So schreiben Sie eine Projektzusammenfassung (kostenlose Vorlage enthalten)

Es ist viel Arbeit damit verbunden, ein Projekt genehmigt zu bekommen. Sie müssen Stakeholder oder Kunden davon überzeugen, dass sich das Projekt lohnt. Dies sollte im Voraus erfolgen und erfolgt normalerweise über die Projektzusammenfassung.

Das ist eine Menge Verantwortung für eine Projektzusammenfassung, die per Definition ein kurzer Überblick über das Projekt ist. Daher kann nichts verschwendet werden. Jedes Wort muss zählen, um zu beweisen, dass das Projekt realisierbar ist und einen Return on Investment liefert.

Was ist eine Projektzusammenfassung?

Lassen Sie uns zunächst den Begriff definieren. Eine Projektzusammenfassung ist ein Dokument oder Teil eines größeren Dokuments, das umfassend, aber prägnant ist und einen Überblick über das vorgeschlagene Projekt einschließlich der wichtigsten Details bietet. Es umreißt auch die Ziele des Projekts, Hintergrundinformationen, um es in den Kontext einzuordnen, Anforderungen, Probleme, Analysen und endet mit einer Schlussfolgerung.

Während die Projektzusammenfassung ein eigenständiges Dokument oder ein Vorwort zu anderen Arten von Projektdokumentationen sein kann, wird sie am häufigsten als Einleitung für den Projektvorschlag verwendet. Wie bereits erwähnt, muss eine Projektzusammenfassung den Leser fesseln. Wie ein Eröffnungssatz in einem Buch, das Sie zum Lesen anregt, muss die Projektzusammenfassung Ihre Aufmerksamkeit erregen und Sie durch den Projektvorschlag führen.

Bei richtiger Ausführung führt die Projektzusammenfassung den Kunden durch den Projektvorschlag, und sobald er fertig ist, genehmigt er die Arbeit. Es ist gut, all diese Dokumentation in einer Projektmanagement-Software zu haben, damit Sie die Projektzusammenfassung einfach in einen Projektplan umwandeln können. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware mit unbegrenztem Dateispeicher, die als Drehscheibe für Ihre Projektdokumentation fungiert. Wenn Sie den Projektvorschlag in unserer Listenansicht sammeln, können Sie ganz einfach zum Gantt-Diagramm wechseln, wo Sie einen visuellen Zeitplan auf einer Zeitachse erstellen können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Wann sollten Sie eine Projektzusammenfassung verwenden?

Die Projektzusammenfassung wird während des Projektpitches erstellt. Es bietet einen Überblick über das Projekt, einschließlich einer kurzen Beschreibung und der wesentlichen Teile. Hier beginnen Sie mit der Definition der Projektziele, des Aufgabenplans, der ausgeführt werden muss, um das Projekt zu liefern, einer Schätzung des Budgets usw., um sicherzustellen, dass jeder den grundlegenden Plan versteht.

Die Projektzusammenfassung könnte der wichtigste Teil Ihres Projektvorschlags sein, da der Leser zum ersten Mal mit dem Projekt konfrontiert wird und warum Sie glauben, dass es sich lohnt, es auszuführen. Stellen Sie sicher, dass Sie gründlich recherchieren, um eine abgerundete Projektzusammenfassung zu erstellen. Dies kann helfen, einen Kunden oder Stakeholder vom Wert des Projekts zu überzeugen.

Auch wenn ein Projektvorschlag mit der Projektzusammenfassung beginnt, ist es nicht ungewöhnlich, dass dies der letzte Abschnitt ist, der geschrieben wird. Wenn Sie das Thema gründlich recherchieren, werden Sie Probleme ansprechen, die in anderen Abschnitten des Projektvorschlags auftauchen. Wenn Sie den Vorschlag abschließen, verfügen Sie daher über alle Informationen, die Sie zum ordnungsgemäßen Erstellen einer Zusammenfassung benötigen.

Was sollte in einer Projektzusammenfassung enthalten sein?

Eine Projektzusammenfassung sollte kurz sein, aber Sie möchten das Projekt nicht zu kurz bringen und der Zusammenfassung nicht genügend Raum geben, um das Projekt dem Stakeholder oder Kunden zu verkaufen. Vermeiden Sie Fachjargon und geschützte oder vertrauliche Informationen wie Geschäftsgeheimnisse. Schreiben Sie in einfachen, leicht verständlichen Sätzen. Die Projektzusammenfassung sollte nicht schwer zu verstehen sein.

Projekt Information

Sie beginnen damit, allgemeine Informationen über das Projekt zu skizzieren, darunter:

• Projektname
• Projektmanager
• Projektsponsor
• Datum

Sie können das Projektteam hinzufügen, wenn es zu diesem Zeitpunkt zusammengestellt wurde. Es ist auch eine gute Idee, einen kurzen Überblick über das Projekt, Ziele und Ziele, Nutzen usw. zu geben. Notieren Sie, was Sie erreichen wollen und wie. Außerdem ist ein Hintergrund ratsam, wenn es um Projekte außerhalb Ihrer Organisation geht.

Projektplan

Der Projektzeitplan ist eine chronologische Zeitleiste, die das Projekt von Anfang bis Ende aufzeichnet. Auf dieser Zeitachse befinden sich die Aktivitäten und Aufgaben, die ausgeführt werden müssen, um das endgültige Projektergebnis zu erzielen. Dazu gehören Termine, Dauer, Meilensteine ​​und alle Leistungen. Sie müssen nicht so gründlich sein wie bei der Planung Ihres Projektplans, aber eine kurze Gliederung ist notwendig.

Projektbudget

Das Budget ist oft im Projektplan enthalten und stellt keine detaillierte Kostenvorhersage dar, ist aber dennoch ein wichtiger Bestandteil und sollte enthalten sein. Sie sollten einige Finanzprognosen haben, um zu zeigen, wie viel das Projekt kosten wird und welche Art von Rendite erwartet wird. Auch eine Budgetbasis ist hilfreich.

Ressourcenplan

Um den Stakeholdern weiter zu helfen, das Projekt zu verstehen, möchten Sie eine Liste von Ressourcen hinzufügen. Ressourcen sind alles, was Sie zum Abschließen des Projekts benötigen. Dazu gehören das Projektteam, Materialien, Ausrüstung usw.

Überblick über das Risikomanagement

Jedes Projekt hat inhärente Risiken. Interessengruppen möchten wissen, welche Risiken Sie als potenziell im Projekt auftretend identifizieren, welche Auswirkungen sie haben und wie Sie sie mindern können. Dazu gehören Hindernisse und Herausforderungen – alles, was sich auf Umfang, Kosten und Zeit des Projekts auswirkt. Skizzieren Sie kurz Ihren Risikomanagementplan. Sie können ins Detail gehen, wenn das Projekt genehmigt wird.

So schreiben Sie eine Projektzusammenfassung

Wir sind die grundlegenden Komponenten einer Projektzusammenfassung durchgegangen. Schauen wir uns nun an, wie man eine schreibt. Während die Projektzusammenfassung per Definition kurz ist, ist die Recherche umfangreich. Befolgen Sie diese Schritte, um sicherzustellen, dass Sie eine gründliche Arbeit leisten.

1. Sprechen Sie mit Ihrem Team

Keine einzelne Person ist in der Lage, die Herausforderungen einer Projektzusammenfassung zu bewältigen. Sie müssen Ihr Projektteam zusammenbringen. Sie sind es, die das Projekt sozusagen an vorderster Front durchführen werden. Sie haben die Expertise und das Wissen. Verwenden Sie sie als Ressource, wenn Sie das Projekt recherchieren.

2. Kennen Sie Ihr Publikum

Die Recherche ist ein Teil davon, Stakeholder vom Wert des Projekts zu überzeugen. Wie du es darstellst, ist das andere. Sie müssen die Sprache der Stakeholder sprechen. Der Ton, die Wortwahl und mehr werden sich ändern, egal ob Sie mit einem Kunden oder einem Stakeholder sprechen. Dies gilt insbesondere in Bezug auf die Industrie. Sie werden das Bauwesen anders ansprechen als die Fertigung oder die IT.

3. Definieren Sie Ihre Ziele

Sie sollten deutlich machen, was das Ziel des Projekts ist und was darauf hindeutet, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde. Dazu müssen Sie die Metriken teilen, die Sie verwenden, um das Projekt zu messen. Sie müssen auch die Projektabsicht kennen, ähnlich wie das Leitbild.

4. Schreiben Sie Ihre Projektzusammenfassung

Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um eine klare und prägnante Projektzusammenfassung zu schreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie alle oben genannten Komponenten enthalten haben. Vergessen Sie nicht, die Projektzusammenfassung Korrektur zu lesen, da nichts unprofessioneller aussieht als schlechte Grammatik oder Rechtschreibfehler.

Projektzusammenfassung Vorlage

Das Schreiben einer Projektzusammenfassung erfordert viel Vorbereitung. Eine Sache, um die Sie sich keine Sorgen machen müssen, ist das Format. Verwenden Sie unsere kostenlose Projektzusammenfassungsvorlage für Word und Sie müssen nur die leeren Felder ausfüllen. Alles, was Sie brauchen, ist vorhanden, und die Projektzusammenfassungsvorlage ist anpassbar, sodass Sie Ihr Logo hinzufügen und das Dokument bearbeiten können, um es an die spezifischen Anforderungen des von Ihnen vorgeschlagenen Projekts anzupassen.

Andere Projektmanagement-Vorlagen zum Erstellen einer Projektzusammenfassung

Die Projektzusammenfassung ist eine von Dutzenden von kostenlosen Projektmanagementvorlagen, die wir sowohl für Excel als auch für Word haben. Es gibt Vorlagen für jede Phase eines Projekts. Hier sind einige, die sich auf die Projektzusammenfassung beziehen.

Vorlage für Budgetvorschläge

Sie können die Kosten eines Projekts mit unserer kostenlosen Budgetvorschlagsvorlage für Excel schätzen. Es zeigt potenziellen Stakeholdern, wie viel das Projekt kosten wird, von Gehältern bis hin zu Materialien und Ausrüstung. Es gibt auch Platz, um Reise-, Kommunikations- und andere direkte und indirekte Kosten hinzuzufügen.

Projekt-Timeline-Vorlage

Eine Projektzusammenfassung muss einen kurzen Projektzeitplan enthalten. Die kostenlose Excel-Vorlage für den Projektzeitplan kann dabei helfen. Auf der linken Seite befindet sich eine Spalte, in der Sie Aufgaben, Start- und Enddaten sowie die Dauer hinzufügen können, die dann automatisch eine visuelle Zeitleiste auf der rechten Seite füllt.

Vorlage für Projektvorschläge

Die Projektzusammenfassung ist Teil des größeren Projektantrags. Sie benötigen eine, um ein Projekt genehmigen und finanzieren zu lassen. Unsere kostenlose Projektvorschlagsvorlage für Word umfasst alles von der Zusammenfassung über die Lösung, die Implementierung bis hin zu den Ergebnissen.

ProjectManager ist ideal, um Ihr Projekt im Auge zu behalten

Vorlagen können Ihnen helfen, Ihre Ideen zu organisieren und eine großartige Projektzusammenfassung und einen Vorschlag zu liefern, aber sobald sie genehmigt sind, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, um die Arbeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. ProjectManager ist eine Online-Software, die es Teams ermöglicht, effizienter zu arbeiten, und Managern Tools zur Überwachung ihrer Arbeit in Echtzeit an die Hand gibt.

Verfolgen Sie den Fortschritt mit Echtzeit-Dashboards

Sobald Sie Ihren Projektplan in unserem robusten Gantt-Diagramm haben, können Sie eine Baseline festlegen, die es Ihnen ermöglicht, den geplanten Aufwand in Echtzeit mit dem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen. Diese Daten fließen auch in unser Echtzeit-Dashboard ein und werden in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt. Sie erhalten jederzeit einen Überblick über den Fortschritt und die Leistung Ihres Projekts. Im Gegensatz zu konkurrierenden Softwareprodukten gibt es keine zeitraubende Konfiguration. Es ist bereit, wenn Sie es sind.

Tauchen Sie mit anpassbaren Berichten tiefer in die Daten ein

Wenn Sie mehr Details erhalten möchten, als ein Dashboard liefern kann, erstellen Sie einen Bericht. Sie können dies mit ein paar Tastenanschlägen tun und dann jedes so anpassen, dass nur die Daten angezeigt werden, die Sie sehen möchten. Erhalten Sie Status- und Portfolioberichte sowie Varianz, Arbeitsbelastung und mehr. Alle Berichte können problemlos in einer Vielzahl von Formaten mit Stakeholdern geteilt werden, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Natürlich müssen Sie mehr tun, als Ihr Projekt in Echtzeit zu überwachen und zu verfolgen, um Ihr Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Aus diesem Grund haben wir Funktionen, die Ihnen helfen, Risiken, Aufgaben und Ressourcen zu verwalten. Unser Tool macht das Onboarding Ihres Teams schnell und einfach und hilft ihnen bei der Zusammenarbeit, dem Hinzufügen von Kommentaren zu Aufgaben und dem Teilen von Dateien. Wir helfen Ihnen, aus einer Projektzusammenfassung einen Projekterfolg zu machen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Ihnen die Werkzeuge an die Hand gibt, um Ihre Projektziele zu erreichen. Erhalten Sie Echtzeitdaten, die Ihnen helfen, aufschlussreichere Entscheidungen zu treffen, und bieten Sie Ihren Teams eine kollaborative Plattform, mit der sie besser zusammenarbeiten können. Schließen Sie sich den Teams von Avis, Nestle und Siemens an, die unser Tool verwenden. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.