So schreiben Sie einen Bericht: Ein einfacher Schritt-für-Schritt-Prozess

Zu wissen, wie man einen Bericht schreibt, ist eine wesentliche Fähigkeit, die jeder Vermarkter lernen muss, der wettbewerbsfähig und beschäftigt bleiben möchte. Selbst wenn sich die Strategien, die Sie kürzlich eingeführt haben, eindeutig auszahlen, werden sich Ihre Chefs wahrscheinlich nicht damit zufrieden geben, nur zu wissen, dass Ihre Marketingbemühungen erfolgreich sind. Sie müssen immer noch einen Bericht sehen, der genau zeigt, was Sie tun, welche Experimente sich auszahlen und welche Ideen bei ihnen auf der Strecke blieben. Wie also schreiben Sie diesen Bericht? Wo fängst du an? Was sollten Sie darin enthalten? Wie strukturieren Sie die einzelnen Abschnitte? In diesem Artikel zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie effektive und gut durchdachte Berichte schreiben, die die Leser jedes Mal beeindrucken werden.

Was ist ein Bericht?

Ein Bericht ist ein formelles Dokument, das eine eingehende Analyse einer laufenden oder abgeschlossenen Forschung, Initiative, eines Projekts oder einer Kampagne enthält, die sich auf Ihre Arbeit bezieht. Der Zweck eines Berichts besteht darin, die von Ihnen erzielten Fortschritte zu bewerten, die Probleme oder Hindernisse zu notieren, die sich auf Ihre Ergebnisse ausgewirkt haben, und Schlussfolgerungen zu ziehen, um zukünftige Entscheidungen zu treffen. Abhängig vom Marketingaspekt, auf den Sie sich spezialisiert haben, müssen Sie möglicherweise verschiedene Arten von Berichten erstellen. Dazu gehören:

• Social-Media-Marketing-Berichte
• E-Mail-Marketing-Berichte
• Content-Marketing-Berichte
• PPC-Marketingberichte
• Allgemeine Marketingberichte

Unabhängig davon, welchen Typ Sie schreiben, sind alle Marketingberichte auf die gleiche Weise aufgebaut – sie zeigen die Aktivitäten, die stattgefunden haben, wie sie durchgeführt wurden, und die Ergebnisse, die sie hervorgebracht haben oder wahrscheinlich erzielen werden.

Warum Sie Berichte schreiben müssen

Was bringt es, Zeit damit zu verbringen, herauszufinden, wie man einen Bericht schreibt, wenn Sie diese Energie darauf verwenden könnten, Kunden anzuziehen, zu binden, zu konvertieren und zu begeistern? Dies ist eine Frage, die sich fast jeder Vermarkter, der einen Bericht schreiben musste, irgendwann gestellt hat. Während Sie sich also (widerwillig) darauf vorbereiten, Ihren ersten oder nächsten Bericht zu erstellen, lassen Sie uns einige der wichtigsten Vorteile betrachten, die Sie und Ihr Team aus regelmäßiger Berichterstattung ziehen können:

• Fortschrittsverfolgung - Wenn Sie nicht wissen, wie man Berichte schreibt, wissen Sie nicht, ob Ihre Marketingbemühungen Sie Ihren Zielen näher bringen oder nicht. Berichte zeigen Ihnen, welche Strategien gut funktionieren und welche unterdurchschnittlich abschneiden, sodass Sie schnell Anpassungen vornehmen oder umschwenken können.
• Erfolgsnachweis - Nicht jeder glaubt, dass Marketing eine lohnende Investition ist. Die von Ihnen erstellten Berichte können als Waffe im Kampf gegen diese kurzsichtige Denkschule dienen und beweisen, dass Ihre Arbeit einen Mehrwert für das Unternehmen darstellt.
• Bessere Abstimmung zwischen den Teams – Die Berichterstattung hilft dabei, relevante Stakeholder darüber aufzuklären und zu informieren, was an der Marketingfront passiert und was sie in Zukunft erwarten können. Es stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand darüber sind, wie sich das Unternehmen entwickelt, wohin es sich bewegt und was sie tun können, um ihm dabei zu helfen, dieses Ziel zu erreichen.
• Größere Transparenz – Wenn Ihr Chef oder Kunde genau sehen kann, wofür das Marketingbudget ausgegeben wird, und dies mit den erzielten Ergebnissen in Verbindung bringen kann, fühlen sie sich entspannter, da sie wissen, dass ihre Investition positive Renditen abwirft.
• Datengesteuerte Entscheidungsfindung – Berichte helfen Ihnen festzustellen, wie gut Ihre Kampagnen und Strategien abgeschnitten haben und wie sie sich auf Geschäftsziele wie Lead-Generierung, Kundenbindung und Umsatzwachstum ausgewirkt haben. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, Trends zu erkennen, auf erfolgreichen Ideen aufzubauen und fundierte Marketingentscheidungen zu treffen, anstatt sich auf Vermutungen und Intuition zu verlassen.

Die Wahrheit ist, dass das Schreiben großartiger Berichte Übung erfordert. Je mehr Sie schreiben, desto besser können Sie kommunizieren und Ihre Botschaft prägnant präsentieren. Unabhängig davon, ob Sie Ihren allerersten Bericht erstellen oder nach Tipps suchen, die Ihnen helfen, den Prozess zu rationalisieren und die Qualität Ihrer Berichte zu verbessern, befolgen Sie diese Richtlinien, die ich beim Verfassen von Berichten immer verwende. So schreiben Sie einen Bericht in 6 Schritten:

1. Betrachten Sie das Ziel des Berichts
2. Finden Sie heraus, was Ihr Publikum sehen muss
3. Entscheiden Sie, welche Informationen Sie aufnehmen
4. Sammeln Sie Ihre Daten und Visualisierungen
5. Entwerfen Sie den Inhalt Ihres Berichts
6. Überprüfen und bearbeiten Sie Ihren Bericht

1. Betrachten Sie das Ziel des Berichts

Als erstes denke ich darüber nach, warum ich den Bericht erstelle und was er bewirken soll. Wenn Sie zu Beginn keine klare Vorstellung davon haben, warum Sie einen Bericht schreiben, könnten Sie am Ende irrelevante Daten einbeziehen und einen Bericht erstellen, der mehr Fragen aufwirft, als er beantwortet. Fragen Sie sich also: Was ist der Sinn dieses Berichts? Welche Informationen möchte ich teilen? Was soll der Leser daraus lernen? Vielleicht ist der Zweck, Ihre Marketingausgaben zu rechtfertigen, zu demonstrieren, wie erfolgreich eine Kampagne war, um zu erklären, dass Sie mehr Hände an Deck brauchen, um Wachstumsbemühungen zu verwalten. Wenn Sie ein Ziel vor Augen haben, können Sie den Umfang Ihres Berichts auf die Daten konzentrieren, die am wichtigsten sind.

2. Finden Sie heraus, was Ihr Publikum sehen muss

Als nächstes überlege ich, für wen der Bericht bestimmt ist. Wenn ich einen Bericht ausschließlich für das Marketingteam erstelle, kann ich es mir leisten, Fachjargon einzufügen, informeller zu sein und meine ungefilterten Gedanken zu Trends oder den Erfolgen und Misserfolgen unserer Strategien mitzuteilen. Ich kann das nicht mit Berichten machen, die für den CEO, Vorstandsmitglieder oder externe Investoren bestimmt sind. Sie wären weniger daran interessiert, Aufschlüsselungen von Metriken und Zahlen zu sehen, als vielmehr daran, wie sich diese Zahlen in ROI und Umsatz für das Unternehmen niederschlagen. Als Verantwortlicher für das Schreiben von Blogbeiträgen und anderen Aspekten des digitalen Marketings können alle Daten, die Sie generieren, wichtig sein. Aber wird das Führungsteam die AB-Tests finden, die Sie beim Erstellen eines Newsletters durchgeführt haben, oder ist die Anzahl der Öffnungen und Klicks, die er generiert hat, relevant? Bevor Sie sich also mit dem Schreiben Ihres Berichts befassen, fragen Sie sich: Wer ist mein Publikum und was würde es wissen wollen? Beispielsweise möchte der Finanzdirektor wissen, wie Ihre Marketingausgaben zum Umsatz beitragen und das Endergebnis beeinflussen. Auf der anderen Seite möchte der Marketingleiter einen Überblick über verschiedene Marketingkampagnen und deren Auswirkungen auf Conversions, Lead-Generierungen und andere Rentabilitätskennzahlen erhalten. Wenn Sie wissen, wem Sie Bericht erstatten, können Sie besser planen, wie Sie einen Bericht schreiben und den Ton, die Sprache und den Inhalt so anpassen, dass sie besser den Erwartungen entsprechen.

3. Entscheiden Sie, welche Informationen Sie einschließen möchten

Dies ist der Punkt, an dem ich die Gliederung für meinen Bericht erstelle und die Datenpunkte herausfinde, die ich einbeziehen werde, um sicherzustellen, dass der Bericht relevant und umsetzbar ist. Der Umfang des Berichts hängt natürlich vom Thema ab – soziale Medien, bezahlte Anzeigen, SEO, E-Mail usw. – und von der Anzahl der Plattformen, von denen Sie die Daten beziehen. Ich habe jedoch festgestellt, dass mir das Erstellen einer Gliederung dabei hilft, den Informationsfluss zu strukturieren und zu identifizieren, wo ich hingehen muss, um die Daten, Ergebnisse und Ressourcen zu finden, die ich zum Ausfüllen des Berichts benötige. Eine Gliederung muss nicht zu sehr ins Detail gehen. Es sollte nur ein Grundgerüst der wichtigsten Abschnitte und Unterabschnitte sein, die Sie basierend auf dem Zweck des Berichts in Ihren Bericht aufnehmen möchten. Ihre Gliederung kann beispielsweise so aussehen:

4. Sammeln Sie Ihre Daten und Visualisierungen

Jetzt, da ich den Zweck meines Berichts, die Zielgruppe, für die ich ihn schreibe, und den Inhalt kenne, besteht der nächste Schritt darin, mit dem Sammeln der Daten zu beginnen, die ich für den Bericht benötige. Normalerweise beginne ich damit, eine Liste der relevanten Metriken zu erstellen, die in meinem Bericht enthalten sein sollten, basierend auf dem Ziel und der Gliederung, die ich zuvor erstellt habe. Als nächstes müssen Sie sich die Plattformen notieren, von denen ich jede dieser Metriken und Daten beziehen werde. Dann füge ich alle diese Informationen gemäß den Überschriften und Unterüberschriften, unter die sie fallen, meiner Gliederung hinzu. Ich empfehle die Erstellung von Visualisierungen, die Ihre Daten begleiten, damit Ihr Bericht nicht nur mit langweiligen Zahlen und Text gefüllt ist. Sie können Diagramme, Bilder, Grafiken, Symbole, Infografiken und mehr verwenden, um Ihre Inhalte zu visualisieren und den Punkt zu verdeutlichen, den Ihre Daten ausmachen. Wenn das alles erledigt ist, ist es an der Zeit, mit dem Schreiben zu beginnen.

5. Entwerfen Sie den Inhalt Ihres Berichts

Wenn Sie, wie ich, jemand sind, der möchte, dass Ihre Ideen perfekt sind, bevor Sie sie überhaupt auf die Seite schreiben, müssen Sie lernen, die Perfektion loszulassen und einfach mit dem Schreiben beginnen. Der erste Entwurf Ihres Berichts wird wahrscheinlich etwas grob aussehen, aber Sie werden danach genügend Zeit haben, ihn in Form zu bringen. Was an dieser Stelle am wichtigsten ist, ist die Ausarbeitung aller Hauptpunkte und die Organisation Ihrer Daten auf der Seite. Wie Sie Ihren Entwurf verfassen, hängt von Ziel und Inhalt des Berichts ab, aber die folgende Struktur ist normalerweise ein guter Ausgangspunkt.

Fassen Sie Ihre wichtigsten Erkenntnisse zusammen

Die erste Seite Ihres Berichts sollte eine Zusammenfassung des Berichts enthalten. Heben Sie die kritischen Kennzahlen sowie die Erfolge und Misserfolge Ihrer Marketingbemühungen für den betrachteten Zeitraum hervor. Erklären Sie, warum sich die Dinge so entwickelt haben, welche Probleme Sie bei der Durchführung von Kampagnen hatten und was Sie aus der aufgezeichneten Leistung mitnehmen können. Besprechen Sie dann die Strategien, die Sie in Zukunft basierend auf Ihren Erkenntnissen anwenden werden. Die Zusammenfassung ist das erste, worauf der Leser in Ihrem Bericht stoßen wird, und sie bestimmt, ob er den Rest des Berichts liest oder wegwirft, also gestalten Sie ihn so gut wie möglich. Ich empfehle jedoch, mit dem Schreiben der Zusammenfassung zu warten, nachdem Sie die anderen Abschnitte des Berichts geschrieben haben. Auf diese Weise können Sie den Inhalt des Dokuments genau zusammenfassen.

2. Erstellen Sie eine Einführung

Dieser Abschnitt ist optional. Ich füge es den meisten Berichten nicht hinzu, insbesondere nicht denjenigen, die für die Verwendung in Abteilungen oder internen Unternehmen bestimmt sind, da der beabsichtigte Leser wahrscheinlich bereits weiß, worum es in dem Bericht geht. Aber wenn Ihr Bericht von externen Investoren oder einem Vorstand gelesen werden soll, können Sie den Einführungsabschnitt verwenden, um zu erklären, worum es in Ihrem Bericht geht, was er abdeckt, und jeden anderen zusätzlichen Kontext hinzufügen, den sie benötigen könnten.

3. Tauchen Sie in den Hauptteil des Berichts ein

Im Hauptteil Ihres Berichts können Sie Ihre Schreibmuskeln spielen lassen, da es sich um den längsten Abschnitt handelt. Alle Daten, die Sie zuvor gesammelt haben, werden zusammen mit detaillierten Erklärungen, Analysen und Benchmarks eingefügt, um den Zahlen Kontext hinzuzufügen. Es reicht nicht zu sagen, dass Sie im letzten Monat 20 % mehr Leads durch das Erstellen von Whitepapers generiert haben, und es dabei zu belassen. Sie müssen darüber sprechen, wie es passiert ist, welches bestimmte Whitepaper die meisten Leads generiert hat und was daran besonders war. Das Erklären Ihrer Metriken, Erfolge und sogar schlechten Ergebnisse wird dem Leser ein besseres Gefühl dafür geben, was passiert. Es hilft, sich einen genauen Eindruck von den Strategien zu machen, die Ihren Marketingaktivitäten zugrunde liegen. Verstecken Sie die negativen Daten nicht und stellen Sie sie nicht falsch dar. Sagen Sie einfach ehrlich, was es verursacht hat, und sagen Sie, wie Sie es beheben möchten. Nehmen Sie diesen Bericht als Beispiel dafür, wie Sie in den Hauptteil des Berichts eintauchen. Erklären Sie alle Messwerte, Daten und sogar mögliche Gründe, die zu den Ergebnissen geführt haben.

4. Empfehlen Sie einen Aktionsplan

Dies ist der abschließende Abschnitt Ihres Berichts, in dem Sie Ihre Ergebnisse zusammenfassen und diskutieren, was sie für Ihr Unternehmen bedeuten. Ich gehe gerne einen Schritt weiter, indem ich die nächsten Schritte empfehle, die unternommen werden sollten, um die Leistung zu verbessern und dem Unternehmen zu helfen, einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Wenn Sie also nach Auswertung der Daten und Ergebnisse der Meinung sind, dass Ihr Unternehmen von einem erhöhten Budget für bezahlte Anzeigen oder von der Verfolgung einer bestimmten Taktik wie Influencer-Marketing oder Veröffentlichung von Pressemitteilungen profitieren würde, zögern Sie nicht, dies vorzuschlagen. Solange Ihr Bericht überzeugend ist und Sie Ihr Wissen und Ihre Expertise unter Beweis gestellt haben, werden Vorgesetzte Ihre Empfehlungen wahrscheinlich akzeptieren und ihnen vertrauen. Tipp: Sie können Marketingberichtsvorlagen verwenden, um Ihre Daten zu rendern und Ihre Zeit sinnvoller zu nutzen.

6. Überprüfen und bearbeiten Sie Ihren Bericht

Die Bearbeitung ist die letzte Phase beim Schreiben eines Berichts, und sie gefällt mir am besten, weil sie mir die Gelegenheit bietet, mein Dokument zum Glänzen zu bringen. Nachdem ich meinen Entwurf fertiggestellt habe, lege ich ihn gerne für ein paar Stunden oder Tage beiseite, damit ich ihn wiederaufnehmen und mit frischen Augen mit der Bearbeitung beginnen kann. Auf diese Weise kann ich Fehler erkennen, die mir beim Schreiben möglicherweise nicht aufgefallen sind. Lesen Sie durch, was Sie aufgeschrieben haben, und entfernen Sie alle Teile, die unnötig oder irrelevant erscheinen, um Ihren Bericht prägnant und effektiv zu halten. Achten Sie auf Tipp- und Grammatikfehler und überprüfen Sie Ihre Daten, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Brechen Sie lange Textblöcke auf und stellen Sie sicher, dass der Bericht eine zusammenhängende Erzählung enthält, die alle Informationen miteinander verbindet. Ihre Berichte sollten die von Ihnen erzielten Fortschritte aufzeigen, auftretende Probleme ansprechen und umsetzbare Erkenntnisse teilen, die verwendet werden können, um Entscheidungen zu treffen, die sich auf das Unternehmen auswirken. Es ist eines der mächtigsten Kommunikationswerkzeuge, die Sie in Ihrem Arsenal haben, und Sie können lernen, wie Sie es verwenden, indem Sie die Richtlinien verwenden, die ich in diesem Artikel dargelegt habe. Fröhliche Berichterstattung!