Steigern Sie Ihr E-Mail-Spiel: So schreiben Sie eine E-Mail, die Ergebnisse erzielt

Möchten Sie wissen, wie man eine beeindruckende E-Mail schreibt, die Beziehungen aufbaut und Ergebnisse erzielt? Sie sind an der richtigen Stelle. Das Schreiben einer großartigen E-Mail ähnelt dem Schreiben eines Newsletters – Sie müssen Ihre Nachricht strukturieren, eine effektive Sprache verwenden und für Perfektion Korrektur lesen. Aber es gibt ein paar exklusive Nuancen bei E-Mails, die zwischen schlampigen, unprofessionellen Nachrichten, die im Papierkorb landen, und gut geschriebenen, effektiven E-Mails unterscheiden, die in einem überfüllten Posteingang auffallen. In diesem Leitfaden geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um Ihr E-Mail-Spiel zu verbessern, indem wir diese Hinweise und andere Best Practices ansprechen. Lass uns anfangen.

Schritt 1: Erstellen Sie eine E-Mail-Gliederung

Ihre E-Mail ist möglicherweise Ihre einzige Möglichkeit, mit einem Empfänger in Kontakt zu treten, daher ist Folgendes wichtig:

• Wissen Sie, was Sie per E-Mail kommunizieren möchten
• Richten Sie die E-Mail-Kopie an der Kernbotschaft aus – optimieren Sie jedes Wort so, dass der Empfänger die beabsichtigte Aktion ausführt

Der einfachste Weg, diese Hinweise zu implementieren, besteht darin, den Zweck der E-Mail zu definieren und eine Skizze zu erstellen, wie sie aussehen soll.

Kennen Sie den Empfänger

Wem schreibst du die E-Mail? Ist es aus geschäftlichen Gründen? Haben Sie diese Person schon einmal kontaktiert? Wenn Sie eine kalte E-Mail schreiben, ist es sinnvoll, eine förmliche Sprache und einen formalen Ton zu verwenden, da Sie den Empfänger zum ersten Mal kontaktieren. Ebenso ist ein lockerer oder freundlicher Ton angebracht, wenn Sie einem Freund oder jemandem, mit dem Sie schon eine Weile Geschäfte machen, eine E-Mail schreiben. Denken Sie dann über die Aktion nach, die der Empfänger ausführen soll. Möchten Sie Informationen teilen, sie zu einer Veranstaltung einladen, ein Meeting vereinbaren oder etwas anderes tun? Wenn Sie die Absicht hinter Ihrer E-Mail definieren, können Sie den richtigen Ton treffen und Ihre E-Mail richtig formulieren.

Definieren Sie Ihr E-Mail-Thema

Damit Ihre E-Mail das ganze Durcheinander im Posteingang des Empfängers beseitigt, müssen Sie die Kunst des prägnanten, überzeugenden Textes beherrschen. Und dazu müssen Sie zunächst den Zweck und das Ziel Ihrer E-Mail bestimmen – und sich daran halten. Sie könnten versucht sein, all die großartigen Dinge über Ihr Unternehmen einzubeziehen. Denken Sie an: Ihre Markengeschichte, Erfahrungsberichte von Kunden und die Experten, die in Ihrem Unternehmen arbeiten. Aber Ihre E-Mail ist nicht der Ort für all diese Informationen. Vielleicht, wenn Sie einen Blog oder die „Über uns“-Seite Ihres Unternehmens schreiben, aber definitiv keine E-Mail. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass der Empfänger ein Meeting vereinbart, geben Sie ihm nicht Ihre Biografie, eine Einführung über Ihr Unternehmen und alles, was es erreicht hat. Stellen Sie sich stattdessen kurz vor und erzählen Sie ihnen von den Schmerzpunkten, die Ihr Produkt für sie lösen kann. Sie möchten einen Mehrwert bieten, ohne den Empfänger abzulenken.

Erstellen Sie eine mentale E-Mail-Gliederung

Nachdem Sie die Zielgruppe und den Zweck Ihrer E-Mail definiert haben, stellen Sie sich die folgenden Fragen, um sich ein Bild davon zu machen, wie Ihre E-Mail aussehen sollte:

• Haben Sie die richtige E-Mail-Adresse des Empfängers?
• Welche Sprache oder Triggerpunkte können den Empfänger dazu bringen, auf das beabsichtigte Ziel der E-Mail zu reagieren (z. B. sich für ein Webinar anzumelden oder ein Meeting zu planen)?
• Müssen Anhänge wie Fallstudien, Google Docs oder Geschäftsberichte beigefügt werden?
• Sollten Sie Calls-to-Action (CTAs) oder Links hinzufügen? Wenn ja, wie viele?
• Was sind die wichtigsten Punkte, die Ihre E-Mail abdecken muss?
• Würde ein Screenshot oder Bild helfen, diese Punkte weiter zu verdeutlichen?

Sie sollten eine kurze Gliederung haben, die Ihren Schreibprozess in dieser Phase anleitet. Sie können die Gliederung auch in eine Vorlage umwandeln oder als Checkliste verwenden, damit Sie beim Schreiben einer E-Mail nicht bei Null anfangen müssen.

Schritt 2: Schreiben Sie eine aufmerksamkeitsstarke E-Mail-Betreffzeile

Ihre E-Mail-Betreffzeile ist das erste, was Ihr Empfänger sieht, und bestimmt, ob er Ihre E-Mail öffnet. Untersuchungen zeigen, dass 47 % der E-Mail-Empfänger eine E-Mail öffnen und 69 % eine E-Mail als Spam melden – alles ausschließlich basierend auf der Betreffzeile. Diese Zeile sollte so überzeugend sein, dass der Empfänger die E-Mail öffnet. Aber gleichzeitig sollte es eine Vorschau der Nachricht anzeigen, die Sie kommunizieren möchten. Wenn Ihre Betreffzeile nicht fesselt, landet Ihre E-Mail im Papierkorb. Es spielt keine Rolle, wie gut die eigentliche Kopie geschrieben ist. Hier sind einige Best Practices, die Sie beachten sollten:

Best Practices für E-Mail-Betreffzeilen

• Halten Sie es kurz, innerhalb von neun Wörtern und 60 Zeichen. Andernfalls wird Ihre Betreffzeile im Posteingang möglicherweise abgeschnitten.

Beispiel: Verschwenden Sie keine Zeit mehr mit {Prospect Pain Point}

• Heben Sie den Zweck Ihrer E-Mail in einem Satz hervor. Bieten Sie einen bestimmten Aufhänger an, der die Vorteile Ihres Produkts kommuniziert oder die Aufmerksamkeit auf bestimmte Angebote lenkt.

Beispiel: Fordern Sie Ihre Anwesenheit bei {Event} an

• Sei genau. Vermeiden Sie vage Sprache oder Flusen.

Beispiel: Letzte Chance! {Angebot oder Rabatt} auf {Produktname} in diesem Sommer

• Fügen Sie eine personalisierte Note hinzu. Erwägen Sie, den Namen des Empfängers zu verwenden, um seine Aufmerksamkeit zu erregen.

Beispiel: {Mutual Contact Name} hat mir empfohlen, mich an Sie zu wenden, {Recipient Name}

• Verwenden Sie Machtworte, um Maßnahmen auszulösen. Noch besser, wenn Sie mit einem Aktionsverb beginnen.

Beispiel: Erfahren Sie, wie Sie {Aufgabenname} besser erledigen. Profi-Tipp: Probieren Sie den Betreffzeilen-Tester von CoSchedule kostenlos aus, um eine auffällige Betreffzeile zu erstellen.

Schritt 3: Begrüßen Sie den E-Mail-Empfänger

Ihre E-Mail sollte mit einer passenden Begrüßung beginnen, die die Anrede und den Eröffnungssatz beinhaltet. Lassen Sie uns schnell besprechen, wie Sie jedes Element richtig machen.

Mit der Anrede den richtigen Ton treffen

Die Wahl der Anrede sollte situationsabhängig sein. Wenn Sie beispielsweise eine formelle E-Mail schreiben, ist ein „Sehr geehrter {Name des Empfängers}“ ein besserer Weg, Ihre Nachricht zu beginnen. Wenn Sie jedoch eine E-Mail an jemanden senden, den Sie kennen, ist die Verwendung von „Hallo {Name des Empfängers}“ oder „Hallo {Name des Empfängers}“ vorzuziehen. Schreibe den Namen einer Person nicht falsch und sprich sie nicht mit der falschen Anrede an. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie kalte E-Mails versenden, da es die Möglichkeit bestimmt, dass Sie eine Antwort erhalten. Business Coach Barbara Pachter empfiehlt in ihrem Buch „The Essentials of Business Etiquette “, informelle Ausdrücke wie „Hey“ und „Yo“ abzuschaffen. Hier sind einige Anreden, die Sie vermeiden sollten:

• Allzu formelle Anreden wie „Sir“ und „Madam“
• Verwendung generischer und langweiliger Opener wie „To Whom It May Concern“
• Zeitspezifische Begrüßungen wie „Guten Morgen“ oder „Gute Nacht“ (wenn Sie die Zeitzone des Empfängers nicht kennen)
• Angabe der Berufsbezeichnung des Empfängers (Dear job_title)
• Ende mit Ausrufezeichen ('Hi Nathan!!!')

Lassen Sie sich einen aufmerksamkeitsstarken Opener einfallen

An diesem Punkt haben Sie nur sieben Sekunden Zeit, um die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers auf sich zu ziehen und ihn dazu zu bringen, den Rest Ihrer E-Mail weiter zu lesen. Eine starke Eröffnungszeile ist Ihre Eintrittskarte, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen, wie diese: Wenn Sie sich vorstellen, beginnen Sie mit etwas, das das Interesse des Empfängers wecken wird. Hier ist eine E-Mail-Vorlage, die erwähnt, wie eine Partnerschaftsmöglichkeit dem Empfänger zugute kommen kann: Im Folgenden finden Sie einige standardmäßige Best Practices, die Sie beim Schreiben von E-Mail-Einführungen anwenden sollten:

• Beschränken Sie Ihre Einleitung auf 1-2 Sätze.
• Vermeiden Sie es, irrelevante Informationen oder unnötige Details hinzuzufügen.
• Erwägen Sie, Ihr LinkedIn-Profil oder Ihre Website zu verlinken, um mehr Kontext über sich selbst bereitzustellen.
• Wenn Sie den Empfänger bereits getroffen oder mit ihm gesprochen haben, erwähnen Sie kurz die Instanz, um einen gemeinsamen Berührungspunkt zu finden.

Vermeiden Sie es, eine allgemeine Einführung zu senden, die dem Leser das Gefühl gibt, einer der vielen Empfänger zu sein. Recherchieren Sie stattdessen ein wenig (z. B. nach Social-Media-Profilen suchen oder auf einen gemeinsamen Kollegen verweisen), um eine persönliche Note hinzuzufügen. Überspringen Sie diesen Teil, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, der Sie bereits kennt. Beginnen Sie in diesem Fall mit einer netten Bemerkung (zum Beispiel „Ich hoffe, Sie haben einen schönen Tag!“) und kommen Sie direkt zum Körper.

Schritt 4: Schreiben Sie den Text Ihrer E-Mail

Dies ist der interessante Teil Ihrer E-Mail, in dem Sie die vollständige Nachricht teilen. Ihr Leser hat wahrscheinlich nicht die Zeit, eine lange E-Mail zu lesen. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Nachricht überflogen oder komplett übersprungen wird, halten Sie sie kurz und auf den Punkt. Verwenden Sie die BLUF-Strategie, um ihnen zu helfen, die Absicht Ihrer E-Mail zu verstehen, was beinhaltet, dass Sie Ihre Bottom Line Up Front schreiben, um die 5 Ws des Empfängers schnell zu beantworten: Wer, Was, Wo, Wann und Warum. Hier ist ein tolles Beispiel: Quelle Sie sollten Ihre E-Mails auch auf Lesbarkeit und Durchsuchbarkeit optimieren. Hier sind ein paar Tipps zum Schreiben eines ausgezeichneten E-Mail-Textes:

• Halten Sie Ihre Sätze und Absätze kurz
• Fügen Sie nach Möglichkeit Aufzählungszeichen hinzu
• Vermeiden Sie Fachjargon und Flusen
• Standardformatierung verwenden; Verwenden Sie Fettdruck, Kursivschrift und Unterstreichungen, um wichtige Punkte hervorzuheben
• Gehen Sie nicht vom Wissen des Lesers aus; Zerlegen Sie Ihren Text immer und geben Sie die notwendigen Informationen an

Zugegeben, der Textabschnitt Ihrer E-Mail kann schwierig sein. Das schreibt man am besten so:

1. Betrachten Sie die wichtigsten Erkenntnisse aus Ihrer E-Mail
2. Denken Sie an den speziellen CTA, den der Empfänger annehmen soll
3. Schreiben Sie die E-Mail und stellen Sie sicher, dass jede Zeile, die Sie hinzufügen, Ihnen bei den beiden oben genannten Hinweisen hilft

Schritt 5: Beenden Sie mit einem wirkungsvollen CTA & Sign-off

Wie Sie Ihre E-Mail beenden, ist genauso wichtig wie wie Sie beginnen. Lassen Sie den Empfänger nicht hängen, nachdem Sie Ihre Nachricht übermittelt haben. Fassen Sie alles in ein bis zwei Sätzen zusammen und fügen Sie einen CTA hinzu, der ihnen die nächsten Schritte mitteilt. Beispiele beinhalten:

• Wäre es möglich, ein Treffen bei einem Kaffee zu vereinbaren, um dies weiter zu besprechen?
• Bitte antworten Sie auf diese E-Mail mit den angeforderten Informationen.
• Bitte buchen Sie einen Termin in meinem Calendly, um einen diesbezüglichen Anruf zu vereinbaren.

Stellen Sie sicher, dass Ihr CTA überzeugend ist und die Bedeutung der Aktion hervorhebt. Wenn Sie dies richtig machen, haben Sie eine hohe Chance, eine positive Antwort zu erhalten. Fügen Sie dann eine Schlussbemerkung hinzu (z. B. „Ich freue mich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen“ oder „Warten auf Ihre positive Antwort, um weiterzumachen“) und eine Abmeldung, abhängig vom Zweck Ihrer E-Mail und der Beziehung zum Empfänger. Denken:

• Mit freundlichen Grüßen
• Herzliche Grüße
• Grüße
• Aufrichtig
• Am besten
• Mit freundlichen Grüße
• Danke
• Beifall
• Respektvoll
• Wir reden später

Übersehen Sie nicht Ihre Abschlusserklärungen. Die falsche Abmeldung kann einen schlechten Eindruck hinterlassen und Sie unprofessionell oder zu vertraut wirken lassen.

Schritt 6: Korrektur lesen und Ihre E-Mail bearbeiten

Stellen Sie sich vor, Sie verbringen Stunden damit, die perfekte E-Mail zu erstellen, nur um ignoriert zu werden, weil sie voller Grammatikfehler ist. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig, Ihre E-Mail Korrektur zu lesen. Aber einfaches Korrekturlesen reicht nicht aus; Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Kopie menschlich klingt. Hier sind einige Tipps zum Schreiben von E-Mail-Texten, um Ihre E-Mail-Kopie ausdrucksstark und umsetzbar zu machen:

Vermeide Wiederholung

Lesen Sie Ihre Sätze laut vor. Wiederholen Sie Wörter innerhalb desselben Absatzes, vielleicht sogar in einem Satz? Dies ist zwar nicht das schlimmste Schreibvergehen, aber es kann dazu führen, dass sich Ihr Text wiederholt anhört und der Leser abschaltet. Achten Sie auf die folgenden am häufigsten wiederholten Wörter:

• Nur
• Information
• Auch
• Nur
• Artikel
• Befehl
• Selbst
• Anfrage
• Bericht
• Stets

Sie können Ihre Kopie auch von einem Kollegen ausführen lassen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Ein zweites Augenpaar hilft Ihnen, überbeanspruchte oder wiederholte Wörter zu entfernen, die Sie vielleicht übersehen haben.

Verwenden Sie das Oxford-Komma

Wenn man darüber nachdenkt, wie man eine E-Mail schreibt, begrüßen oder meiden die Leute im Allgemeinen das Oxford-Komma. Sie haben vielleicht auch einige starke Meinungen dazu, aber es ist normalerweise eine gute Idee, sie in E-Mails zu verwenden, um Verwirrung oder Missverständnisse zu vermeiden.

Schneiden Sie zu lange Sätze ab

Wir erhalten oft E-Mails, die nur diese riesigen Textblöcke sind. Aber wie oft haben Sie es nur überflogen, anstatt es komplett zu lesen? Ersetzen Sie schwer verständliche oder unklare Sätze durch prägnante Sätze, die sich auf das eigentliche Thema konzentrieren, um eine zufriedenstellende Antwort zu erhalten – oder irgendeine Antwort. Beenden Sie es mit einem CTA, damit der Leser weiß, was als nächstes zu tun ist, und machen Sie deutlich, dass Sie für Fragen und Follow-ups bei Bedarf offen sind.

Überprüfen Sie die Formatierung und Schriftart

Wie werden Sie reagieren, wenn Sie die folgende E-Mail erhalten: Wahrscheinlich löschen und davon ausgehen, dass es sich um einen Betrug handelt, oder? Es ist nichts falsch daran, Bilder oder GIFs zu Ihrer E-Mail hinzuzufügen, aber es gibt eine Möglichkeit, dies zu tun, damit es nicht ablenkend oder störend aussieht. Beispielsweise kann die Verwendung mehrerer verschiedener Schriftgrößen und -farben überwältigend sein. Ihre Botschaft wird wahrscheinlich mit einer Vielzahl von Elementen verloren gehen, die um die Aufmerksamkeit Ihres Lesers kämpfen. In der Regel ist es besser, sich an einen Schriftstil, eine Größe und eine Farbe zu halten.

Menschlich klingen

Ihr Empfänger ist eine echte Person, verwenden Sie also eine Sprache, die wie etwas klingt, das Sie sagen würden. Das Schreiben von Sätzen, die klingen, als hätte sie ein Roboter getippt oder die direkt aus der viktorianischen Ära stammen, wird Ihnen keinen Gefallen tun, wenn es darum geht, eine gute Antwort vom Leser zu erhalten. Geben Sie Ihrer E-Mail stattdessen einen natürlicheren Effekt. Schreiben Sie so, als würde Ihr Gesprächspartner in einem Café neben Ihnen sitzen. Anstatt beispielsweise zu sagen: „Ich grüße Sie, ich hoffe, das Wetter ist schön, wo Sie wohnen“, sagen Sie so etwas wie „Hallo, ich hoffe, bei Ihnen ist alles in Ordnung.“

Schritt 7: Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Signatur

Obwohl nicht notwendig, hilft eine professionelle E-Mail-Signatur dabei, Ihre Authentizität festzustellen. Es gibt dem Empfänger auch mehr Kontext über Ihre Rolle und Ihr Unternehmen. Nehmen Sie zum Beispiel diesen: Es umfasst die individuellen:

• Kopfschuss
• Vollständiger Name
• Rolle
• Unternehmen
• Webseite
• Kontaktinformationen
• Links zu Social-Media-Profilen

Sie haben alles, was Sie zur Kontaktaufnahme benötigen, an einem Ort. Clever, oder? Darüber hinaus können Sie bei den meisten E-Mail-Diensten und -Plattformen wie Gmail und Outlook automatische E-Mail-Signaturen an jede E-Mail anhängen, sodass Sie sie nicht für jede E-Mail manuell hinzufügen müssen. Natürlich können Sie jederzeit Änderungen basierend auf dem Zweck Ihrer E-Mail vornehmen, um eine bessere Antwort zu erhalten, und zusätzliche Informationen hinzufügen, die auf Ihr Ziel zugeschnitten sind.

Sie sind an der Reihe, eine ausgezeichnete E-Mail zu senden

Das Schreiben guter E-Mails ist eine Kunst, die Zeit braucht, aber wenn Sie unseren Prozess gewissenhaft befolgen, werden Sie eine drastische Verbesserung Ihrer Öffnungs- und Klickraten feststellen. Hier erhalten Sie bessere Antworten!