Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die alle Phasen eines Projekts abdecken. Die folgenden sind nur einige, die sich auf unser Thema beziehen.

Vorlage für die Zusammenfassung der Zusammenfassung

Die Zusammenfassung kommt einer Produktbeschreibung sehr nahe. Es deckt ähnliche Bereiche ab und kann sogar mit der Projektbeschreibung austauschbar sein. Mit unserer kostenlosen Zusammenfassungsvorlage für Word legen Sie alles fest, was Sie für eine gründliche Projektbeschreibung ausfüllen müssen.

Vorlage für Projektvorschläge

Die Projektbeschreibung oder Zusammenfassung ist der erste Abschnitt eines jeden Projektvorschlags. Da Sie eine Beschreibung und einen Vorschlag schreiben müssen, enthält unsere kostenlose Projektvorschlagsvorlage für Word die Einleitung und alle anderen wichtigen Informationen, die Sie für die Genehmigung benötigen.

Projektbudget-Vorlage

Sie müssen die Kosten des Projekts in Ihrer Projektbeschreibung schätzen. Unsere Projektbudgetvorlage für Excel ist detaillierter als Sie benötigen, aber all diese Arbeit wird sich als nützlich erweisen, wenn das Projekt genehmigt wird und Sie ein Budget erstellen müssen.

Wie ProjectManager eine Projektbeschreibung in einen Projektplan umwandelt

Die Projektbeschreibung führt idealerweise zu einem genehmigten Projekt. Jetzt müssen Sie die angesprochenen Elemente in einen praktikablen Projektplan umwandeln. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware mit Echtzeit-Tools, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können, ohne den Zeitplan oder das Budget zu überschreiten.

Verwenden Sie die gewünschten Tools

Während das Gantt-Diagramm für Projektmanager großartig ist, um ihren Zeitplan visuell zu planen, ist es nicht das Beste für das Team, wenn ihm Aufgaben zur Ausführung zugewiesen werden. Aus diesem Grund bieten wir mehrere Projektansichten an, die alle gemeinsam in Echtzeit aktualisiert werden. Jetzt können Teams die Tools auswählen, mit denen sie am liebsten arbeiten, sei es unsere robusten Aufgabenlisten oder der visuelle Workflow eines Kanban-Boards.

Überwachen Sie Fortschritt und Leistung in Echtzeit

Teams die Freiheit zu geben, so zu arbeiten, wie sie wollen, bedeutet nicht, dass Sie sie nicht verwalten können. Unser Echtzeit-Dashboard sammelt automatisch Daten zu Zeit, Kosten, Arbeitsbelastung und mehr. Anschließend werden diese Metriken berechnet und in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt. Das Beste daran ist, dass keine Einrichtung erforderlich ist, wie es bei leichten Konkurrenten der Fall ist. Es ist Plug-and-Play.

Natürlich möchten auch Ihre Stakeholder über die Fortschritte auf dem Laufenden bleiben. Sie benötigen nicht die allgemeine Ansicht eines Dashboards, weshalb wir auch anpassbare Berichte haben, die mehr Details liefern können. Es dauert nur ein paar Tastenanschläge, um Statusberichte, Projektabweichungsberichte und mehr zu erstellen. Teilen Sie sie dann einfach mit Stakeholdern.

Zugehöriger Inhalt der Projektbeschreibung

Wir haben Zusammenfassungen, Projektvorschläge und mehr angesprochen. Wenn Sie sich diese genauer ansehen möchten, finden Sie unten einige verwandte Inhalte. Denken Sie daran, dass ProjectManager mehr ist als nur eine leistungsstarke Software. Wir sind auch die Online-Drehscheibe für alles rund um das Thema Projektmanagement, veröffentlichen wöchentlich Blogs und bieten kostenlose Leitfäden und Vorlagen an.

1. So schreiben Sie eine Zusammenfassung: Eine Kurzanleitung
2. So schreiben Sie einen Projektvorschlag (Schritte und Vorlage enthalten)
3. Leitfaden zur Projektplanung
4. Leitfaden zur Projektplanung
5. 7 Schritte für ein erfolgreiches Projektbudget

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, mit der Sie Ihre Projekte in Echtzeit planen, verwalten und verfolgen können. Unsere Risikomanagement-, Aufgabenverwaltungs- und Ressourcenverwaltungsfunktionen halten Sie im Zeitplan und im Budget. Treten Sie Teams bei Avis, Nestle und Siemens bei, die unsere Software einsetzen, um erfolgreich zu sein. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.